Du kan være en strålende og kreativ person, men hvis du ikke administrerer din tid effektivt, får du ikke succes.
”Alt hvad du vil gøre på arbejdet tager tid,” skriver Brian Tracy i sin bog Master Your Time, Master Your Life. "Den eneste måde, du kan få nok tid til at gøre noget, der virkelig kan ændre dit arbejde, er at spare den tid, du normalt bruger på noget andet."
Begynd med at se på de syv faktorer, der spilder din tid.
1. E-mail, telefon og beskeder
”Når telefonen ringer, og e-mail ankommer, forstyrres dit tankegang, og du bliver distraheret,” skriver Tracy.
Hvad skal man gøre: fremhæv de perioder på dagen, hvor man ikke tillader pauser.
2. Uventet gæst
Når nogen uventet vises på dit kontor eller på din arbejdsplads, forstyrrer denne person dit arbejde og reducerer din effektivitet.
Hvad skal man gøre: ”Stå hurtigt op, når indtrængende kommer til din arbejdsplads, og lader som om du lige er ankommet,” skriver Tracy. Fortæl tidsspild, at du virkelig er overvældet med arbejde i dag, og at du har meget at gøre. Tag derefter besøgende væk fra din arbejdsplads og vende tilbage til din opgave.
3. Møder
Du ved allerede dette: mange møder er spild af tid.
Hvad man skal gøre
- Planlæg kun møder for den tid, du virkelig har brug for. Der er ingen grund til at udsætte møder i en time. Spørg dig selv: hvad kan jeg gøre på 10 minutter?
- Målet. Hvordan ser succes ud? Kun ved at formulere den ønskede endelige tilstand kan du bygge elementerne i succes. Faktisk skal enhver beslutning, du træffer - hvor du skal afholde et møde, hvem du skal invitere, hvordan man letter gensidig forståelse - være baseret på, hvordan du besvarer dette spørgsmål.
- Opret en dagsorden. Når du har sat dig mål, skal du nøje overveje mødets forløb. Den gammeldags definition til dette er "dagsorden", men du skal gøre mere end at oprette en punktliste med indhold. Du er nødt til at strukturere dit møde, så der er en strøm, der giver mening, skaber muligheder for deltagere.
4. Planlæg beredskab.
Du kender dette mønster: så snart du begynder at arbejde på et vigtigt projekt, sker der noget helt uventet, der distraherer dig fra hovedopgaven i flere minutter eller endda timer.
Hvad man skal gøre Tænk over, før du handler. Tracy råder dig til at tage en dyb indånding, slappe af og holde dig objektiv. Tag dig tid til at finde ud af, hvad der skete. Har en klar forståelse af problemet, før du fortsætter.
5. Sænke tingene til senere
Udskydning er ikke kun en tidstyv ... Det er en tyv i livet. Din evne til at stoppe med at udsætte tingene og komme i gang kan ændre dit liv.
Hvad man skal gøre Undertiden er den bedste måde at gennemføre et stort projekt på at tage et lille stykke og færdiggøre det. Eller øv teknikken, se din opgave som et stykke ost: slag huller i den, vælg fem minutter og udfør noget af arbejdet.
6. Kommunikation
Så meget som 75% af arbejdet bruges til at interagere med andre mennesker. Desværre bruges mindst halvdelen af denne tid på kommunikation.
Hvad man skal gøre Arranger et møde med vennerne på arbejdet i kaffepauser, frokost og efter arbejde.
7. Ubeslutsomhed
Hver gang du udsætter en beslutning eller bruger for meget tid på at tage en beslutning, mister du tid - og udsætter dig for at gribe ind.
Hvad man skal gøre Bestem, om du skal udføre arbejdet selv (så skal du gøre det hurtigt), eller om du kan delegere det. Hvis en anden er nødt til at tage en beslutning, skal du bede om et hurtigt svar.
"Husk, at du kun kan gøre en ting ad gangen," skriver Tracy, "dette er den vigtigste ting, du kan gøre i dette øjeblik."
Produktivitet er det, der bestemmer vores produktivitet. Hvad hindrer produktiviteten? Hvordan opnås dets stigning? Brug de foreslåede tip i praksis.
For at arbejde produktivt er det nødvendigt at identificere og neutralisere, hvad der forhindrer os. Det viser sig, at produktivitetens fjender er handlinger og fænomener, som vi alle kender, som vi er vant til at tage for givet. Vi har ikke engang mistanke om, at de kan “spise” op til 80% af vores arbejdstid.
Når vi har genkendt fjenden ved synet, vil vi være i stand til at bekæmpe ham mere effektivt.