Rusya topraklarında, ulusal seviyeden belirli bir işletmede kabul edilen yerel seviyeye kadar hareketleri içeren oldukça karmaşık bir standartlar sistemi vardır. Hem bir şirket içinde hem de devlet düzeyinde her şey tek bir forma getirilecek şekilde bir “kağıt parçası” yığını gerekir - bu, yanlış anlaşılmaları ve farklı yorumları ortadan kaldırır. Kurumsal standart, kendine güvenen herhangi bir şirket için zorunlu bir kurallar bütünüdür.
Çağdaş Rusya'da standartlar nelerdir
Aşağıdaki belgeler ayırt edildi:
- ulusal;
- özel olarak kayıtlı uluslararası;
- Ülkede standardizasyonu düzenleyen kurallar, tavsiyeler, standartlar;
- sınıflandırmalar, veri sınıflandırıcıları;
- işletme standartları;
- kemerler;
- bölgesel;
- ön ulusal
Federal hukuk: peki ya standartlar?
İşletme standardının gelişimi, 27 Aralık 2002'de kabul edilen 184 sayılı Federal Kanunun 11 inci maddesinin birinci bölümünde ele alınmıştır. Bu yasal işlem, geliştirme, onay - tüzel kişiler tarafından kendi başlarına çözülmüş görevler olduğunu belirtir. Öncelikle, uzmanlar işletmede standartları uygulama ihtiyacını analiz eder ve sonuçları böyle bir eylemin gerekçesini gösterirse, hazırlık ve onay mekanizması başlatılır.
Federal Yasaya göre, hedefler şunlar olabilir:
- süreç iyileştirme;
- bilginin yayılması;
- uygulama geliştirme
Kanun ayrıca tüzel kişilere, kuruluşun standartlar sisteminin benimsenmesi, değiştirilmesi ve iptali için düzeni bağımsız olarak kurma hakkı verir.
Projektördeki Projeler
Kurumsal standardın proje düzeyinde geliştirilmesi durumunda, geliştirici teknik komite tarafından değerlendirilmek üzere bu belgeyi teklif etme hakkına sahiptir. Uzmanları bir inceleme yapar ve kabul edilebilirlik üzerine sonuç çıkarır. Sonuçlar, iş akışı kurallarına göre kaydedilmiş ve geliştiriciye gönderilen resmi bir görüş hazırlamak için kullanılır.
Başarılı bir sonuç durumunda, girişimin standartları, ulusal düzeyde bir belgenin oluşturulması için temel olabilir. Proje aynı zamanda ilk önce burada çalışılıyor ve ardından onay sürecinden geçiyor. Ulusal standardın onaylanma şekli 184 sayılı Federal Kanunun 16 ncı maddesinin ikinci fıkrasına tabidir.
Standartlar: Bu nedir?
Örgüt standartları, işletmeler, iş süreci ve sonuçları için resmi olarak onaylanmış bir gereksinimler listesidir. İşletme çalışanları tarafından geliştirilirler. Belge sadece kabul edildiği kuruluşta geçerlidir. İstisna: Eğer iki şirket yakın işbirliği içerisinde çalışırlarsa, belgelerin karşılıklı dağıtımına ilişkin bir anlaşma yapabilirler. Kural olarak, bu genellikle firma başkanları tarafından imzalanan bir belge ile sabitlenir.
Devletlerin devlet standartları ve belirli bir tüzel kişilik tarafından benimsenmesi birbiriyle tutarlı olmalıdır. Geliştirirken aşağıdaki hususları dikkate almak gerekir:
- misafir;
- teknik düzenlemeler;
- uluslararası geçerliliği olan standartlar.
Gerekirse, şirket daha önce yürürlüğe giren belgeyi iptal edebilir. Üretilen ürünün kalitesinin sorumluluğu hem mevcut standartlarda hem de onsuz, tamamen şirkete aittir. Belgeler sınırlı bir geçerlilik süresine sahip değildir, bunları evde uygulayan şirket tarafından belirli bir karar verilir. İstediği zaman eylemlerini askıya alma veya kısıtlama getirme hakkına sahiptir.
Geliştirme Özellikleri
Kurumsal yönetim standartları, belirli bir çalışanın nasıl görünmesi gerektiği konusundaki görüşü ile başlar. Ayrıca, başlatıcının diğer meslektaşları ve nihayetinde yönetici personel, nihayet normatif eylemleri onaylayan sürece katılırlar. Standardın temel amacı, tüm personelin nihai ürünün (hizmet) ne olduğu, hangi özelliklere sahip olması gerektiği ve nasıl başarılacağı hakkındaki fikirlerini bir araya getirmektir. Tüketici mallarının üretilmesi planlanıyorsa, bilgi tabanını genişletmek için diğer şirketlerden yardım istemek ve “Tüketici ne bekliyor?” Sorusuna doğru bir cevap vermek mantıklı geliyor.
Standart, üretim sürecinin aşağıdaki bileşenlerine dikkat çeker:
- teknikleri;
- hammaddeler;
- araçlar;
- yurtiçi hizmetler;
- üretilen eşyaların bileşenleri;
- iç süreçler
İkincisi şunlardır:
- yönetimi;
- yönetimi;
- teknik.
GOST R 1.5 kuruluşunun standardını ayrıntılı olarak ele alır.
Standartların sınıflandırılması
Lütfen dikkat: Belgede, üretim sürecinin herhangi bir tarafını kendi takdirinize göre belirtebilirsiniz, herhangi bir kısıtlama yoktur. Bu çeşitlilik, sınıflandırmanın, sırayla kategorilere ayrılan türlere dahil edilmesine izin verdi. Standartları tahsis et:
- üretimi yöneten teknik şartlar, ürünün kullanımı;
- boyutlar, parametreler;
- türleri;
- tasarım özellikleri;
- malların yapıldığı ürünlerin bileşimi;
- depolama, taşıma, işaretleme;
- kabul edilmesi;
- test edilmesi;
- ölçüm ekipmanlarının kontrolü;
- kullanım, onarım;
- tipik teknolojiler.
Rusya Federasyonu’nun devlet standardı, kurumun kabul ettiği uluslararası standardın dahili olarak uygulanıp uygulanmadığını kontrol eder.
Standart: iç görünüm
Gelecek vaat eden “Gereksinimler, İşletme Standartları” başlıklı bir broşür tuttuğunuzu varsayalım. İçeride ne beklemeli?
Kural olarak, böyle bir yayının içeriği bir gereksinimler listesidir. Burada belirtilen koşulların her birinin temel görevi, şirket tarafından üretilen malların (hizmetlerin) kalitesini artırmaktır. Standartlar sayesinde, üretim algoritmalarını takip etmek daha kolay hale gelir.
Genellikle kuruluşların standartları olan işletmeler, her bir aşama için gereklilikleri açıklayan bir ürünün tüm yaşam döngüsünü dikkate alır. Üretim sürecinde farklı malzemeler ve aletler kullanılıyorsa, yüksek kaliteli belgeler istisnasız tüm pozisyonların adlandırılması için gereksinimleri açıklar.
Standartları nerede karşılayabilirim?
Bu resmi iş akışı belgelerini hangi kuruluş kullanıyor? Uygulama şovları - hemen hemen her yerde. Bu belgelerin giriş çalışmalarını önemli ölçüde basitleştirir ve optimize eder:
- SRO;
- dernekler;
- bilimsel topluluklar;
- kamu kuruluşları;
- Ticari şirketler.
Kısacası, tek bir işletme standardı geliştirmek mümkün değil. Her şirket kendi modeline sahip olacak, çünkü şirketlerin özellikleri çok fazla. Uzmanlar, her bir şirkette mevcut GOST'u esas alarak kendi başlarına bir belge oluşturmalarını önermektedir.
Özel durum
Yukarıda bahsedildiği gibi, belgelerin işletmede uygulanması zorunlu değildir - bunun için kesin bir gereklilik yoktur. Ancak, şirketin tüm çalışanlarından, sıradan çalışanlardan üst düzey yöneticilere kadar özel dikkat gerektiren bir durum var. Bu bir kurumsal güvenlik standardıdır. Uygulanması da zorunlu olmamakla birlikte, uzmanlar bu tür bir belgenin geliştirilmesinin arzu edilir olduğu ve sadece şirketin verimliliğini değil, daha da önemlisi güvenlik seviyesini de arttırdığı konusunda hemfikirdirler.
Güvenlik farklı:
- emek;
- bilgi;
- endüstriyel;
- Ekonomik.
Her kategori için, özelliklerini tamamen yansıtan benzersiz bir belge geliştirmek gerekir.Bu tür işlemlere uygulama ve uygunluk, ticari ve üretim sırları, endüstriyel yaralanmalar, teknolojik felaketler, kriz ve diğer zor durumlardan sızıntı korkusu olmadan verimli çalışmanıza olanak sağlayacaktır.
Yasalar standartları düzenliyor mu?
Ülkemizdeki teknik düzenleme federal yasalarda düzenlenmiştir. Şirketin, değiştirecek olan kendi teknik ve düzenleyici belgelerini geliştirme hakkına sahip olduğunu belirtir:
- SanPiN;
- SNIP;
- GOST.
Bu sadece işletmenin standardı değil aynı zamanda teknik düzenlemelerdir.
Normatif bir hareket oluşturma görevi bazı çalışanlara (bölüme) aittir ve çalışmalarının sonucu şirketin mülkü olacaktır. Bu, böyle bir entelektüel emek ürününün başka şirketler için kullanılmasının kabul edilemez olduğu anlamına gelir.
184. Federal Yasa, Rusya topraklarında faaliyet gösteren şirketlerin takdirine bağlı olarak, dokümantasyon oluşturma prosedürünü belirlemelerine izin verir. Sözleşmenin bitiminde, belgeye atıfta bulunmak için sözleşme yapılması durumunda, standardın sadece şirket içinde değil aynı zamanda diğer ekonomik faaliyetlerin de göz önünde bulundurulması gerekecektir.
Geliştirme sırası
Kısaca, bir standart oluşturma süreci aşağıdaki adımlarla açıklanabilir:
- kayıt;
- koordinasyonu;
- onayı.
Her şey organizasyon içinde yeni ve önceden onaylanmış belgelerin nasıl geliştirileceğini yansıtan bir planın hazırlanması ile başlar. Aşağıdaki insanlar çalışma sürecinde yer alır:
- yazar;
- arkadaşları;
- bölüm başkanları;
- şirketin başı.
Gelişimin aşamaları:
- proje oluşumu;
- standardın tescili;
- ilk postalama, geri bildirim alma, dokümanı güncelleme, ikincil postalama dahil olmak üzere tüm paydaş listesiyle koordinasyon (yüksek kaliteli bir sonuç elde edilinceye kadar döngü tekrarlanır);
- Nihai projede bir onay belgesiyle vize alınması;
- işletme müdürü tarafından onay.
Proje: gelişim aşamaları
Kurumsal standart ilk önce bir proje şeklinde hazırlanır. Standart hale getirilecek süreç belirlenir ve yazar, adım adım şirkette nasıl uygulandığını açıklar. Daha sonra, belge iç doküman yönetim sistemine kayıtlı olduğu müdür yardımcısına aktarılır. Belge benzersiz bir şifre alır ve onaylandıktan sonra geçerli belgeler listesine dahil edilir. Standart kayıt işleminden müdür yardımcısı sorumlu olacaktır.
Doğru kayıt için, işletme standardı benzersiz bir tanım alır. Bu yansıtıyor:
- indeks ("STO");
- şirket endeksi;
- kayıt sırasında alınan seri numarası;
- Geçerli sürümün seri numarası;
- 4 basamaklı formatta onay yılı.
Standartlar için, şirket ayrı bir numaralandırma sunar ve her biri bir sonrakinden sonraki numarayı ihmal etmeden alır. Kontrolü basitleştirmek için bir kayıt defteri tanıtıldı. Gelecekte bir standart iptal edilirse, numara korunur, başka bir belgeye atanması kabul edilemez.
Proje onayı
Belgeyi onaylayan kişilerin listesi standardın yazarı veya mevcut belgede değişiklik yapmakla görevli olan kişi tarafından oluşturulmuştur. İlk baskı hazır olur olmaz, çalışma için her muhatata birer kopya gönderilir. Modern şirketlerde, bunun için bilgisayar ekipmanı kullanıyorlar - "taslak" seçenekleri için, basılı bir sürüm gerekli değildir. Kurumun “Hukuk İşleri Direktörü” pozisyonu varsa, koordinatörler listesindeki en önemli kişidir.
Dokümantasyon benzersiz bir numara aldığında, proje bölüm başkanlarına gönderilebilir. Her birinin standardın yazarına gönderilen teklifleri, yorumlarını zamanında (üç iş gününe kadar) hazırlama hakkına sahiptir.Bir departman zamanında cevap vermezse, standarttan sorumlu olan uzman departman şefiyle irtibata geçer ve dokümanın oluşturulmasını başlatan ani amirini veya departman şefini bilgilendirir.
Ayrıca, yazar aldığı düzeltmeleri analiz eder ve değişiklikler yapar. Bir uzman tekliflerin yanlış olduğuna inanıyorsa, değişiklik yapıp yapmamaya karar veren daha yüksek bir sıraya (Hukuk İşleri Direktörü) döner. Değişiklikler tamamlandığında, yeni adres bir önceki adres listesinde aynı fikirde olmak üzere tekrar gönderilir. Yazar ilk onayı elektronik olarak alır, daha sonra uygulama için yeni bir eylemin hazırlanmasına ilişkin bir taslak emir hazırlar ve taslağı kağıt şeklinde onaylar. İlgili taraflar resmi olarak onaylarını ifade ettiklerinde, şirketin başına imzası için yeni bir standart gönderebilirsiniz.
Standart gereksinimleri
İşletmede dokümanları doğru şekilde oluşturmak ve kabul etmek için önce "Bina standartları metodolojisi" ni onaylamanız gerekir. Aranan işlemlerin oluşumunu ve onaylanmasını kolaylaştıracak bir başka düzenleyici belge “Standartların Tasarım Kuralları” dır. Şirket, bir kez kayıt yaptırıp başa doğrulayarak onaylayarak, bireysel standartların oluşumunu hızlandırır ve bir çalışanın bir evrak vizyonuna ve diğerinde bir not dalgasına ve gecikmeye neden olabilecek başka bir vizyona sahip olması durumunda düzeltme ihtiyacını ve çatışma riskini azaltır. .
Doğru iş akışı, geliştirilen projelerin ve onaylanan belgelerin kaydının standartlaştırılmasını içerir. Bunun için özel bir dergi tutmak uygundur. Formlar kırtasiye dükkanlarında hazır olarak satın alınabilir veya normal bir defterde elle çizilebilir. Şirket, çok sayıda standart ile karakterize edilirse, kontrol edilen belgeleri hesaba katan ek bir dergi girilebilir.
Önemli Nüanslar
Taslak belgeyi onaylamak için standart şart üç iş günüdür.
Standarttaki değişiklikleri onaylamak için standart şart üç iş günüdür.
Standardın şirket çalışmalarında dikkate alınması için, iç sipariş verilmesi ve onunla ilgilenen tüm tarafların aşina hale getirilmesi ile yürürlüğe konması gerekir.
Standardın yazarı, standardın tanıtımına ilişkin faaliyetler hakkında taslak emir hazırlamaktadır.
Standartlar: depolama kuralları
Eğer şirket kağıt üzerine evraklar kurmuşsa, şirketin emriyle standartların depolanmasından sorumlu bir kişi tayin eder. O sağlamakla görevlendirilir:
- menkul kıymetlerin zarar görmeden uzun vadeli olarak depolanma koşulları;
- depolanması için belirlenmiş yerlerde dokümantasyonun mevcut olması.
Saklama koşulları şunları içerir:
- Sınırlı sayıda insanın erişebileceği yerler;
- yeterli atmosferik koşullar (% 80'e kadar nem, sıcaklık 15-25 ° C, zararlı faktörler yok).
Depolama standartları aşağıdaki kişilerin görevlerinde bulunur:
- belge yazarı;
- bölüm başkanı;
- sorumlu olarak atanan kişi.
Depolama sırası:
- onaylanan orijinal belge yasal konulardan sorumlu yöneticiye aktarılır;
- Belgelerin saklanmasından sorumlu kişi tarafından atanan çalışan, başlık sayfasında “Kontrol kopyası” notunu tutar;
- Orijinal kayıt defterine dahil, arşivlenir;
- Ellerinde belgelerin kopyalarını alan bölüm başkanları, kendi birimlerinde depolanan klasörlerde bunları dosyalamaktadır.
Ve kaldırmak gerekirse?
Süresi dolmuş standardın geri çekilmesi, işletme tarafından verilen özel bir sipariş temelinde yapılır. Bunu yapmak için bir toplantı yaparlar, kaydederler ve taslak düzen oluştururlar. Toplantıya standardın uygulandığı tüm bölümlerin başkanları katılmalıdır. Standardın yazarı etkinliği düzenlemekle görevlendirilir.Ayrıca bir taslak emir hazırlar ve ilgilenen yetkililerle onaylar ve onay kağıdı ile birlikte şirketin ilk kişisine imza için iletir. Standartla ilgili tüm değişiklikler kayıt defterine girilir.