Podľa štúdií uskutočňovaných rôznymi náborovými agentúrami je povolanie „sekretárka“ jednou z tých, ktoré sú spojené s najväčším počtom rafinérií a potrebou prispôsobiť sa pracovnému harmonogramu manažmentu. Do tejto skupiny patria aj vodiči a predstavitelia niektorých ďalších špecialít.
Čo je to sekretárka?
Tento výraz pochádza z latinského „tajomstva“, tzv. Proxy v starom Ríme. A potom, a neskôr (na kráľovských súdoch), boli to výlučne muži, niekedy sa im podarilo veľmi rýchlo získať moc.
Táto profesia získala ženský vzhľad už na konci prvej svetovej vojny, s príchodom písacieho stroja a objavením sa pozície referentky. V súčasnosti s ich vyspelými technológiami existujú aj asistenti virtuálneho asistenta. Toto je meno spoločností alebo jednotlivcov, ktorí poskytujú online služby na písanie e-mailov alebo prijímanie telefonických hovorov (preložené) bez fyzickej prítomnosti sekretárky v kancelárii.
Čo robí?
Medzi ľuďmi má osobná sekretárka režiséra stereotypný obraz - kráska s dlhými nohami, ktorá dokáže písať hlavne na počítači, robiť kávu a prijímať hovory. Niekedy sa to odráža v vtipoch, ktoré nemajú príliš slušný obsah. V skutočnosti povolanie „sekretárka“, ako aj postavenie referenta vo veľkej spoločnosti, predpokladá prítomnosť veľmi vážnej batožiny zručností, znalostí a tiež určitých pracovných vlastností. Skutočný zástupca tohto povolania sa neobíde bez organizácie, usilovnosti, dochvíľnosti a diplomacie.
Povinnosti tajomníka (referent-referent) zahŕňajú znalosť všetkých normatívnych dokumentov týkajúcich sa kancelárskej práce, správy dokumentov, organizácie kancelárskej práce, štruktúry riadenia, základných princípov kancelárskej techniky, pravidiel ochrany práce. Všetky jeho mnohé práva, povinnosti a druhy vykonávanej práce sú upravené popismi pracovných miest. Je hlavným právnym dokumentom týkajúcim sa činnosti takého zamestnanca. Jeho zostavenie je v každom prípade potrebné so všetkou zodpovednosťou.
Pozrime sa na hlavné časti tohto dokumentu.
Čo čítajú pokyny pre asistenta tajomníka?
Jeho všeobecné ustanovenia obsahujú názov organizácie, označujú bezprostredných nadriadených a volajú toho, ktorý v prípade jeho neprítomnosti nahradí tajomníka. Nájdete tu požiadavky na odpracované roky a kvalifikáciu zamestnanca a zoznam všetkých dokumentov potrebných na prácu (pravidlá, GOST, kódy a predpisy).
Funkcie pridelené tajomníkovi sú uvedené v druhej (tej istej) časti. Zahŕňa to povinnosť pripraviť potrebné dokumenty podľa pokynov vedenia, zaregistrovať sa, prijímať a odosielať korešpondenciu, organizovať a kontrolovať prácu recepcie, viesť dokumentáciu a oveľa viac.
Podrobnejšie sú jeho činnosti opísané v nasledujúcej časti - „Povinnosti tajomníka“. Hovoríme o bezpečnosti a účtovníctve korešpondencie, vydávaní osvedčení týkajúcich sa rôznych registrovaných dokumentov, organizovaní a príprave oficiálnych stretnutí, kopírovaní a tlačení, zaznamenávaní správ pre nadriadených, ktorí zostali v neprítomnosti a informovaní o nich, poskytovaní potrebného kancelárskeho vybavenia pre kanceláriu spoločnosti.
V každej organizácii môžu mať povinnosti tajomníka svoje vlastné charakteristiky v závislosti od špecifík práce. Jeho pozícia môže znieť ako „tajomník“, čo znamená rozšírenie rozsahu základných povinností.
O právach tajomníka
Na čo má sekretárka nárok? Podľa pokynov je oprávnený požadovať materiály, ktoré budú potrebné pri práci v rôznych oddeleniach spoločnosti, aby určil postup ich použitia.
Ďalšou vecou je prenos naskenovaných dokumentov priamo exekútorom priamo vedúcim pracovníkom, stanovenie poradia návštevníkov v recepcii a rozdelenie telefónnych hovorov podľa ich dôležitosti a od zamestnancov sa vyžaduje vysvetlenie v prípade disciplinárnych porušení.
Rovnako ako každý iný zamestnanec, aj osobný tajomník má právo pracovať vo vhodných podmienkach, ktoré musí spĺňať požiadavky na ochranu práce a bezpečnostné normy.
Za čo je zodpovedný asistent tajomníka?
Zodpovedá za nezverejnenie dôverných informácií, za kvalitu dokumentácie a včasné predloženie jej manažmentu, zodpovedný prístup k správe dokumentov, zachovanie majetku a dokumentov organizácie, taktné vzťahy s vedením a zamestnancami.
Ďalšia časť popisu práce naznačuje, aké sú pracovné vzťahy a funkčné vzťahy medzi asistentom tajomníka a rôznymi štruktúrami spoločnosti. V stredne veľkej organizácii musí tajomník spravidla komunikovať o materiálnych a technických záležitostiach (zabezpečujúcich kancelárske potreby) s administratívnym a ekonomickým oddelením, o záležitostiach týkajúcich sa správy dokumentov - s inými jednotkami a samozrejme priamo s vedením.
Výkon tajomníka sa posudzuje podľa hlavných vybraných kritérií, ktoré sú upravené aj v príslušnej časti pokynu. Vo väčšine prípadov sú takýmito kritériami efektívnosť a usilovnosť. Existujú aj situácie, keď je inštrukcia predmetom revízie. Môže k tomu dôjsť pri zmene funkcií alebo organizačnej štruktúry.
Aby som to zhrnul
Pri prijímaní osoby sa osoba menovaná na túto funkciu oboznámi s pokynom pre servis, ktorý obsahuje zoznam všetkých povinností tajomníka. Znovu ich krátko vyvolajte.
- Príjem telefónnych hovorov pre hlavu.
- Všetka práca s dokumentáciou - triedenie podľa dôležitosti, návrh, príprava, príjem a distribúcia, uchovávanie a systematizácia.
- Organizácia prijímania návštevníkov.
- Pomoc šéfovi pri plánovaní pracovného harmonogramu, v prípade potreby pri rezervácii lístkov a rezervovaní hotela.
- Príprava a organizácia obchodných rokovaní.
- Objednávanie kancelárskych potrieb a iných potrebných drobností, niekedy aj výrobkov.
Po oboznámení sa so zoznamom povinností, podpisom zamestnanca podľa pokynov, sa podpisuje aj vedúci. Upozorňujeme, že každá organizácia má svoju vlastnú verziu pokynov, ale žiadna z nich by nemala byť v rozpore so súčasnou legislatívou alebo akceptovanými pracovnými normami.
Súdny tajomník
Ako viete, špecifiká práce v každej inštitúcii sú odlišné. Čo napríklad robí súdny úradník? Aké sú jeho pracovné povinnosti? Je ich veľa:
- Navrhovanie obálok súčasných udalostí;
- prijímanie nárokov súdnych asistentov;
- ukladanie dokumentov a materiálov do puzdier;
- Zostavovanie zoznamov nových prípadov;
- číslovanie strán;
- distribúcia kópií súdnych rozhodnutí účastníkom konania (stranám);
- zasielanie kópií súdnych rozhodnutí konkrétnym jednotlivcom v mene sudcu;
- informovanie strán o dátumoch a dátumoch súdnych pojednávaní.
Okrem toho
Medzi povinnosti, ktoré vykonáva súdny úradník, patria okrem iného:
- zverejňovanie zoznamov súdnych konaní na týždeň;
- overenie vzhľadu účastníkov stretnutia;
- súdne vedenie záznamov;
- kontrola prijatia a odoslania všetkých dokumentov zapojených do prípadu.
Tajomníci by mali oboznámiť strany s prípadovými materiálmi, kontrolovať oznámenia prijaté poštou, odovzdávať potvrdenia, oznámenia, kópie aktov a iné dôležité dokumenty. Informácie vkladajú do časopisov a kariet, do počítačového systému, tlačia vlastnoručne napísané úkony, odovzdávajú veci sudcom na overenie a následne ich berú, vydávajú a podávajú exekučné tituly av mene sudcov robia mnoho ďalších vecí.
Požiadavky na registrátora
- Dokumenty by mali byť očíslované, ohraničené.
- Zoznam prípadov a iné dokumenty sa zostavujú osobitne.
- Fotografie a obálky sa číslujú, v prípade zlyhania sa číslovanie začína znova, staré čísla sa musia prečiarknuť (neopravené!).
- Všetky opravy sú certifikované v súlade s prijatým formulárom.
- Uvádzajú sa prípady, v ktorých je uvedený názov súdu, číslo a názov prípadu, mená strán, dátumy začiatku a konca, počet listov a doba použiteľnosti.
- Zásoby sa vykonávajú ručne alebo na počítači.
Čo musí robiť sekretárka školy?
Niekedy existujú reklamy „Potrebujem sekretárku do školy.“ Aká je táto pozícia a čo by sa tam malo robiť? Poďme to zistiť.
Tajomník školy je prvým a najdôležitejším asistentom riaditeľa. Musí spĺňať všetky pokyny a pokyny svojich nadriadených, ktoré sa týkajú fungovania vzdelávacej inštitúcie.
Medzi jeho hlavné povinnosti patrí vykonávanie obchodných záležitostí týkajúcich sa personálnych zmien (prepustenie, prijatie), zápis a vylúčenie študentov. Jeho úlohou je vypracovať dokument, ktorý musí režisér zabezpečiť svojím vlastným podpisom. Ak je to potrebné, musí tajomník zhromaždiť a doručiť podpísané dokumenty v pravý čas na posúdenie vyšším orgánom.
Medzi ďalšie povinnosti riaditeľa školy patrí prijímanie a poskytovanie informácií študentom a zamestnancom. V prípade neprítomnosti riaditeľa je tajomník povinný zaznamenať celkový počet a obsah hovorov, sťažností a odvolaní návštevníkov, vrátane študentov základných škôl.
dodatočne
Značka, ktorá obsahuje pokyn učiteľa školy, uvádza: je zodpovednosťou učiteľa plniť ďalšie (iné) pokyny. Čo to znamená?
Je dešifrované takto: Tajomník riaditeľa školy musí dodržiavať všetky pokyny, s výnimkou osobných žiadostí. Môže to byť napríklad výzva na konverzáciu medzi študentom alebo učiteľom, posielanie pošty, prevod peňazí, nákup vybavenia potrebného pre školu. Tento zoznam je prakticky nevyčerpateľný, to znamená, že povinnosti tajomníka v škole sú veľmi, veľmi rozsiahle.
Ak škola nezabezpečuje pozíciu účtovníka, finančné záležitosti sa prideľujú aj tajomníkovi. Jeho úlohou je posielať informácie o mzdách, vyplniť pracovný výkaz, vykonať potrebné úpravy.
Pomoc tajomníka môže požadovať nielen riaditeľ, ale aj akýkoľvek návštevník recepcie. Obracajú sa na neho, aby vytlačil text, skopíroval dokument a objasnil veľké množstvo otázok.
Ak pracujete ako asistent tajomníka generálneho riaditeľa
V tomto prípade patríte medzi špecialistov a režisér vás prijme a prepustí a priamo ho budete poslúchať. Aby ste sa dostali na túto pozíciu, musíte mať vyššie (alebo aspoň špeciálne stredné) vzdelanie, prax na pozícii 1 rok. Ak neexistujú žiadne skúsenosti, osvedčenie o účasti na kurzoch referentského referenta.
Musíte byť kompetentní v záležitostiach týkajúcich sa ekonomických a finančných aktivít podniku, vyhliadok na jeho rozvoj, organizácie správy dokumentov a riadenia práce, počítačových zručností a kancelárskeho vybavenia, prekladu do cudzieho jazyka výrobnej dokumentácie, obchodnej etiky.
Funkcie a zodpovednosti
Musíte prevziať všetky referenčné a informačné služby súvisiace s dokumentáciou podniku. Rovnako ako organizácia a kontrola kancelárskej práce v pobočkách a jednotlivých divíziách spoločnosti. Niet divu, že nie ste obyčajný sekretár. Mali by byť schopní dokumentovať a rýchlo organizovať činnosti svojich riadiacich a poradných orgánov. Ak neexistuje personálny inšpektor, uschovajte si všetky osobné záznamy a záznamy.
Zástupca generálneho riaditeľa musí pripraviť dokumenty potrebné na zabezpečenie finančných a ekonomických činností celého podniku, organizáciu ich prijímania, registrácie, účtovníctva, skladovania. Kontroluje presnosť prípravy, schválenia a schválenia všetkej dokumentácie predloženej na podpis manažmentu podniku. Prijíma opatrenia na včasné zabezpečenie kvality objednávok od nadriadených, prináša informácie priamo výkonným umelcom, vykonáva analýzu a vydáva stanoviská k správam a osvedčeniam zaslaným manažmentu.
Medzi funkcie tajomníka okrem toho patrí udržiavanie operatívnej komunikácie o otázkach činnosti spoločnosti s občanmi - jednotlivcami a jednotlivými organizáciami (štátnymi aj obchodnými). Prijíma návštevníkov, môže vykonávať personálne činnosti - vypĺňanie osobných spisov, objednávok, pracovných kníh, zmlúv (zmlúv), cestovných dokladov a osvedčení o práceneschopnosti, vedenie časového rozvrhu a vydávanie osvedčení o platoch.
A opäť o právach
Táto pozícia zahŕňa nielen rozšírené povinnosti tajomníka, ale aj práva, ktoré s nimi súvisia. Okrem všeobecne prijatých zahŕňajú právo požadovať potrebné materiály a informácie od všetkých funkčných služieb podniku a požiadavku vysvetliť dôvody oneskorenia pri výkone riadiacich úloh. Potom: je možné požadovať vyplnenie dokumentov vyhotovených dodávateľmi v rozpore s prijatými pravidlami v súlade s GOST 6.38-90 alebo ISO - medzinárodné normy pre dokumentáciu.
V rámci svojej vlastnej úradnej právomoci má právo nahliadnuť do dokumentov súvisiacich s činnosťami podnikového riadenia, predkladať manažmentu na posúdenie osobné návrhy na zlepšenie práce organizácie v oblasti správy dokumentov a využívanie najnovších počítačových technológií.
Má prístup k dokumentom označeným ako „Dôverné“ a môže komunikovať so všetkými zamestnancami a službami podniku s cieľom monitorovať vykonávanie rozhodnutí vedenia a poskytovať tieto informácie.
