Plánovanie obstarávania tovaru je jednou z najdôležitejších etáp v činnosti každej modernej inštitúcie alebo podniku. Je určený na vytvorenie prípravnej dokumentácie, ak je to potrebné na kúpu produktu, objednanie práce, služby. Najdôležitejšia oblasť pre obce, štátne spoločnosti. Bolo vyvinutých niekoľko metód plánovania, ktoré sa považujú za súčasť špecializovaných vzdelávacích kurzov. Teoretické výpočty sú samozrejme použiteľné v praxi, rozsah ich aplikácie je veľmi široký. Je to najmä z dôvodu požiadaviek súčasných právnych predpisov o zdôvodňovaní nadobudnutia obcí a vládnych agentúr.
Kľúčom k úspechu je začiatok bez chýb
V súčasnosti sa realizuje plánovanie obstarávania v súlade s federálnym zákonom 44. Tento dokument vyhlásil na federálnej úrovni, aký dôležitý je postup na vypracovanie plánu. Požiadavky na vypracovanie akvizícií sa prvýkrát objavili v roku 2013 a odvtedy sa situácia jednoznačne nezlepšila pri implementácii jednotlivých inštitúcií. Právne normy, ktoré sú relevantné pre naše dni, vyžadujú, aby ste naplánovali akvizície v prísnom súlade so zákonmi a starostlivo dokumentovali každý krok a akúkoľvek operáciu.
Organizácia obstarávania, vypracovanie plánu, sú úlohy, ktoré sa v súčasnej dobe riešia s pomocou modernejších metód pomocou modernejších metód. To umožňuje zvýšenie ekonomickej efektívnosti výsledku pri dodržaní zavedených štandardov. Systém plánovania obstarávania je kľúčom k pozitívnemu výsledku celej akcie. Je potrebné analyzovať potreby vzhľadom na množstvo finančných prostriedkov pridelených podniku. Najlepším riešením je, samozrejme, prideliť finančné prostriedky v sumách požadovaných konkrétnou inštitúciou na uskutočnenie všetkých plánovaných transakcií, ale rozpočtové obmedzenia len zriedka umožňujú realizovať 100%.
Urob to správne
Mimochodom, relevantnosť a zložitosť problému plánovania plánov obstarávania, prípravy projektov je už zrejmá z množstva nedávno vydaných špecializovaných publikácií, ktoré odhaľujú rôzne jemné aspekty a nuansy problému. Veľa je to kvôli zložitej hospodárskej situácii v krajine, na základe ktorej sa sprísňujú požiadavky zákona, ako aj monitorovaniu ich dodržiavania. Existuje pozitívna stránka: je možné účinne zabrániť zneužívaniu, korupcii a neefektívnemu plytvaniu rozpočtovými úsporami.
Ročné plánovanie obstarávania je najbežnejšou možnosťou. Nebude zbytočné zostavovať plány na dlhú dobu (päťročný plán), ale vytvárajú sa iba všeobecne. Existujú krátkodobé plány (napríklad na mesiac), ktoré však odrážajú iba súčasné potreby podniku. Ročný plán nie je iba zoznamom nevyhnutných akvizícií, ale aj dokumentom, ktorý demonštruje vyhliadky inštitúcie, jej rozvojovú stratégiu a zlepšenie pracovného procesu. K plánu je často pripojená vysvetľujúca poznámka, ktorá odôvodňuje potrebu každej z uvedených položiek. Pomáha to predchádzať podozreniu zo zneužitia a dokazuje potrebu pridelenia finančných prostriedkov.
Hlavné ciele: rozbor príkladov obstarávania
Plánovanie, obstarávanie môže byť oblasť zodpovednosti, ktorú spoločnosť zanedbáva.V takom prípade bude kvalita služieb poskytovaných v dôsledku práce inštitúcie na produkte pomerne nízka a podmienky budú dlhé. Ak nebolo možné správne vypracovať cenu zákazky, naplánovať akvizíciu, existuje možnosť neefektívneho vynakladania finančných prostriedkov, ktoré možno považovať za priestupok s následnými dôsledkami.
Plánovanie miestneho obstarávania pomáha predchádzať nepredvídaným zrušeniam. Iniciátorom transakčného bloku môže byť kontrolný orgán, dodávateľ alebo samotná inštitúcia, ktorá náhle zistila chybu, a preto bola nútená naliehavo ukončiť spoluprácu dohodou. To vedie k dočasným finančným stratám. Zákazník, ktorý nesprávne dokončil proces obstarávania, môže byť potrestaný. Najmä z existujúcich zákonov vyplýva, že úradník, ktorý nezodpovedne nesprávne vybral spôsob obstarávania, je nútený odpovedať: trest dosahuje 50 000 rubľov.
Jeden po druhom
V moderných podnikoch sa plánovanie obstarávania vykonáva prostredníctvom systematického prístupu k problému pomocou účinných elektronických, výpočtových a softvérových systémov. To minimalizuje pravdepodobnosť ľudskej chyby. Postupnosť operácií je tvorba plánu, jeho koordinácia s vyššími orgánmi, implementácia plánu. Už v prípravnej fáze je potrebné zdôvodniť všetky plánované operácie, overiť súlad s cieľmi stanovenými pre inštitúciu a normalizovať obstarávanie. Ten zahŕňa kontrolu kvality zakúpeného produktu, objednanú službu s ohľadom na súčasné požiadavky, očakávané kvality spotrebiteľa. Vo fáze plánu sa analyzuje požadované množstvo produktu a medzná cena, za ktorú sa dá kúpiť.
Riadenie plánovania obstarávania zahŕňa organizovanie verejnej diskusie o udalosti. Platí to najmä pre množstvo transakcií, pre ktoré je v zákonoch stanovená publicita. Existujú také udalosti, ktoré je jednoducho nemožné zrealizovať bez predbežného verejného prieskumu s vyhodnotením výsledkov. V súčasnosti sa na organizovanie takéhoto kroku aktívne využívajú najmodernejšie prostriedky a metódy komunikácie, technické riešenia a informačné technológie.
Neexistuje žiadny koniec na papieri!
Plánovanie štátneho a obecného obstarávania zahŕňa vypracovanie harmonogramu, plánu obstarávania. Druhý typ dokumentácie bol zavedený v roku 2016. Prvý bol praktizovaný predtým, jeho forma zostala nezmenená už niekoľko rokov. Rozvrh je zostavený na rok. Plán obstarávania je vypracovaný na priemerný čas a obsahuje všetky názvy výrobkov, ktoré inštitúcia potrebuje a ktoré sú zakúpené od dodávateľa. Spravidla sa takýto dokument vzťahuje na trojročné obdobie, pretože rozpočet sa vytvára na toto obdobie.
Obzvlášť zložité je plánovanie verejného obstarávania. Je potrebné zamerať sa na spolkový zákon prijatý v roku 2011 pod číslom 223. Vyhlásil možnosti vypracovania flexibilného plánu na obdobie dvanástich mesiacov. Niektoré nákupy nemusia byť opodstatnené. Platí to pre zoznam, ktorý spadá pod normy druhej časti pätnásteho článku predtým uvedeného 44. federálneho zákona. Zamestnanci verejného sektora majú právo upravovať plány podľa potreby. Neexistuje žiadny časový limit ani dôvod.
Všetko podľa plánu
Obstarávanie pri plánovaní rozpočtu v grafickom formáte zahŕňa použitie dokumentácie vypracovanej počas trojročného obdobia a opisu základných potrieb inštitúcie ako nadácie.Nie každý právny subjekt od prvého dňa môže úspešne vytvoriť taký plán obstarávania, ktorý sa dá preniesť do reality, preto zákon stanovuje možnosť vykonať úpravy tých dokumentov, ktoré už sú uverejňované prostredníctvom špecializovaného informačného systému.
Často je potrebné vykonať zmeny, pretože sa zistia potreby tovaru, ktoré nebolo možné identifikovať skôr. Prostredníctvom elektronického rozpočtu je plánovanie obstarávania pomerne flexibilným procesom, môžete pridať nové položky, najmä ak finančné príležitosti na ich implementáciu sú spôsobené úsporami v tendroch, ktoré už prešli úpravou. Zmeny môžu byť vykonané, keď sú stimulované výsledkami verejnej diskusie, ak boli organizované tak, aby spĺňali požiadavky zákonov.
Logistika obstarávania
Aby sa zabezpečilo, že plánovanie obstarávania (elektronický rozpočet, ktorý sa uskutočňuje prostredníctvom moderných softvérových produktov, poskytuje významnú pomoc odborníkom), je čo najúčinnejšie, organizovať podujatia s prihliadnutím na požiadavky logistiky. Pri vypracúvaní plánu sa musíte riadiť potrebami podniku, nákladmi spojenými s pracovnými procesmi, úložnými priestormi, ktoré sú k dispozícii na použitie. Úlohu a množstvo materiálu potrebného na výrobný proces, načasovanie, v ktorom sa má dodať, zohrávajú úlohu. Aby ste uspeli, musíte vziať do úvahy zdroje dodávateľov, schopnosť organizovať vlastnú výrobu niektorých spotrebných materiálov použiteľných na výrobu konečného produktu, poskytovanie služieb.
Tvorba, berúc do úvahy celý špecifikovaný plán obstarávania v rozpočtovom plánovaní vo vzťahu k štátnym a súkromným spoločnostiam, vám umožňuje vytvoriť pracovný proces bez prestojov a finančných strát v dôsledku prebytku, poškodenia spotrebného materiálu. Na identifikáciu toho, koľko materiálu je potrebné (konkrétne tento ukazovateľ je základom pre výpočet väčšiny ostatných), je potrebné zvládnuť niekoľko štandardných metód výpočtu. Ak ich chcete uplatniť v konkrétnej spoločnosti, musíte najskôr zhromaždiť najúplnejšiu informačnú databázu o použití podobných surovín v priemysle skôr.
Koľko je potrebných?
Jednou z metód plánovania obstarávania je posúdenie objemu výrobkov, ktoré je potrebné vyrobiť, na základe potreby zákazníka. Keďže vieme, aký je v súčasnosti dopyt po výrobku významný, je možné primerane vypočítať, koľko suroviny bude potrebné. Na zjednodušenie výpočtových zoznamov s výrobkami, materiálmi je potrebné vziať do úvahy čas potrebný na dodanie rôznych položiek, trvanie skladovania. Ak je možné vyrobiť nejaký spotrebný materiál samostatne, musíte vopred vypočítať, aké veľké sú časové náklady.
Na základe časových intervalov odhadujú hrubú potrebu pozícií získaných od dodávateľa, ktoré sa vyrábajú samostatne. Na základe toho sa čistý dopyt určuje analýzou existujúcich zásob, zadaných objednávok a plánovaných objemov výroby. Medzi objednávky môžu patriť objednávky, ktoré boli vykonané skôr pre predchádzajúcu sériu tovaru. Pri plánovaní nového výrobného cyklu sa nemusia brať do úvahy.
Kolísanie dopytu
Tento spôsob plánovania nákupov je relevantný vtedy, keď je záujem spotrebiteľa možné popísať pomocou vlnovej mapy s opakujúcimi sa prvkami. Na dosiahnutie vyrovnania je potrebné posúdiť, aká veľká je skutočná spotreba výrobku za posledné časové obdobie, určiť pomer s predtým vypočítanými ukazovateľmi. Pro nové obdobie je predpoveď ukazovateľom vypočítaným pre predchádzajúce časové obdobie, ku ktorému sa pripočítava opravná hodnota - množstvo tovaru vynásobené koeficientom významnosti.
Alternatívna možnosť
Ďalší spôsob plánovania obstarávania je deterministický.K tomu sa uchýlia, keď je známe, ako dlho trvá vykonanie objednávky, koľko materiálu je na to potrebné, v akom čase sa spotrebný materiál dodá.
Stochastický prístup je niekedy v praxi najužitočnejší. Základom pre výpočet sú štatistické metódy, matematika. Pomocou špecializovaných vzorcov môžete vyhodnotiť, čo sa očakáva od produktu, a na základe tohto plánu kúpiť spotrebný materiál.
Pomocou nahromadených skúseností zamestnancov môžete implementovať heuristický prístup k plánovaniu obstarávania.
Je čas na všetko
Pri plánovaní verejného obstarávania v súkromnom sektore je k dispozícii najúplnejšia informačná základňa týkajúca sa výrobného procesu a výsledku jeho uplatňovania. Je potrebné poskytnúť analytikom prístup k presným informáciám o pohybe spotrebného materiálu, komponentov, náhradných dielov. Mali by existovať údaje o všetkých fázach od okamihu prieskumu trhu obstarávania po prevzatie zakúpeného tovaru v sklade.
Aby systém obstarávania logistiky fungoval dobre, musíte vedieť, aké materiály sa používajú vo výrobnom procese. Tvorba plánu obstarávania zahŕňa koordinovanú interakciu rôznych ľudí zamestnaných v podniku. Plánovanie verejného obstarávania (a rovnako v súkromných spoločnostiach) si vyžaduje nadviazanie vzájomných vzťahov medzi rôznymi oddeleniami, divíziami, pobočkami právnickej osoby. Iba starostlivo organizovaná interakcia nám umožňuje zaručiť správnosť výpočtov, analýz a výber v prospech optimálnej metódy tvorby obstarávania. Spoločná práca vám umožňuje rozhodnúť sa v prospech najlepšej cenovej politiky, uzavrieť ziskovú zmluvu s dodávateľom a sledovať množstvo prichádzajúcich, dostupných a vynaložených surovín. Logistika zahŕňa kontrolu nad načasovaním dodávok, umiestnením surovín na území skladu.
Nič viac
Organizovaním logistiky obstarávania môžete dosiahnuť minimálny stav zásob v sklade s nepretržitou dodávkou spotrebného materiálu pre výrobný proces. Aby bolo plánovanie efektívne, je potrebné presne formulovať, ktoré konkrétne polohy sú potrebné a do akej miery, v akom časovom období by mali byť workshopy k dispozícii, aké veľké sú možnosti známych dodávateľov. Logisti hodnotia súčasné možnosti skladu, vymýšľajú spôsoby, ako zorganizovať výrobný proces spotrebného materiálu pomocou vlastných kapacít.
Nakupujeme múdro
Plánovanie obstarávania v mnohých ohľadoch úzko súvisí s výberom konkrétneho formátu pre spoluprácu s dodávateľmi. V súčasnosti je najrozšírenejšou možnosťou vykonanie ponuky. Platí to rovnako pre štátne podniky, inštitúcie a pri hľadaní dodávateľa súkromným obchodníkom. Koncepcia výberového konania vstúpila do ekonomiky na dlhú dobu. Organizácia ponúk je zodpovednosťou zákazníka, ktorý oznamuje konkurenčné podmienky pre dodávku produktu, poskytovanie služieb. V rámci aukcie môžu tí, ktorí chcú, súťažiť o právo na uzavretie dohody so zákazníkom za vopred oznámených podmienok. Pravidlá, ktorým bude spolupráca podriadená, musia byť sformulované a uverejnené vopred. Za týmto účelom je vyplnený celý súbor súťažných podkladov, v ktorých sú uvedené podmienky všetkých fáz vzájomnej práce. Uvádzajú sa názvy produktov, služieb, cien, ktoré vyhovujú zákazníkovi.
Klasická ponuka je postup, ktorý zahŕňa množstvo konkurentov. Získanie práva na uzavretie zmluvy nie je ľahké, ale samotný proces je nákladovo efektívny, spravodlivý. Jeho organizácia je pridelená vedúcim podniku, ktorý koná ako zákazník. Spoločnosť zbiera províziu za obstarávanie, ktorej zloženie schvaľuje veliaci personál.Títo odborníci pripravia balík dokumentov, zostavia všetko potrebné na stanovenie podmienok pre verejné prezeranie. Je potrebné pamätať na súčasné regulačné a právne akty, ktorými sa riadia verejné súťaže a aukcie.
Opatrne a dôkladne
Všetky ponuky predložené v obmedzenom časovom rámci musia analyzovať účastníci obstarávacej komisie. Pokiaľ ide o každú z možností, sformuluje sa všeobecné rozhodnutie: prijať návrh, vymenovať potenciálnu osobu za dodávateľa alebo opciu odmietnuť. Ak sa rozhodnete pre konkrétny výsledok, musíte skontrolovať podmienky súťaže, analyzovať vlastnosti všetkých prijatých návrhov. Ideálnym výsledkom postupu je dohoda za najnižšiu možnú cenu, ktorá podlieha všetkým požiadavkám a podmienkam zákazníka. Nestrannosť, otvorenosť, transparentnosť sú hlavnými výhodami takéhoto postupu.
Pri formulovaní požiadaviek na výkonných umelcov sa človek musí riadiť nielen svojimi vlastnými záujmami, ale aj priemernými trhovými ponukami. Ak zákazník stanoví zámerne nepriaznivé podmienky, sotva existujú ľudia, ktorí sa chcú prihlásiť na takúto spoluprácu, v dôsledku výberového konania sa neobjaví ani jedna žiadosť. Aby nedošlo k tak nepríjemnej situácii, ktorá by viedla k prerušeniu dodacej lehoty, je potrebné vypracovať primerané návrhy. Jedným zo spôsobov, ktoré sa v poslednom čase stále viac využívajú, je stanovenie podmienok, ktoré sú pre zákazníka maximálne možné. Každý potenciálny dodávateľ ponúka svoje vlastné možnosti zodpovedajúce cenou alebo dostupnejšie a na základe analýzy všetkých prijatých žiadostí si môžete vybrať najúspešnejší spôsob spolupráce.
Ako utratiť?
Pri plánovaní nákupov vo forme výberového konania je potrebné najskôr analyzovať cenové ponuky na trhu, zostaviť súhrnnú cenovú ponuku, porovnať rôznych dodávateľov a potom priamo prejsť na organizáciu výberového konania. V sprievodnej dokumentácii uveďte požiadavky na cenu zákazky, načasovanie jej uskutočnenia, úroveň kvalifikácie a kvalitu produktu. Každý z účastníkov dostane na základe výsledkov výberového konania individuálne číslo, prvé je určené pre víťaza. Ak jeden odmietne uzavrieť dohodu, bude mať prednosť druhá v zozname a tak ďalej. V priebehu výberového konania je zakázaný kontakt s členmi komisie a zástupcami zainteresovaných potenciálnych dodávateľov.