Hvad er jobbeskrivelsen til? Dette vigtige dokument begrænser medarbejderens funktionelle pligter, sikrer sin officielle myndighed, fastlægger obligatoriske krav til ansøgeren om et ledigt sted, introducerer borgeren til hans umistelige (på arbejdspladsen) rettigheder, fuldt ansvar for handlinger / passivitet, beslutninger. I dag introducerer vi dig jobbeskrivelsen for den administrerende direktør. Nemlig med de vigtigste bestemmelser i dette dokument, dets standardstruktur og indhold. Vi begynder vores historie med en generel bekendtskab med stillingen.
Om position
Administrerende direktør er en heltidsenhed, der er mest karakteristisk for store virksomheder med et omfattende ledelsessystem. Hvad gør en specialist? Oftest er dette viceadministrerende direktør for administrativt arbejde. Følgende er dog ofte inden for dets anvendelsesområde:
- kontor;
- IT-afdeling;
- sekretariatet;
- arkiver og så videre.
Den officielle rækkevidde
Det administrative direktorat beskæftiger sig primært med organisatoriske spørgsmål. I nogle tilfælde omfatter rækkevidden af hans autoritet og pligter følgende:
- Sikkerhed i organisationen.
- Virksomhedsetik.
- Spørgsmål om arbejdsdisciplin i en virksomhed eller virksomhed.
Administrerende direktør - en tilstrækkelig manager på højt niveau. Denne medarbejders officielle opgaver betyder, at han er autoriseret til at deltage i den generelle ledelse af arbejdet i hans underordnede enheder. Og det betyder, at deres ansatte er direkte underlagt denne embedsmand. Det følger direkte af dette, at der stilles ganske strenge kvalifikationskrav til direktører.
Lovgivningsmæssig regulering
Når der udarbejdes jobbeskrivelser, ledes specialister i organisationens personaltjeneste som regel af CEN (Unified Qualification Reference Guide for Manager, Specialists and Other Staff). Loven blev godkendt ved ordre fra Arbejdsministeriet nr. 37 i 1998.
Men der er ingen administrativ direktør (ansættelsesbeskrivelse) i TSA. Det følger heraf, at HR-specialist, når man forbereder et dokument til denne medarbejder, kan stole på handlinger for lignende stillinger:
- Chef for forretningsenheden;
- chef for kontoret;
- chef (senior) administrator;
- Leder af arkivafdelingen og så videre.
Jobbeskrivelsesplan
Der er ikke noget strengt defineret mønster her. Dog skal jobbeskrivelsen for viceadministrerende direktør for administrativt arbejde nødvendigvis indeholde følgende afsnit:
- Generelle bestemmelser
- Aktivitetens hovedmål.
- Funktionelle ansvarsområder for en specialist.
- En embedsmands rettigheder.
- Medarbejderens ansvar.
Baseret på dette dokument inviterer vi læseren til at gøre sig bekendt med aspekterne af aktiviteterne for lederen af det administrative arbejde.
Generelle bestemmelser i jobbeskrivelsen
Vi begynder at analysere strukturen i dette afsnit af dokumentet:
- Positionens fulde navn I vores tilfælde er alt simpelt: "administrativ direktør."
- Beskrivelse af position, krav til underordnelse. I vores tilfælde er specialisten underordnet administrerende direktør. Han kan igen på sin side have mindre enheder og deres ledere.
- Betingelserne for optagelse af ansøgeren på et ledigt sted samt betingelserne for hans afskedigelse, ikke i modstrid med den nuværende russiske arbejdslovgivning. I vores tilfælde sker modtagelse og afskedigelse på ordrer fra organisationens generaldirektør.
- En angivelse af den ansatte, der midlertidigt vil fungere som direktør for den administrative del i fravær af sidstnævnte på arbejdspladsen.
Kvalifikationskrav for ansøgeren til stillingen
Da den administrerende direktørs arbejde ikke er direkte angivet i TSA, er det ganske vanskeligt at udpege kvalifikationskravene alene for personaleansvarlig. Oftest indikerer de, at en medarbejder med en videregående uddannelse er påkrævet (i en specialisering relateret til aktiviteterne i det ansættende selskab inden for personalestyring), samt erfaring med ledelsesstillinger.
Nødvendig viden og vejledning
Dette afsnit af jobbeskrivelsen viser følgende:
- Listen over viden, som en embedsmand skal besidde. Dette er den russiske arbejdskodeks, rapporteringsproceduren (inklusive personalejournaler) osv.
- Listen over normative handlinger, som den administrerende direktør skal ledes til i sine officielle aktiviteter. Dette er russisk lovgivning, lokale retsakter og ordrer fra den ansættende organisation, interne arbejdsregler osv.
De vigtigste funktioner i den officielle
I dette afsnit for direktøren for den administrative afdeling er det vigtigt at angive de vigtigste opgaver for specialisten på arbejdspladsen. Standard er følgende:
- Kontrol over aktiviteterne i strukturelle underafdelinger i organisationen.
- Arbejd med en række økonomiske og administrative dokumenter.
- Søg efter kontor- og produktionsfaciliteter for virksomheden.
- At give medarbejderne i virksomheden de nødvendige papirvarer, kontorudstyr, møbler osv.
- Personaleudvælgelse for ledige stillinger i underordnede strukturelle enheder.
- At tage ansvarlige beslutninger for at opmuntre fremtrædende underordnede medarbejdere og straffe dem, der krænker arbejdsdisciplin.
Tjenestemands funktionelle opgaver: version nr. 1
Ved udarbejdelse af instruktioner til den administrerende direktør (vicechef) skal personaleansvarlig i dette afsnit kortfattet, men detaljeret og klart beskrive en specialists pligter. Da der ikke er nogen specifikke anbefalinger i CEN, tilbyder vi dig flere versioner af indholdet i dette afsnit.
Den første vil se sådan ud:
- Holder ferieplanen.
- Tidsregistreringer.
- Kontrol af arbejdsdisciplin i virksomheden.
- Direkte kommunikation til de almindelige ansatte om instruktionerne fra virksomhedsledelsen.
- Overvågning af rettidig udførelse af afdelingsarbejderne af hovedets ordrer.
- Oprettelse af kontakter med partnere, entreprenører, offentlige agenturer. Anmode om dokumentation fra dem, deltage i drøftelser, løse problemer, der ikke kræver obligatorisk tilstedeværelse af ledende virksomheder.
- Organisering af massevirksomhedsbegivenheder for ansatte i virksomheden.
- Kontrol over den beskæftigelsesorganisations ejendomssikkerhed.
- Implementering af foranstaltninger, der bidrager til forebyggelse og eliminering af officielle konflikter i virksomheden.
- Organisering af rengøring af kontor, industrilokaler, tilstødende område.
- At give ansatte i virksomheden det nødvendige kontor, produktionstilbehør, maskiner, udstyr osv.
- Gennemførelse af en indledende briefing med nyansatte medarbejdere - om sikkerhedsforholdsregler, brandbestemmelser, arbejdsbeskyttelse.
- Evaluering af arbejdstagernes bidrag til udviklingen af virksomheden, træffe ansvarlige beslutninger om promovering af medarbejdere.
- Deltagelse i løsningen af spørgsmål om krænkelse af arbejdsdisciplin, underkastelse af den højere ledelse af forslag til disciplinærhandling.
Tjenestemands funktionelle opgaver: version nr. 2
Forestil dig nu en anden version af jobbeskrivelsen. Nemlig - det afsnit, der repræsenterer virksomhedens administrerende direktørs pligter:
- Generel ledelse af organisationens administrative aktiviteter.
- Organisering og implementering af dokumentation for arbejdsgiverfirmaet. Med andre ord iscenesættelse af arbejdsgang.
- Forberedelse af det administrative budget. Overvågning af affald, optimering af omkostningerne.
- Administration af det administrative personale - kontoret, sekretariatet, AHO (administrativt kontor).
- Deltagelse i udvælgelse af personale direkte til administrative enheder.
- Overvågning af overholdelse af arbejdsbeskyttelsesregler, brandbestemmelser, sikkerhedsforholdsregler.
- Organisering af aktiviteten i interne kommunikationsstrukturer - reglerne for interaktion mellem afdelinger, informationssystemer, ansatte og strukturelle enheder.
- Opsætning af forretningsprocesser og deres efterfølgende forbedring.
- Virksomhedens metodologiske støtte: udvikling af servicestandarder, reguleringer samt overvågning af deres implementering.
- Indkøbshåndtering (udstyr, forsyninger, papirvarer, kontormøbler osv.).
- Interaktion med organisationer, partnere, der støtter det ansættende virksomheds aktiviteter, tilbud.
Tjenestemands funktionelle opgaver: version nr. 3
Og den seneste version af den administrerende direktørs pligter:
- Overvågning af den fulde og rettidige udførelse af administrationsselskabet, udlejer af kontorfaciliteterne (hvis relevant) af bestemmelserne i aftaler indgået med dem. Især for at sikre virksomhedens levetid.
- Planlægning, vejledning og overvågning af aktiviteterne for arbejdstagere i AHO samt ordregivende firmaer, der arbejder til fordel for det ansættende firma (vand, mad, rengøring osv.).
- Sikre organisationens glatte funktion.
- Organisering af reparation, restaurering, omstrukturering af kontor, industrilokaler (herunder med inddragelse af entreprenører). Koordinering af disse handlinger med udlejer, administrationsselskab osv.
- Organisering af job for nye arbejdstagere.
- Forsyner virksomheden med nye møbler, apparater, udstyr, forsyninger.
- Søgning og organisering af bud.
- Vedligeholdelse af kontrakter med entreprenører, leverandører af nødvendige tjenester.
- Betaling af regninger, finansiering af administrative projekter.
- Arbejdsgang med entreprenører, partnere, udlejer.
- Organisering af transport af medarbejdere, levering af dokumentation.
- Organisering af job.
Specialistrettigheder
Jobbeskrivelse er påkrævet for at garantere, at specialisten udfører sine officielle opgaver. En administrations direktørs standardrettigheder er som følger:
- Evnen til at tage de nødvendige handlinger for at eliminere konfliktsituationer.
- Udstedelse (inden for rammerne af officiel kompetence) ordrer, der er bindende for underordnede ansatte.
- Indsend forslag til den øverste ledelse om indførelse af disciplinær sanktion, ansættelse af nye medarbejdere, frigørelse af arbejdstagere fra arbejdsopgaver.
- Indgå aftaler med partnere og entreprenører om køb af nødvendigt udstyr og materialer. Udførelse af relevante bankaktiviteter.
- Forhandlinger inden for rammerne af deres myndighed på vegne af hele arbejdsgiverfirmaet.
Efter anmodning fra arbejdsgiveren kan listen over rettigheder for en embedsmand udvides.
En embedsmands ansvar
Dette afsnit af jobbeskrivelsen indeholder oplysninger om det disciplinære, kriminelle, administrative ansvar for AXO's direktør. Følgende er standard her:
- Disciplinært ansvar for overtrædelse af interne arbejdsregler, manglende overholdelse af ordrer fra en højere ledelse samt opgaver, der er fastlagt i jobbeskrivelsen.
- Til handling af handlinger (passivitet), der er ansvarlig for, som finder sted under kodeksen for administrative lovovertrædelser, Den Russiske Føderations straffelov.
- For at have forårsaget væsentlig skade på både det ansættende firma og dets ansatte. Ansvaret hører under Den Russiske Føderations civile kode.
Den administrerende direktør skal som enhver anden medarbejder nøje følge kravene i hans jobbeskrivelse. Inden begyndelsen af udførelsen af arbejdsopgaver, skal medarbejderen gøre sig bekendt med indholdet af dette dokument og forsikre ham om sin underskrift. Den ovenfor beskrevne jobbeskrivelse afspejler generelt aspekter af den vicedirektørs aktiviteter for ACh i en stor virksomhed i en virksomhed.