Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa samahan. Tagal ng imbakan ng mga dokumento ng mga samahan

Ang mahalagang aktibidad ng hindi isang solong samahan, kumpanya, negosyo, at kahit na ang estado ay imposible nang walang naka-streamline na daloy ng trabaho. Ang mga dokumento, pati na rin ang pangangailangan para sa kanilang paggalaw, paglikha o pagtanggap bago bumalik, pag-expire o kalakip sa kaso, mahigpit na naipasok ang buhay ng isang tao mula sa sandali ng pagsulat. Nai-save mula sa mga sinaunang panahon, kinumpirma nila ang dokumentasyon ng iba't ibang spheres ng buhay ng mga indibidwal o mga pampublikong gawain.

Kasaysayan ng trabaho sa opisina sa Russia

Ang mga unang dokumento na naitala ang buhay ng sinaunang estado ng Russia ay ang mga taunang. Isinalaysay nila ang tungkol sa mga kasunduan na natapos sa pagitan ng Russia at Byzantium, naipakita ang mga makasaysayang pangyayari. Gayundin ang mga relasyon sa diplomatikong nabanggit sa mga titik. Bilang karagdagan, nagsalita din sila ng iba't ibang mga kasunduan, pangunahin sa pagitan ng mga mangangalakal. Ang mga liham, depende sa layunin, ay maaaring maging panghukuman at ipinahiwatig.

Ang lahat ng mga dokumento ay isinulat sa pergamino, na sa oras na iyon ay itinuturing na isang mamahaling materyal. Hanggang sa katapusan ng panahon ng pyudal na pagkapira-piraso ng Russia, maaga pa ring pag-usapan ang konsepto ng trabaho sa tanggapan bilang isang sistema.

Ang kasaysayan ng trabaho sa opisina sa estado ng Russia ay binubuo ng mga panahon: pre-rebolusyonaryo, Sobyet at post-Soviet.

Pre-rebolusyonaryo

Pre-rebolusyonaryong papeles na binuo sa XVI - unang bahagi ng XX siglo. Ang yugtong ito, sa turn, ay nahahati sa maraming mga panahon:

1. Ang pagkakasunud-sunod ng clerical na trabaho ay nagsimulang mabuo pagkatapos ng pagbuo ng isang sentralisadong estado ng Russia. Isinasagawa ito sa mga kubo (iniutos, labial, zemstvo) mga clerks. Ang sistema mismo ay binuo sa mga order - mga sentral na institusyon. Samakatuwid ang pangalan ng panahon. Ang isang natatanging tampok ng clerical clerical work ay ang paglitaw ng isang hiwalay na "kawani" ng mga taong kasangkot sa paghahanda ng mga proyekto, paggawa ng mga katanungan, pag-aayos ng imbakan ng mga papel, pagkopya ng mga draft.
2. Bumuo ang daloy ng trabaho sa kolehiyo pagkatapos ng reporma ng sentral na pangangasiwa. Ang mga kolehiyo ay nagsimulang gumamit ng mga libro sa pagpaparehistro at inayos ang mga archive. Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa inireseta na paraan ay unang naayos nang tiyak sa panahon ng trabaho sa tanggapan ng kolehiyo.
3. Ang Executive (sa XIX - unang bahagi ng XX siglo.) Ay binuo sa panahon ng reporma. Ang bagong sistema ng pangangasiwa ay batay sa mga prinsipyo ng pagkakaisa ng utos - ang eksaktong pagpapatupad ng mga order ng mga executive, pati na rin ang hierarchy - isang mahigpit na pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng mga opisyal ng iba't ibang mga ranggo at posisyon.

Gawaing klerikal ng Sobyet

Ang trabaho sa tanggapan ng Sobyet ay nagsimulang mabuo mula Oktubre 1917 at nagpatuloy hanggang 1991. Sa panahong ito, hinahangad ng mga awtoridad na gawing makatuwiran ang sistemang ito. Ang mga pagtatangka ay ginawa upang ipakilala ang mga pamantayan sa pagtatrabaho sa mga opisyal na dokumento. Ang isang listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala sa negosyo ay naipon, na itinakda ang panahon ng imbakan para sa nasabing dokumentasyon. Noong mga pitumpu, ang isang pinag-isang sistema ng estado ng trabaho sa opisina ay espesyal na nilikha, na nagtatag ng mga pare-parehong porma at pamamaraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento.

Post-Soviet

Ang gawaing tanggapan ng panahon ng post-Soviet ay umunlad mula pa noong 1991, at umuunlad hanggang sa kasalukuyan. Noong 90s ng ikadalawampu siglo sa Russian Federation ay nagsimulang pagbutihin ang balangkas ng pambatasan at regulasyon na nagtatag ng mga kinakailangan para sa dokumentasyon.

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa negosyo

Sa proseso ng aktibidad ng mga kumpanya, mga institusyon, negosyo, isang malaking stream ng mga dokumento ay pumasa, ang mga papel ay natanggap at nilikha. Kapag ang pangangailangan para sa kanilang paggamit sa pang-araw-araw na gawain upang malutas ang kasalukuyang mga problema at isyu ay nawawala, mayroong pangangailangan para sa akumulasyon at pangangalaga ng impormasyon. Bilang karagdagan, napakahalaga upang matiyak ang madali at mabilis na pag-access sa kinakailangang data sa anumang oras, kahit na pagkatapos ng ilang araw, buwan o taon pagkatapos lumabas ang papel. Kung ang mga archive ay hindi maayos na naayos at ang mga deadline ay hindi iginagalang, ang karagdagang mga problema ay maaaring lumitaw sa paghahanap ng tamang papel. Ang isang mabilis na paghahanap at aplikasyon ng mga dokumento para sa kanilang nais na layunin ay posible lamang sa isang malinaw na pamamahagi ng mga ito sa mga grupo, paghiwalay, halimbawa, sa negosyo.

Ang isang espesyal na libro ng sangguniang pagrereseta, na tinutukoy ang pamamaraan para sa pamamahagi ng mga seguridad sa mga kaso, ay ang pangngalan sa mga kaso.

Ang mga konsepto ng "nomenclature of affairs" at "negosyo"

Ang nomenclature ng mga kaso ay tinatawag na pinakasimpleng klasipikasyon ng mga pangalan ng kaso, na nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na pag-uri-uriin ang mga papel para sa mabilis na paghahanap kung kinakailangan, na nagpapahiwatig ng buhay ng istante sa inireseta na form. Ang ganitong klasipikasyon ay may kahalagahan sa pag-aayos ng maayos na operasyon ng isang kumpanya o institusyong munisipal.

Ang isang kaso ay isang dokumento na inilagay sa ilalim ng isang takip o isang kumbinasyon nito na nauugnay sa isang tiyak na isyu o uri ng aktibidad. Sa mga kaso, ipinagbabawal na madoble ang mga bersyon ng draft ng mga seguridad na paulit-ulit o nawalan ng kahalagahan, na may isang nag-expire na pamantayan sa istante ng buhay.

Pangngalan sa usapin - isang dokumento na may maraming layunin na:

• Ito ang batayan para sa paglalagay ng mga dokumento sa mga folder, naghahanap ng mga kinakailangang papel.
• Nagpapahiwatig ng pag-index ng mga dokumento at mga kaso.
• Tinukoy ang buhay ng istante ng mga dokumento.
• Ito ay isang uri ng manu-manong para sa unang yugto ng pagsusuri.
• Ito ay isang dokumento na isinasaalang-alang pansamantalang (hanggang sampung taon) imbakan.
• Ito ang batayan para sa pagbuo ng mga imbentaryo ng mga dokumento na maiimbak nang permanente at pansamantalang.
• Ito ay isang lugar ng pag-iimbak ng mga kilos para sa pagkawasak ng mga gawain ng isang negosyo na may nag-expire na mga tagal ng imbakan (pagkasira ng papel).

Mga uri ng mga item sa negosyo

Mayroong tatlong uri ng mga nomenclatures. Ang isang karaniwang nomenclature ay isang dokumento ng regulasyon na nagtatag ng komposisyon ng mga kaso na naitatag sa clerical na gawain ng mga samahan ng parehong uri.

Ang tinatayang nomenclature ay nagpapayo sa likas na katangian; nagtatatag ito ng isang tiyak na hanay ng mga kaso (na may isang indikasyon ng kanilang mga indeks) na sinimulan sa paggana ng mga samahan na kung saan naaangkop ang nomenclature.

Ang isang hiwalay na pangalan ng mga gawain ng isang partikular na negosyo ay nabuo ng mga kawani ng suporta sa dokumento at pamamahala ng dokumento ng samahan. Ang proseso ay nagsasangkot sa mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura, dahil mayroon silang isang ideya ng nakaplanong pag-unlad ng negosyo, na nagbibigay-daan sa iyo upang mabisang magbigay ng para sa mga uri ng mga seguridad na maaaring lumitaw sa samahan sa malapit na hinaharap.

Mga pangunahing panuntunan para sa pag-iimbak ng dokumentasyon

Ang isang malaking bilang ng mga papel, iba't ibang mga tuntunin ng kinatawan ng halaga at kabuluhan, ay nabuo sa proseso ng anumang negosyo. Ang mga uri ng mga security kung saan ang pag-iimbak ng mga dokumento sa samahan ay dapat na isagawa, ang pamamaraan at mga panahon ng imbakan ay makikita sa iba't ibang mga regulasyong ligal na batas, na maaaring nauugnay sa kaparehong batas ng isang indibidwal na samahan, ang batas sa pag-archive, at ang mga batas sa accounting. Ang mga batas sa accounting at archive ay pantay na may bisa sa mga regulasyong inilabas ng nasasakupan na konseho o ang pamumuno ng isang partikular na samahan.

Ang pangunahing batas ng pambatasan sa lugar na ito ay ang batas na "On Archival Affairs sa Russian Federation", na nagpatupad sa petsa ng paglalathala - Oktubre 25, 2004.Ang batas na ito ay kumokontrol sa iba't ibang uri ng relasyon sa larangan ng pamamahala ng archival sa interes ng sibilyan na populasyon ng bansa, lipunan at awtoridad ng estado, pati na rin ang mga relasyon sa samahan ng pag-iimbak ng mga papeles, anuman ang anyo ng pagmamay-ari ng mga negosyo.

Batay sa h. 1 Artikulo. 17 ng Batas Blg. 125-ФЗ, ang mga negosyante, pribado at mga organisasyon ng estado ay obligadong mapanatili ang mga dokumento sa archival sa panahon ng kanilang imbakan, kasama ang papel sa mga tauhan. Depende sa katayuan ng komersyal na negosyo, ang pamamaraan para sa pagtupad ng obligasyon na mag-imbak ng mga security at ang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa samahan ay itinatag. Ang mga komersyal na institusyon ay may karapatan na wakasan ang pag-iimbak ng mga dokumento sa pag-expire ng oras.

Mga dokumento sa accounting

Ang Artikulo 17 ng Batas Blg. 129-ФЗ ay nagtatatag ng pangkalahatang panahon ng imbakan para sa mga dokumento, mga papeles ng accounting at ulat ng accounting. Ayon sa batas, ang kumpanya ay obligadong tiyakin na ang pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting para sa hindi bababa sa limang taon ng kalendaryo mula sa una ng Enero ng taon kasunod nito kung saan napetsahan ang papel.

Upang matukoy ang mga termino para sa mga tiyak na uri ng mga dokumento, kailangan mong sumangguni sa isang gawa bilang isang pamantayang listahan ng mga panahon ng pag-iimbak ng dokumento na naaprubahan ng Federal Archives noong Oktubre 6, 2000. Ang mahalaga, ang mga petsa na ipinahiwatig sa listahan ay hindi nagsisimula mula sa petsa ng panghuling bersyon ng papel o ang opisyal na publikasyon ng dokumento, ngunit mula sa una ng Enero ng susunod na taon ng kalendaryo. Gayunpaman, kung ang pinuno ng kumpanya ay naglabas ng isang order na isinasaalang-alang ang mga detalye ng aktibidad, kung gayon ang buhay ng istante ng mga papel ay maaaring dagdagan kumpara sa panahon na nagtatakda ng listahan.

Pagbabalik ng buwis at iba pang mga papel sa pagkalkula ng buwis

Ang tagal ng panahon kung saan ang isang kumpanya o isang institusyong munisipal ay kinakailangan upang mapanatili ang pag-uulat ng bawas sa buwis ay itinatag sa talata 170 ng listahan sa itaas. Kaya, ang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa samahan, pagdating sa pagbabalik ng buwis para sa huling taon ng kalendaryo, ay hindi bababa sa isang dekada, quarterly ay naka-imbak ng hindi bababa sa limang kasunod na taon ng kalendaryo, ang buwanang mga panahon ay dapat na nakaimbak ng hindi bababa sa isang taon sa kalendaryo - ang impormasyong ito ay ipinahiwatig ng listahan ng mga tagal ng pag-iimbak ng dokumento. Sa kawalan ng pag-uulat para sa taon ng kalendaryo, ang iba pang mga uri ng mga pagpapahayag ay dapat itago nang hindi bababa sa sampung taon. Kaya, ang iba pang mga uri ng pag-uulat ay dapat protektado ng hindi bababa sa limang taon sa kalendaryo. Ang mga ulat para sa isang buwan ng kalendaryo sa kawalan ng quarterly ulat ay naka-imbak alinsunod sa parehong mga prinsipyo.

Ang mga dokumento dahil sa kung saan ang mga buwis at bayad ay kinakalkula ay hindi tinukoy sa batas. Gayunpaman, ang sub-talata ng ikawalong talata ng unang artikulo 23 ng Tax Code ng Russian Federation ay nagpapahiwatig na ang mga nagbabayad ng buwis ay dapat panatilihin ang mga dokumento sa loob ng apat na taon: talaan ng accounting at buwis, anumang iba pang mga dokumento na nagpapatunay ng kita, paggastos, pagbabayad at pagtigil ng buwis at iba pang mga bayarin. Ang parehong nagtatakda ng listahan ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng tagal ng imbakan. Ito ay nai-post sa opisyal na mga website ng pamahalaan ng Russian Federation at Rosarchive.

Tagal ng pag-iimbak ng dokumentasyon sa negosyo

Ang buhay ng istante ng mga dokumento ay ang takdang oras na tinukoy ng batas ng Russian Federation at ang mga halagang pinili ng pagsusuri, kung saan dapat silang maiimbak hanggang sa pagkawasak nila.

Bilang resulta ng mga aktibidad ng mga negosyo at institusyon, ang mga papel na may iba't ibang kahulugan ay nilikha. Ang isang karaniwang listahan ng pag-iimbak ng dokumento ay nagpapahintulot sa pagkawasak ng mga dokumento na nakumpleto na ang gawain. Ngunit may mga hindi nawawala ang kanilang kahalagahan sa isang bilang ng mga taon. At ang pangatlong uri, naglalaman ito ng pang-agham o praktikal na makabuluhang impormasyon. Ang ganitong uri ay may palaging buhay na istante.

Kaya, ang mga karaniwang panahon ng imbakan para sa mga dokumento ay maaaring:

• pansamantalang hanggang sampung taon;
• pansamantalang higit sa sampung taon;
• permanenteng.

Sa mga dibisyon na nakikibahagi sa gawaing sanggunian, ang mga kaso ay mananatili sa loob ng dalawang taon, anuman ang katayuan ng negosyo: permanenteng at pansamantalang (higit sa sampung taon) na imbakan. Sa archive ng samahan sila ay sumuko pagkatapos ng oras na ito.

Anuman ang form kung saan ginawa ang dokumentasyon (papel o electronic), ang mga tagal ng imbakan ng mga dokumento ay hindi nagbabago. Ang pagtukoy ng halaga ng tagal ng kanilang paggamit ay nakasalalay sa impormasyong nakapaloob sa kanila. Ang isyung ito ay ang pagsusuri ng halaga.

Ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento ay ang pagtatatag ng kabuluhan kung saan nakasalalay ang pagpapasiya ng panahon ng kanilang pag-save. Isinasagawa ang isang pagsusuri upang matukoy kung aling mga partikular na papel ang pinakamahusay na maaaring magbigay ng estado, lipunan, agham at indibidwal na may kinakailangang data. Para sa mga dokumento na napili para sa pansamantalang imbakan, dapat mong alamin kung gaano katagal sa hinaharap na maaaring kailanganin nila. Ang isang mahalagang gawain sa pagsusuri ng mga mahalagang papel ay isinasaalang-alang din upang matukoy ang panahon ng pag-iimbak ng dokumentasyon.

Kaya, ang mga sumusunod na gawain ng pagsusuri ng halaga ay natukoy:

• Ang paglipat para sa permanenteng imbakan sa mga archive ng estado ng Russian Federation ng dokumentasyon na mahalaga para sa politika, ekonomiya, ekonomiya, agham, kultura ng bansa, paunang pagpili para dito.
• Ang mga dokumento na nagpapanatili ng praktikal na halaga, ngunit hindi kumakatawan sa pang-agham at makasaysayang halaga, ay pinili para sa pansamantalang pag-iimbak.
• Ang mga nawalan ng halaga at walang halaga na pang-agham ay napili para sa pagkawasak.
• Pagtatag ng mga tagal ng imbakan para sa mga dokumento, pagpapalit ng mga ito.

Sa panahon ng pagsusuri, ang kalidad ng samahan ng mga nomensyang file, archive at ang pagtatatag ng buhay ng istante ng mga dokumento ay nasuri din.

Mga paraan ng pag-aayos ng pag-iimbak ng mga mahalagang papel sa negosyo

Sa pagdating ng elektronikong teknolohiya, hindi na kailangang gamitin ang buong gusali para sa mga archive; maraming mga silid ay magiging sapat kung pagdating sa isang malaking samahan na may isang sampung taong kasaysayan. Ngunit sa anumang kaso, mayroong pangangailangan upang ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento sa samahan.

Mayroong maraming mga pagpipilian para sa kung paano ka makapag-ayos ng isang elektronikong archive:

1. Lokal - isang abot-kayang paraan ng imbakan, na binubuo sa pagkolekta ng mga dokumento sa isang folder sa isang computer o, kung ang kumpanya ay may isang lokal na network, lumilikha ng isang espesyal na folder ng network at nagtatakda ng mga karapatan sa pag-access dito. Ang mga kawalan ng paraan ng imbakan na ito ay ang kawalan ng garantiya ng seguridad, ang pangangailangan na nakapag-iisa na kontrolin ang oras ng imbakan, magbigay ng mga tool sa pagtingin (pinag-uusapan natin ang mga programa para sa pagtingin ng mga dokumento, mga larawan, video, mga guhit at iba pang mga papel) at pag-verify ng mga pirma sa electronic.
2. Espesyal na elektronikong archive - dalubhasa mga sistema ng pamamahala ng dokumento ng electronic o mga elektronikong archive. Ang mga nasabing mga sistema ng imbakan ay hindi ulitin ang mga disadvantages sa itaas ng lokal na archive. Iyon ay, ang EDMS ay nagbibigay ng pagtingin, kinokontrol ang tiyempo ng pag-iimbak ng mga security, nagbibigay-daan sa iyo upang makakuha ng impormasyon tungkol sa elektronikong pirma. Minus - bayad ang serbisyo.
3. Sa ulap - isang nangangako na paraan upang mag-imbak ng mga dokumento, maaari silang maiimbak nang direkta sa online na serbisyo at huwag maglagay ng puwang sa mga computer ng samahan. Ang mga empleyado ay laging may pagkakataon na lumiko sa kinakailangang dokumentasyon, ang serbisyo ay magbibigay ng pagtingin sa mga naaangkop na tool at magbigay ng data sa isang sertipiko ng seguridad - magkakaroon lamang ng access sa network.

Ang batas ay hindi kinokontrol kung aling paraan ng pag-iimbak ang dapat gamitin.Ang listahan ng mga dokumento na may mga petsa ay nagpapahiwatig lamang ng takdang oras ng regulasyon. Mahalaga lamang na sumunod sa mga patakaran para sa paglipat ng mga dokumento, tamang paraan ng pagpapatupad at isang sertipiko para sa lagda.