Proces rada sastoji se od postavljanja zadataka od strane rukovoditelja i njihove primjene od strane zaposlenika tvrtke. S vremena na vrijeme, svaki zaposlenik sastavlja izvješće o napretku. Učestalost ovisi o internim pravilima poduzeća, kao i obliku. Nemojte podcjenjivati važnost ovog dokumenta za upravljanje.
U ovom ćemo članku pogledati kako pravilno sastaviti izvještaj o obavljenom radu, uzorak popunjavanja dokumenta i nekoliko savjeta o njegovoj pripremi.
Zašto trebate biti u mogućnosti pravilno izvještavati o radu
Tijek rada može se predstaviti u obliku složenog mehanizma u kojem je svaki zaposlenik tvrtke zupčanik. U ovom primjeru voditelj organizacije je inženjer koji mora osigurati da svi mehanizmi rade glatko i što je brže moguće.
U stvarnom je životu šefovima prilično teško procijeniti koliko dobro zaposlenici rade svoj posao ako ne vide rezultate svog rada. Stoga u gotovo svim poduzećima uprava obvezuje svakog zaposlenika da redovito sastavlja izvještaj o obavljenom poslu. Ovaj se dokument često izrađuje s učestalošću od 1 tjedna. Tako šefovi mogu vidjeti što rade zaposlenici, kao i koliko su bili korisni tvrtki.
Pogrešan primjer
Dokument je u slobodnom obliku. Možda je to razlog zašto postoji veliki broj izvještaja koji ne razgovaraju s upravom o bilo čemu ili što čine da mislite da se radnik ne nosi s dodijeljenim funkcijama. Štoviše, konkretan zaposlenik može biti pravi težak radnik i ispuniti njegov plan. Kriv je za to pogrešno pripremljeno izvješće o obavljenom radu. Uzorak takvog dokumenta dan je u nastavku.
„Za: šefa odjela za planiranje Ivanov P. M.
Od: ekonomist 1. kategorije odjeljenja za planiranje Petrov Yu.R.
Vrsta dokumenta: izvješće o napretku za razdoblje od 02.15.16. Do 02.19.16
Dovršeno je sljedeće:
- provoditi radno vrijeme proizvodna radionica;
- rezultati vremena uključuju se u program rada;
- izračunati nove vremenske standarde;
- Sastavljeni su odgovori na zahtjeve inspekcija rada, kao i nekoliko klijenata
- sudjelovao na konferenciji o poboljšanju učinkovitosti rada u poduzeću.
Datum sastavljanja: 02.19.16
Potpisao: Petrov Yu. R. ”
Ako zaposlenik sastavi izvještaj o obavljenom poslu na taj način, tada će uprava smatrati da nije dovoljno opterećen.
Koje su pogreške?
Gornji primjer jasno pokazuje standardne pogreške u pripremi takvih dokumenata.
Glavni su:
- nedostatak popisa zadataka koji su stavljeni na izvršenje;
- nema planova za sljedeće izvještajno razdoblje;
- nedostatak specifičnosti;
- nema analize;
- nedostatak inicijative zaposlenika naglašen je nedostatkom ponude u njegovom području rada.
Gornji zahtjevi trebaju se koristiti kako u pripremi tjednih obrazaca, tako i kad se stvori izvješće o obavljenom radu za godinu.
Pogodna opcija
Vjerojatno je da prvi put sastaviti izvještaj o kvaliteti neće uspjeti. Da bismo vam olakšali posao, dajemo primjer kako napisati izvještaj lideru o obavljenom radu, naveden u prvom primjeru:
„Za: šefa odjela za planiranje Ivanov P. M.
Od: ekonomist 1. kategorije odjeljenja za planiranje Petrov Yu.R.
Izvještaj o rezultatima rada za (02.15.16-19.02.16 gg.)
Za tjedan izvještavanja, zadani su mi sljedeći zadaci:
- Izvršiti vrijeme izvođenja radova u proizvodnoj radionici, za koju su postojeći vremenski standardi odstupili ili su zastarjeli.
- Na temelju mjerenja pripremite za odobrenje nove standarde za rad odgovarajuće strukturne jedinice.
- Sudjelujte na konferenciji o poboljšanju učinkovitosti rada u poduzeću, zakazanoj za 18.02.2016., Pripremite pitanja i prijedloge.
Svi zadaci su završeni, i to:
- Potrošeno je 5 puta i sastavljen je isti broj novih standarda za rad proizvodne radionice;
- sudjelovao na konferenciji, memorandum s priloženim prijedlozima.
Također, vršeni su radovi s dolaznom dokumentacijom, i to:
- Sastavljeno je 2 odgovora na IOT zahtjeve.
- Odgovori na pisma gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Za razdoblje od 02.02.16. Do 26.02.16. Planirano je poslovno putovanje radi provjere rada strukturalne jedinice ogranka Pechersk.
Datum sastavljanja: 02.19.16
Potpis: Petrov Yu.R. "
Slažete se da ova verzija izvješća čita bolje, a uprava može vidjeti koliko dobro jedan od zaposlenika radi.
Kako pisati izvještaje za dulji period?
Naravno, razdoblje od jednog tjedna kako lijepo slikati na papir nije teško. Teže je sastaviti izvještaj o radu obavljenom za pola godine ili čak godinu dana. Međutim, to je lakše učiniti nego što se možda čini na prvi pogled. Na primjer, ako imate tjedna izvješća za traženo razdoblje, tada ih možete sigurno koristiti.
Maksimalna zapremina - 1 list A4
Istodobno, pokušajte malo povećati podatke tako da se rezultat uklapa na 1-2 stranice. U slučaju da se ne organiziraju tjedni rezultati u organizaciji, ali vi ste bili dužni stvoriti izvještaj o obavljenom radu za godinu, nemojte paničariti i boriti se protiv histerije.
Sve informacije su oko vas: pregledajte povijest poruka u zapisnicima dokumenata ili u e-pošti, otvorite mapu s izvješćima, pregledajte listove putovanja. Sve to pomoći će vam prisjetiti se podviga koji ste činili tijekom radne godine.
Da sumiram
Iznad smo dali nekoliko primjera kako napisati izvještaj o napretku. Glavna stvar je navesti izvedene operacije, navesti kvantitativne karakteristike (toliko puta ili takvih i takav broj komada itd.). Tako ćete vodič informirati o tome koliko ste točno radova mogli dovršiti.
Ne zaboravite na početku izvješća navesti popis određenih zadataka koje ste dobili za dovršavanje. Važan dio je ispunjavanje izvještaja. Obavezno napišite ono što želite realizirati na poslu u skoroj budućnosti. Na ovaj način ćete pokazati da izgledate šire nego samo područje vaših neposrednih zadataka i funkcija koje se moraju obavljati u skladu s opisom posla.
Također možete uzeti u obzir gornji primjer.
Kako biste olakšali sastavljanje takvih izvještaja, svaki dan možete snimiti obavljen posao u bilježnicu ili elektronički dokument. Na ovu sitnicu ćete potrošiti samo 3-5 minuta dnevno. Ovo nije toliko. Međutim, zahvaljujući takvim evidencijama, bez problema ćete moći stvoriti izvješće o svom radu za bilo koje razdoblje u budućnosti.
