Bilješka je međudržavni dokument putem kojeg se obavlja službena komunikacija između zaposlenika. Sadržaj se svodi na zadatke, izvršavanje bilo kojeg zadatka itd., Tj. Radna pitanja. Unatoč činjenici da je pisanje dopisa jednostavna stvar, a ipak neregulirana vrlo strogim pravilima, morate ih znati. U ovom ćemo članku razmotriti postupak sastavljanja ove dokumentacije, vrste itd.
svojstvo
Priroda službene napomene je informativne, što znači da sadrži određene obavijesti, poruke, upute itd. Pitanja u njoj se odnose na određenog zaposlenika kojem je poslana. Drugim riječima, memorandum je alatni alat za komunikaciju u poduzeću.
Napomena: obavezni podsjetnik nije utvrđen. To je dodatni dokument, iako se na njegovoj osnovi mogu izraditi naredbe i upute.
praksa
Bilješka se smatra često korištenom dokumentacijom, a istodobno nije uključena u popis službeno klasificiranih upravljačkih papira. Široko korištena postaje komunikacija na horizontalnoj razini: to jest sastavlja je zaposlenik jedne jedinice kako bi zahtjev ili prijedlog prenio zaposleniku druge.
Važno: statusi objekata upravljanja između kojih se komunikacija vrši putem dopisa trebaju biti jednaki. Inače, dokument se smatra ne napomenu, nego napomenu.
Namjena upotrebe
Bilješka o radu mogu se koristiti u raznim slučajevima.
Evo nekoliko primjera:
- za bonuse za zaposlenike;
- poslati zaposlenika na poslovno putovanje;
- izvještavanje odjela za logistiku o kvaru opreme;
- napomena o kupnji;
- obavijest šefa osiguranja od šefa bilo koje druge jedinice o potrebi da neovlaštene osobe (a ne zaposlenici) ulaze s zgradom tvrtke s razlogom;
- zahtjev u obliku dopisa upućenog računovodstvenom odjeljenju za raspodjelu materijalnih sredstava za određene potrebe itd.
Odabrani predmeti za pisanje bilješki
Iako se memorandum smatra internim papirom, jedna od njegovih sorti je dokument koji se šalje atestnoj komisiji. Međutim, korištenje ljepljivih bilješki isključivo za radnu komunikaciju i dalje je češća pojava.
Kako napisati bilješku?
Osnovna pravila za pisanje napomena slična su ostalim. Oni uključuju pisanje na listu A4 formata, upute od koga i kome je poslano, ovjeru prema datumu i potpisu. Ali kako napisati bilješku u skladu sa svim zahtjevima?
- u sredinu (također dopušteno na lijevoj strani lista) napišite odgovarajuće ime dokumenta;
- Postoje dvije mogućnosti za upisivanje datuma - oboje s potpuno arapskim brojevima i s naznakom mjeseca u riječima;
- u naslovu se glavnom naslovu može dodati kratak opis sadržaja dokumenta;
- Podaci o pošiljatelju i primatelju moraju biti potpuni: ime, prezime i patronim, puno ime radnog mjesta i odjela (jedinice) uz koji je ta pozicija u prilogu.
Sadržaj servisne napomene
Odgovor na pitanje kako napisati bilješku uključuje ne samo pojedinosti i atribute ovog dokumenta, već i kakav bi trebao biti njegov sadržaj.
Ovaj rad ne zahtijeva iskazivanje suštine problema na vrlo suhom i službenom jeziku, no dopušteno je besplatno pripovijedanje, koje konkretno odražava razlog pisanja.
Sadržaj je obično podijeljen u dva dijela. Prvi od njih naziva se preambulom. U njemu se ukratko govori o tome što je nateralo pisca da napiše dopis i pošalje ga određenom zaposleniku.
Drugi dio smatra se glavnim, također je veći od preambule. Ovaj tekst uključuje izjavu izravnog zahtjeva ili prijedloga. Tome se može dodati analiza stanja, zaključci i rezultati.
oblik
Na pitanje kako napisati dopis, neke tvrtke jednostavno daju svojim zaposlenicima poseban obrazac. Ali treba napomenuti da ovo nije obvezno objedinjavanje - GOST pruža samo savjetodavne odredbe (u vezi s fontovima, dimenzijama i razmakom) bez odobrenog uzorka. Međutim, ako to postoji u određenoj tvrtki, najbolje je držati se toga.
Usluga i dopisi
Nešto više u bilješci zabilježeno je kako se službene i izvještajne bilješke razlikuju. No mnogi su ljudi još uvijek skloni da ih zbunjuju jedni s drugima.
Najčešće pogreške su:
- dopis za zaposlenika od zaposlenika do šefa (u stvari, izvještaj);
- o povećanju plaća;
- o promociji.
Posljednja dva uključuju tretman ne na vodoravnoj razini, već okomito, što negira definiciju bilješke.
Važno: podjela bilješki na podsjetnike i a priori objašnjenja nije ispravna.
registracija
Svi bilješki se bilježe u registru. Ovisno o načinu na koji je papirologija organizirana u pojedinoj tvrtki, s tim se može nositi ili onaj tko je iznio papir ili onaj koji ga je primio. U svakom slučaju, to se svodi na činjenicu da je uslužnoj napomeni dodijeljen jedinstveni broj, koji bi trebao biti naveden u njenom tekstu.
Uzorak bilješke
„Odjel prodaje, direktor Sektora za informacijske tehnologije V. A. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13. travnja 2015
Na testiranju statusa PC-a za njegove performanse
Počevši od 04.10.2015. U osobnom računalu prodajnog radnika R. D. Maksimenko postoje redovni kvarovi, i to: ponovno pokretanje sustava bez davanja ove naredbe računalu, problemi s uključivanjem / isključivanjem i treperenje zaslona. Zbog opisanog molim vas da provedete potrebnu dijagnostiku od strane stručnjaka vašeg odjela kako bi otkrili uzroke kvarova i uspješno ih otklonili. Predlažem da se rezultati ispitivanja izdaju u pisanom obliku s sažetim daljnjim radnjama: popravkom ili zamjenom stroja.
Voditelj odjela L. A. Kudryavtsev "
Pretpostavimo da se pokazalo da računalo nije moguće popraviti. U ovom slučaju sastavljamo zapisnik za otpis opreme.
Primjer napomena o stavljanju izvan pogona
"Odjel prodaje, Direktor logistike Odjel M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16. travnja 2015
O uklanjanju izvan pogonskog računala
Od 10. travnja 2015., na osobnom računalu zaposlenika u prodaji, R. Maximenko, došlo je do redovitih kvarova. Dijagnostika koju su kao rezultat toga izveli stručnjaci IT odjela pokazala je sljedeće: PC nije pogodno za daljnji rad. S tim u vezi, tražim da otpišem gornju opremu zbog neoperabilnosti.
Voditelj odjela L. A. Kudryavtsev "
Pored nje, trebat će vam još jedna napomena - za zamjenu isključene opreme.
Napomena o zamjeni opreme
„Odjel prodaje, direktor Odjela za logistiku M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17. travnja 2015
O zamjeni pokvarenog računala
Osobno računalo specijaliste odjela, Maksimenko R. D., isključeno je i potrebno ga je zamijeniti zbog njegove neoperabilnosti (prema dok. Br. 20-44 / 103 od 15.04.2015.).Navedite novu opremu koja odgovara parametrima koji su isključeni. Molimo obavijestite o provedbi u pisanom obliku. U prilogu prilažem izvješće odjela informacijske tehnologije o dijagnostici i njezinim rezultatima.
Voditelj odjela L. A. Kudryavtsev "
U zaključku
Obično pisanje bilješke ne pravi probleme. Ovaj međudržavni dokument prilično je poznato sredstvo komunikacije između različitih razina vlasti. Samo "zbrka" između beleški i zapisi može uzrokovati uvjetne prepreke (članak govori o tome kako se razlikuju).
U nekim se tvrtkama sastavljanje bilješki odvija isključivo prema uvedenom i odobrenom modelu (u ovom je slučaju bolje opskrbiti ih posebnim obrascima), u drugim je više nego besplatno.
Prilikom sastavljanja ovog dokumenta treba se voditi istim pravilima kao i za ostale radove - font i razmak prema GOST-u, datum i potpis valjanosti bilješke.
Općenito, podsjetnik je vrlo zgodan priručnik s alatima, koji se lako ovladava i, ako se pravilno koristi, postoji dobro koordiniran i jasan rad tima organizacija. Pomaže u održavanju holističke veze između odjela, a također jača strukturu koju oni čine.
