การจัดเก็บเอกสารในองค์กร ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารขององค์กร

กิจกรรมที่สำคัญขององค์กรองค์กร บริษัท และแม้แต่รัฐเดียวก็เป็นไปไม่ได้หากไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว เอกสารเช่นเดียวกับความต้องการในการเคลื่อนไหวการสร้างหรือการรับก่อนส่งคืนการหมดอายุหรือสิ่งที่แนบมากับคดีได้เข้าสู่ชีวิตของบุคคลอย่างแน่นหนาตั้งแต่ช่วงเวลาของการเขียน เก็บรักษาไว้ตั้งแต่สมัยโบราณพวกเขายืนยันเอกสารของชีวิตที่หลากหลายของบุคคลหรือกิจการสาธารณะ

ประวัติความเป็นมาของการทำงานในรัสเซีย

เอกสารแรกที่บันทึกชีวิตของรัฐรัสเซียโบราณนั้นเป็นบันทึก พวกเขาบรรยายเกี่ยวกับข้อตกลงที่สรุประหว่างรัสเซียและไบแซนเทียมสะท้อนเหตุการณ์ในประวัติศาสตร์ นอกจากนี้ยังมีการตั้งข้อสังเกตความสัมพันธ์ทางการทูตในจดหมาย นอกจากนี้พวกเขายังพูดถึงข้อตกลงต่าง ๆ ส่วนใหญ่ระหว่างพ่อค้า ตัวอักษรขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์อาจพิจารณาคดีและบ่งบอกถึง

เอกสารทั้งหมดถูกเขียนบนกระดาษซึ่งในเวลานั้นถือเป็นวัสดุที่มีราคาแพงมาก จนถึงสิ้นยุคของการกระจายตัวของระบบศักดินาของรัสเซียมันเร็วเกินไปที่จะพูดคุยเกี่ยวกับแนวคิดของงานสำนักงานเป็นระบบ

ประวัติความเป็นมาของการทำงานในสำนักงานในรัฐรัสเซียประกอบด้วยช่วงเวลา: ก่อนการปฏิวัติโซเวียตและหลังโซเวียต

ก่อนการปฏิวัติ

เอกสารก่อนการปฏิวัติพัฒนาขึ้นใน XVI - ต้นศตวรรษที่ XX ในขั้นตอนนี้ในที่สุดก็แบ่งออกเป็นหลายช่วงเวลา:

1. สั่งงานเสมียนเริ่มเป็นรูปเป็นร่างหลังจากการก่อตัวของรัฐรัสเซียส่วนกลาง มันถูกดำเนินการในกระท่อม (สั่ง labial, zemstvo) ระบบได้พัฒนาขึ้นตามคำสั่ง - สถาบันกลาง ดังนั้นชื่อของช่วงเวลา คุณลักษณะที่โดดเด่นของงานธุรการเกี่ยวกับงานธุรการคือการเกิด“ พนักงาน” แยกจากกันของคนที่มีส่วนร่วมในการเตรียมโครงการสอบถามสอบถามจัดเก็บเอกสารคัดลอกร่าง
2. กระบวนการทำงานของวิทยาลัยพัฒนาขึ้นหลังจากการปฏิรูปการบริหารส่วนกลาง วิทยาลัยเริ่มใช้หนังสือลงทะเบียนและจดหมายเหตุที่จัดขึ้น การจัดเก็บเอกสารในลักษณะที่กำหนดได้รับการจัดระเบียบอย่างแม่นยำในช่วงแรกของการทำงานในสำนักงานวิทยาลัย
3. ผู้บริหาร (ใน XIX - ต้นศตวรรษที่ XX) ได้รับการพัฒนาในระหว่างการปฏิรูป ระบบการบริหารใหม่ขึ้นอยู่กับหลักการของความเป็นเอกภาพของคำสั่ง - การปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บริหารที่แน่นอนรวมถึงลำดับชั้น - การกระจายความรับผิดชอบอย่างเข้มงวดระหว่างเจ้าหน้าที่ของตำแหน่งและตำแหน่งต่างๆ

งานเสมียนของโซเวียต

งานสำนักงานโซเวียตเริ่มเป็นรูปเป็นร่างตั้งแต่ตุลาคม 2460 และต่อเนื่องจนถึง 2534 ในช่วงเวลานี้เจ้าหน้าที่พยายามทำให้ระบบนี้มีเหตุผลที่สุดเท่าที่จะทำได้ มีการพยายามที่จะแนะนำมาตรฐานในการทำงานกับเอกสารอย่างเป็นทางการ มีการรวบรวมรายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่องค์กรซึ่งได้กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับเอกสารดังกล่าว ในยุคที่เจ็ด, ระบบรัฐแบบครบวงจรของงานสำนักงานที่ถูกสร้างขึ้นเป็นพิเศษซึ่งจัดตั้งขึ้นในรูปแบบที่เหมือนกันและวิธีการทำงานกับเอกสาร

โพสต์ของสหภาพโซเวียต

งานสำนักงานของยุคหลังโซเวียตได้พัฒนามาตั้งแต่ปี 1991 และกำลังพัฒนาจนถึงปัจจุบัน ใน 90s ของศตวรรษที่ยี่สิบในสหพันธรัฐรัสเซียเริ่มปรับปรุงกรอบกฎหมายและข้อบังคับที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารที่องค์กร

ในกระบวนการกิจกรรมของ บริษัท สถาบันองค์กรมีการไหลของเอกสารจำนวนมากได้รับและสร้างเอกสาร เมื่อความต้องการใช้ในกิจกรรมประจำวันของพวกเขาเพื่อแก้ไขปัญหาในปัจจุบันและปัญหาต่าง ๆ ที่หายไปมีความจำเป็นในการรวบรวมและเก็บรักษาข้อมูล นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องมั่นใจว่าการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วในเวลาใดก็ตามแม้หลังจากผ่านไปสองสามวันหลายเดือนหรือหลายปีหลังจากกระดาษหมด หากเอกสารสำคัญไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมและไม่ได้กำหนดเวลาไว้อาจทำให้เกิดปัญหาเพิ่มเติมในการค้นหาเอกสารที่ถูกต้อง การค้นหาอย่างรวดเร็วและการใช้งานเอกสารเพื่อจุดประสงค์ที่เป็นไปได้นั้นจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการแจกจ่ายเอกสารอย่างชัดเจนในกลุ่มการแยกตัวอย่างเช่นในธุรกิจ

หนังสืออ้างอิงการจัดระบบพิเศษซึ่งกำหนดขั้นตอนสำหรับการแจกจ่ายหลักทรัพย์ในกรณีต่างๆคือการเรียกชื่อของคดี

แนวคิดของ "ศัพท์เฉพาะของกิจการ" และ "ธุรกิจ"

ชื่อระบบของกรณีเรียกว่าลักษณนามที่ง่ายที่สุดของชื่อเคสซึ่งช่วยให้คุณเรียงลำดับเอกสารได้อย่างรวดเร็วสำหรับการค้นหาอย่างรวดเร็วหากจำเป็นระบุอายุการเก็บในรูปแบบที่กำหนด ลักษณนามดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดระเบียบการดำเนินงานที่ราบรื่นของ บริษัท หรือสถาบันการศึกษาในเขตเทศบาล

กรณีเป็นเอกสารที่อยู่ภายใต้การคุ้มครองเดียวหรือการรวมกันที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะหรือประเภทของกิจกรรม ในกรณีที่ไม่อนุญาตให้ทำซ้ำฉบับร่างของหลักทรัพย์ที่ซ้ำหรือสูญเสียความสำคัญกับอายุการเก็บรักษามาตรฐานที่หมดอายุ

ศัพท์เฉพาะของกิจการ - เอกสารอเนกประสงค์ที่:

• มันเป็นพื้นฐานสำหรับการวางเอกสารในโฟลเดอร์การค้นหาเอกสารที่จำเป็น
• บ่งชี้การจัดทำดัชนีของเอกสารและเคส
• กำหนดอายุการเก็บของเอกสาร
• มันเป็นคู่มือชนิดหนึ่งสำหรับการตรวจในระยะแรก
• มันเป็นเอกสารที่คำนึงถึงการจัดเก็บชั่วคราว (มากถึงสิบปี)
• มันเป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของสินค้าคงเหลือของเอกสารที่จะถูกเก็บไว้อย่างถาวรและชั่วคราว
• เป็นสถานที่เก็บรักษาการกระทำการทำลายกิจการขององค์กรที่มีระยะเวลาเก็บรักษาที่หมดอายุ (การทำลายกระดาษ)

ประเภทของรายการในสถานประกอบการ

ระบบการตั้งชื่อมีสามประเภท ระบบการตั้งชื่อมาตรฐานคือเอกสารกำกับดูแลการสร้างองค์ประกอบของคดีที่จัดทำขึ้นในงานธุรการขององค์กรประเภทเดียวกัน

ระบบการตั้งชื่อโดยสังเขปเป็นคำแนะนำในลักษณะที่เป็นจริงมันกำหนดชุดของคดีบางอย่าง

ระบบการตั้งชื่อที่แยกต่างหากของกิจการขององค์กรนั้น ๆ นั้นเกิดขึ้นโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนเอกสารและการจัดการเอกสารขององค์กร กระบวนการเกี่ยวข้องกับหัวหน้าแผนกโครงสร้างเนื่องจากพวกเขามีความคิดเกี่ยวกับการวางแผนพัฒนาขององค์กรซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดหาหลักทรัพย์ประเภทที่อาจปรากฏในองค์กรในอนาคตอันใกล้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กฎพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

มีเอกสารจำนวนมากซึ่งมีความหลากหลายทั้งในแง่ของมูลค่าและนัยสำคัญที่เกิดขึ้นในกระบวนการขององค์กรใด ๆ ประเภทของหลักทรัพย์ที่ควรจัดเก็บเอกสารในองค์กรขั้นตอนและระยะเวลาในการเก็บรักษานั้นมีผลในการดำเนินการทางกฎหมายกฎระเบียบต่างๆซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับกฎหมายขององค์กรของแต่ละองค์กรกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการเก็บถาวรและกฎหมายการบัญชี กฎหมายการบัญชีและการเก็บถาวรมีผลบังคับใช้อย่างเท่าเทียมกันกับกฎระเบียบที่ออกโดยสภาร่างรัฐธรรมนูญหรือความเป็นผู้นำขององค์กรนั้น ๆ

การออกกฎหมายขั้นพื้นฐานในพื้นที่นี้เป็นกฎหมาย "ในจดหมายเหตุกิจการในสหพันธรัฐรัสเซีย" ซึ่งมีผลบังคับใช้ในวันที่เผยแพร่ - 25 ตุลาคม 2004มันเป็นการกระทำทางกฎหมายที่ควบคุมความสัมพันธ์หลากหลายในด้านการจัดการเอกสารสำคัญเพื่อผลประโยชน์ของประชากรพลเรือนของประเทศสังคมและรัฐบาลรวมถึงความสัมพันธ์ในการจัดเก็บเอกสารโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบความเป็นเจ้าของของรัฐวิสาหกิจ

อ้างอิงจาก h. 1 Article 17 แห่งกฎหมายฉบับที่ 125-ФЗ, ผู้ประกอบการ, องค์กรภาครัฐและเอกชนมีหน้าที่เก็บรักษาเอกสารสำคัญในช่วงระยะเวลาของการจัดเก็บรวมถึงเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร ขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อผูกพันในการจัดเก็บหลักทรัพย์และระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในองค์กรทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานะขององค์กรธุรกิจ สถาบันการค้ามีสิทธิ์ที่จะยกเลิกการจัดเก็บเอกสารตามเวลาที่กำหนด

เอกสารทางบัญชี

มาตรา 17 ของกฎหมายหมายเลข 129-ФЗกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาทั่วไปสำหรับเอกสารเอกสารทางบัญชีและรายงานบัญชี ตามพระราชบัญญัติดังกล่าวองค์กรมีหน้าที่ตรวจสอบการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างน้อยห้าปีปฏิทินจากวันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากวันที่ที่ลงกระดาษ

ในการกำหนดเงื่อนไขสำหรับเอกสารประเภทใดประเภทหนึ่งคุณต้องอ้างถึงการกระทำดังกล่าวเป็นรายการมาตรฐานของระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารที่ได้รับอนุมัติจาก Federal Archives เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2000 สิ่งสำคัญคือวันที่ที่ระบุในรายการไม่เริ่มต้นจากวันที่ของรุ่นสุดท้ายของกระดาษหรือการประกาศอย่างเป็นทางการของเอกสาร แต่จากวันที่ 1 มกราคมของปีปฏิทินถัดไป อย่างไรก็ตามหากหัวหน้าของ บริษัท ออกคำสั่งโดยคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมแล้วอายุการเก็บของเอกสารจะเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับช่วงเวลาที่กำหนดรายการ

การคืนภาษีและเอกสารการคำนวณภาษีอื่น ๆ

ช่วงเวลาที่องค์กรหรือสถาบันเทศบาลจะต้องจัดทำรายงานการหักภาษีจะถูกกำหนดไว้ในวรรค 170 ของรายการด้านบน ดังนั้นระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในองค์กรเมื่อมันมาถึงการคืนภาษีสำหรับปีปฏิทินที่ผ่านมาอย่างน้อยหนึ่งทศวรรษการจัดเก็บรายไตรมาสเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีปฏิทินถัดมาจะต้องจัดเก็บรายเดือนเป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งปีปฏิทิน ในกรณีที่ไม่มีการรายงานสำหรับปีปฏิทินจะต้องมีการประกาศประเภทอื่นอย่างน้อยสิบปี ดังนั้นการรายงานประเภทอื่น ๆ ควรได้รับการคุ้มครองอย่างน้อยห้าปีปฏิทิน รายงานสำหรับเดือนตามปฏิทินหากไม่มีรายงานรายไตรมาสจะถูกจัดเก็บตามหลักการเดียวกัน

เอกสารที่มีการคำนวณภาษีและค่าธรรมเนียมไม่ได้กำหนดไว้ในกฎหมาย อย่างไรก็ตามอนุวรรคของวรรคแปดของบทความแรก 23 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าผู้เสียภาษีจะต้องเก็บเอกสารเป็นเวลาสี่ปี: บันทึกบัญชีและภาษีเอกสารอื่น ๆ ที่พิสูจน์ผลกำไรการใช้จ่ายและการหักภาษีและค่าธรรมเนียมอื่น ๆ เช่นเดียวกับรายการเอกสารที่ระบุระยะเวลาการเก็บ มันถูกโพสต์บนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและ Rosarchive

ระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสารที่องค์กร

อายุการเก็บรักษาของเอกสารเป็นกรอบเวลาที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียและค่าที่เลือกโดยการตรวจสอบในระหว่างที่พวกเขาจะต้องเก็บไว้จนกว่าพวกเขาจะถูกทำลาย

อันเป็นผลมาจากกิจกรรมขององค์กรและสถาบันเอกสารที่มีความหมายต่างกันจึงถูกสร้างขึ้น รายการมาตรฐานของที่เก็บเอกสารอนุญาตให้ทำลายเอกสารที่ทำงานเสร็จแล้ว แต่มีผู้ที่ไม่สูญเสียความสำคัญเป็นเวลาหลายปี และประเภทที่สามมันมีข้อมูลที่สำคัญทางวิทยาศาสตร์หรือทางปฏิบัติ ประเภทนี้มีอายุการเก็บรักษาคงที่

ดังนั้นช่วงเวลาการจัดเก็บโดยทั่วไปสำหรับเอกสารสามารถ

• ชั่วคราวนานถึงสิบปี
• ชั่วคราวมากกว่าสิบปี
• คงที่

ในหน่วยงานที่มีส่วนร่วมในงานอ้างอิงกรณียังคงเป็นเวลาสองปีโดยไม่คำนึงถึงสถานะของธุรกิจ: การจัดเก็บถาวรและ (ชั่วคราวกว่าสิบปี) ในการเก็บถาวรขององค์กรพวกเขาจะยอมจำนนหลังจากเวลานี้

ไม่ว่าจะใช้รูปแบบใดในการทำเอกสาร (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์) ระยะเวลาการเก็บเอกสารจะไม่เปลี่ยนแปลง การกำหนดมูลค่าของระยะเวลาการใช้งานของพวกเขาขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในพวกเขา ปัญหานี้เป็นการตรวจสอบค่า

การตรวจสอบคุณค่าของเอกสารคือการกำหนดความสำคัญซึ่งการกำหนดระยะเวลาการออมของพวกเขาขึ้นอยู่กับ มีการตรวจสอบเพื่อพิจารณาว่าเอกสารใดที่สามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่รัฐสังคมวิทยาศาสตร์และบุคคลได้ดีที่สุด สำหรับเอกสารที่ถูกเลือกสำหรับการจัดเก็บชั่วคราวคุณควรกำหนดระยะเวลาที่จะต้องใช้ในอนาคต งานที่สำคัญของการตรวจสอบหลักทรัพย์จะถูกพิจารณาเพื่อกำหนดระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสาร

ดังนั้นงานตรวจสอบค่ามีดังต่อไปนี้:

• โอนสำหรับการจัดเก็บถาวรไปยังคลังเก็บของรัฐของรัสเซียเอกสารที่มีความสำคัญสำหรับการเมือง, เศรษฐกิจ, เศรษฐกิจ, วิทยาศาสตร์, วัฒนธรรมของประเทศการคัดเลือกเบื้องต้นสำหรับเรื่องนี้
• เอกสารที่รักษาคุณค่าในทางปฏิบัติ แต่ไม่ได้แสดงถึงคุณค่าทางวิทยาศาสตร์และประวัติศาสตร์จะถูกเลือกสำหรับการจัดเก็บชั่วคราว
• ผู้ที่สูญเสียคุณค่าและไม่มีคุณค่าทางวิทยาศาสตร์ถูกเลือกให้ทำลาย
• การสร้างช่วงเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารการเปลี่ยนแปลง

ในระหว่างการตรวจสอบคุณภาพขององค์กรของระบบการตั้งชื่อไฟล์เอกสารที่เก็บถาวรและการกำหนดอายุการเก็บของเอกสาร

วิธีการจัดระเบียบการจัดเก็บหลักทรัพย์ที่องค์กร

ด้วยการมาถึงของเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องใช้ทั้งอาคารเพื่อเก็บถาวรหลายห้องจะเพียงพอหากมันมาถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่มีประวัติสิบปี แต่ในกรณีใด ๆ มีความจำเป็นต้องจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในองค์กร

มีหลายตัวเลือกสำหรับวิธีการจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

1. Local - พื้นที่เก็บข้อมูลราคาไม่แพงซึ่งประกอบด้วยการรวบรวมเอกสารในหนึ่งโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์หรือหาก บริษัท มีเครือข่ายท้องถิ่นให้สร้างโฟลเดอร์เครือข่ายพิเศษและตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง ข้อเสียของวิธีการจัดเก็บนี้คือการขาดการรับประกันความปลอดภัยความต้องการควบคุมเวลาจัดเก็บข้อมูลอย่างอิสระให้เครื่องมือดู (เรากำลังพูดถึงโปรแกรมสำหรับการดูเอกสารรูปภาพวิดีโอภาพวาดและเอกสารอื่น ๆ ) และการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
2. คลังอิเล็กทรอนิกส์แบบพิเศษ - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบพิเศษหรือจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวจะไม่ทำซ้ำข้อเสียข้างต้นของไฟล์เก็บถาวรในเครื่อง นั่นคือ EDMS ให้การดูควบคุมเวลาในการเก็บรักษาหลักทรัพย์ช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ลบ - บริการชำระแล้ว
3. ในระบบคลาวด์ - วิธีที่มีแนวโน้มในการจัดเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บไว้ใน Online Service ได้โดยตรงและไม่ต้องใช้พื้นที่บนคอมพิวเตอร์ขององค์กร พนักงานมีโอกาสที่จะหันไปใช้เอกสารที่จำเป็นบริการจะให้การดูด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและให้ข้อมูลเกี่ยวกับใบรับรองความปลอดภัย - จะมีการเข้าถึงเครือข่ายเท่านั้น

กฎหมายไม่ได้กำหนดวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่ควรใช้รายการของเอกสารที่มีวันที่ระบุเพียงกรอบเวลากำกับดูแล สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎสำหรับการโอนเอกสารรูปแบบการดำเนินการที่ถูกต้องและใบรับรองสำหรับลายเซ็น