Organisering af personaleregistre i virksomheden er ikke en vanskelig, men omhyggelig opgave. Det løses ved sekventiel lancering af personaleprocesser, der er reguleret af gældende lov.
Generelt sparer korrekt vedligeholdelse af personaledokumentation ikke kun virksomheden fra inspektioner fra tilsynsmyndighederne, men giver også de ansatte mulighed for at undgå problemer, f.eks. Med at få pensioner eller muligheden for at ansøge om andre sociale garantier. Det sker ofte, at på grund af forkert journalføring på arbejdspladsen, folk er nødt til at bruge en enorm mængde tid, økonomi og nerver for at bevise for enhver myndighed deres ret til at modtage ydelser, godtgørelser og andre betalinger. Derfor skal hver leder huske, at vedligeholdelse af personaleregistreringer og korrekt organisering af kontorarbejde er en af de vigtigste opgaver, som han er ansvarlig over for sit personale og staten.
Denne artikel vil tale om rigtigheden af etableringen af denne proces såvel som om alle dens nuancer. Derefter vil det være muligt at få et svar på spørgsmålet om, hvordan man organiserer personaleregistre fra bunden trin for trin og ikke begår fejl.
Begreber og definitioner
Inden du forstår opsætningen af denne proces, skal du definere de grundlæggende koncepter. Så personaleposter - dette er processen med at organisere regnskab for medarbejdere, som er forbundet med den officielle registrering af ansættelse, flytning fra en stilling til en anden og frigørelse af personale, samt regnskab for arbejdsrelationer for virksomheden og dets personale.
HR-records management er en aktivitet, der leverer dokumentation og organisering af arbejdet med HR-dokumenter.
Det bliver således klart, at HR-ledelse og personaleregistre er to indbyrdes forbundne fænomener, der sigter mod at implementere virksomhedens personalepolitik.
Mål og mål
Formålet med personalejournaler er at etablere et effektivt, fungerende system med personaleregistreringsstyring og korrekt registrering af arbejdsrelationer mellem arbejdsgiveren (virksomheden) og medarbejderen (personale) direkte.
Men de opgaver, som personaleposter er designet til at løse, er følgende - regulering af forholdet mellem arbejdsgiveren og de ansatte i virksomheden og skabelse af de juridiske rammer for arbejdsrelationer.
Når du har forstået, hvad menneskelige ressourcer er, kan du begynde at overveje, hvordan man organiserer personaleposter fra bunden trin for trin.
Faser af organisering af personaleposter
Så inden du begynder at organisere personaleposter, trin for trin fra bunden af, har du brug for en klar handlingsplan, opdelt i faser. Dette vil hjælpe med ikke at gå glip af vigtige punkter i denne proces.
Organiseringen af personalejournaler involverer således generelt vedtagelse af følgende trin:
- Oprettelse af en personaltjeneste (afdeling), hvis virksomheden planlægger at ansætte et stort antal medarbejdere, eller tildele regnskabsopgaver til en bestemt specialist, hvis virksomheden planlægger at have et lille antal medarbejdere.
- Udvikling af grundlæggende lovgivningsmæssig dokumentation (inden for personaleforvaltning af en virksomhed).
- Organisering af kontorarbejde (bestemmelse af, hvem og hvordan der udarbejdes dokumentation, udvikling af ordreformularer om personalespørgsmål, vedligeholdelse af rapporteringsblade osv.).
- Automatisering af personaleposter (om nødvendigt).
- Identifikation af måder til at kontrollere nøjagtigheden af regnskabsføring (regulering og overdragelse af myndighed til embedsmænd, der er ansvarlige for korrekt bogføring).
Hver af disse faser har bestemte opgaver og underopgaver. Det er nødvendigt at overveje dem alle.
Hvem skal føre poster?
Som nævnt tidligere er der to måder at bestemme, hvem der vil være involveret i at føre personalejournaler i en virksomhed. Generelt afhænger det af, hvor mange mennesker der er planlagt at blive ansat for at nå deres mål (som regel er målet for en virksomhed at organisere kommercielle aktiviteter med fortjeneste).
For store virksomheder anbefales oprettelse af en personaltjeneste eller en fuldstændig personaleafdeling. For små virksomheder er tildelingen af personaleopgaver til en revisor eller sekretær tilladt. Der er dog en tredje mulighed - overførsel af regnskabsregistre til outsourcing til specialiserede organisationer.
Når du opretter en service eller afdeling, skal du oprette visse lovgivningsmæssige dokumenter, nemlig bestemmelsen om tjenesten (afdeling) og jobbeskrivelser for medarbejdere. I tilfælde af tildeling af opgaver til en revisor eller sekretær, vil det være nødvendigt at registrere personalefunktionerne i jobbeskrivelsen for den valgte medarbejder. Hvis der er et sådant behov, anbefales det, at du sender en revisor eller sekretær til HR-kurser. Dette vil hjælpe med at forbedre færdighederne for medarbejdere, der får overdraget pligter i personalesager. Men hvis det blev besluttet at samarbejde med tredjepartsorganisationer om spørgsmålet om overførsel af regnskabsafgift til dem, er der behov for en kontrakt.
Udvikling af obligatorisk personaledokumentation
Der er en række dokumenter, der obligatorisk vejleder dem, der fører personaleregistre og journalhåndtering. For det første er et sådant dokument personalelisten. Det er et dokument, der viser sammensætningen, antallet af personale og lønninger for de ansatte samt jobtitler. I bemandingstabellen er medarbejdernes stillinger opdelt i enheder, hvilket gør det muligt at foretage en kvantitativ og kvalitativ analyse af hele virksomheden.
Det næste trin er udviklingen af en standardform for personaleordrer, der viser oplysninger om optagelse, overførsel til en anden stilling, frigivelse og afskedigelse af virksomhedens ansatte.
Det næste obligatoriske dokument er de interne arbejdsforskrifter. De viser de vigtigste punkter, der regulerer arbejdsaktiviteten for alle ansatte i virksomheden. I henhold til dette dokument, hvis en medarbejder overtræder reglerne beskrevet i dokumentet, kan han straffes ved at disciplinere ham.
Et andet dokument med personaleposter er også en modelaftale om indgåelse af arbejdsforhold mellem virksomheden og medarbejderen. Arbejdskontrakter kan være af samme type eller udarbejdes for hver stilling separat. Derudover skal virksomheden have udviklet en tidsplan, der viser de faktiske timer, som medarbejderen får løn for.
Du skal også huske ferieplanen hos virksomheden. Dette dokument er udviklet senest to uger før årets udgang. Ferieplanen viser en kalenderplan for at sende folk på obligatorisk ferie. Når man udarbejder en sådan plan, skal det huskes, at personale skal sendes på ferie på en sådan måde, at den samtidige fravær af visse arbejdstagere ikke medfører et brud på virksomhedens arbejdsproces.
Vi bør ikke glemme udviklingen af regler om vederlag.Dette dokument afspejler processen med lønningsliste til personalet i organisationen og regulerer også beregningen af yderligere betalinger, for eksempel kvoter, incitamenter eller bonusser. Den sidste fase er udviklingen af regler for enhederne i virksomheden og jobbeskrivelser for specialister og arbejdstagere. Derudover anbefales det at udvikle en regulering af personoplysninger. Når lovgivningsmæssige dokumenter var klar, kan du begynde at organisere papirarbejde.
Kontorarbejde
Papirarbejde inkluderer korrekt vedligeholdelse af dokumentation i forbindelse med modtagelse, flytning og frigivelse af personale.
Obligatorisk er udførelsen af personlige filer, der er oprettet for hver enkelt ansat i virksomheden. Det inkluderer et personligt journalkort, en ansøgning om optagelse, en kopi af pas, kopier af uddannelsesdokumenter, et certifikat for medicinsk undersøgelse, en kopi af det militære ID (hvis der er nogen) og andre dokumenter, der genereres i løbet af medarbejderens arbejde . Og også en anden og meget vigtig opgave er at udfylde arbejdsbøger.
Ud over alt det ovenstående kan andre dokumenter også udvikles, der er direkte relateret til virksomhedens specifikationer, hvilket sikrer den korrekte funktion inden for personaleregistre.
Hvilke magasiner skal være i HR-ledelse?
Først og fremmest skal du starte følgende magasiner:
- kendskab til reglerne i den interne arbejdsplan
- registrering af personaleordrer;
- registrering af ordrer til ansættelse;
- registrering af ordrer til regelmæssige ferier;
- registrering af sygefravær;
- registrering af ansættelseskontrakter;
- regnskab for udstationerede arbejdstagere;
- tidssporing;
- bogføring af bevægelse af arbejdsbøger;
- bogføring af personlige kort;
- regnskabsmæssig kontrol.
Ud over selve tidsskrifterne, som supplement til dem, kan der udvikles instruktioner til at udfylde dem. Og også al dokumentation, der er registreret i disse tidsskrifter, gemmes i separate mapper i henhold til den godkendte nomenklatur.
Regnskabsautomation
Som det blev klart af ovenstående oplysninger, er personalejournaler en meget omhyggelig proces, der kræver særlig opmærksomhed fra medarbejdere, der er ansvarlige for at vedligeholde dette problem. Derfor kan det i dag forenkles ved hjælp af automatisering.
Der er mange programmer, der forenkler personaleansvarliges arbejde og reducerer sandsynligheden for at begå fejl. Som regel skal en virksomhed installere licenserede versioner af sådan software. Det er dog værd at bemærke, at køb af et sådant program betaler for sig selv på kort tid og ikke tillader alvorlige fejl i arbejdet. Generelt løser sådanne programmer følgende problemer:
- føre personalejournaler i overensstemmelse med arbejdslovgivningen;
- udarbejdelse og rapportering om personalespørgsmål;
- foretage rettidig godkendelse af alle personaleprocesser med faktureringsafdelingen eller regnskabsaflæggelse.
Et af de mest populære og efterspurgte programmer i dag er 1C med konfigurationen af "Human Resource Management".
Hvad skal man gøre, hvis det er umuligt at uafhængigt organisere personaleregistre trin for trin fra bunden?
Hvis en virksomhed skulle have et sådant problem, når det ikke er muligt selvstændigt at etablere personaleprocesser, er det ikke svært at løse en sådan situation. Til disse formål er der virksomheder, der er i stand til at levere en sådan service.
Specialister i konsulentfirmaer foretager en revision og udvikler den nødvendige pakke med dokumenter. Generelt opfordres sådanne organisationer til at løse sådanne problemer:
- Vælg det optimale personalledelsessystem hos virksomheden.
- Udvikle interne forskriftsdokumenter.
- Udvikle de nødvendige instruktioner og forskrifter.
Derudover kan sådanne specialister om nødvendigt lede oprettelsen af en personaleadministrationstjeneste og en dokumenthåndteringsafdeling. Generelt hjælper involvering af tredjepartsspecialister ledelsen med at etablere arbejde i denne retning. Dette er meget nyttigt for virksomheden som helhed, især når du opretter den.
konklusion
Sammenfattende med denne artikel er det værd at bemærke, at personalebogføring og personalestyring er indbyrdes forbundne processer, hvor virksomhedens personalepolitik helt afhænger af kvaliteten af organisationen af den første.
Man må under ingen omstændigheder overse personalespørgsmål, fordi ikke kun organisationens aktiviteter afhænger af dem, men oftere skæbnen for medarbejderne. Man må kun forestille sig, hvor indignerede de mennesker er, som ikke kan modtage deres velfortjente pension eller anden betaling på grund af dårlig kvalitetsudførelse af deres opgaver af en personaleansvarlig.
Når vi har overvejet spørgsmålet om, hvordan man organiserer personaleregistre fra bunden trin for trin, kan vi begynde at implementere et program til etablering af denne proces i virksomheden. Den vigtigste ting er ikke at forsømme anbefalingerne fra Arbejdskodeksen, beslutningerne fra Arbejdsministeriet, Goskomstat, Rosarkhiv og andre regeringsafdelinger.
Når alle personaleprocesser indeni er blevet justeret, må du ikke miste synet. Det er vigtigt at huske, at arbejdstagere, der beskæftiger sig med personaleposter, i det mindste lejlighedsvis skal sendes til kurser i HR-administration for at forbedre deres færdigheder. Og bør også foretage en rutinemæssig revision af regnskabsprocesser inden for personaleområdet. Dette vil hjælpe med at fortsætte arbejdet i denne retning.