U našem članku želimo razgovarati o pismima. Uostalom, oni su najčešći način razmjene informacija. U svakodnevnom životu i na poslu, jednostavno ne možete bez njih.
Što je pismo u službi
Pismo je uobičajeni naziv za dokumente vrlo različitog sadržaja koji služe kao sredstvo komunikacije potpuno različitih struktura i organizacija u procesu njihovih aktivnosti.
Pisma su radovi objedinjeni u jednu veliku skupinu načinom prijenosa - poštom. Ogroman broj njih nakuplja se u bilo kojoj organizaciji. Podijeljeni su na odlazne i dolazne.
U pismima se može navesti vrlo velika količina informacija: želja, pozdrav, bilo što. Izdaje se na specijaliziranim A4 obrascima. U slučajevima kada je pismo malo i ne sadrži više od sedam redaka, dopušteno je koristiti format A5.
Svaki dokument mora biti datiran, a samim tim i pismo. Njegov datum je dan potpisivanja.
Izrada službenog pisma
Pismo je sastavljeno prema određenoj shemi:
- Uvod. U njemu se navode motivi i razlozi za pisanje dokumenta, činjenice, poveznice s prošlim događajima, odlukama visokih organizacija.
- Dokaz. U njemu se obrazlaže sve što je navedeno u dokumentu.
- Zaključak. Ono donosi zaključke, iznosi prijedloge, zahtjeve, zahtjeve.
Ova je opcija moguća i kada pismo usluge sadrži samo završni dio bez ikakvog objašnjenja.
U pravilu slova nemaju velike sveske, obično se radi o jednoj stranici.
Svrha sastavljanja
Svrha svakog pisma je motivacija. Dakle, sadržaj bi trebao biti jasan, razumljiv, koncizan, bez nepotrebnih i nepotrebnih podataka. Nekoliko je pravila kojih se morate pridržavati prilikom obrade dokumenta.
Službeno poslovno pismo posvećeno je jednom jedinom broju. To pojednostavljuje njihovu daljnju obradu, što vam omogućuje ubrzanje izvršenja unutar organizacije.
Tekst je predstavljen u trećoj osobi i jednini. Na primjer: "U skoroj budućnosti škola planira ...".
Čelnik organizacije ima pravo potpisati bilo koji službeni dokument, pa se stoga pisma, a za vrijeme njegove odsutnosti, ovlasti prenose na privremeno obnašaju dužnost ravnatelja.
Trenutno se pismo usluge može slati ne samo poštom, tu su i telegraf, faks i, naravno, internetska pošta, što je najpovoljnija i najpopularnija opcija.
Zahtjevi za pripremu i izvršenje dokumenta
Bez obzira na način na koji se dokument šalje, priprema uslužnog pisma podložna je jedinstvenim dizajnerskim zahtjevima. Oni su jednostavni i poznavanje određenih nijansi možda će ponekad biti korisno.
Pogledajmo kako napisati službeno pismo. Primjer je dan u nastavku.
Tako se sastavlja slično pismo.
Bankovni podaci
Službeno pismo opće je ime velike skupine poslovnih dokumenata koji su potrebni za komunikaciju između institucija između sebe i običnih građana. Sadrže potrebne elemente u dizajnu.
Podaci o bankovnom dopisu:
- Datum.
- Broj pisma.
- Poveznice na matične brojeve i datume onih dokumenata na koje je napisan odgovor.
- Naslov teksta u jednoj rečenici.
Povrh toga, pojedinačne komponente detalja moraju biti točno naznačene:
- Naziv tvrtke
- Strukturna cjelina.
- Pozicija izvođača.
- Prezime i inicijali.
- Adresa primatelja
U slučaju kada je pismo upućeno nekoliko ljudi ili organizacija, prvo navedite glavnog primatelja (njegovu adresu), a potom i ostale.
Klasifikacije službenih pisama
Službena pisma mogu se razvrstati prema potpuno različitim osnovama, koje se mogu odnositi na svrhu, sadržaj, značaj, hitnost, status primatelja.
Općenito, sva poslovna pisma mogu se podijeliti u sljedeće vrste:
- Potpora.
- Zatraži pismo.
- Informacije.
- Oglašavanje.
- Jamstvo.
- Za ambiciozan.
- Arbitraža.
- Podsjetnička pisma.
- Pisma za potvrdu.
- Pisma zahtjeva.
- Pisma s obavijestima.
Takva je klasifikacija najuniverzalnija. Pogledajmo bliže neke od sorti poslovnog pisanja.
Propratno pismo
Propratno pismo - dokument s kojim obaviještavaju primatelja da su mu poslani bilo kakvi papiri, možda se nešto objašnjava ili pojašnjava. Takvo pismo ne sadrži dio adrese.
U pravilu takav dokument započinje riječima: "Šaljemo vam ...", "Obavještavamo vas ..."
Istovremeno mogu se sadržavati i sve dodatne informacije u vezi sa proizvodnom ili upravljačkom situacijom. Na primjer: "U skladu s sporazumima ..."
Tekst takvog dokumenta može sadržavati objašnjenja ili zahtjeve u vezi s materijalima koji su priloženi popratnim pismom. Nacrtana je na obrascu. Uz sve gore navedene detalje, trebalo bi imati bilješku o prisutnosti aplikacija.
Pismo pozivnice
U takvom dokumentu primatelj je pozvan da sudjeluje u događaju. Takvo pismo može se poslati određenoj osobi ili organizaciji. Oni započinju frazama: "Molimo vas da posjetite ...", "Pozivamo vas na ...". Dokument otkriva suštinu predstojećeg događaja uz obaveznu naznaku datuma i vremena događaja, kao i uvjete za sudjelovanje u njemu.
Informativno pismo
Ova vrsta pisanja je vrlo česta. Obavješćuje pošiljatelja službenih podataka. U pravilu su takva pisma prilično tipična i upravljačka struktura ih šalje podređenim organizacijama. Mogu naznačiti posebne zakonodavne odredbe, prijedloge i preporuke.
Usput, bilteni mogu imati priloge. Opseg dokumenta u pravilu ne prelazi nekoliko stranica. Potpisuje ih šef poduzeća.
Promotivno pismo
Ovo je i svojevrsno informativno pismo, ali je adresirano na određenu osobu ili organizaciju, sadrži detaljan opis robe i usluga. Tekst pisma sadrži detaljne podatke. Krajnji je cilj potaknuti stjecanje nečega od strane primatelja.
Garancijsko pismo
Ovo je dokument koji sadrži obveze ili njihovu potvrdu. Adresa su upućena određenim pojedincima i organizacijama. O kojim jamstvima razgovaramo? Na primjer, garancije za plaćanje robe, najamnina, usluga, uvjeta rada. Takvo pismo u pravilu potpisuju dvije osobe - direktor i glavni računovođa, a ovjerava se i pečatom.
Pismo zahtjeva (prigovor)
Ovo je poslovno pismo koje sadrži podatke o otkrivanju, na primjer, neusklađenosti proizvoda s onim standardima koji su navedeni u ugovoru. Svrha takvog dokumenta je nadoknaditi gubitke nastale kršenjem ugovornih odredbi. Zahtjev se mora podnijeti u pisanom obliku. U praksi ne postoji jedinstveni oblik takvog pisma, ali postoje obavezni elementi koji se moraju pridržavati.
Zahtjev mora sadržavati sljedeće podatke:
- Potpuna adresa organizacije kojoj se dokument šalje.
- Navedeni su razlozi (referenca na jamstvo, ugovor).
- Specifični zahtjevi (povrat robe, novca, obračun vrijednosti).
Zahtjev se šalje preporučenom poštom ili dopisom o primitku.Uključuje fotokopije svih dokumenata koji potvrđuju da je pošiljatelj ispravan. Račun za poštu najbolje je čuvati.
Pismo uvijek započinje rečenicom: "Šaljemo vam žalbu ..."
pitanje
Pismo zahtjeva - poslovni dokument poslan za službene podatke. Njegov tekst ima jasno opravdanje potrebe za informacijama. To mogu biti veze sa zakonima i drugim propisima. Pisma potpisuje službeno ovlaštena službena osoba.
Pismo zahtjeva podrazumijeva pismo odgovora. Posebni se status daje zahtjevima koje su poslale vlasti.
Podsjetničko pismo
Ovo je dokument koji se koristi u slučajevima kada organizacija ne ispunjava svoje funkcionalne dužnosti, već jednostavno djeluje kao posrednička uloga. U pravilu se pismo sastoji od više dijelova. Prva od njih odnosi se na dokument u kojem su utvrđene obveze. A u drugom - zahtjev za obavljanje bilo koje radnje.
Pismo obavijesti
Takav dokument obavještava o događajima (javno). Pisma se šalju velikom broju organizacija ili ljudi radi njihove uključenosti, sudjelovanja. Oni mogu ne samo informirati o događajima, mjestu i vremenu, već istovremeno pozivati za sudjelovanje. Pismo može sadržavati priloge, na primjer, upitnik sudionika, program događaja. U pravilu se šalje cijelom popisu primatelja, što znači da primatelj nije naveden. Pismo potpisuje osoba koja je zadužena za događaj.
Umjesto govora
U našem smo članku ispitali najčešće korištene vrste poslovnih pisama, kao i nijanse njihovog pisanja. Nakon što ste malo proučili temu, sada možete slobodno kretati po njoj i ne zbuniti se ako vam se obrati prijedlogom: „Sastavite pismo usluge“. Kao što vidite, to nije teško, pogotovo ako se sjećate svih osnovnih zahtjeva i detalja za pisanje dokumenta. Primjer kako sastaviti službeno pismo (uzorak), dali smo u članku. Sretno.
