I dag udvikler virksomheden sig hurtigere. Tid bestemmer penge og vice versa. Jo mere mobile virksomhedens ansatte er, jo stærkere er dens markedsposition. Derfor er bilen ikke kun blevet et middel til transport, men også en måde at profitere og opnå succes.
I øjeblikket bruges brugen af en personlig bil til officielle formål i mange virksomheder, hvor personalet har arbejde af en rejse karakter. Ledere bruger også private køretøjer til at løse forskellige arbejdsspørgsmål på vejen.
Måder at registrere forhold til medarbejderen om brugen af transport
Denne artikel finder ud af, hvordan du dokumenterer dette. Forhold er indgået med en medarbejder, der bruger sin bil til at udføre officielle opgaver på forskellige måder.
For det første kan du specificere klausulen om udnyttelse af ejendom i ansættelseskontrakten og betale kompensation i henhold til loven.
For det andet kan du også udarbejde og underskrive en aftale med medarbejderen (som kaldes civilret), der angiver lejekontrakten for din egen transport med levering af administrationshjælp og teknisk brug. Samtidig overholdelse af normerne for brug af en personlig bil til officielle formål.
Fordele og ulemper ved hver mulighed
Hver mulighed har fordele og ulemper. Lad os overveje dem mere detaljeret.
Forskellen med andre måder at anskaffe køretøjer til brug er, at bilen i dette tilfælde betjenes både i arbejdstagere og i deres egne personlige anliggender. Følgelig kan betalinger for brug af en medarbejders bil være mindre end en leje, hvilket er underforstået i overensstemmelse med en biludlejningsaftale med en chauffør. Men som praksis viser, er driften af din egen bil bestemt af anvendelsesområdet: normalt er det forretningsrejser, hvor det er lettere at komme til din egen bil, eller dette er steder, hvor offentlig eller anden transport ikke går. Forskellige forretningsmøder involverer ofte brugen af en bil. Hvor ellers kan der være behov for personlig transport? For eksempel involverer en medarbejders aktivitet konstant bevægelse rundt i byen, fra en klient til en anden. At gøre dette til fods fungerer ikke, da der bruges meget tid. Det er fordelagtigt for et firma at ansætte en person med en maskine. Han får tid til at gå rundt i kunder, og virksomheden kompenserer ham for udgifter.
Funktionen af din egen bil inden for rammerne af et arbejdsforhold kan også betragtes som en ansattes opfyldelse af hans officielle opgaver. Og erstatning for brug af en personlig bil til officielle formål, som skyldes en medarbejder, bør ikke beskattes. Men disse kompensationer har som regel deres egne nuancer i arbejdslovgivningen. Civilret giver parterne i et forhold et valg. Dette giver dig mulighed for at overveje de forskellige muligheder og betalingsbeløb, der er forbundet med betjeningen af bilen, så alle interesserede deltagere er tilfredse. Men dette antyder, at skatter og afgifter trækkes fra kompensationsbeløbet.
Personlig brug af en firmabil
Det betyder ikke noget, hvilken metode der vælges, virksomheden er bedre stillet, hvis medarbejderen rejser med egen transport.Virksomheden behøver ikke at bære byrden af store udgifter til køb eller leje af en bil, henholdsvis udgifterne til denne periode vil ikke stige. Udgifter til vedligeholdelse og brug vil falde: dels betaler virksomheden, dels medarbejderen (transportejer), der bruger det til sine egne behov. Ud over at reducere affald reducerer virksomheden dokument- og arbejdsomkostninger til regnskab for brugen af bilen.
Forholdet mellem medarbejderen og arbejdsgiveren reguleres af reglerne i arbejdslovgivningen, der indeholder bestemmelser om kompensation for køretøjsafskrivninger, dens afskrivning og underslag, som er forbundet med medarbejderens egen bil, der bruges til officielle behov. Derfor skal der udstedes en ordre til brug af en firmabil til personlige formål.
Som allerede bemærket fastlægges reglerne for tilbagelevering af omkostninger til medarbejderen og kompensationsbeløbet i arbejdslovgivningen, og i mangel af sådanne regler bestemmes det efter aftale mellem parterne i arbejdskontrakten, der indgås skriftligt. Derefter opstår spørgsmålet for regnskabsføreren: hvordan man udarbejder en handling om driften af egen transport af en medarbejder korrekt?
Betaling for brug af en personlig bil til officielle formål
Som en mulighed tages den eksisterende lovgivningsmæssige dokumentation for kompensationsbetalinger for betjening af din egen bil som basis, for eksempel godkendt af regeringen for Den Russiske Føderation (den henviser kun til betalingsstandarder, men ikke til deres størrelse):
- Personalet i organerne for interne anliggender.
- Ansatte i organisationer og organer i straffesystemerne, føderale brandvæsen for statens brandvæsen, narkotikakontrolmyndigheder og toldmyndigheder.
- Forbundsregeringsmedarbejder.
På trods af at dokumentationen er rettet til forskellige underkategorier af personer, er principperne for aftaler og kompensationsbetalinger de samme:
- Erstatning udbetales til arbejdstagere, der har arbejde af rejsen karakter.
- Grundlaget for, at medarbejderen bruger deres egen bil til officielle behov, er ledelsesordenen.
- For ansatte, der bruger personlige køretøjer til officielle behov ved fuldmagt fra dens ejer, periodiseres kompensationsbetalinger på samme måde.
- For at betale kompensation for brugen af en personlig bil til officielle formål skal en medarbejder indsende en ansøgning om, hvilke arbejdsforpligtelser der er opfyldt, og hvor længe deres egen bil er brugt.
Hvis alt er korrekt formaliseret, er der ingen problemer med at modtage en kompensationsbetaling. Lad os se, hvilken pakke med dokumenter den ansatte skal indsamle.
Medarbejder-leveret dokumentation
Med en erklæring leverer medarbejderen anden nødvendig dokumentation:
- En kopi af certifikatet for registrering af en personlig bil eller et pas til et køretøj (PTS), en fuldmagt, der giver retten til at køre en bil.
- Vejkortet, de nødvendige detaljer og tidsplanen for indrejse, der vedtages af de myndigheder, der implementerer statens politik og lovgivningsmæssig regulering på transportområdet.
- Dokumentation, der bekræfter affaldet med at bruge din egen bil til officielle behov (brændstofkontrol, vedligeholdelsescertifikater).
Revisor skal også udfylde en rejseplan, da dette er det primære dokument, der bekræfter en medarbejders brug af personlig transport til officielle formål. Formen på dette ark blev godkendt af resolutionen fra Den Russiske Føderations statsstatistiske udvalg. Andre organisationer kan bruge en rejseplan for deres form eller et andet dokument, der bekræfter omkostningerne ved brændbare materialer. Alle oplysninger, der er foreskrevet i loven, skal angives:
- dokumentets navn;
- udstedelsesdato
- organisering af dokumentet;
- forretningsdrift og dens indhold;
- måleenheder;
- ansvarlige persons positioner
- underskrifter af de specificerede personer.
Derudover skal du angive køretøjets specifikke placering. Ellers kan det være vanskeligt at betale erstatning. Når der anvendes en ensartet form, er der færre konflikter.
Al leveret dokumentation skal bekræfte drift for virksomhedens behov og ikke for medarbejderens behov. Men det skal huskes, at beslutningen om at betale for brugen af en personlig bil til officielle formål træffes af hovedet i en bestemt periode under hensyntagen til:
- Behovet for at betjene bilen for at opfylde arbejdsforpligtelser, der er forbundet med hyppige forretningsrejser.
- Køretøjets driftstid til officielle behov.
- Mængden af midler, der er afsat til virksomheden til arbejdet.
Genopretning af omkostninger i virksomheden
Brug af en personlig bil til forretningsformål medfører forskellige omkostninger, men ikke alle af dem vil blive refunderet af virksomheden. I henhold til den praksis, vi bruger vores egen transport, skal underslæb mellem medarbejderen og virksomheden fordeles som følger: medarbejderen skal returnere underslaget for køb af brændstof og smøremidler efter bekræftelse af dokumentationen (kontrol, kvitteringer osv.). Erstatning udbetales særskilt med kompensationen for det anførte underslag.
Erstatning udbetales ikke til en medarbejder i følgende situationer:
- under ferie;
- under en forretningsrejse;
- i en periode med midlertidigt handicap, som bekræftes af sygefraværet;
- i andre tilfælde, hvor bilen ikke kører.
Når du betjener dit eget køretøj (efter udfyldelse af samtykke til at bruge din personlige bil til officielle formål i henhold til modellen), modtager medarbejderen ikke en separat betaling for hjælp til dets styring og vedligeholdelse. Selve driften af deres eget køretøj udføres inden for rammerne af arbejdsopgaver, som den ansatte har ret til et vederlag, hvilket er lønnen. Beregning af kompensationsbetalinger for brug af en bil er analog med en lejebetaling, der inkluderer afskrivning af et køretøj.
Når en lejeaftale indeholder en lejeaftale, er den generelt indkomstskat. Personlig indkomstskat debiteres ikke kun kompensation for betjening af en medarbejders personlige bil og de udgifter, han har afholdt. Dette vil blive beskrevet mere detaljeret nedenfor.
Reflektion af udgifter i regnskab
Regnskab for kompensationsbetalinger for betjening af ens eget køretøj til officielle behov og tilbagelevering af underslæb i forbindelse med brugen af et personligt køretøj føres på konto 302 12 “Andre betalinger”.
I bogføringen angiver virksomheder kun to posteringer, når de bruger en personlig bil til officielle formål:
- Kreditering af erstatningsbeløbet og refusion af udgifter på det faktum.
- Betaling af kompensation til medarbejderen i det foreskrevne beløb.
I regnskabsafdelingen i en budgetmæssig eller selvstændig virksomhed inden for fysisk træning og sport udarbejdes sådanne regnskaber for indholdet af operationen:
- Reflektion af udgifter til betaling af erstatning.
- Implementeringen af spørgsmålet om kompensation fra institutionens kasseapparat.
- Der blev overført til et bankkort til en medarbejder.
Men hvis brugen af en medarbejders personlige bil til officielle formål udføres under en ansættelseskontrakt, skal du bruge konto 302 24 "Leje og afviklinger på det". I kolonnen "Kredit" på denne konto angives kreditering af lejegebyret, og i kolonnen "Debit" - overførsel til medarbejderens konto eller udstedelse fra virksomhedens kasseapparat.
I regnskabsafdelingen i en budgetmæssig eller selvstændig virksomhed inden for fysisk træning og sport udarbejdes sådanne regnskaber for indholdet af operationen:
- Billeje.
- Lejen blev betalt fra institutionens kasseapparat.
- Overført til et bankkort til en medarbejder.
Men det er værd at bemærke, at der ikke er registreringer af skatteforpligtelser for forenklede transaktioner. Det skal beskattes og brugen af en personlig bil til officielle formål.
I hvilke situationer opkræves personlig indkomstskat ved kompensation?
Lad os nu tale om skatter. Al fortjeneste foretaget af enkeltpersoner, herunder ansatte i virksomheder, beskattes af personlig indkomst. Alle former for kompensation leveret i arbejdsretten er fritaget for beskatning.
Det vil sige, det ikke-afgiftspligtige beløb er det, der er angivet i kontrakten for brug af en personlig bil til officielle formål. I dette tilfælde skal der foreligge dokumentation, der bekræfter ejerskabet til køretøjet, der er i brug af skatteyderen. Ved hjælp af dokumenter vil det også være nødvendigt at bekræfte den faktiske drift af køretøjet af hensyn til virksomheden og mængden af affald der er forbundet med det.
Men hverken arbejdsmarkedets eller skattelovene indeholder:
- En liste over dokumentation, der kan bekræfte driften af dit eget køretøj.
- Bestemmelser, der forbyder virksomhedslederen at godtgøre ansatte for underslæb, der er afholdt i udførelsen af arbejdsforpligtelser.
Det følger heraf, at virksomhedschefen selv kan oprette regler for bestemmelse af skattefri kompensationsbetaling for medarbejdere, der bruger en personlig bil til officielle formål, og sørger for deres egen størrelse.
Hvis medarbejdere bruger personbiler til arbejde, beskattes ikke kompensation for dette, men på følgende betingelser:
- brugen af transport og kompensation fastlægges skriftligt (der udarbejdes en særlig aftale, eller dette er fastsat i en ansættelseskontrakt);
- medarbejdere indsendte dokumenter til bilen (registreringsattest, titel);
- organisationen udarbejder ruteark.
Forsikringspræmier
Ved beregning af forsikringspræmier skal det huskes, at de opkræves på betalinger og priser, der påløber en person inden for rammerne af et ansættelsesforhold og en civilretlig kontrakt. Periodiseringen af kompensationsbetalinger for at bruge køretøjet til at arbejde inden for det beløb, der er fastlagt i kontrakten mellem arbejdsgiveren og arbejdstageren, er ikke vederlag, vederlag for opfyldelse af arbejdskraft eller andre forpligtelser, væsentlig fordel. Følgelig er en sådan erstatning ikke omfattet af en forsikringspræmie.
Hvis en medarbejder i organisationen bruger en officiel bil, mens der ikke er vejbaner og andre underlagsdokumenter, vil en sådan person have en økonomisk fordel i det beløb, det estimeres. Denne type indkomst er underlagt personlig indkomstskat, når du bruger en firmabil til personlige formål.
Ud over embedsmandens forklaringer bliver det klart, at udbuddet af en bil ved fuldmagt ikke har en ejendomsoverførsel, og denne bil kan ikke betragtes som en tillidsmanns ejendom. I overensstemmelse med artikel 185 i Den Russiske Føderations civile kode er en fuldmagt en skriftlig opgave, der udstedes af en person til en anden til repræsentation ved en tredjepart.
Kompensationsgodtgørelse i henhold til en ansættelseskontrakt for betjening af ens eget køretøj, der leveres medarbejderen til ledelse ved fuldmagt, beskattes heller ikke. Det skal huskes, at chaufføren er ansvarlig for at bruge firmabilen til personlige formål.
Afviklinger i henhold til en biludlejningskontrakt med en chauffør kan ikke tages som en kompensationsbetaling til en medarbejder, der har fået fuldmagt til at køre et køretøj.Emnet for forsikringspræmier for ekstrabudgetære midler er således ikke fraværende.
Hvornår er der brug for en rejseplan?
Mange revisorer stiller spørgsmålet: “Er det nødvendigt med en rejseplan for kompensationsbetalinger for betjening af mit eget køretøj?”. Samtidig ved alle, at et sådant ark tvinger dig til at udfylde den føderale lov "Charteret for vejtransport og bylandsk elektrisk transport", som forbyder transport af bagage, last, passagerer med offentlig transport (busser, trolleybusser, sporvogne), biler og lastbiler uden en ordentlig rejsepligt transport, som for at bruge en firmabil til personlige formål. Vejkortet er inkluderet på listen over nødvendige dokumenter til drift af en bil, der ejes af en juridisk enhed.
Hvad fortæller transportloven om dette? Institutioner og virksomheder, der bruger køretøjer til at transportere passagerer og varer, undgår ikke en fragtbrev. Hvis bilen betjenes af en person efter deres egne behov, er det ikke nødvendigt at udarbejde et sådant ark, som det antages i de ovennævnte normative handlinger for juridiske personer og iværksættere, der bruger køretøjer.
Fragtbillet, når du bruger en medarbejders personlige bil
En lignende opfattelse dannes med hensyn til brug af en medarbejder af en personlig bil til officielle formål. Men her dikteres behovet for dens gennemførelse ikke af reglerne i transportlovgivningen, men af normerne for arbejds- og skattelovgivningen, som forpligter sig til at bekræfte den officielle drift af medarbejderens eget køretøj. For at bekræfte affaldet ved køb af brændstof og smøremidler til behovene i det generelle produktionsarbejde, har vi brug for en korrekt forberedt fragtbillet, der angiver det faktiske brændstofforbrug. Oplysninger, der ikke tillader kontrol af omkostningerne ved brændstof og smøremidler, da generel produktion kan spille i hænderne på controllere.
Som opsummering skal følgende bemærkes. For at betalingerne for betjening af medarbejderens eget køretøj skal være kompenserende, er det nødvendigt at overholde proceduren for brug af en personbil til officielle formål:
- Betjening af bilen er relateret til opfyldelse af arbejdsforpligtelser.
- Kompensationsbetalinger udstedes på grundlag af en ordre fra arbejdsgiveren. Refusionens størrelse for de angivne omkostninger er forpligtet til at afholde økonomisk begrundede udgifter.
Hvis disse regler ikke overholdes, er det værd at underskrive en aftale eller en aftale med medarbejderen om brugen af en personlig bil til officielle formål med chaufføren og under hensyntagen til alle skatter og afgifter.