Varje medborgare som behöver ta emot viss information kan bli en användare av arkivinformation. För att få ett arkivcertifikat måste du komma in personligen eller skicka en behörig person som handlar på grundval av certifieringshandlingar.
Vilken information lagras i arkivet
I enlighet med lagen om arkivärenden i en organisation är statliga organ och individer som bedriver kommersiell verksamhet skyldiga att förse den sökande med information som finns i arkivdokument. En sådan tjänst bör vara gratis.
Ett arkivcertifikat är ett officiellt dokument upprättat på ett speciellt formulär och innehåller omfattande information som begärs av den sökande. Utöver intyget har medborgare rätt att få kopior av arkivdokument rörande den sökande. Behovet av att få sådana handlingar kan vara relaterat till att ansöka till socialförsäkringsmyndigheter, upprätta pensionsavsättningar och få vissa förmåner.
Datasekretess
Enligt lagen bör tillhandahållande av arkivinformation ske genom användaråtkomst till original och sökmotorer. Det bör noteras att all lagrad information är konfidentiell, och därför bör åtkomst till den begränsas till en viss krets av människor.
Sådan försiktighet är kopplad till det faktum att informationsbanken innehåller personuppgifter om medborgare, information om deras bostadsort, civilstånd, lön, brottsregister och andra biografiska funktioner. I detta avseende är det inte tillåtet att få ett arkivcertifikat utan en individs samtycke. Arbetstagare med tillgång till arkivet måste följa reglerna för att tillhandahålla information.
Arkivinformation Användare
På grund av det faktum att en ganska mångfald information lagras i arkiv inträffar utfärdandet av arkivcertifikat till ett stort antal användare. Dessa inkluderar juridiska personer och individer, tidigare anställda i företag, brottsbekämpande och skattemyndigheter, pensionsfonder, försäkringsbyråer och vanliga medborgare.
För varje enskild användare finns det regler för information.
Regler för utfärdande av arkivcertifikat, kopior och utdrag
All information som begärs i arkivet utfärdas på grundval av en skriftlig ansökan. I detta dokument beskrivs kärnan i begäran och alla detaljer som krävs för sökningen. Ansökan informerar också sökandens personuppgifter, initialer, adress, telefonnummer. Begäran måste undertecknas med den personliga signaturen från den sökande.
Ett arbetscertifikat (arkiverat) som innehåller uppgifter om ansvarsperiod utfärdas med förbehåll för den mest exakta informationen om den sökandes arbetsplats. Även i det här fallet måste du ange arbetsplats och arbetsperiod. När du ändrar efternamnet är det nödvändigt att skriva de tidigare initialerna i begäran.
Den begärda informationen från arkivet måste tillhandahållas inom 30 dagar efter registreringen av begäran. Om ytterligare tid krävs för att få särskild information, meddelar arkivet sökanden om förlängningen av terminen.
Hur ser arkivhjälp ut, exempelform
Intyget erhållet från statsarkivet eller från ett kommersiellt företags personaldokument bör sammanställas på organisationens brevhuvud och ha ett tydligt namn. Ett ungefärligt urval av en sådan begäran kan ses när du ansöker.
Utfyllning av arkivdokumentet är baserat på original eller certifierade kopior.Ett arkivcertifikat måste innehålla korrekt information om de dokument som används och informationen ska presenteras i kronologisk ordning. Alla namn som nämns i certifikatet är registrerade i utökad form, och utdrag ur originalet är bifogade i citattecken. Om avvikelser konstaterades i processen att fylla i dokumentet, överförs de till certifikatet i det formulär som de visas i originalet. Ett korrekt ifylld certifikat har full rättslig kraft och kan presenteras i form av bevis i domstol.
Vilka kränkningar kan göra ett dokument ogiltigt?
Ett officiellt arkivdokument får inte innehålla korrigeringar, fläckar eller oläsliga fraser. Kommentarer och olika personliga slutsatser från arkivarbetare är inte tillåtna i texten.
Efter textdelen av dokumentet arkiveras numren på de register som används. Arkiveringsintyget är undertecknat av chefsarkivaren eller chefen för personalavdelningen och certifierat med en försegling. Om dokumentet består av flera sidor måste varje ark vara certifierat. En arkivbegäran utfärdas i två exemplar, varav den ena utfärdas på begäran, och den andra lagras i arkivregistret.
Utgivande av en arkiverad kopia av ett dokument
Arkiveringsinstitutioner på begäran av medborgare utfärdar kopior av originaldokument och arkivutdrag. Sådana informationsblock görs på organisationens brevhuvud. Om en kopia av ett historiskt dokument görs, behöver du inte använda ett sådant formulär.
Ett arkivförklaring är relevant om källinformationen finns i ett omfattande informationsregister. För att optimera arbetet indikerar utdraget därför endast den del av den information som intresserar sökanden.
Kopior av handlingar utfärdas till den sökande tillsammans med ett brev. Om den begärda informationen inte är tillgänglig i arkivet rapporteras orsaken till att begäran inte har uppfyllts.
Arkiveringscertifikat 9 formulär
Form nr 9 är ett ganska populärt dokument bland befolkningen. Detta intyg innehåller information om personer som är registrerade i en viss lägenhet, om fastighetens storlek, ägarens rättigheter och hans familjeförhållande med andra aktieägare.
Ett sådant dokument kan krävas vid tidpunkten för inlämnande av handlingar för privatisering eller som bevis på arvsrättigheter. För försäljning av arkivcertifikat för fastigheter är för närvarande inte nödvändigt. För att få blankett nr 9 måste du gå till passkontoret på registreringsplatsen och presentera där ett pass och ett ägarintyg för lokalerna.
Ofta står sökanden inför ett sådant problem som vägran att utfärda intyg nr 9 i samband med det resulterande hyra restanser. I själva verket kan ett sådant argument inte anses vara legitimt, eftersom de anställda vid passkontoret måste utfärda ett dokument oberoende av restanser.
Vid olaglig vägran är det nödvändigt att kräva skriftlig bekräftelse av orsaken till vägran. Du kan också skriva ett klagomål till chefen för passkontoret eller gå till domstol.
