Skoro každý zamestnanec by mal mať po ruke vzorovú poznámku. Je to veľmi dôležitý dokument vnútornej komunikácie, bez ktorého nie je možné normálne fungovanie väčšiny inštitúcií.
Správa Poznámka Definícia
Poznámka je dokument, ktorý je určený na prenos informácií pozdĺž služby vertikálne zdola nahor. Účelom je informovať okamžitého šéfa o skutočnostiach a udalostiach, ktoré sa vyskytnú v procese vykonávania práce.
Okrem informovania vykazujúceho zamestnanca, jeho kompilátora, ponúka opatrenia, ktoré je potrebné uplatniť po analýze situácie.
Takmer každý vedúci oddelenia vie, ako kúzlo memo. vzorka vždy na pracovnej ploche. Správa má takmer rovnakú štruktúru, ale trochu iné zameranie.
memorandum sú odosielané horizontálne, od vodcu po vodcu jednej úrovne. Podávanie správ sa podáva od podriadeného bezprostrednému nadriadenému vertikálne.
Téma poznámok
Dôvodom na vypracovanie memoranda môže byť akýkoľvek incident v podniku. V súčasnosti napríklad vzorka memoranda o hrubosti zamestnancov nie je taká bežná, ale dokonca pred 30 - 35 rokmi išlo o rozšírený jav.
V súčasnosti sa vyskytuje častejšie správa o nesplnení úradných povinností, o oneskorení. Môžu sa tiež zostaviť, aby vyjadrili žiadosť konkrétneho zamestnanca alebo celého personálu jednotky.
Zamestnanci tiež píšu správy informujúce o vykonávaní pokynov prijatých od vyšších orgánov, najmä ak boli poskytnuté písomne.
Produkčné incidenty, nepredvídané situácie alebo plánované činnosti sa tiež pravidelne stávajú informačnou príležitosťou na vypracovanie správy. Preto je predmet tohto dokumentu pomerne rozsiahly a môže pokrývať úplne všetky aspekty výrobného procesu, ktoré by sa mali oznamovať najvyšším orgánom.
Zameranie na podávanie správ
Každá spoločnosť vie, že existujú dva typy poznámok: interné a externé. Bežnejšie používané interné. Neprekračujú hranice jednej štrukturálnej jednotky a sú zasielané zamestnancom okamžitému nadriadenému. Môže to napísať každý, kto má takúto potrebu. Príkladom je správa o neplnení úradných povinností, ktorej vzorka je v každom personálnom oddelení.
Externé výkazníctvo presahuje hranice štrukturálnej jednotky a za jeho vedúceho pracovníka sa zasiela vyššiemu manažérovi. Ak je možné vnútornú vrstvu vyhotoviť na bežnom hárku formátu A4, potom sa vonkajšia strana zasiela iba na hlavičkový papier a je v jednotke potvrdená pečať, ak existuje. Oba tieto typy však musia byť zostavené striktne podľa GOST, inak ich nemožno priložiť k všeobecnej dokumentácii podniku.
náležitosti
Podľa GOST musí každá vzorka poznámky obsahovať určité podrobnosti, bez ktorých dokument prestáva byť taký.
Správa začína údajmi označujúcimi názov podniku alebo jeho štrukturálnej jednotky. Ďalej, rovnako ako vo výroku, existuje záhlavie označujúce adresáta a autora poznámky. Je veľmi dôležité uviesť celé meno svojich pracovných miest.Názov dokumentu je napísaný na novom riadku a bezprostredne pod ním je jeho názov, ktorý začína slovami „...“ alebo „Oh ...“. To okamžite pripraví čitateľa na to, aký druh informácií je uvedený v tele dokumentu. Hlavná časť sa skladá z dvoch podmienených častí. Prvá obsahuje úplnú podstatu incidentu a druhá dáva odporúčania alebo vypracúva petíciu, ktorá má konať z vyššie uvedeného dôvodu. Správa sa uzavrie do dátumu a podpisu autora s jeho výkladom.
Osoby oprávnené vypracúvať správy
Každý v podniku by mal vedieť, ako napísať správu o zamestnancovi alebo o udalosti. Závisí to od toho, či to bude zákonné a či všetky následné kroky prekračujú rámec zákona.
Ktokoľvek, kto má podobnú potrebu, môže vyhotoviť dokument tohto druhu. Zamestnanci nízkej úrovne častejšie predkladajú informatívne poznámky o priebehu vykonávania úloh, služobných ciest a inšpekcií. Menej často píšu správy o svojich kolegoch o ich nevykonávaní práce.
Vedúci oddelení však často sledujú pracovnú disciplínu. Jeho porušenie sa stáva dôvodom finančných sankcií. Na ich vymenovanie je však potrebné predložiť presvedčivé argumenty.
Spolu s memorandom sa manažérovi spravidla predkladá dôvodová správa, v ktorej sú uvedené dobré alebo nie veľmi dobré dôvody pre incident. Na základe týchto dvoch dokumentov sa vypracuje vhodná objednávka pre podnik.
Dôkaz uskutočniteľnosti
V každom personálnom oddelení je v ktoromkoľvek účtovnom oddelení vzorka poznámky. Tento dokument slúži ako potvrdenie, že niektoré činnosti boli vykonané primerane.
V štátnych podnikoch sa často vyskytujú inšpekcie útvarmi rôznych inštancií. Všetky z nich sú určené na potvrdenie oprávnenosti peňažného toku rozpočtových prostriedkov. Neprimerané narastanie poistného alebo zrážky zo mzdy je vážnym porušením, ktoré zahŕňa sankcie.
Prítomnosť memoranda o tom, ktoré právne kroky boli prijaté, však slúži ako závažné odôvodnenie tejto alebo tejto skutočnosti. Poznámka môže byť argumentom aj v súdnom konaní, ak je vypracovaná vo forme a schválená adresátom, ktorý dostal a oboznámil sa s jej obsahom.
Prevalencia poznámok
Historicky sa stalo, že forma memoranda, ktorého vzor je uvedený v tomto článku, sa vôbec nezakorenila v súkromnom podnikaní. Vo firmách a podnikoch vo vlastníctve súkromných osôb je bežnejšie riešiť problémy s výrobou ústne alebo prostredníctvom vypracovania objednávok. Dôvodom je skutočnosť, že podnik má výrazne menej externých orgánov, ktoré ho kontrolujú, a preto nie je potrebné podávať správy o oprávnenosti určitých opatrení. Ale tu je miesto pre správy, ktoré sa týkajú finančného obratu, pretože kontrola zo strany daňových orgánov je stále prítomná.
Vo vládnych inštitúciách sú poznámky bežným javom. Umožňujú zaistiť každého podriadeného, pričom spolu s dokumentom prenášajú zodpovednosť za vyriešenie problému na svojho priameho nadriadeného.
Príklad poznámky zamestnanca
Najjednoduchšia správa je o skutočnosti, že zamestnanec neplní svoje služobné povinnosti alebo poruší pracovnú disciplínu.
Dokument začíname názvom jednotky: „Informačné oddelenie Inštitútu pre poľnohospodársky výskum“. Ďalej píšeme čiapku: „Do vedúceho informačného oddelenia Ivanov I. I. z programátora tretej úrovne Petrov P. P.“
V texte správy uvádzame podstatu poznámky: „Upozorňujem, že juniorský programátor Sidorov Ivan Ivanovich prišiel do práce 2. 2. 2011 neskoro o 2. hodine a bol v stave extrémnej intoxikácie.Porušovateľ neposkytol platné dôvody a ich dôkazy, ale reagoval na žiadosť s otvorenou neslušnosťou adresovanou mne. Vzhľadom na správnosť takýchto porušení pracovnej disciplíny navrhujem prijať primerané sankcie za pokarhanie a odpočítanie pokuty rovnajúcej sa plateniu jeho práce za 2 hodiny od platu, počas ktorého I. Sidorov nebol v práci. ““
Správa je uzavretá podľa dátumu a podpisu s dešifrovaním.
Odporúčania o kompilácii
Ak dôkladne preskúmate každú vzorovú správu, je zrejmé, že všetky sú navrhnuté v prísnom oficiálnom obchodnom štýle. Nemá zmysel odchýliť sa od neho a ísť do detailov s ich opisom v konverzačnom štýle. Čím je text jasnejší a stručnejší, tým bližšie je tejto správe.
Uistite sa, že ste analyzovali opísaný incident a poskytli svoje odporúčania v tejto veci. To neznamená, že to tak bude. Vedúci má právo rozhodnúť, aké sankcie sa majú prijať, častejšie však súhlasí s návrhmi zostavovateľa správy, pretože nemá čas sa podrobne zaoberať všetkými podrobnosťami.
Pamätajte, že memorandum je plnoprávnym právnym dokumentom, ktorého presnosť si zaručujete za svoj podpis.
