Όσον αφορά την παραγωγικότητα, όλοι αντιμετωπίζουμε το ίδιο πρόβλημα - μόνο 24 ώρες την ημέρα. Παρ 'όλα αυτά, φαίνεται ότι μερικοί άνθρωποι έχουν διπλάσιο χρόνο ή έχουν υπερφυσική ικανότητα να συμβαδίζουν με ό, τι έχει προγραμματιστεί. Ακόμη και όταν διαχειρίζονται πολλά έργα ταυτόχρονα, τότε, παρά τις δυσκολίες, θα επιτύχουν σίγουρα τους στόχους τους.
"Ο χρόνος είναι το μόνο κεφάλαιο που έχει ένας συνηθισμένος άνθρωπος και το μόνο που δεν έχει την οικονομική δυνατότητα να χάσει", δήλωσε ο Thomas Edison.
Όλοι θέλουμε να αξιοποιήσουμε στο έπακρο τη ζωή. Δεν υπάρχει πιθανώς καλύτερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό από το να βρείτε έναν τρόπο να διαχειριστείτε τον πολύτιμο χρόνο σας. Οι παραγωγικοί άνθρωποι το γνωρίζουν αυτό και προσπαθούν να αποσπάσουν την πιο αποτελεσματική από κάθε ώρα, χωρίς να καταβάλλουν μεγάλες προσπάθειες. Για να γίνει αυτό, χρησιμοποιούν απλούς κανόνες που είναι πολύ εύκολο να εφαρμοστούν. Τόσο απλό που μπορείτε να το κάνετε σήμερα. Αυτά τα ζόμπι ζωής θα σας βοηθήσουν να οικοδομήσετε μια σταδιοδρομία.
Καταπολέμηση της τυραννίας των επειγουσών υποθέσεων
Η τυραννία των επειγουσών υποθέσεων είναι μια τάση για μικρά καθήκοντα να εμφανιστούν που παρεμποδίζουν την εκπλήρωση όσων έχουν πραγματικά σημασία. Αυτό δημιουργεί ένα μεγάλο πρόβλημα, καθώς οι μικρές επιχειρήσεις σπάνια έχουν σοβαρές αποδόσεις.
Αν υποκύψεις στην τυραννία του επείγοντος, κοιτάζοντας πίσω, θα παρατηρήσετε ότι έχουν περάσει μέρες ή ακόμα και ολόκληρες εβδομάδες, αλλά δεν έχει γίνει τίποτα πραγματικά αποτελεσματικό. Οργανωμένες και με στόχο την επίτευξη αποτελεσμάτων, οι άνθρωποι μπορούν να διακρίνουν πότε "οι μύγες αλίευσης" τους αποσπούν από την εργασία. Προσπαθούν να μεταβιβάσουν ή να αγνοήσουν καθήκοντα που παρεμβαίνουν σε πραγματικά σημαντικές δραστηριότητες.
Ποτέ μην επαναλάβετε
Οι άνθρωποι που καταφέρνουν να κάνουν τα πάντα δεν επιστρέφουν ποτέ στα ήδη ολοκληρωμένα καθήκοντά τους και δεν θέτουν τα πράγματα μακριά για αργότερα - αυτό είναι χάσιμο χρόνου. Εάν κάτι έχει ήδη προσελκύσει την προσοχή σας (για παράδειγμα, ένα τηλεφώνημα ή μια επιστολή), επιλύστε αυτό το πρόβλημα επιτόπου εσείς, να το μεταβιβάσετε σε κάποιον ή να τον απομακρύνετε από τη λίστα των υποθέσεων σας.
Φάτε τον βάτραχο
"Τρώγοντας βατράχια" είναι μια εικονιστική έκφραση της συντάξεως του Mark Twain, που σημαίνει αντίσταση στην αναβλητικότητα. Με άλλα λόγια, οι παραγωγικοί άνθρωποι ξεκινούν τη μέρα τους με τα πιο δυσάρεστα καθήκοντα γι 'αυτούς. Αυτό καθιστά δυνατό να καταλήξουμε σε επιβαρυντικά πράγματα το πρωί και να κάνουμε κάτι εμπνευσμένο και συναρπαστικό.
Σύμφωνα με τη μέθοδο του Eisenhower, ο κατάλογος εργασιών μπορεί να χωριστεί σε 4 κατηγορίες:
- Εργασίες που δεν θέλετε να κάνετε, αλλά πραγματικά πρέπει να γίνουν.
- Τα καθήκοντα που θέλετε να κάνετε και στην πραγματικότητα πρέπει να γίνουν.
- Τα καθήκοντα που θέλετε να κάνετε, αλλά στην πραγματικότητα δεν χρειάζεται να γίνουν.
- Εργασίες που δεν θέλετε να κάνετε και στην πραγματικότητα δεν χρειάζεται να γίνουν.
"Τρώγοντας βατράχους", με βάση αυτή την ταξινόμηση, αναφέρεται σε "εργασίες που δεν θέλετε να κάνετε, αλλά στην πραγματικότητα πρέπει να γίνουν."
Η απόφαση της πιο οδυνηρής επιχείρησης για σας το πρωί σας δίνει πλεονεκτήματα, αφού θα το αντιμετωπίσετε, έχοντας ένα πιο ξεκάθαρο μυαλό και ένα ήσυχο γραφείο. Θυμηθείτε ότι για την τελευταία φορά που βάζετε στην άκρη το "έργο βάτραχος", έχετε κουραστεί και χάνετε τη δύναμη της θέλησης όλο και περισσότερο.
Μην προσπαθήσετε να κάνετε πολλαπλές εργασίες
Οι επιτυχημένοι άνθρωποι γνωρίζουν ότι το multitasking είναι ο κύριος εχθρός της παραγωγικότητας. Η συνεχής εναλλαγή από τη μία περίπτωση στην άλλη σκοτώνει την προσοχή σας, τη δυνατότητα να απομνημονεύσετε πληροφορίες και να αναλάβετε γρήγορα μια νέα εργασία αφού ολοκληρώσετε την προηγούμενη. Το 2009, αυτό αποδείχθηκε από μια μελέτη που διεξήχθη στο Πανεπιστήμιο του Στάνφορντ (ΗΠΑ).Οι επιστήμονες συνέκριναν δύο ομάδες ανθρώπων, μία από τις οποίες περιλάμβανε διαβόητους πολλούς επιστήμονες και ο δεύτερος από ανθρώπους που είχαν την τάση να επιτελούν ένα έργο. Αποδείχθηκε ότι το μέρος των ανθρώπων που πιστεύουν ότι είναι ρεαλιστικό να κάνουν πολλά πράγματα παράλληλα έχει σημαντικά περισσότερες δυσκολίες στην οργάνωση της ψυχικής δραστηριότητας και είναι δύσκολο να διακρίνει τις σχετικές πληροφορίες από το άσχετο.
Προετοιμασία για την επόμενη εργάσιμη ημέρα
Οι παραγωγικοί άνθρωποι ολοκληρώνουν κάθε εργάσιμη ημέρα με προετοιμασίες για την επόμενη. Αυτή η συνήθεια έχει διπλό αποτέλεσμα: σας βοηθά να εδραιώσετε αυτό που κάνατε σήμερα και σας δίνει εγγύηση για την ίδια παραγωγική αύριο. Αυτό διαρκεί μόνο λίγα λεπτά, αλλά διευκολύνει πολύ το επόμενο πρωί.
Η προετοιμασία ενός σχεδίου θα σας βοηθήσει να μην ξεχάσετε κάτι σημαντικό. Είναι σημαντικό να καταγράφεται κάπου: σε ημερολόγιο, σημειωματάριο ή αποθηκευμένο σε υπολογιστή. Πιθανότατα, θα διαπιστώσετε ότι θα πρέπει να παρεκκλίνετε από το σχέδιο που εκπονήθηκε εκ των προτέρων από καιρό σε καιρό. Παρ 'όλα αυτά, η παρουσία της θα σας βοηθήσει να οργανώσετε καλύτερα το χρόνο σας, να προετοιμαστείτε για έργα και να σας δώσουμε μια σαφέστερη ιδέα για όλα όσα πρέπει να κάνετε.
Δυνατότητα να πω όχι
Για ένα άτομο που προσπαθεί να επιτύχει τη μέγιστη αποτελεσματικότητα, είναι πολύ σημαντικό να μπορείς να αρνηθείς. Η άρνηση πρέπει να είναι ξεκάθαρη και να εκφράζεται με τη λέξη "όχι" και όχι με θολές φράσεις όπως "Νομίζω ότι δεν θα έχω χρόνο" ή "Δεν είμαι σίγουρος ότι μπορώ". Η διαφωνία για την ανάληψη νέων υποχρεώσεων είναι ο σεβασμός των καθηκόντων που έχετε ήδη αναθέσει. Μόλις καταλάβετε ότι είναι πραγματικά αδύνατο να ευχαριστήσετε όλους, θα αρχίσετε να ζείτε πιο άνετα.
Μελέτες στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνιας (ΗΠΑ) έχουν αποδείξει πόσο δύσκολη είναι η λέξη "όχι", τόσο πιο πιθανό είναι να τονίζετε και να καταθλιπτείτε. Μάθετε να αρνηθείτε. Ανεξάρτητα από το πόσο αντιφατικό μπορεί να ακούγεται, θα αυξήσει την παραγωγικότητά σας.
Έχετε αφιερωμένο χρόνο για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ένα παραγωγικό άτομο δεν θα αφήσει ποτέ το email να τον αποσπάσει από σημαντικά θέματα. Επιπλέον, θα χρησιμοποιήσει όλα τα χαρακτηριστικά αυτού του συστήματος: ταξινομήσει τα γράμματα από τη σπουδαιότητα, καθώς και να θέσει ειδοποιήσεις για τα μηνύματα από βασικούς προμηθευτές και πελάτες. Κάποιοι ακόμη χρησιμοποιούν τη λειτουργία τηλεφωνητή, η οποία λέει στον αποστολέα, όταν το αίτημά του θα υποβληθεί σε επεξεργασία.
Η τεχνολογία λειτουργεί για ανθρώπους
Η σύγχρονη τεχνολογία επικρίνεται διότι αποσπά την προσοχή των εργαζομένων από τη διαδικασία εργασίας. Ωστόσο, με σωστή χρήση, μπορούν να βοηθήσουν και να εξοικονομήσουν χρόνο. Η αυτοματοποίηση των χειροκίνητων διαδικασιών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξηθεί η παραγωγικότητα.
Χρησιμοποιήστε εργαλεία που σας βοηθούν να κάνετε τη δουλειά σας όσο το δυνατόν πιο εύκολη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή ημερολογίου στο κινητό σας τηλέφωνο για να λάβετε υπενθυμίσεις σημαντικών γεγονότων, συναντήσεων και κάθε είδους χρονοδιαγράμματος. Κατανοήστε τις ρυθμίσεις email σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Boomerang για να εργαστείτε με το Outlook. Αυτό το εργαλείο θα διευκολύνει τη διαχείριση της αλληλογραφίας, θα βοηθήσει στη διαγραφή του γραμματοκιβωτίου αρχειοθετώντας σημαντικά μηνύματα μέχρι τη στιγμή που τα χρειάζεστε.
