Nei vienos organizacijos, įmonės, įmonės ir net valstybės gyvybinė veikla neįmanoma be racionalizuotų darbo eigų. Dokumentai, taip pat poreikis juos perkelti, susikurti ar gauti prieš grąžinant, pasibaigus jų galiojimui ar pridedant prie bylos, nuo rašymo momento tvirtai įėjo į žmogaus gyvenimą. Iš senų senovės saugomi jie patvirtina įvairių asmenų gyvenimo sričių ar viešųjų reikalų dokumentus.
Biuro darbo Rusijoje istorija
Pirmieji dokumentai, užfiksavę senovės Rusijos valstybės gyvenimą, buvo metraščiai. Jie pasakojo apie Rusijos ir Bizantijos sudarytus susitarimus, atspindėjo istorinius įvykius. Laiškuose taip pat buvo pažymėti diplomatiniai santykiai. Be to, jie kalbėjo apie įvairius susitarimus, daugiausia tarp prekybininkų. Laiškai, atsižvelgiant į tikslą, gali būti teisminiai ir orientaciniai.
Visi dokumentai buvo parašyti pergamente, kuris tuo metu buvo laikomas labai brangia medžiaga. Iki Rusijos feodalinio susiskaldymo laikotarpio pabaigos buvo per anksti kalbėti apie biuro darbo kaip sistemos sampratą.
Kanceliarijos darbo Rusijos valstybėje istoriją sudaro laikotarpiai: ikirevoliucinis, sovietinis ir posovietinis.
Prieš revoliuciją
Priešrevoliuciniai dokumentai, sukurti XVI – XX a. Pradžioje. Šis etapas, savo ruožtu, yra padalintas į kelis laikotarpius:
- Tvarkos kanceliarijos darbas pradėjo formuotis susiformavus centralizuotai Rusijos valstybei. Tai buvo vykdoma nameliuose (įsakomieji, labialiniai, zemstvo) tarnautojai. Pati sistema susiformavo užsakymuose - centrinės institucijos. Taigi laikotarpio pavadinimas. Skiriamasis kanceliarijos kanceliarijos darbo bruožas yra tai, kad atsiranda atskiras „personalas“ žmonių, kurie dalyvavo rengiant projektus, atliekant paklausimus, organizuojant dokumentų laikymą, kopijuojant juodraščius.
- Kolegijos darbo eiga atsirado po centrinės administracijos reformos. Kolegijos pradėjo naudoti registracijos knygas ir tvarkė archyvus. Dokumentų saugojimas nustatyta tvarka pirmiausia buvo organizuotas būtent kolegijos biuro darbo metu.
- Vykdomoji valdžia (XIX - XX a. Pradžioje.) Buvo sukurta reformos metu. Naujoji administracinė sistema pagrįsta vadovavimo vienybės principais - tiksliu vadovų įsakymų vykdymu, taip pat hierarchija - griežtu atsakomybės pasiskirstymu tarp įvairių rangų ir pozicijų pareigūnų.
Sovietinis dvasininko darbas
Spalio mėn. Ir tęsėsi iki 1991 m. Šiuo laikotarpiu valdžia stengėsi šią sistemą padaryti kuo racionalesnę. Buvo bandoma įvesti standartus dirbant su oficialiais dokumentais. Sudarytas tipinių įmonės valdymo dokumentų sąrašas, kuriame nustatytas tokių dokumentų saugojimo laikotarpis. Septintajame dešimtmetyje buvo specialiai sukurta vieninga valstybinė kanceliarijos darbo sistema, nustatanti vienodas darbo su dokumentais formas ir metodus.
Posovietinis
Posovietinio laikotarpio biuro darbas vystėsi nuo 1991 m. Ir vystosi iki šiol. XX a. 90-aisiais Rusijos Federacijoje pradėta tobulinti teisinę ir norminę bazę, nustatančią reikalavimus dokumentams.
Dokumentų saugojimas įmonėje
Firmų, įstaigų, įmonių veiklos metu gaunamas ir sukuriamas didžiulis dokumentų srautas, dokumentai. Kai dingsta poreikis juos naudoti kasdienėje veikloje, siekiant išspręsti esamas problemas ir problemas, reikia kaupti ir saugoti informaciją. Be to, nepaprastai svarbu užtikrinti lengvą ir greitą prieigą prie reikalingų duomenų bet kuriuo metu, net po kelių dienų, mėnesių ar metų po to, kai popierius išleidžiamas į apyvartą. Jei archyvai nėra tinkamai sutvarkyti ir nesilaikoma galutinių terminų, ieškant tinkamo popieriaus gali kilti papildomų problemų. Greita dokumentų paieška ir pritaikymas pagal paskirtį yra įmanomi tik aiškiai juos suskirstant į grupes, atskyrus, pavyzdžiui, versle.
Specialus sisteminantis žinynas, nustatantis vertybinių popierių paskirstymo tvarką bylose, yra bylų nomenklatūra.
„Reikalų nomenklatūros“ ir „verslo“ sąvokos
Bylų nomenklatūra vadinama paprasčiausiu bylų pavadinimų klasifikatoriumi, kuris leidžia prireikus greitai surūšiuoti dokumentus, kad prireikus būtų galima greitai ieškoti, nurodant galiojimo laiką nustatyta forma. Toks klasifikatorius turi didelę reikšmę organizuojant sklandų įmonės ar savivaldybės institucijos darbą.
Byla yra dokumentas, dedamas po vienu viršeliu, arba jų derinys, susijęs su konkrečia tema ar veiklos rūšimi. Tais atvejais draudžiama kopijuoti pakartotinių ar praradusių vertybinių popierių projekto variantus, pasibaigus standartiniam galiojimo laikui.
Reikalavimų nomenklatūra - daugiafunkcis dokumentas, kuris:
- Tai yra pagrindas sudėti dokumentus į aplankus, ieškoti reikalingų dokumentų.
- Nurodo dokumentų ir atvejų indeksavimą.
- Apibrėžia dokumentų saugojimo laiką.
- Tai savotiškas vadovas pirmajam egzamino etapui.
- Tai dokumentas, kuriame atsižvelgiama į laikiną (iki dešimties metų) saugojimą.
- Tai sudaro dokumentų, kurie bus laikinai ir laikinai saugomi, atsargas.
- Tai įmonių, turinčių pasibaigusius saugojimo laikotarpius, sunaikinimo aktų saugojimo vieta (popieriaus sunaikinimas).
Prekių tipai įmonėse
Yra trys nomenklatūrų rūšys. Standartinė nomenklatūra yra norminis dokumentas, nustatantis bylų, iškeltų to paties tipo organizacijų kanceliarijoje, sudėtį.
Apytikslė nomenklatūra yra patariamojo pobūdžio, ji nustato tam tikrus atvejus (nurodant jų indeksus), kurie yra inicijuojami veikiant organizacijoms, kurioms taikoma nomenklatūra.
Atskirą konkrečios įmonės reikalų nomenklatūrą sudaro organizacijos dokumentų palaikymo ir dokumentų tvarkymo darbuotojai. Procese dalyvauja struktūrinių padalinių vadovai, nes jie turi suplanuotą įmonės plėtrą, kuri leidžia efektyviai numatyti vertybinių popierių rūšis, kurios artimiausiu metu gali pasirodyti organizacijoje.
Pagrindinės dokumentų saugojimo taisyklės
Bet kurios įmonės procese suformuojamas didžiulis skaičius dokumentų, atspindinčių vertę ir reikšmingumą. Vertybinių popierių rūšys, kurioms turėtų būti organizuojamas dokumentų saugojimas organizacijoje, tvarka ir saugojimo laikotarpiai atsispindi įvairiuose norminiuose teisės aktuose, kurie gali būti susiję tiek su atskiros organizacijos įmonių įstatymais, tiek su archyvavimo įstatymais, tiek su apskaitos įstatymais. Buhalterinės apskaitos ir archyvavimo įstatymai vienodai galioja steigiamosios tarybos arba tam tikros organizacijos vadovybės išleistais nuostatais.
Pagrindinis šios srities teisės aktas yra įstatymas „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“, kuris įsigaliojo paskelbimo dieną - 2004 m. Spalio 25 d.Būtent šis norminis aktas reguliuoja įvairius ryšius archyvų tvarkymo srityje šalies civilių gyventojų, visuomenės ir valstybės valdžios interesų labui, taip pat santykius organizuojant dokumentų saugojimą, nepriklausomai nuo įmonių nuosavybės formos.
Remiantis 1 straipsnio straipsniu. Pagal Įstatymo Nr. 125-ФЗ 17 straipsnį verslininkai, privačios ir valstybinės organizacijos privalo saugoti archyvinius dokumentus jų saugojimo metu, įskaitant dokumentus apie personalą. Atsižvelgiant į komercinės įmonės statusą, nustatoma prievolės saugoti vertybinius popierius vykdymo tvarka ir dokumentų saugojimo laikotarpis organizacijoje. Komercinės įstaigos turi teisę nutraukti dokumentų saugojimą pasibaigus nustatytam laikui.
Apskaitos dokumentai
Įstatymo Nr. 129-ФЗ 17 straipsnis nustato bendruosius dokumentų, apskaitos dokumentų ir apskaitos ataskaitų saugojimo laikotarpius. Remiantis šiuo aktu, įmonė privalo užtikrinti apskaitos dokumentų saugojimą mažiausiai penkerius kalendorinius metus nuo kitų metų, einančių po tų metų, kuriais rašomas šis dokumentas, sausio pirmosios.
Norėdami nustatyti tam tikrų tipų dokumentų terminus, turite remtis tokiu aktu kaip standartiniu dokumentų saugojimo laikotarpių sąrašu, patvirtintu Federalinio archyvo 2000 m. Spalio 6 d. Svarbu tai, kad sąraše nurodytos datos prasideda ne nuo galutinio dokumento varianto ar oficialaus dokumento paskelbimo dienos, bet nuo kitų kalendorinių metų sausio pirmosios. Tačiau jei įmonės vadovas išleido įsakymą, atsižvelgdamas į veiklos specifiką, tada dokumentų saugojimo laiką galima padidinti, palyginti su laikotarpiu, kuris sudaro sąrašą.
Mokesčių deklaracijos ir kiti mokesčių apskaičiavimo dokumentai
Laikotarpis, per kurį įmonė ar savivaldybės institucija privalo tvarkyti mokesčių atskaitos ataskaitas, yra nustatytas aukščiau pateikto sąrašo 170 punkte. Taigi, dokumentų saugojimo laikotarpis organizacijoje, kai kalbama apie praėjusių kalendorinių metų mokesčių deklaracijas, yra ne mažiau kaip dešimtmetis, ketvirtiniai kaupiami bent penkerius vėlesnius kalendorinius metus, mėnesio laikotarpiai turi būti saugomi mažiausiai vienus kalendorinius metus - šią informaciją nurodo dokumentų saugojimo laikotarpių sąrašas. Jei kalendoriniai metai nepateikiami, kitos rūšies deklaracijos saugomos mažiausiai dešimt metų. Taigi, kitos rūšies ataskaitos turėtų būti saugomos bent penkerius kalendorinius metus. Jei nėra ketvirtinių ataskaitų, kalendorinio mėnesio ataskaitos saugomos pagal tuos pačius principus.
Dokumentai, pagal kuriuos apskaičiuojami mokesčiai ir rinkliavos, įstatyme neapibrėžti. Tačiau Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 23 straipsnio aštuntosios pastraipos pastraipa nurodo, kad mokesčių mokėtojai ketverius metus privalo saugoti dokumentus: apskaitos ir mokesčių įrašus, visus kitus dokumentus, įrodančius pelną, išlaidas ir mokesčių bei kitų mokesčių išskaičiavimą. Tas pats nustato dokumentų, nurodančių saugojimo laiką, sąrašą. Jis paskelbtas oficialiose Rusijos Federacijos ir „Rosarchive“ vyriausybių svetainėse.
Dokumentų saugojimo trukmė įmonėje
Dokumentų tinkamumo laikas yra laikotarpis, apibrėžtas Rusijos Federacijos teisės aktuose, ir ekspertizės metu pasirinktos vertės, per kurias jie turi būti saugomi iki sunaikinimo.
Dėl įmonių ir institucijų veiklos sukuriami skirtingos reikšmės dokumentai. Standartinis dokumentų saugojimo sąrašas leidžia sunaikinti dokumentus, kurie jau įvykdė užduotį. Tačiau yra ir tokių, kurie nepraranda savo svarbos kelerius metus. Ir trečiasis tipas, jame yra moksliškai ar praktiškai reikšmingos informacijos. Šis tipas turi pastovų galiojimo laiką.
Taigi tipiniai dokumentų saugojimo laikotarpiai gali būti:
- laikinas iki dešimties metų;
- laikinas daugiau nei dešimt metų;
- nuolatinis.
Padaliniuose, kurie užsiima pamatiniu darbu, bylos išlieka dvejus metus, neatsižvelgiant į verslo statusą: nuolatinį ir laikiną (daugiau nei dešimt metų) saugojimą. Po šio laiko jie yra atiduoti organizacijos archyve.
Nepaisant to, kokia forma yra dokumentai (popieriniai ar elektroniniai), dokumentų saugojimo laikotarpiai nesikeičia. Nustatoma jų vartojimo trukmės vertė priklauso nuo juose esančios informacijos. Šis klausimas yra vertės tyrimas.
Dokumentų vertės tyrimas yra reikšmingumo, nuo kurio priklauso jų saugojimo laikotarpio nustatymas, nustatymas. Tyrimas atliekamas siekiant išsiaiškinti, kurie konkretūs dokumentai gali geriausiai pateikti valstybei, visuomenei, mokslui ir asmenims reikalingus duomenis. Dokumentams, kurie buvo pasirinkti laikinam saugojimui, turėtumėte nustatyti, kiek laiko ateityje jų gali prireikti. Taip pat svarstoma svarbi vertybinių popierių tyrimo užduotis - nustatyti dokumentų saugojimo laikotarpį.
Taigi išsiskyrė šios vertės tyrimo užduotys:
- Dokumentų, svarbių šalies politikai, ekonomikai, ekonomikai, mokslui, kultūrai, perkėlimas nuolatiniam saugojimui į Rusijos Federacijos valstybinius archyvus, preliminari atranka tam.
- Laikinam saugojimui parenkami dokumentai, kurie išlaiko praktinę vertę, tačiau neatspindi mokslinės ir istorinės vertės.
- Tie, kurie prarado savo vertę ir neturi jokios mokslinės vertės, atrenkami naikinti.
- Dokumentų saugojimo laikotarpių nustatymas, keitimas.
Tyrimo metu taip pat tikrinama bylų, archyvų nomenklatūros organizavimo kokybė ir dokumentų galiojimo laiko nustatymas.
Vertybinių popierių saugojimo įmonėje organizavimo būdai
Atsiradus elektroninėms technologijoms, nereikia naudoti viso pastato archyvams, užteks kelių kambarių, jei tai bus didelė organizacija, turinti dešimties metų istoriją. Bet bet kokiu atveju organizacijoje reikia organizuoti dokumentų saugojimą.
Yra keletas būdų, kaip sutvarkyti elektroninį archyvą:
- Vietinis - prieinamas saugojimo būdas, kurį sudaro dokumentų kaupimas viename aplanke kompiuteryje arba, jei įmonė turi vietinį tinklą, specialaus tinklo aplanko sukūrimas ir prieigos prie jo nustatymas. Šio saugojimo metodo trūkumai yra saugumo garantijų trūkumas, poreikis savarankiškai kontroliuoti saugojimo laiką, pateikti peržiūros priemones (mes kalbame apie dokumentų, vaizdų, vaizdo įrašų, brėžinių ir kitų dokumentų peržiūros programas) ir elektroninių parašų tikrinimą.
- Specialus elektroninis archyvas - specializuotos elektroninių dokumentų valdymo sistemos arba elektroniniai archyvai. Tokios saugojimo sistemos nekartoja aukščiau išvardytų vietinio archyvo trūkumų. T. y., EDMS teikia peržiūrą, kontroliuoja vertybinių popierių saugojimo laiką, leidžia gauti informaciją apie elektroninį parašą. Minusas - paslauga yra mokama.
- Debesyje - perspektyvus būdas saugoti dokumentus, juos galima saugoti tiesiogiai internetinėje tarnyboje ir neužimti vietos organizacijos kompiuteriuose. Darbuotojai visada turi galimybę kreiptis į reikiamą dokumentaciją, tarnyba teiks peržiūrą tinkamomis priemonėmis ir pateiks duomenis saugos sertifikate - ten bus tik prieiga prie tinklo.
Teisės aktai nereglamentuoja, koks saugojimo būdas turėtų būti naudojamas: dokumentų sąraše su datomis nurodomas tik norminis laiko tarpas. Svarbu tik laikytis dokumentų perdavimo taisyklių, teisingos vykdymo formos ir pažymėjimo parašui.