Siekdamos išvengti vagystės ir praradimo, įmonės naudoja kontrolės metodus. Tarp pagrindinių yra atsargų sąrašas. Kokia ji?
Bendroji informacija
Atsargų judėjimo operacijų saugumui ir teisingam įvertinimui naudojamas atsargų aprašymas. Tai taip pat būtina tais atvejais:
- Savivaldybės ar valstybės padalinio pertvarkymas, turto pardavimas, atpirkimas, nuoma.
- Keičiant finansiškai atsakingą asmenį.
- Prieš rengiant metinę finansinę atskaitomybę.
- Nenumatytų aplinkybių (potvynio, gaisro ir pan.) Atvejais.
- Reorganizuojant ar likviduojant organizaciją.
- Nustačius piktnaudžiavimo, vagystės, atsargų sugadinimo faktą (-us).
- Esant kitam poreikiui, kurį numato galiojantys įstatymai (pavyzdžiui, teisėsaugos institucijų nurodymais).
Tai yra atvejai, kai atsargų aprašymas yra privalomas. Jos pradžios pagrindas yra organizacijos vadovo įsakymas (arba kitas atitinkamas dokumentas, pavyzdžiui, nutarimas, įsakymas).
Inventoriaus komisija
Paprastai didelėse organizacijose toks padalinys veikia nuolat. Tai apima vadovą (arba jo pavaduotoją), einantį pirmininko pareigas, vyriausius specialistus (vyriausiąjį buhalterį, skyrių vadovus, patarėją teisės klausimais, saugos tarnybos vadovą). Jei reikia atlikti inventorizaciją, tiesiogiai sudaroma darbo komisija, į kurią įtraukiami visi reikalingi žmonės, kurių jurisdikcija yra darbo sritis. Jame taip pat dažnai dalyvauja vidaus audito tarnybos atstovai arba nepriklausomų firmų specialistai.
Jei darbo yra nedaug ir yra audito komisija, tada dažnai tam paskiriamas inventorius. Tuo atveju, kai patikrinimo metu nedalyvavo bent vienas grupės narys, tai leidžia manyti, kad rezultatai negalioja.
Konkretus momentas
Kai atliekamas inventorizavimas, tada jame privalo dalyvauti atsakingas asmuo. Nors reikėtų pažymėti, kad jei ji vengs vykdyti savo pareigą, tai patraukti atsakomybėn bus gana problematiška, nes tai nėra apibrėžta galiojančiuose įstatymuose. Tokiu atveju (jei tam nėra rimtos priežasties), vadovas turi paskirti naują finansiškai atsakingą asmenį. Kai auditas bus baigtas, jis, dalyvaujant likusiems komisijos nariams, turi priimti faktiškai patvirtintas atsargas saugoti, kurias patvirtina savo parašu inventoriaus lape.
Kas vyksta procese?
Inventorizacijos metu būtina išspręsti įvairius klausimus:
- Identifikuokite faktiškai turimas atsargas ir palyginkite faktinius duomenis su buhalterinės (finansinės, vadybinės) apskaitos rodikliais.
- Patikrinkite sąlygas, kurios prisideda prie atsargų saugumo, jų atostogų registravimo ir priėmimo teisingumo.
- Patikrinkite, ar inventorius yra teisingas.
- Patikrinkite matavimo įrenginį.
Inventorizacijos metu materialiai atsakingas asmuo komisijos nariams turi pateikti naujausius dokumentus nuo pajamų ir išlaidų patikrinimo dienos arba medžiagų judėjimo ataskaitą.Siekdamas nustatyti likučių teisingumą ir užkirsti kelią manipuliavimui, pirmininkas šiuos dokumentus pažymi žodžiais „Prieš pradedant inventorizaciją [data]“. Nors tai yra paprastas, bet kartu ir labai svarbus žingsnis. Nuo jos prasideda MPZ inventorius.
Kas toliau?
Tuomet vykdoma turimų inventoriaus elementų inventorizacija. Tai yra, jis iš tikrųjų nustatomas atitinkamais kiekio ir vertės vienetais. Palyginimui imama informacija iš apskaitos duomenų. Kiekviename puslapyje būtina nurodyti turto serijos numerius ir bendrą medžiagų vienetų skaičių, taip pat jų piniginę vertę. Šis požiūris pašalina galimybę iš finansiškai atsakingo asmens toliau įvesti papildomos informacijos, kuri iškreipia audito rezultatą. Juk nereikia pamiršti, kad atsargos yra vertingi ištekliai. O atsakingas asmuo gali juos panaudoti savo praturtėjimui, stengdamasis maksimaliai slėpti savo nusikaltimus (jei jie buvo padaryti).
Kaip atrodo inventorius?
Tiesą sakant, likę likučiai įrašomi atlikus skaičiavimą, svėrimą, matavimą. Aktai pridedami prie aprašo. Jei yra medžiagų, kurios yra laikomos nesupakuotos, tada jų fizinis svoris arba tūris nustatomas naudojant matavimus ir techninius skaičiavimus. Nepažeistos pakuotės turinys pateikiamas remiantis šiais dokumentais. Tačiau tuo pat metu privaloma atlikti pasirinktinį atskirų daiktų patikrinimą.
Atliekant šias operacijas reikalingi materialiai atsakingi asmenys. Ši situacija leidžia mums ateityje pašalinti galimas ginčytinas problemas. Paskutiniame aprašo puslapyje komisijos pirmininkas ir nariai turėtų padaryti tokį įrašą: „Tikrinamos visos kainos ir rezultatų apskaičiavimas sąlygoms, puslapiams ir apskritai inventorizacijos priemonių inventoriaus sąrašui“. Parašai naudojami sertifikavimui. Jei taip nėra, atsargų inventorizavimas ir perkainojimas laikomas negaliojančiu. Jei materialiai atsakingas asmuo neprieštarauja, jis taip pat pateikia savo parašą.
Biurokratiniai momentai
Inventorizacija turi būti sudaryta dviem egzemplioriais. Vienas iš jų yra perduotas apskaitos skyriui, kur jie sudaro palyginimo ataskaitą. Kitas lieka finansiškai atsakingam asmeniui. Jei buhalteris neprieštarauja patikrinęs skaičiavimus ir duomenis, tada pasirašo inventoriuje. Ypač atkreiptinas dėmesys į vertybes, kurios keičiasi. Kai įmonėje atliekama gamyklos inventorizacija, jos turi surašyti atskirą aktą.
Ką daryti, jei buhalteris nustatė neatitikimų?
Neįmanoma to nepaisyti. Todėl sudaromas palyginimo pareiškimas (forma Nr. INV-19). Antrame puslapyje rodomi esami duomenys, taip pat perteklius / trūkumas, pateikiama informacija apie neatitikimų pašalinimą. Visa ši informacija turi būti patvirtinta buhalterio parašu. Trečiame puslapyje pateikiama papildoma informacija apie perteklių, jų išleidimą, trūkumą ir aprėptį.
Pažvelkime į keletą pavyzdžių, kaip gali atrodyti atsargų sąrašas.
Nustatytas perteklius / trūkumas
Ką tokiu atveju daryti? Kaip su tuo susieti? Tuo atveju, kai buvo atliktas atsargų inventorizavimas ir nustatytas perteklius, jos turėtų būti laikomos kitomis pajamomis. Kaip sutvarkyti laidus? Šiuo atveju mus domina 10 debetas, taip pat kreditai 91 (91–1 subsąskaita). Pirmasis leidžia mums parodyti, kad turime reikalų su medžiagomis. Paskola yra būtina norint parodyti, kad tai yra kitos pajamos. O jei aptinkamas trūkumas? Šiuo atveju, neatsižvelgiant į jos pobūdį, turime naudoti 94 sąskaitą. Visi turtinės žalos trūkumai ir nuostoliai yra nurašomi.
Trūkumai
Svarstome dar vieną pavyzdį. Inventoriai saugomi. Buvo atskleista, kad trūksta medžiagos, kuri būtų užfiksuota įsigijimo savikaina. Tokiu atveju debetui reikia naudoti 94 sąskaitą, o kreditą - 10. Be to, į antrąją kainą įeina ne tik faktinės įsigijimo išlaidos, bet ir transportavimo bei pirkimo išlaidos. Bet jūs turite nepamiršti, kad jie yra susiję su trūkstamų atsargų sutarties verte.
Jei tik atsižvelgsite į atsargų apskaitinę (sutartinę) kainą, tokiu atveju padės nuorodos debetas 94, kreditas 16. Jei paskutinė sąskaita nenaudojama dėl tam tikrų organizacinių problemų, vietoj 16 galite naudoti 10. Tokiu atveju turėtumėte įskaityti sumą. transportavimo ir pirkimo išlaidos. Taip lengva tvarkyti inventorių. Žinoma, iš pradžių nepatyrusiems tai gali atrodyti sudėtinga, tačiau šiek tiek praktikos - ir visi pranešimai bus rengiami be problemų.
Bet koks atsiradęs trūkumas ar žala turi būti nurašyti atsižvelgiant į jų atsiradimo priežastis. Tai labai svarbu. Būtina pateikti organizacijos vadovui visą informaciją, kuri patvirtintų, kokių priemonių buvo imtasi siekiant kompensuoti turtinę žalą. Kaip pavyzdį galima paminėti arbitražo teismus, teisėsaugos institucijas ir šių struktūrų atsakymus. Tokiu atveju debetu susidomės 20, 23, 25, 26 sąskaitos (galbūt dar kelios, atsižvelgiant į situaciją), o kreditas - 94.
Išvada
Žinoma, atsargos yra svarbios įmonių veiklai. Ir norėdami išvengti vagystės, praradimo ir sugadinimo, turite atidžiai stebėti situaciją. Tačiau neturėtumėte būti per daug uolūs ir nuolat tikrinti. Galima numatyti vieną planuojamą MPZ inventorizaciją metams ir dar keletą paviršiaus tyrimų per ketvirtį. Nors, žinoma, viskas priklauso nuo įmonės, situacijos joje ir daugelio kitų taškų.
Ir galiausiai noriu apsvarstyti dar vieną svarbų niuansą. Kai sandėlyje atliekamas atsargų inventorizavimas ir nustatomos problemos, sudaromas palyginimo lapas. Analizuojant jos duomenis, įmanoma nustatyti perskaičiavimą pagal atskirus vardus. Kodėl taip atsitinka? Pakartotinis klasifikavimas atsiranda dėl to, kad tie patys medžiagų pavadinimai kainuoja skirtingai. Šios situacijos priežastis gali būti ta, kad gaminant medžiagas iš įvairių žaliavų buvo tam tikrų vėlavimų.
Norėdami suprasti, apsvarstykite nedidelį pavyzdį. Natūrali džiovinimo alyva kainuoja daugiau nei ji, pagaminta iš dirbtinės medžiagos. Kitas pavyzdys. Panaši situacija yra ir toms pačioms medžiagoms, kurios turi tą pačią gamybos paskirtį. Kodėl skiriasi? Ir jie turi skirtingas savybes. Pavyzdžiui, iškilo gamybos poreikis, o vietoj 100 mm vinių buvo naudojamos 90 mm eksploatacinės medžiagos. Bet jie yra pigesni! Tokiu atveju atsiranda teigiamas sumos skirtumas.