Su vertybiniais popieriais reikia elgtis atsargiai, nes sugadinimas sukelia daug neigiamų padarinių. Reikės laiko atsigauti. Norėdami to išvengti, būtina užtikrinti teisingą dokumentų saugojimą namuose. Tam galite naudoti įvairius metodus.
Saugojimo ypatybės
Dokumentų saugojimo namuose organizavimas turi savo ypatybes. Reikia atsižvelgti į saugą. Popieriai turi būti paslėpti nuo matomumo ir apsaugoti nuo pažeidimų. Jei name gyvena vaikai, tada dokumentai turi būti dedami taip, kad jiems jie nebūtų prieinami. Galite pasirinkti seifus namams, taip pat mezzanines, viršutines spintelės lentynas.
Atminkite, kad darbalaukis nėra saugi vieta. Kava sugedusi dėl netyčia išsipylusios kavos ar arbatos. Bet jei jie dedami į dėžutes su raktu ar slaptu dugnu, tai apsaugo nuo pažeidimų.
Kur laikyti dokumentus namuose? Yra daug variantų, tačiau atminkite, kad vieta turi būti prieinama savininkui. Dažnai būna situacijų, kai reikia skubiai gauti dokumentus. Avariniu atveju skaičiuojama kiekviena sekundė. Dabar tam yra sukurti funkciniai interjero elementai, įskaitant specialias slėptuves. Tai lentynos su stalčiais, knygomis, seifais, lizdais, imitacijomis.
Dokumentų rūšiavimas
Darbus galima suskirstyti pagal šiuos kriterijus:
- Į butą. Bus saugomi kvitai už vandenį, dujas, elektrą.
- Bendravimas Šiame skyriuje bus pateiktos sutartys ir kvitai telefonu, televizija ir internetu.
- Paskolos Tai apima sutartis ir čekius.
- Socialinės paslaugos. Jei naudojamos šių organizacijų paslaugos, dokumentai iš jų turėtų būti dedami atskirai.
- Kopijos. Patartina daryti 5 egz. Dokumentų kopijas. dar geriau juos nuskaityti.
- Asmens dokumentai. Tai apima pasus, pažymėjimus.
- Medicina. Būtina atskirai sukrauti su sveikata susijusius dokumentus.
- Nuotraukos Jie turi būti dedami į voką.
- Instrukcijos ir garantijos. Jei reikia, visada galite rasti tinkamą popierių;
- Retai naudojami dokumentai.
Mažos apimties dokumentai paprastai būna sunkiais viršeliais. Jei jie dažnai naudojami, pavyzdžiui, pasams, pažymėjimams, turėtumėte juos laikyti mažame aplanke su skyrikliais.
Dokumentų saugojimo parinktys
Jei yra daug vertybinių popierių, kyla klausimas, kaip saugoti dokumentus namuose? Idėjos gali būti skirtingos, svarbiausia, kad viskas būtų tvarkinga. Priešingu atveju daug laiko bus praleista ieškant.
Sandėliavimui naudojami seifai, aplankai, spintelės. Straipsniai turėtų būti dedami į juos pagal būtinus kriterijus: tikslą, datą ar tipą. Taigi bus daug lengviau surasti reikiamą popierių.
Aplankai
Aplankas dokumentų saugojimui namuose laikomas puikiu pasirinkimu. Tai tiks daugeliui failų su dokumentais. Daugelis šių gaminių yra A4 formato, todėl puikiai tinka laikyti pažymėjimus, pažymėjimus, sutartis.
Patogumui galite pažymėti dokumentus su užrašais, pavyzdžiui, „darbas“, „bankas“, „būstas“. Taigi bus daug lengviau surasti reikiamą dokumentą. Prie pirmo failo galite pridėti viso turinio sąrašą. Patartina čekius ir kvitus klijuoti ant A4 formato lapų. Geriau pritvirtinti kampą, kad nepažeistumėte dokumento.
Portfelis
Dokumentus galima laikyti namuose naudojant specialų aplanką. Paprastai jis turi daug šakų. Prekę galima nusipirkti kanceliarinių prekių parduotuvėje.Šie įrenginiai yra skirtingų dizainų, įskaitant klasikinius ir originalius. Pasirinkti tinkamą bus lengva.
Dokumentų laikymo namuose rinkinyje gali būti įvairių dokumentų. Trūkumas yra tai, kad neįmanoma atsiversti puslapių ir nemokamai žiūrėti. Todėl, siekiant patogumo, pageidautina sukurti užrašus ir užrašus.
Nuotraukų albumai
Šiuose įrenginiuose galima laikyti dokumentus namuose. Jie turi turėti magnetinius lakštus. Pavyzdžiui, į juos gali būti dedami kvitai, kuriais pritvirtinami nereikalingi klijai. Ant kiekvieno lapo bus vieta užrašams, o tai labai patogu.
Vokai
Popierinės kišenės puikiai tinka saugoti dokumentus, kurie turėtų būti archyvuojami. Tokie dokumentai yra retai reikalingi, tačiau dar per anksti arba jų neišmesti. Pažymėję, galite sudėti į dėžę ar lentyną.
Vokus galite pasidaryti patys. Tam naudojamas stiprus popierius, klijai ir aksesuarai. Tai pasirodys praktiškas dalykas, jei pasitelksite savo fantaziją ir efektyviai atliksite darbą. Dėl šio voko nesijaudinkite dėl popieriaus vientisumo.
Dėžės
Jie naudojami daugybei daiktų saugoti, o dokumentai nėra išimtis. Į juos galite įdėti daug popierių, tereikia juos teisingai išdėstyti, kad bet kada rastumėte tai, ko jums reikia. Patartina pirmiausia juos suskirstyti į aplankus.
Jei norite išsaugoti pasus, diplomus ir kitus nestandartinius dokumentus kietuose viršeliuose, tam geriau naudoti storą voką. Dabar parduodama daugybė kitų priedų, daugelis jų net užrakinti. Dėžutė dokumentams laikyti namuose taip pat laikoma patogiu daiktu, nes ji apsaugo popierius nuo laisvos prieigos.
Seifai
Patikimiausiais prietaisais laikomi namų seifai. Ten galite sudėti darbo knygas, pinigus, antspaudus. Kai kurie dizainai turi keletą langelių, kurie leis jums pateikti daug reikšmių.
Pirkdami šį įrenginį, turėtumėte atsižvelgti į šiuos dalykus:
- Tūris, lentynų buvimas, kasos aparatas.
- Dydžiai, svoris.
- Vaizdas į pilį.
Yra seifų su elektroninėmis ar raktų spynomis, todėl namuose laikyti dokumentus bus saugu. Kodas turi būti įvedamas savarankiškai. Seifų, atidaromų su raktu, kaina yra šiek tiek mažesnė. Jei daug žmonių turės prieigą prie įrenginio, tuomet turėtumėte pasirinkti klavišais.
Seifai turi keletą lentynų, kurias galima pritvirtinti skirtinguose aukščiuose, kad būtų lengviau laikyti aplankus. Kai kurie priedai turi vidinius skyrius sandarikliams. Turėtumėte pasirinkti įrenginius su pažymėjimais, nes tai patvirtina jų atitiktį kokybei.
Galimi šie seifai:
- Nešiojamas. Gali būti naudojamas namuose, taip pat įvairioms organizacijoms.
- Kompaktiškas. Naudojamas formoms, antspaudams, antspaudams, raktams, vertybėms laikyti.
- Atsparus ugniai. Jie naudojami slaptiems dokumentams, laikomi saugiausiais, nes apsaugo visą turinį.
- Talpus. Jie naudojami didelėse įmonėse, kuriose dirba daug žmonių.
Prieš išleidžiant, seifų stiprumas yra tikrinamas. Paprastai jie gaminami iš savo medžiagų, kurios apsaugo popierių nuo mechaninių įtempių. Prietaiso kaina priklauso nuo techninių charakteristikų ir apsaugos laipsnio.
Laikymo trukmė
Yra dokumentų, kuriuos reikia saugoti visą gyvenimą. O kai kuriuos galima išmesti po kelių mėnesių. Nekilnojamojo turto, transporto ir kitų pirkimų dokumentai turi būti saugomi visą nuosavybės laikotarpį. Pirkimo kvitus reikia palikti 1 metams. Garantijos galioja tol, kol galioja jų galiojimo laikas.
Čekiai, kaip mokėti už advokatų, gydytojų, mokytojų paslaugas, turėtų būti saugomi 3 metus. Tada galėsite pasidaryti jų kopijas ir pašalinti originalus. Bylinėjimosi atveju gali reikėti popieriaus. Būtina išlaikyti susitarimus dėl komunalinių paslaugų, interneto, televizijos.Komunalinių paslaugų kvitai saugomi 3–5 metus.
Turi būti prieinami šeimai tinkami medicinos dokumentai. Privačių klinikų čekiai turi būti saugomi mažiausiai 2 metus. Jų gali būti reikalaujama bylinėjantis ir teikiant draudimo išmokas. Visi dokumentai turi būti dedami į saugias vietas, periodiškai rūšiuojami ir pašalinami visi nereikalingi. Tik tada su vertybiniais popieriais viskas bus tvarkoje.
Rekomendacijos
Kiekviena dokumentų saugojimo vieta turi savo privalumų ir trūkumų. Kad visi dokumentai būtų tvarkingi, reikia atsižvelgti į šias taisykles:
- Kad dokumentai nebūtų sugadinti, juos reikia laikyti atokiau nuo vandens ir saulės.
- Patartina sukurti aplanką su vertybinių popierių kopijomis ir perduoti jį artimiesiems ar kitiems patikimiems asmenims. Taip pat būtina palikti dokumentus elektronine forma „flash drive“. Tai leis greitai atkurti originalus, jei bus padaryta žala.
- Nereikia namuose laikyti ambulatorinės kortelės, nes tai laikoma Rusijos Federacijos įstatymų pažeidimu. Ji pripažinta teisiniu dokumentu, ji palikta ligoninės registre.
- Kadangi laikui bėgant čekiai išblėsta, patartina juos dideliais pirkiniais nukopijuoti.
- Nepageidautina namuose laikyti nereikalingų reklamų, laikraščių, vizitinių kortelių. Popierius turi būti nedelsiant rūšiuojamas ir dedamas į saugias vietas.
- Kad dokumentai būtų tvarkingi, juos reikia kasmet tikrinti. Visi nereikalingi turėtų būti išmesti, o likusieji turėtų būti dedami tolimesniam saugojimui.
Galite saugoti dokumentus namuose įvairiais būdais. Iš visų siūlomų variantų tikrai bus galima išsirinkti tinkamiausią. Svarbu atsiminti ne tik apie saugumą, bet ir apie vertybinių popierių prieinamumą. Jei tinkamai įdėsite juos, visada turėsite reikiamą dokumentą.