Šiandien verslas vystosi sparčiau. Laikas lemia pinigus ir atvirkščiai. Kuo judresni įmonės darbuotojai, tuo stipresnė jos pozicija rinkoje. Todėl automobilis tapo ne tik susisiekimo priemone, bet ir būdu pasipelnyti bei pasiekti sėkmės.
Šiuo metu asmeninis automobilis tarnybiniams tikslams naudojamas daugelyje įmonių, kuriose darbuotojai dirba keliaujančius darbus. Vadovai taip pat naudoja asmenines transporto priemones, kad išspręstų įvairius darbo klausimus kelyje.
Santykių su darbuotoju dėl transporto naudojimo registravimo būdai
Šiame straipsnyje paaiškės, kaip tai dokumentuoti. Santykiai užmezgami su darbuotoju, kuris įvairiais būdais naudojasi savo automobiliu tarnybinėms pareigoms atlikti.
Pirmiausia darbo sutartyje galite nurodyti turto panaudojimo sąlygą ir išmokėti kompensaciją, kaip numatyta įstatyme.
Antra, jūs taip pat galite su darbuotoju sudaryti ir pasirašyti sutartį (kuri vadinama civiline teise), kurioje nurodoma savo transporto nuoma teikiant valdymo pagalbą ir techninę naudą. Tuo pačiu metu laikomasi asmeninio automobilio naudojimo tarnybiniais tikslais normų.
Kiekvienos galimybės pranašumai ir trūkumai
Kiekviena galimybė turi privalumų ir trūkumų. Panagrinėkime juos išsamiau.
Skirtumas nuo kitų transporto priemonių įsigijimo būdų yra tas, kad šiuo atveju automobilis eksploatuojamas tiek dirbant, tiek tvarkant asmeninius reikalus. Atitinkamai, mokėjimai už naudojimąsi darbuotojo automobiliu gali būti mažesni už nuomos mokestį, kuris numanomas pagal automobilio nuomos sutartį su vairuotoju. Tačiau, kaip rodo praktika, nuosavo automobilio eksploataciją lemia jo naudojimo mastas: paprastai tai yra komandiruotės, kur lengviau patekti į nuosavą automobilį, arba tai yra vietos, kur nevažiuoja viešasis ar kitas transportas. Įvairūs verslo susitikimai dažnai apima automobilio naudojimą. Kur dar gali prireikti asmeninio pervežimo? Pavyzdžiui, darbuotojo veikla susijusi su nuolatiniu judėjimu mieste iš vieno kliento į kitą. Tai padaryti pėsčiomis neveiks, nes praleidžiama daug laiko. Bendrovei naudinga samdyti žmogų mašina. Jis turės laiko apeiti klientus, o įmonė kompensuos jam išlaidas.
Savo automobilio eksploatavimas darbo santykiuose taip pat gali būti laikomas darbuotojo tarnybinių pareigų atlikimu. Kompensacija už asmeninio automobilio naudojimą tarnybiniais tikslais, kuris mokamas darbuotojui, neturėtų būti apmokestinama. Tačiau šios kompensacijos, kaip taisyklė, darbo įstatymuose turi savo niuansų. Civilinė teisė numato santykio šalims pasirinkimą. Tai leidžia apsvarstyti įvairias su automobilio eksploatavimu susijusias galimybes ir įmokas, kad visi suinteresuoti dalyviai būtų patenkinti. Bet tai rodo, kad iš kompensacijos sumos bus atimti mokesčiai ir įmokos.
Asmeninis įmonės automobilio naudojimas
Nesvarbu, kuris metodas pasirinktas, įmonei geriau, jei darbuotojas keliauja savo transportu.Bendrovei nereikės prisiimti didelių išlaidų, susijusių su automobilio pirkimu ar nuoma, naštos, atitinkamai, šio laikotarpio išlaidos nedidės. Sumažės priežiūros ir naudojimo išlaidos: iš dalies moka įmonė, iš dalies moka darbuotojas (transporto savininkas), kuris jas naudoja savo reikmėms. Be to, kad sumažina atliekas, įmonė sumažina automobilio naudojimo apskaitos dokumentus ir darbo sąnaudas.
Santykius tarp darbuotojo ir darbdavio reglamentuoja darbo įstatymai, numatantys kompensacijos išmokas už transporto priemonės nusidėvėjimą, jos nusidėvėjimą ir išnaudojimą, kurios yra susijusios su darbuotojo nuosavu automobiliu, naudojamu tarnybinėms reikmėms. Todėl turi būti išduotas įsakymas dėl įmonės automobilio naudojimo asmeniniams tikslams.
Kaip jau buvo pažymėta, išlaidų atlyginimo darbuotojui ir kompensacijos dydžio normos yra numatytos darbo teisės aktuose, o nesant tokių taisyklių yra nustatomos darbo sutarties šalių susitarimu, kuris sudaromas raštu. Tada buhalteriui iškyla klausimas: kaip teisingai surašyti aktą dėl darbuotojo vykdomo savo transporto?
Mokėjimas už asmeninio automobilio naudojimą tarnybiniams tikslams
Kaip alternatyva, remiamasi galiojančiais norminiais dokumentais, skirtais kompensacijų išmokėjimams už jūsų paties automobilio eksploatavimą, pavyzdžiui, patvirtintiems Rusijos Federacijos vyriausybės (jie nurodo tik mokėjimo standartus, bet ne jų dydį):
- Vidaus reikalų įstaigų darbuotojai.
- Pataisos sistemų organizacijų ir įstaigų, valstybinių priešgaisrinių tarnybų federalinių priešgaisrinių tarnybų, narkotikų kontrolės institucijų ir muitinių darbuotojai.
- Federalinės vyriausybės darbuotojas.
Nepaisant to, kad dokumentai skirti įvairioms asmenų subkategorijoms, paskyrimų ir kompensacijų išmokėjimo principai yra vienodi:
- Kompensacija mokama darbuotojams, kurie dirba keliaujančius darbus.
- Pagrindas darbuotojui naudoti savo automobilį tarnybiniams poreikiams yra vadovybės tvarka.
- Darbuotojams, kurie asmeninėmis transporto priemonėmis naudojasi oficialiais tikslais pagal savininko įgaliojimą, kompensacijos išmokamos tokiu pat būdu.
- Norėdami sumokėti kompensaciją už asmeninio automobilio naudojimą tarnybiniais tikslais, darbuotojas turi pateikti prašymą, kuriame nurodoma, kurie darbo įsipareigojimai buvo įvykdyti ir per kiek laiko buvo naudojamas jų pačių automobilis.
Jei viskas bus tinkamai įforminta, tada nebus jokių problemų gaunant kompensacijos išmoką. Pažiūrėkime, kokį dokumentų paketą darbuotojas turėtų surinkti.
Darbuotojų pateikti dokumentai
Su pareiškimu darbuotojas pateikia kitus reikalingus dokumentus:
- Asmeninio automobilio registracijos pažymėjimo arba transporto priemonės paso (PTS) kopija, įgaliojimas, suteikiantis teisę vairuoti automobilį.
- Važtaraštį, būtinus duomenis ir įvažiavimo grafiką tvirtina valdžios institucijos, įgyvendinančios valstybės politiką ir norminį reglamentą transporto srityje.
- Dokumentai, patvirtinantys, kad jūsų automobilis buvo sunaudotas tarnybinėms reikmėms (degalų patikros, techninės priežiūros pažymėjimai).
Buhalteris taip pat privalo užpildyti važtaraštį, nes tai yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis, kad darbuotojas asmeninį transportą naudoja tarnybiniais tikslais. Šio lapo forma buvo patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto nutarimu. Kitos organizacijos gali naudoti savo formos važtaraštį arba kitą dokumentą, patvirtinantį degiųjų medžiagų kainą. Turi būti nurodyta visa įstatymų nustatyta informacija:
- dokumento pavadinimas;
- išdavimo data;
- dokumento organizavimas;
- verslo operacija ir jos turinys;
- matavimo vienetai;
- atsakingų asmenų pareigos;
- nurodytų asmenų parašai.
Be to, turite nurodyti konkrečią transporto priemonės vietą. Priešingu atveju gali būti sunku išmokėti kompensaciją. Kai taikoma vienoda forma, kyla mažiau konfliktų.
Visi pateikti dokumentai turėtų patvirtinti, kad veikla vykdoma įmonės, o ne darbuotojo poreikiais. Tačiau reikia turėti omenyje, kad sprendimą sumokėti už naudojimąsi asmeniniu automobiliu tarnybiniais tikslais vadovas priima per tam tikrą laiką, atsižvelgiant į:
- Poreikis valdyti automobilį siekiant įvykdyti darbo įsipareigojimus, susijusius su dažnomis komandiruotėmis.
- Transporto priemonės eksploatavimo laikas oficialiems poreikiams.
- Lėšų, kurios buvo paskirtos įmonei už darbą, suma.
Įmonių išlaidų susigrąžinimas
Asmeninio automobilio naudojimas verslo reikmėms patiria įvairių išlaidų, tačiau ne visas jas kompensuos įmonė. Pagal mūsų pačių transporto naudojimo praktiką, sumušimas tarp darbuotojo ir įmonės turėtų būti paskirstytas taip: darbuotojas turėtų grąžinti sumušimą už degalų ir tepalų pirkimą, jei tai patvirtina dokumentai (čekiai, kvitai ir kt.). Kompensacija išmokama atskirai kartu su nurodyto grobstymo grąžinimu.
Kompensacija darbuotojui nemokama šiais atvejais:
- atostogų metu;
- komandiruotės metu;
- laikinojo negalios laikotarpiu, kurį patvirtina nedarbingumo atostogos;
- kitais atvejais, kai automobilis neveikia.
Naudodamas savo transporto priemonę (užpildęs sutikimą naudoti asmeninį automobilį tarnybiniais tikslais pagal modelį), darbuotojas negaus atskiro užmokesčio už pagalbą tvarkant ir prižiūrint. Pats jų transporto priemonės eksploatavimas atliekamas neviršijant darbo pareigų, už kurias darbuotojas turi teisę gauti atlyginimą, kuris yra atlyginimas. Kompensacijos už naudojimąsi automobiliu apskaičiavimas yra analogiškas nuomos įmokai, į kurią įeina transporto priemonės nusidėvėjimas.
Kai transporto priemonės nuomos sutartyje numatyta nuoma, ji paprastai apmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu. Gyventojų pajamų mokestis neimamas tik iš kompensacijos už darbuotojo asmeninio automobilio eksploatavimą ir jo patirtas išlaidas. Tai bus išsamiau aprašyta toliau.
Išlaidų atspindėjimas apskaitoje
Kompensacinių išmokų už nuosavos transporto priemonės eksploatavimą tarnybiniams poreikiams apskaita ir su asmeninės transporto priemonės naudojimu susijusių įmokų grąžinimas yra apskaitomi 302 12 sąskaitoje „Kitos išmokos“.
Apskaitoje įmonės, naudodamos asmeninį automobilį tarnybiniais tikslais, nurodo tik du įrašus:
- Kompensacijos sumos įskaitymas ir išlaidų atlyginimas atsižvelgiant į tai.
- Išmokėti darbuotojui nustatytą sumą.
Biudžetinės ar autonominės kūno kultūros ir sporto įmonės apskaitos skyriuje sudaromi tokie operacijos turinio apskaitos įrašai:
- Išlaidų kompensacijai sumokėti atspindėjimas.
- Kompensacijos iš įstaigos kasos klausimo įgyvendinimas.
- Buvo pervedimas į banko kortelę darbuotojui.
Bet jei darbuotojo asmeninis automobilis tarnybiniais tikslais naudojamas pagal darbo sutartį, naudokite sąskaitą 302 24 „Nuoma ir atsiskaitymai už ją“. Šios sąskaitos stulpelyje „Kreditas“ nurodomas nuomos mokesčio įskaitymas, o stulpelyje „Debetas“ - jo pervedimas į darbuotojo sąskaitą arba išrašymas iš įmonės kasos.
Biudžetinės ar autonominės kūno kultūros ir sporto įmonės apskaitos skyriuje sudaromi tokie operacijos turinio apskaitos įrašai:
- Automobilių nuomos mokestis.
- Nuoma buvo mokama iš įstaigos kasos.
- Pervedamas į banko kortelę darbuotojui.
Tačiau verta paminėti, kad nėra supaprastintų operacijų mokesčių įsipareigojimų įrašų. Tai turėtų būti apmokestinta ir asmeninio automobilio naudojimas tarnybiniams tikslams.
Kokiose situacijose gyventojų pajamų mokestis apmokestinamas kompensacijomis?
Dabar pakalbėkime apie mokesčius. Visas asmenų, įskaitant įmonių darbuotojų, uždirbtas pelnas yra apmokestinamas nuo asmeninių pajamų. Neapmokestinamos visos darbo įstatymuose numatytos kompensacijos.
Tai yra, neapmokestinamoji vertė yra ta, kuri nurodyta asmeninio automobilio naudojimo tarnybiniams tikslams sutartyje. Tokiu atveju turi būti dokumentai, patvirtinantys mokesčių mokėtojo naudojamą transporto priemonės nuosavybės teisę. Taip pat, pasitelkus dokumentus, įmonės interesais reikės patvirtinti faktinę transporto priemonės eksploataciją ir su ja susijusių atliekų kiekį.
Tačiau nei darbo, nei mokesčių įstatymuose nėra:
- Dokumentų, patvirtinančių jūsų transporto priemonės veikimą, sąrašas.
- Nuostatos, draudžiančios įmonės vadovui atlyginti darbuotojams už pasisavinimą, patirtą vykdant darbo įsipareigojimus.
Darytina išvada, kad pats įmonės vadovas gali sukurti neapmokestinamųjų kompensacijų, taikomų darbuotojams, naudojantiems tarnybinius asmeninius automobilius, nustatymo taisykles, nustatant jų dydį.
Jei darbuotojai darbe naudoja asmeninius automobilius, kompensacija už tai nėra apmokestinama, bet šiomis sąlygomis:
- transporto naudojimas ir kompensacija yra fiksuojami raštu (sudaroma atskira sutartis arba tai numatyta darbo sutartyje);
- darbuotojai pateikė dokumentus už automobilį (registracijos pažymėjimą, pavadinimą);
- organizacija sudaro maršruto lapus.
Draudimo įmokos
Skaičiuojant draudimo įmokas, reikia atsiminti, kad jos imamos iš išmokų ir premijų, kurios sukaupiamos asmeniui pagal darbo santykius ir civilinę teisę. Kompensacijos, mokamos už naudojimąsi transporto priemone, apskaičiavimas neviršijant darbdavio ir darbuotojo sutartyje nustatyto dydžio, nėra atlyginimas, atlyginimas už darbo ar kitų įsipareigojimų vykdymą, materialinė nauda. Taigi už tokią kompensaciją draudimo įmoka netaikoma.
Jei organizacijos darbuotojas naudojasi tarnybiniu automobiliu, o nėra važtaraščių ir kitų patvirtinamųjų dokumentų, toks asmuo turės ekonominę naudą, kokia ji yra įvertinta. Šios rūšies pajamos apmokestinamos gyventojų pajamų mokesčiu, kai įmonės automobilis naudojamas asmeninėms reikmėms.
Be pareigūnų paaiškinimų, tampa aišku, kad automobilio aprūpinimas įgaliotuoju asmeniu neperleidžia nuosavybės teisių ir šis automobilis negali būti laikomas patikėtinio nuosavybe. Pagal Rusijos Federacijos civilinio kodekso 185 straipsnį įgaliojimas yra rašytinis pavedimas, kurį vienas asmuo išduoda atstovauti trečiajai šaliai.
Kompensacija, mokama pagal darbo sutartį už nuosavos transporto priemonės eksploatavimą, kuri darbuotojui suteikiama valdyti įgaliotinio vardu, taip pat nėra apmokestinama. Reikia atsiminti, kad vairuotojas yra atsakingas už įmonės automobilio naudojimą asmeniniams tikslams.
Atsiskaitymai pagal automobilio nuomos sutartį su vairuotoju negali būti laikomi kompensacijos išmoka darbuotojui, kuriam suteiktas įgaliojimas vairuoti transporto priemonę.Taigi netaikoma papildomo biudžeto lėšų draudimo įmokų tema.
Kada reikia važtaraščio?
Daugelis buhalterių užduoda klausimą: „Ar reikia važtaraščio, kad būtų sumokėtos kompensacijos už mano paties transporto priemonės eksploatavimą?“. Tuo pačiu metu visi žino, kad toks lapas verčia jus užpildyti federalinį įstatymą „Kelių transporto ir miesto elektrinio paviršiaus transporto chartija“, draudžiantį gabenti bagažą, krovinius, keleivius viešuoju transportu (autobusai, troleibusai, tramvajai), automobilius ir sunkvežimius be tinkamo važtaraščio. transportu, kaip ir norint naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais. Važtaraštis yra įtrauktas į juridiniam asmeniui priklausančio automobilio eksploatuoti būtinų dokumentų sąrašą.
Ką apie tai sako transporto įstatymai? Institucijos ir įmonės, kurios naudoja transporto priemones keleiviams ir kroviniams gabenti, neapsieis be važtaraščio. Jei automobilį eksploatuoja asmuo savo poreikiams, nereikia surašyti tokio lapo, kaip tai daroma minėtuose norminiuose aktuose juridiniams asmenims ir verslininkams, naudojantiems transporto priemones.
Važtaraštis, kai naudojamasi asmeniniu darbuotojo automobiliu
Panaši nuomonė susidaro dėl darbuotojo asmeninio automobilio naudojimo tarnybiniams tikslams. Bet čia jo vykdymo poreikį lemia ne transporto teisės aktai, o darbo ir mokesčių įstatymai, įpareigojantys patvirtinti, kad darbuotojo tarnybinė transporto priemonė yra oficialiai naudojama. Norint patvirtinti atliekas perkant degalus ir tepalus bendrojo gamybos darbams, mums reikia tinkamai paruošto važtaraščio, kuriame nurodomos faktinės degalų sąnaudos. Informacija, neleidžianti tikrinti degalų ir tepalų sąnaudų, nes tai yra bendra gamyba, gali patekti į kontrolierių rankas.
Apibendrinant reikėtų atkreipti dėmesį į šiuos dalykus. Kad išmokos už paties darbuotojo transporto priemonės naudojimą būtų kompensuojamos, būtina laikytis asmeninio automobilio naudojimo tarnybiniais tikslais tvarkos:
- Automobilio eksploatavimas yra susijęs su darbo įsipareigojimų vykdymu.
- Kompensacinės išmokos išmokamos remiantis darbdavio nurodymu. Nurodytų išlaidų atlyginimo suma privalo padengti ekonomiškai pagrįstas išlaidas.
Jei šių taisyklių nesilaikoma, verta pasirašyti susitarimą arba susitarimą su darbuotoju dėl asmeninio automobilio naudojimo tarnybiniais tikslais su vairuotoju ir atsižvelgiant į visus mokesčius bei rinkliavas.