Revision af forretningsprocesser: hvornår og hvordan man udfører det? Forretningsprocesser - eksempler

For at overleve i hård konkurrence er det vigtigt, at en moderne virksomhed hurtigt reagerer på markedsændringer og rationelt bruger de tilgængelige ressourcer. Men med tiden falder effektiviteten - en del af handlingerne og procedurerne bliver forældede, afdelingerne begynder at duplikere hinandens opgaver. Derfor er rettidig revision af forretningsprocesser så vigtig. Når man kender virksomhedens svagheder, kan ledelsen træffe passende forholdsregler og optimere arbejdet.

definere

En forretningsproces er en kæde af logisk tilsluttede, periodisk gentagne operationer, hvor organisationens ressourcer bruges til at behandle et objekt (praktisk talt eller fysisk). Med andre ord er dette et bestemt segment af virksomhedens arbejde med reelle, målbare resultater.

En intern revision af forretningsprocesser er en analyse af alle typer virksomhedsaktiviteter: produktion, kommerciel, social. Dets opgave er at bestemme, hvor effektivt de vigtigste strukturelle enheder i virksomheden og kanalerne for informationsoverførselsfunktion er.

Hvornår man skal bruge

1. Efter introduktionen af ​​ny dokumentation og instruktioner. For eksempel når du installerer anden software. I dette tilfælde er det bedre at foretage en revision ikke straks, men efter et stykke tid, nødvendigt til "indbrud" og test. Bekræftelsesdybden afhænger af størrelsen af ​​ændringerne og vigtigheden af ​​denne proces for virksomheden.

2. Planlagt revision. Det udføres i henhold til den fastlagte tidsplan mindst 1 gang om året.

3. Uplanlagt revision. Det er organiseret efter anmodning fra den øverste ledelse eller den leder, der er ansvarlig for en bestemt forretningsproces. Et sådant behov kan opstå, hvis:

• der opstod en større funktionsfejl;
• klager fra procesklienter (eksterne og interne) modtages periodisk;
• Der er forslag og ideer til forbedring af processen.

Sammenfattende kan vi sige, at revision af forretningsprocesser er nødvendig i alle tilfælde, hvor der sker ændringer i virksomheden.

Typer af forretningsprocesser

I moderne ledelsesteori accepteres opdelingen af ​​processer i hoved- og hjælpehjælp generelt. Den første gruppe inkluderer alt, hvad der giver en organisation mulighed for at tjene penge og nå visse mål:

• produktion af varer / levering af tjenester;
• markedsføring og salg;
• logistik og levering;
• kommunikation med leverandører og formidlere;
• skatteregnskab;
• kundesupport.

Til gengæld understøtter de processer, der sikrer implementering af kernen, giver de nødvendige ressourcer og information. Dette er interne funktioner, såsom personalestyring, regnskab og sikring af et objekts sikkerhed.

Forretningsprocesser: eksempler og beskrivelse

Det er vigtigt at bemærke, at hvert specifikt firma har sin egen liste over forretningsprocesser under hensyntagen til dens størrelse og aktivitetsspecifikationer.

Hovedelementerne i enhver PSU inkluderer:

• input data;
• ressourcer (mennesker, udstyr, infrastruktur, software);
• kriterier (kundekrav, standarder, love);
• dokumenter og poster (betalinger, ansøgninger, ordrer, kvitteringer, fakturaer);
• outputdata (produkt, dets del eller nødvendige oplysninger);
• måling af resultater (revision, overvågning, analyse).

Derudover skal hver proces have en udpeget ejer, der er ansvarlig for slutresultatet.

Lad os se, hvordan forretningsprocesser kan beskrives. Vi tog eksempler fra to helt forskellige sfærer i deres essens.

Det første firma sælger franchiser.I sit arbejde med klienter kan der skelnes mellem 4 hovedprocesser. Til gengæld består hver af dem af flere operationer.

1. kvalifikation. Opgave: behandle ansøgningen. Denne fase giver dig mulighed for at oprette en tragt og evaluere effektiviteten af ​​markedsføring. Medarbejderen behandler den modtagne ansøgning og overfører den til status "Kvalificeret" eller "Afvisning". Alle kvalificerede applikationer falder straks ind i BP-2.
2. Til salg. Opgaver: at lave en præsentation, arbejde med indvendinger, modtage et bidrag og overføre projektet til kuratoren. For at forbedre arbejdseffektiviteten udvikles et system med medarbejdermotivation, en plan og en salgsprognose. Transaktioner kommer automatisk fra BP-1 eller oprettes manuelt af manageren. Efter overførslen til kuratoren går projektet til BP-3.
3. lancering. Opgaver: udnævnelse af en kurator, arbejdsstart og forberedelse af en rapport. Denne forretningsproces giver en trin-for-trin franchiselancering. Nye funktioner tilføjes: dokumentfiksing, underretninger til kunder, tiltrækning af nye medarbejdere og entreprenører.
4. royalty. Opgave: til tiden for at modtage et bidrag (Royalty). Umiddelbart efter lanceringen oprettes automatisk en ny forretningsproces, og datoen for den næste betaling tildeles. En franchisetagerstøtteplan er også ved at blive udarbejdet.

Det andet eksempel er et fuldcyklus reklamebureau, der fremstiller trykprodukter, udendørs reklame, selvklæbende materialer samt hotel tilbehør. Her er 3 grundlæggende processer:

1. søgning. Det er nødvendigt at finde potentielle kunder, etablere kontakt og arrangere et møde. Derudover skal du finde ud af, hvor klienten kom fra (fra databasen, Internettet eller andre kilder), omfanget af den planlagte kampagne (i tusinde rubler) og om nødvendigt årsagerne til afslaget.
2. Til salg. Efter anmodning sendes et kommercielt forslag, derefter udstedes en faktura. Betalingsformen er angivet (100%, efterbetaling, garantibrev). Derefter går ordren i produktion (BP-3). Efter forsendelse og modtagelse af feedback er hovedmålet at foretage det maksimale antal gentagne salg.
3. produktion. Efter modtagelse af ordren bekræfter produktionschefen fristen (frist). Teknologiske operationer udføres - fortryk, udskrivning, post-pressebehandling. Hvis klienten er tilfreds med resultatet, vender projektet tilbage til BP-2, ellers vender det tilbage til starten af ​​processen til revision.

Det er mest praktisk at skildre virksomhedens forretningsprocesser i en skematisk form, der viser de vigtigste forbindelser mellem dem (for eksempel overgangen fra den første præsentation til salgsfasen). Du kan også give oplysninger i tabelformat:

Dokumentationen

Revisionen består af følgende nøglepositioner:

1. Adfærdens rækkefølge. Dette dokument er godkendt af den øverste ledelse og indeholder oplysninger om årsagerne til revisionen (planlagt / ikke-planlagt), mål, faciliteter, medlemmer af Kommissionen. Revisionschef udnævnes øjeblikkeligt samt betingelserne for udvikling og godkendelse af programmet.

2. Arbejdsdokumenter fra revisorer. Dette inkluderer alle de noter, som revisorerne foretager under revisionen, såvel som udfyldte spørgeskemaer, undersøgelsesresultater, interviewformularer, prøver osv. Desuden gemmer virksomheden forskriftsdokumenter, der specificerer kravene til arbejdsdokumenter. De skal indeholde:

• dato og sted for udarbejdelse, navn på inspektør;
• kilder og metoder til indhentning af oplysninger (interviews, observation, spørgeskemaer);
• detaljeret beskrivelse af de studerede forretningsprocesser;
• resultater af alle tidligere revisioner.

Arbejdsdokumenter udfyldes både i vilkårlig og i en forud fastlagt form - for eksempel i form af tabeller, grafer, tekst osv.

3. Revisionsplanen. Det inkluderer flere hovedafsnit: indsamling og opsummering af oplysninger, gennemførelse af dybdegående analyse, konklusioner, udvikling af forslag og henstillinger, udarbejdelse af en rapport og præsentation af resultaterne. I begyndelsen af ​​revisionen angives dens formål, en beskrivelse af de undersøgte forretningsprocesser samt stadier og hovedverifikationsaktiviteter. For hvert trin er det nødvendigt at bestemme nøgleopgaver, metoder til indsamling og analyse af data, tidsfrister, ressourcer og dem, der er ansvarlige for resultatet.

4. Rapport. Dette dokument opsummerer det udførte arbejde, identificerer virksomhedens styrker og svagheder. Det første afsnit indeholder generelle konklusioner, og det andet indeholder detaljerede oplysninger om ressourcerne og resultaterne.

5. Revisionsberetning. Viser de vigtigste fund og anbefalinger til optimering af forretningsprocesser.

deltagere

Afhængigt af organisationens kompleksitet, dens struktur, antallet af medarbejdere og virksomhedens detaljer, afhænger det af, hvem der foretager revisionen. Overvej de påkrævede deltagere i revisionen.

1. Initiativtager og person, der godkender revisionen. Som regel er dette en af ​​lederne for virksomheden eller deres stedfortrædere.
2. Revisionskommission. Obligatoriske krav til deltagere - videregående uddannelse og arbejdserfaring i mindst en bestemt periode.
3. Chef for Kommissionen. Denne stilling tildeles medarbejdere i en af ​​de uafhængige afdelinger i virksomheden (afdelinger, der er direkte underlagt virksomheden ejeren og ikke deltager i den vigtigste forretningsproces - sikkerhedstjeneste, strategisk udviklingsservice osv.). Nogle gange er tredjepartseksperter involveret.
4. Reviderede personer. De kan være enhver medarbejder i organisationen, der har de nødvendige oplysninger til verifikation.

I velrenommerede virksomheder opretter ofte særlige provisioner til kontrol af revisionen.

Rækkefølgen af

Revisionen af ​​forretningsprocesser udføres i overensstemmelse med klart definerede krav. Virksomhedens vigtigste konjunkturcykler undersøges - forsyning, produktion, salg, investering (investering i modernisering og ekspansion) samt ledelse.

Trin 1: Undersøgelse af de generelle mønstre

Intern revision begynder med indsamlingen af ​​grundlæggende oplysninger om virksomhedens aktiviteter, dens struktur og enhedernes aktiviteter. Grundlæggende er det hentet fra virksomhedens dokumenter - en strategisk plan, styringsregler, jobbeskrivelser, koder osv. Alle data indtastes i rapporten, som angiver:

• organisationsstruktur;
• liste over vigtige forretningsprocesser;
• beskrivelse af enhedsarbejdet: navne, funktioner, indgående og udgående dokumenter, resultater af aktiviteter.

Ofte, efter rapportering, gennemføres der interviews med personalet. Dette giver dig mulighed for at opdage unøjagtigheder i de tidlige stadier, at se forskellen mellem den faktiske situation og hvordan medarbejderne selv repræsenterer organisationen.

Trin 2: Detaljeret analyse af forretningsprocesser

På dette tidspunkt er det nødvendigt at beskrive rækkefølgen og funktionerne i forskellige operationer i virksomheden. For nemheds skyld udarbejdes tabeller, der beskriver hver forretningsproces individuelt.

Derudover udarbejdes detaljerede diagrammer og aktivitetsdiagrammer, der afspejler virksomhedens organisationsstruktur, rækkefølgen af ​​arbejdsinstruktioner, interaktion mellem medarbejdere i samme afdeling og forskellige afdelinger. Hele proceduren skal dokumenteres. Hvis det er muligt, anbefales det at organisere lyd- og videooptagelser.

Trin 3: Modellering

Formålet med dette trin er at systematisere information om virksomheden og dens processer i visuel grafisk form. Modellen skal vise strukturen af ​​forretningsprocesser, funktionerne i deres implementering samt rækkefølgen af ​​arbejdsgang.

Først udarbejdes en strukturel model, der viser interaktion mellem afdelinger, dokumentation, strukturen i forretningsprocesser (fra generelle grupper til private opgaver). Derudover viser det, hvordan data, ressourcer og dokumenter flyttes mellem de vigtigste deltagere.

Den færdige model er i overensstemmelse med arkitekter, førende programmører og specialister i organisationen.

På dette trin udvikles en detaljeret arbejdsgangsskema. Til dette tildeles hvert dokument sit eget unikke registreringsnummer / kode. I en forenklet form ser det sådan ud:

Hvis der under inspektionen findes afvigelser, er det nødvendigt klart at fastlægge deres årsag. Det kan være enten eksternt eller internt, objektivt eller subjektivt (for eksempel lav medarbejdermotivation).

Trin 4: Forberedelse af rapporten og præsentation af resultaterne

Baseret på de modtagne oplysninger bør Kommissionen udvikle henstillinger og forslag til forbedring af processer. I dette tilfælde er det nødvendigt at besvare centrale spørgsmål:

• Hvilke negative bivirkninger kan jeg støde på?
• Skal jeg opdatere al dokumentation?
• Hvor lang tid tager det at se effekten af ​​ændringerne?

Derefter forbereder lederen en rapport og konklusion samt en præsentation af resultaterne. Således tillader revision af forretningsprocesser virksomhedsejere at lære om "svagheder" og problemer i organisationen. Samtidig tages der hensyn til synspunktet på 2 sider på én gang - verificering og verificering.

Forbedring og udvikling af forretningsprocesser kan omfatte foranstaltninger til yderligere uddannelse af medarbejdere, softwareudvikling, forslag til fremme af personale og personaleændringer.

Revisionsmetoder og informationskilder

At starte en virksomhed og eventuelle væsentlige ændringer i virksomheden kræver brug af den mest nøjagtige og pålidelige information. Dette er hovedsageligt matematiske forudsigelser, sammenligning og genberegning af data. Datakilderne er dokumenter:

• estimater, arbejdsudførelseslogfiler;
• dokumenter til placering af ordrer;
• leveringskontrakter;
• fakturaer;
• kort til beregning af produktionsomkostningerne;
• inventar kort;
• regnskabsregistre;
• rapporter om ankomst og udstedelse af materielle ressourcer, lagerbokføringskort;
• kontoudtog, kredit / debet kontantdokumenter osv.

Det er også nødvendigt at indsamle information om procesindikatorerne - ikke kun de nøjagtige værdier, men også hvordan de beregnede værdier beregnes, hvilke mål der træffes i tilfælde af afvigelser. Disse data kan fås i processen med at overvåge arbejdets forløb såvel som i samtaler med medarbejdere, kunder og leverandører.

Nøgleprestationsindikatorer

Afhængigt af det formål, som revisionen af ​​forretningsprocesser gennemføres, anvendes forskellige kriterier og vurderingsmetoder.

Ved hjælp af et afbalanceret scorekort kan du straks se, i hvilke områder af arbejdsproblemer der opstår. Den vanskeligste periode i denne henseende er starten på en virksomhed, hvor der ikke er noget at sammenligne indikatorer med. Derfor engagerer mange unge virksomheder eksterne eksperter i revisionen, som kan vurdere potentielle risici længe før de alvorligt griber ind i virksomhedens arbejde.