Mokėjimai internetu jau seniai tapo įprasti, tačiau keitimasis dokumentais, ypač tarp asmenų, vis dar vyksta popierine forma. Kvalifikuotas elektroninis parašas skirtas išspręsti šią problemą ir palengvinti keitimąsi dokumentais. Juridiniai asmenys ilgą laiką dirbo su EDS, atskiri verslininkai naudojasi tam tikrais duomenimis perduoti (pavyzdžiui, PVM, kai nuomojasi vyriausybės patalpas), o asmenys gali naudoti savo parašą, norėdami patekti į Valstybės tarnybų svetainę. Kaip gauti patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą ir kokią naudą jis teikia?
Kas tai yra
Kvalifikuotas elektroninis parašas - tai duomenys, patvirtinantys elektroninio dokumento tikrumą ir jo iškraipymų nebuvimą nuo tada, kai parašas buvo faktiškai įdiegtas. Tai taip pat leidžia nustatyti dokumento nuosavybę. Tokios informacijos galima gauti tik kriptografiškai konvertavus kodą, informaciją.
Elektroninio parašo sertifikatas yra dokumentas, patvirtinantis teisę turėti elektroninio parašo viešąjį raktą. Sertifikatą galima gauti tik CA (sertifikavimo centre) arba jų įgaliotų atstovų biure.
Sertifikato savininkas yra asmuo, savo vardu gavęs elektroninio parašo sertifikatą. Kiekvienam sertifikato savininkui suteikiami du raktai: viešasis ir privatusis. Elektroninių parašų tikrinimas atliekamas naudojant viešąjį raktą. Tai, savo ruožtu, yra susijęs su privačiu raktu, per kurį generuojamas elektroninis parašas ir pasirašomas dokumentas.
Klasifikacija
Paprastas elektroninis parašas, kaip rodo pavadinimas, yra paprasčiausia EDS versija. Taip pat naudojami slaptažodžiai, kodai ar kitos priemonės, patvirtinančios savininko parašą.
Patobulintą nekvalifikuotą elektroninį parašą galima gauti tik naudojant kriptografinę informaciją. Čia jūs negalite išsiversti be privataus parašo rakto. Per tokį elektroninį parašą galima ne tik identifikuoti dokumentą pasirašiusį asmenį, bet ir aptikti po pasirašymo padarytus pakeitimus.
Patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas turi visus kvalifikacijos požymius. Skirtumas tik tas, kad jos tikrinimui ir sukūrimui naudojamos rimtesnės kriptografinės apsaugos priemonės, jas turi patvirtinti Rusijos FSB. Be to, yra skirtumas: kvalifikuotas elektroninio parašo sertifikatas gali būti išduodamas tik sertifikavimo centre, kuris praėjo akreditaciją. Akredituotų CA sąrašą galima peržiūrėti valstybės tarnybų tinklalapyje.
Lygiavertiškumas
Federaliniu įstatymu Nr. 63 pripažįstamas dokumentas, pasirašytas bet kokiu paprastu ir patobulintu elektroniniu parašu, lygus popieriniam dokumentui, pasirašytam rankiniu būdu. Tačiau yra vienas požymis: tarp šalių, kurios keičiasi elektroniniais dokumentais, susitarimas turi būti pasirašytas anksčiau.
Kvalifikuotas parašas taip pat yra parašas, padarytas savo rankomis, analogas, tačiau jis gali pakeisti organizacijos antspaudą. Kvalifikuotu skaitmeniniu parašu pasirašytų dokumentų teisinę galią pripažįsta reguliavimo institucijos. Jie gali būti naudojami teisme.
Taikymo sritis
Visų pirma, tai, be abejo, yra elektroninis dokumentų tvarkymas. Elektroniniai parašai padės sukurti išorinį ir vidinį dokumentų mainus visais atvejais, kai reikia rašyti ranka.
Vidaus dokumentų valdymas naudoja nekvalifikuotus ir kvalifikuotus elektroninius parašus, kad patvirtintų ir patvirtintų sutartis ir kitus dokumentus, reglamentuojančius organizacijos vidaus procesus. Pvz., Jei direktorius pasirašo sutartį elektroniniu parašu ir jis yra perduodamas vykdyti.
Pagrindinis veiksnys
Vykdant išorinį dokumentų valdymą, kvalifikuoto elektroninio parašo buvimas yra labai svarbi sąlyga, nes būtent ji yra teisinės galios garantas. Kitais atvejais reguliavimo institucijos nepripažįsta elektroninio dokumento originalu, o tai reiškia, kad jis neturi jokios teisinės galios ir negali būti naudojamas teisminiuose procesuose. Be to, dokumentas, pasirašytas patobulintu kvalifikuotu skaitmeniniu parašu, gali būti saugomas skaitmeniniame archyve, tuo pačiu išlaikant jo teisėtumą.
EDS gali būti naudojama teikiant ataskaitas reguliavimo institucijoms. Daugelis jau įvertino, kaip greitai ir patogiai atliekama elektroninė atskaitomybė. Be to, kiekviena organizacija gali pasirinkti sau patogiausią būdą, nesvarbu, ar tai yra 1C produktai, atskira programinė įranga, ar FSS, ir Federalinės mokesčių tarnybos svetainės. Tokio veiksmo pagrindas yra kvalifikuotas elektroninio parašo rakto sertifikatas, jį turi išduoti įgaliota ar akredituota sertifikavimo institucija. Tačiau siuntimo būdas nėra kritiškas.
Gaunamos viešosios paslaugos
Visi Rusijos Federacijos piliečiai gali gauti elektroninį parašą, kad galėtų juo naudotis viešosioms paslaugoms gauti, tačiau kvalifikuoto elektroninio parašo patvirtinimo pažymėjimo šiuo atveju nereikia: pakaks paprasčiausio, nekvalifikuoto EDS, jis yra gana tinkamas asmens poreikiams. Pasinaudodami ja, bet kuris pilietis gali pasirašyti elektroninę paraišką, kuri gali būti išsiųsta vykdomajai institucijai, jei toks dokumentų srautas yra įmanomas.
Kaip asmeniui gauti kvalifikuotą elektroninį parašą? Lengviausias būdas gauti universalią elektroninę kortelę, kuri išduodama nuo 2013 m. Sausio 1 d. Ir turi įmontuotą patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą. Tokia kortelė yra unikali piliečio identifikavimo priemonė, jos pagalba internetu galima atsiskaityti, užsisakyti ir gauti įvairias viešąsias paslaugas. Pagal savo idėją kortelė yra skirta pakeisti daugelį dokumentų, pavyzdžiui, pensijos pažymėjimą ir medicinos politiką, sujungti juos su elektronine pinigine, kelionės bilietu ir elektroniniu parašu.
Naudojant ES
Patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas yra tinkamas tiek vidaus, tiek tarpinstituciniams procesams. Jį galima gauti sertifikavimo tarnyboje, akredituotoje RF Ryšių ministerijos. Tai apsaugo dokumentą nuo pokyčių, patvirtina jo vientisumą ir autorystę.
Aukštesnės kvalifikacijos ES gali padėti išspręsti įvairiausias problemas. Pavyzdžiui, jis naudojamas teikiant ataskaitas mokesčių inspekcijai ir keičiantis elektroniniais dokumentais. Ši sertifikato versija turi daugiausiai galimų funkcijų, tačiau tai nereiškia, kad kiekvienai organizacijai patogiau ja naudotis. Pirma, pažymėjimo kaina tiesiogiai priklauso nuo funkcijų skaičiaus. Antra, rinkdamiesi mažiau funkcinį pažymėjimą, turite įsitikinti, kad turimos galimybės visiškai patenkina organizacijos poreikius.
Taip pat yra situacijų, kai naudojamą pažymėjimo tipą nustato dokumentą gaunanti šalis. Pavyzdžiui, yra dokumentų tvarkymo operatorių, kurie priima sertifikatus tik iš savo sertifikavimo centro, todėl rinkdamiesi pažymėjimą taip pat turite įsitikinti, kad jo naudojimui reikalingoje informacinėje sistemoje nėra jokių apribojimų.
Elektroninių dokumentų mainų pranašumai
Kadangi dabar visos organizacijos ir įmonės turi galimybę organizuoti apsikeitimą teisiškai įpareigojančiais elektroniniais dokumentais, verta aptarti šio proceso pranašumus.
Visų pirma, tai yra dokumentų pristatymo greitis. Nepriklausomai nuo sandorio šalies adreso, dokumentų pristatymo laikas bus dešimt kartų trumpesnis nei įprastų popierinių. Elektroninių dokumentų naudojimas taip pat sumažina išlaidas, susijusias su popierinių kopijų paruošimu ir perdavimu.
Yra ir rimtesnių ekonominių privalumų, nes elektroninis dokumentų tvarkymas reiškia reikšmingą verslo procesų spartėjimą. Paprasčiausias to pavyzdys yra greitas sandorių sudarymas ir suaktyvinimas, dėl kurio pasiekiamas didesnis grynųjų pinigų srautas. T. y., Sukūrusi elektroninį dokumentų valdymą, įmonė galės padidinti pelną per laiko vienetą.
Automatika
Taip pat kvalifikuoto elektroninio parašo rakto naudojimas gali sutrumpinti dokumentų apdorojimo, siuntimo laiką ir praktiškai automatizuoti šį procesą. Pagal įstatymą, įmonių tarpusavio mainuose gali dalyvauti laiškai, kuriems reikalinga teisinė galia, važtaraščiai, sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, paslaugų aktai, paslaugų teikimo aktai, sąskaitos faktūros, atsiskaitymų suderinimo aktai, važtaraščiai.
Dėl elektroninio dokumentų mainų greičio ir patikimumo įmonės negali jaudintis dėl paprastos ir savalaikės ataskaitos mokesčių inspekcijai. Tai taip pat leidžia sutaupyti dalį pinigų.
Svarbūs veiksniai
Dokumentų srautas tarp įmonių elektronine forma yra prasmingas tik tuo atveju, jei kiekvienas dokumentas turi teisinę galią ir gali būti naudojamas teisme ar kitose instancijose. Norint elektroniniam dokumentui suteikti teisinę reikšmę, būtina išspręsti kai kurias problemas. Pirma, elektroninio dokumento pasirašymo ir siuntimo rangovams procesas, antra, kvalifikuoto elektroninio parašo, gauto iš rangovų, priėmimas ir patikrinimas. Trečia, būtina organizuoti jau pasirašytų dokumentų saugojimą ir tvarkymą, archyvų saugojimą ir naršymą jame. Ketvirta, svarbu užtikrinti archyve saugomų dokumentų teisėtumo išsaugojimą.
Paprastas sprendimas
Norėdami išspręsti dvi pirmąsias problemas, galite naudotis tarpvyriausybinių mainų paslaugomis, kurias tvarko elektroninių dokumentų tvarkymo operatoriai. Renkantis tokią paslaugą, būtina atsižvelgti į kai kuriuos veiksnius, tokius kaip tinkamų licencijų turėjimas operatoriui, galimybė integruoti mainų paslaugą į įmonės informacinę sistemą ir dokumentų apmokestinimas.
Kitas dvi užduotis galima išspręsti naudojant elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kuri jau turi visas būtinas funkcijas. Jei pirminis dokumentų formavimas įvyksta apskaitos sistemoje, galite į ją integruoti elektroninę dokumentų valdymo sistemą.
Jei tokios sistemos nėra, šias užduotis iš dalies galima priskirti mainų paslaugų operatoriui.