En arbetsbok är ett dokument som under flera decennier har behållit en viktig betydelse när det gäller rutiner för att registrera en person till arbete. Till stor del på grund av dess stora betydelse utfärdade lagstiftaren flera rättsakter samtidigt som reglerar hur böcker ska förvaras och fyllas ut.
Hur implementeras båda dessa korrekt? Finns det en utveckling av lagstiftningen i denna riktning? Vilka är funktionerna i att använda det officiella dokumentet i år, som är instruktionen för att fylla i arbetsböcker (2014)? Ryssland är, som ni vet, ett land med ofta förändrade rättsakter på olika områden.
Historisk bakgrund
Sammanfattningen om att fylla i böcker i Ryssland utfärdas på federal nivå. Formen, förfarandena för att underhålla och lagra ett sådant dokument som en arbetsbok hänvisas, enligt normerna i Rysslands arbetslag, till behörigheten för Rysslands regering. Därefter kommer vi att överväga essensen av rättsakter som utfärdats av detta verkställande organ mer detaljerat (de kommer faktiskt att vara den viktigaste informationskällan för oss), men för tillfället - en kort historisk försämring.
Arbetsböcker av den ryska, nya modellen (ersätter de sovjetiska) introducerades först i början av 2000-talet. Innan detta föreskrevs reglerna för vilka de bibehölls och lagrades (tänk bara!) I ministerrådets dekret av den 6 september 1973. Detta dokument kompletterades också med särskilda instruktioner, obligatoriska för användning i sovjetiska företag. Det publicerades av State Labour Committee den 20 juni 1974. Enligt ett antal forskare spåras det sovjetiska arvet inte bara i Ryssland. Länder där det finns en liknande instruktion att fylla i arbetsböcker som liknar våra är Ukraina, Vitryssland.
Under 2003 genomgick dock den ryska lagstiftningen betydande förändringar. I stället för lagkällor som antogs tillbaka under sovjettiden utfärdade den ryska regeringen nya akter som speglar verkligheten i den moderna ekonomins struktur. Vid den tidpunkten hade även själva arbetslagen uppdaterats.
Huvudsaklig lagkälla
Instruktioner för att fylla i arbetsböcker som används av ryska arbetsgivare har som sagt en helt officiell status. Det är förankrat i motsvarande dokument som publicerats av Ryska federationens regering - "On Labour Books", såväl som i en särskild resolution från Rysslands arbetsministerium. Det första dokumentet godkändes den 16 april 2003, men efter dess ikraftträdande genomgick det ett antal förändringar inom separata utgåvor. Den andra rättsakten, som i själva verket innehåller instruktioner för att fylla i arbetsböcker, daterad 10.10.2003, 69 FZ, enligt det officiella registret. Tänk på de viktigaste utdragen från dessa lagar.
Lagar har inte ändrats?
Många personalspecialister frågar sig: "Har ingenting förändrats inom området för reglering av arbete med arbetsböcker i mer än tio år sedan antagandet av ovanstående rättsakter?" Ja, alla fakta tyder på att instruktionerna för att fylla i arbetsböcker från 2014, som visas i de senaste utgåvorna av personella medier, onlinekällor, inte har några väsentliga innovationer i jämförelse med den som fungerade 2003. Vissa experter tror att detta beror på den relativa enkelheten och konsekvensen i de förordningar som fastställts av regeringen i början av 2000-talet.
Året som gav experter ett tillfälle att prata om några justeringar i ett sådant dokument som instruktioner för att fylla i arbetsböcker är 2013.Faktum är att den 1 september i år trädde den nya federala lagen "On Education" i kraft. Enligt honom har utbildningsformerna vid universitet och vissa gymnasieskolor förändrats avsevärt. I synnerhet fastställdes sådana begrepp som "grundutbildning" och "magisterexamen".
Först under tio år sedan instruktionen om att fylla i arbetsböcker (2013) dök upp har mallen för att fylla i huvudpersonalsdokumentet ändrats. Därför blev det nödvändigt i avsnittet "Om utbildning" att ange rätt namn på motsvarande utbildningsformer.
Men i allmänhet, både tidigare och under innevarande år (för att bara tänka på hur många år instruktionerna för att fylla i arbetsböcker har varit i kraft!), 2014 uppfyller verkligen HR-chefer och personalansvariga de krav som fastställdes redan 2003.
Vad föreskrivs i förordningen "Om arbetsböcker"
Enligt den första av de två rättsakter som nämns ovan reduceras arbetet med arbetsböcker till att arbetsgivarna uppfyller ett antal allmänna bestämmelser. Dekretet återspeglar också algoritmen för korrekt underhåll av det dokument som används vid officiell anställning.
Bland de användbara utdragen av denna rättsakt:
- anställningsrekord - det officiella dokumentet för anställda;
- det anställningsföretaget är skyldigt att föra en bok för varje anställd som har arbetat i den i mer än fem dagar (förutsatt att detta är den huvudsakliga platsen en person bedriver arbetskraft);
- information om den anställda, arten av de funktioner som han utför i företaget, information om rörelsen mellan organisationer, uppsägningar, utmärkelser registreras i det aktuella dokumentet;
- arbetsboken kan förvaras på ryska eller, om den används av en arbetsgivare som är registrerad i en av de nationella republikerna, på det andra statliga språket i förbundets ämne;
- arbetsgivaren måste på skriftlig begäran från den anställde inom tre dagar skicka en kopia av arbetsboken eller ett utdrag ur det, som är korrekt certifierat.
I lagen "Om arbetsböcker" som offentliggjorts av regeringen beskrivs, som vi redan har sagt, algoritmerna för att behålla detta dokument i detalj. I det här fallet är vi emellertid intresserade av instruktioner för att fylla i arbetsböcker, godkända av dekret från Rysslands arbetsministerium av 10.10.2003. 69 är dess serienummer. Enligt denna normativa handling får arbetsgivaren en manual, enligt vilken han är skyldig att fylla i böcker, infogningar i dem samt duplikat av denna typ av dokument.
Hur och vad man ska skriva
De officiella anvisningarna för att fylla i arbetsböcker kräver att det anställda företaget registrerar datum med en penna (gel typ eller penna, rulle, boll). Ord i dokumentet ska vara fullständiga utan förkortningar. Du kan till exempel inte skriva "distribution". så kort för "bortskaffande."
Om vi talar om ett sådant avsnitt där information om personens arbetsplatser indikeras, är det omöjligt att korsa eller korrigera några uppgifter (om de till exempel har angetts felaktigt). Om något behöver ändras i det som skrivs, är allt som behöver göras att ange en ny rad längst ner på sidan med serienumret och datumet som ska anges (i kolumn 3): "Uppgiften för numret (ange det) är ogiltigt."
Lägg sedan omedelbart till rätt ordalydelse som återspeglar personens acceptans i befattningen, och i kolumn 4, skälen till ändringar (detta kan till exempel vara datum och nummer på arbetsgivarens order). På liknande sätt utförs rörelser mellan anställda företag genom att korrigera felaktig information om uppsägningar.
Instruktionerna för att fylla i arbetsböcker kräver också att arbetsgivare på skriftlig begäran utfärdar anställda en kopia av det relevanta dokumentet, där felaktig information kommer att saknas. Det är riktigt, i detta fall kommer arbetsboken att innehålla en inskription av formuläret "duplikat" på första sidan.
En ”juridisk kopia” av ett dokument har förresten, liksom originalet, sitt eget serienummer.
Ange personlig information i en bok
Låt oss överväga hur instruktionerna för att fylla i arbetsböcker kräver att arbetsgivare anger information om anställda i motsvarande dokument.
När det gäller det fullständiga namnet är de obligatoriska fixerade helt, utan förkortningar och användning av initialer.
Du kan endast ange information om den utbildning som den anställde har fått (i alla typer av utbildningsinstitutioner - skola, lyceum, universitet) om det finns ett original eller en certifierad kopia av ett examensbevis, intyg (eller annat liknande dokument) på ett lämpligt sätt.
Om den nya anställda studerade någonstans, men inte examen, kan motsvarande anmälan göras om något dokument som visar utbildningsstegen (student-ID-kort, eller till exempel "post" eller kopior av detta) visas.
Liknande regler - om yrket, specialitet, kvalifikationer. Allt måste bekräftas av dokument - i originalet eller i form av vederbörligen certifierade kopior.
Vi glömmer naturligtvis inte det år då ändringar gjordes i den federala lagen "On Education", enligt vilken instruktionen för att fylla i arbetsböcker i praktiken har förändrats något (2013). Korrigeringar eller nya uppgifter som introducerats av personalansvariga, om examen för en ny anställd säger "grundutbildning" eller "magisterexamen", bör vara korrekta i förhållande till ordalydelsen i den juridiska profilen.
Ändring av namn (till exempel efter att anställden har ingått äktenskap) registreras på den första sidan i arbetsboken. Tidigare information kan korsas ut med en rad och ange omedelbart rätt data. På bokens omslag (dess inre sida) måste du samtidigt ange på grundval av vilka dokument ändringarna görs.
Fyll i arbetsinformationen
Vilken typ av instruktioner för att anmäla sig i avsnittet "Information om arbetet" innehåller instruktioner för att fylla i arbetsböcker av den 10.10.2003 (69 Arbetsministeriets förordning)?
Det är viktigt att det tredje namnet på det anställningsföretaget alltid anges (och i förekommande fall, förkortat). Till höger om denna post är datumet då personen gick till jobbet på en ny plats, till vänster - radens serienummer.
Om en anställd i processen att utföra aktiviteter i organisationen överförs från en position till en annan, bör detta också registreras i detta avsnitt. I det här fallet anger den tredje kolumnen namnet på avdelningen eller annan struktur inom det anställningsföretag, samt hur positionen eller det nya yrket låter.
I båda fallen, som noterats ovan, är det nödvändigt att ange grunden för att ange relevanta poster varje gång i kolumn 4. Som regel skrivs datum och nummer på beställningen eller ordern, enligt vilken en person anställs (eller flyttar från en post till en annan).
Vi fixar ett deltidsjobb
Enligt kraven, som innehåller anvisningar för att fylla i arbetsböcker (och tillägg för dem, förresten), lagras information om en persons arbetsplatser i motsvarande dokument på hans begäran. Det är endast nödvändigt att visa huvudföretagets arbetsgivare ett dokument som bekräftar utförandet av deltidsarbetsfunktioner.
Information lagras i "Information om arbetet." Ett nytt serienummer på raden sätts, i den andra kolumnen registreras datumet när personen började arbeta deltid, i den tredje kolumnen finns en post av företaget där han började arbeta, position. Den fjärde kolumnen reflekterar länkar till dokument som ger anledning att ange information om en extra plats för en person att utföra arbetskraftsfunktioner.
Det är värt att notera att kombination och kombination inte är samma sak. Den första innebär att en person arbetar för en företagsgivare, dels en annan juridisk enhet, och för det andrautför sina arbetsfunktioner på ett annat kontor (detta är den vanligaste tolkningen av termen "deltid" bland ryska advokater). I sin tur är kombination arbete i två eller flera positioner i ett företag. Därför bör HR-specialister, som fyller i en anställds anställningsbok, komma ihåg att det finns en sådan nyans.
Pris - officiellt
Ett intressant faktum är att information om en anställds belöning (t.ex. examensbevis) också bör återspeglas i arbetsboken. Det finns ett speciellt avsnitt för detta. Det kallas - "Information om utmärkelsen." Dess struktur representeras också av fyra grafer. Principen för att fylla var och en av dem liknar algoritmerna för "Information om jobbet" - först serienumret, sedan tilldelningsdatumet, sedan beskrivningen av utmärkelsen och namnet på dokumentet som ger anledning att ange motsvarande post i boken.
Lämna lagens bokstav
Om en person slutar måste detta faktum också registreras korrekt i arbetsboken. För att göra detta måste du ange en lämplig post i dokumentet och återspeglar som regel uppsägningen av kontraktet mellan den anställda och det anställningsföretag. Algoritmen för introduktionen kommer förmodligen att känna oss bekant - den består också av sekventiellt arbete med fyra grafer. I det första skrivs linjenumret, i det andra - dagen för uppsägning, i det tredje anges skälet för uppsägning av anställningsavtalet, och i det fjärde anges informationen om de handlingar som ger grunden för att göra motsvarande post i arbetsboken (som regel är detta huvudets ordning).
På vilka grunder kan man säga upp anställda? Ofta avlöses anställda i ryska företag från sina tjänster på grundval av en formell grund som ”uppsägningar”. Denna term var emellertid allmänt populär redan 2003, då de helt rättsakter som reglerade arbetet med böcker utfärdades.
Samtidigt förblev reglerna relevanta för året som markerade ett decennium av reformer i arbetslagstiftningen, då handlingar som innehöll instruktioner för att fylla i arbetsböcker (2013). Med exempel uppsägningar för att minska stater, ryska personal officerare har fortfarande att göra, trots lagstiftningens "progressivitet" på många områden.
Uppsägning "efter överenskommelse mellan parterna" förlorar inte dess relevans. Det 2003 användes denna formulering regelbundet av personalombud. Men idag, och till exempel året som markerade tioårsdagen för antagandet av dekretet, som innehåller anvisningar för att fylla i arbetsböcker (2013), är en kort sammanfattning av orienteringen om korrekt genomförande av uppsägningen en mycket nödvändig källa. Därför kommer vi att beskriva hur man anger de relevanta uppgifterna i boken på de två angivna grunderna för avslutande av verksamheten.
Om vi talar om "personalminskning", skriver vi i kolumn nummer 2 den sista dagen som den uppsagda anställden i företaget arbetade. I den tredje kolumnen kommer ordalydelsen att vara oförändrad: "avskedas för att minska personal." Det bör kompletteras med frasen: "punkt 2 Artikel 81 i arbetslagen Ryssland. "
”Avsked med uppsägningar” är relevant för både 2003 och året som markerade 10 år från det ögonblick då instruktionen om att fylla i arbetsböcker antogs (2013), ett exempel på formulering. Det finns ingen anledning att vara rädd, säger experter, efter instruktioner från ett decennium sedan. Termen "uppsägning" förstods sedan och förstås nu på exakt samma sätt.
Om en person avfärdas genom avtal mellan parterna, skriver vi följande: "avskedas med parternas samtycke", med hänvisning till samma punkt 1 Artiklar i Rysslands 77: e arbetslag. Förresten, det finns ett annat alternativ, det är ganska korrekt och ofta utövas. Nämligen: "avskedad av sin egen fria vilja." Denna grund är i sin tur skriven med hänvisning till tredje stycket i art. 77.
Arbeta med ett duplikat, sätt in
Som vi sade ovan kan i vissa fall anställda begära en duplikat av arbetsboken från personalen. Denna regel inrättades 2003, den försvann inte under året, vilket markerade de tio åren som har gått sedan den "federala" instruktionen för att fylla i arbetsböcker dök upp (2013). Arbetsboksinsats Förresten, detta är ett annat viktigt och krävt, tillsammans med ett duplikat, ytterligare dokument. Vi kommer också att lära oss att arbeta med honom idag.
Först hur du fyller i duplikatet på rätt sätt.
Om den anställda redan har arbetslivserfarenhet är det nödvändigt att på något sätt fastställa varaktigheten på sin arbetslivserfarenhet. Detta görs i kolumnen i det tredje avsnittet, där information om arbetet indikeras. Längden på tjänsten registreras totalt i år, månader och även arbetsdagar, men utan att ange anställningsföretag och befattningar. Men du måste fortfarande "dekryptera" informationen, samtidigt som du har dokument som bekräftar arbetet där. I varje ny rad anges namnet på de tidigare anställda företagen, positioner, arbetsvillkor för arbetsfunktioner.
Nu om fodret. Det här objektet läggs till i arbetsboken om alla sidor i någon av avsnitten är fulla. Insatsstrukturen är helt identisk med huvuddokumentet. Reglerna för fyllning är exakt desamma. Det är viktigt att veta att utan en arbetsbok är den inte giltig. Insatsen är dock samma officiella dokument. Den är gjord på en speciell form med förfalskade element. Arbetsgivarna är enligt lag skyldiga att ha ett tillräckligt antal tomma blanketter (liksom tomma provböcker).
Tvåspråkiga officiella domstol
Vi sade ovan att när man registrerar anställda hos arbetsgivare som är registrerade i de nationella republikerna, anges uppgifterna i böckerna inte bara på ryska, utan också på språket för förbundets ämne. Huvudkravet här är det enhetliga utseendet (fyllningsstil, bläckfärg, etc.) för posterna. Det semantiska innehållet på information på ryska och på republikernas nationella språk bör helt sammanfalla. Vissa advokater säger att det är nödvändigt att fylla i informationen på båda dialekterna med en kaderspecialist, så att handskrivningen är densamma.
Strukturen och de grundläggande reglerna för att arbeta med ett sådant dokument som en instruktion för att fylla i en arbetsbok är ungefär desamma. 2013 är året då algoritmen för att göra poster som anges i den kompletterades med formuleringar från relaterade källor till federal lag. I allmänhet förblir emellertid de regler som fastställts av Ryska federationens regering 2003 relevanta till denna dag.
Naturligtvis stod vi inte inför uppgiften att återspegla utvecklingen av lagar om arbete med arbetsböcker, vars resultat skulle äga rum under ett år som markerar 10 år från det ögonblick en sådan lagkälla som instruktioner för att fylla i arbetsböcker dök upp (2013). I bilderna och diagrammen är dess viktigaste bestämmelser, som krävs vid studien av många andra lagstiftningsakter, troligen också opraktiska att visa. Men vi var övertygade om enkelheten och konsekvensen i kraven som anges i Rysslands regering och dess avdelningar. Och därför bör moderna personalombud inte ha svårt att arbeta med arbetsböcker.
