Aké sú základné pravidlá pracovného toku?

Správa dokumentov je jednou z dôležitých oblastí práce s dokumentmi pre manažérsku prácu. Aby mohli ísť čo najkratšou cestou a dosiahnuť cieľové miesto určenia čo najrýchlejšie, mal by byť pracovný postup primerane usporiadaný v súlade so stanovenými pravidlami pracovného toku.

pojem

Správou dokumentov sa rozumie proces, ktorého výsledkom je kompilácia, koordinácia, príjem a prenos, ich odoslanie.

Na druhej strane predstavuje pohyb a pohyb cenných papierov od okamihu ich vzniku až do ich odoslania do archívu (alebo prijatia).

Celá dokumentácia môže byť zastúpená v troch kategóriách:

• prichádzajúce prichádzajú z vonkajšieho prostredia;
• odchádzajúci vstupuje do vonkajšieho prostredia;
• interný je vytvorený v samotnom podniku a zostáva v rámci jeho limitov.

Prezentované kategórie určujú tok dokumentov v spoločnostiach, ktoré majú rôzne orientácie (horizontálne a vertikálne).

Medzi hlavné formy pracovného postupu sú možné nasledujúce.

Základné princípy

Existujú 4 základné princípy pracovného postupu.

Porušenie aspoň jedného z princípov vedie k zničeniu celého systému obehu dokumentov.

Hlavné pravidlo

Zvážte základné pravidlo pracovného postupu.

Jeho riadenie je zložitý technologický proces, ktorý sa vyznačuje rôznymi parametrami súvisiacimi s celou činnosťou organizácie. Hlavným rysom pracovného postupu je cesta pohybu pokrývajúca všetky situácie na ceste pohybu dokumentu od jeho vytvorenia (alebo od prijatia) do okamihu aplikácie. Je to veľmi dôležitý čas na odovzdávanie dokumentov na tejto ceste. Z tohto dôvodu je hlavným pravidlom udržiavania pracovného toku organizácie: ich skutočný presun po najkratšej a najpriamejšej ceste s najmenšími nákladmi na čas.

Iné pravidlá

Pri organizovaní práce musíte pri organizovaní pracovného postupu dodržiavať tieto základné pravidlá:

• najväčšie zníženie nepotrebných a iracionálnych prípadov prenosu dokumentov (z dôvodu vylúčenia technologických operácií pri spracovaní papiera a riadiacich jednotiek, ktoré nie sú dôsledkom obchodných potrieb samotnej spoločnosti);
• vylúčenie alebo obmedzenie najväčšej návratnosti dokladov (počas spracovania - vykonanie a vydanie, počas ich prípravy - overenie a schválenie atď.);
• najväčšia konzistentnosť zamerania a spracovania hlavných kategórií dokumentov za predpokladu, že by sa mal určiť každý pohyb dokumentu.

Implementácia týchto princípov umožňuje stelesniť hlavný organizačný mechanizmus spoločnosti - špecializáciu, schopnosť centrálne vykonávať homogénne technologické operácie.

Dodržiavanie všeobecných pravidiel pracovného postupu vám umožňuje lepšie spracúvať dokumenty v riadiacom prístroji pomocou:

• bežný pracovný tok, eliminácia cyklických operácií spojených s prípravou a spracovaním papierov;
• tok dokumentov, zabezpečenie ich jednotného pohybu a podpora proporcionálneho pracovného zaťaženia.

Pravidlo č. 1 - Centralizované prijímanie a odoslanie

Medzi pravidlami administratívy a pracovného postupu je najdôležitejšia potreba centralizácie. Inými slovami, všetky dokumenty organizácie, prichádzajúce (bez ohľadu na spôsob doručenia) a odchádzajúce (s výnimkou tých, ktoré boli doručené alebo odoslané faxom a e-mailom a spojené s konkrétnymi účinkujúcimi), musia byť spracované v jednej zodpovednej službe - sekretariáte alebo administratíve. jednotka (kancelária). Výsledkom je, že môžete vyriešiť niekoľko problémov naraz:

• oslobodiť zvyšné služby a oddelenia organizácie od technických činností (kontrola prichádzajúcich dokumentov, otváranie alebo zapečatenie obálok, označovanie pošty alebo faxov)
• zvýšiť produktivitu používania kancelárskeho vybavenia v kancelárii (kopírka, fax, značenie a iné stroje používané na spracovanie dokumentov).

V centralizovanej forme kancelárskej práce je spracovanie papiera sústredené v kancelárskej službe a štrukturálne oddelenia sú vyňaté z kancelárskych funkcií (registrácia a účtovníctvo, ukladanie súborov atď.).

Decentralizovaná forma pracovného postupu znamená, že v štrukturálnych jednotkách organizácie je s nimi administratívna práca. Táto forma je zvyčajne odôvodnená v prípade teritoriálnej fragmentácie organizácie.

V zmiešanej forme je časť administratívy vykonaná administratívnou službou a časť jednotkami. V kombinovanej forme sú najčastejšie niektoré dokumenty registrované, monitorované, zostavené v obchodnom styku a uložené kancelárskou službou. Ide najmä o cenné papiere, ktoré získal manažment a ktoré z neho vychádzajú. Dokumenty k otázkam, ktoré spadajú do kompetencie útvarov, sa zaznamenávajú, kontrolujú, vykonávajú a ukladajú v štrukturálnych divíziách spoločnosti.

Pravidlo č. 2 - Vylúčenie neprimeraných výnosov

Tok dokumentov by mal byť usporiadaný tak, aby sa nevracali do služby (oddelenia), ktorá už prešla. Jedinou výnimkou sú situácie, ktoré sú opodstatnené obchodnou nevyhnutnosťou. Napríklad dokument na podpis manažéra nevyhnutne prechádza cez jeho sekretára dvakrát, pretože je špecificky sprostredkovateľom medzi manažérom a vedúcimi.

Pravidlo pracovného postupu č. 3 - predbežná štúdia prichádzajúcich

V celkovom množstve prichádzajúcich dokumentov musíte vybrať najzákladnejšie a najdôležitejšie pre organizáciu a najskôr ich preštudovať. Ak informácie, ktoré sú v nich obsiahnuté, môže posúdiť zástupca alebo iný kompetentný zamestnanec, je lepšie mu priamo poslať dokument a obísť manažéra. Aby bolo možné metódu prevodu presne zistiť, musí ju preskúmať kompetentný administratívny pracovník, ktorý má znalosti o organizačnej štruktúre, funkciách jednotiek a kompetenciách manažérov a zamestnancov.

Pravidlo číslo 4 - registrácia dokumentov nastane raz

Ak vstúpil do odboru podnikového manažmentu (sekretariát), bol zaregistrovaný a po ukončení štúdia bol manažér (alebo zástupca) v jednom z oddelení, nemusí sa znova registrovať. Ak dokument, ktorý obišiel vedenie, vstúpil do oddelenia, zaregistruje sa aj raz konkrétne na oddelení. Inými slovami, každému dokumentu môže byť pridelené iba jedno registračné číslo v účtovníckej službe alebo priamo v jednotke.

Pravidlo č. 5 - v uznesení sa presne uvedú dátumy, výkonní umelci a zodpovední ľudia

Napriek skutočnosti, že rozhodnutia prijímajú manažéri spoločností, musí tento proces udržiavať pod kontrolou a môže ho do istej miery ovplyvniť.Inými slovami, mal by sa ubezpečiť, že znenie rozhodnutia je predložené čo najpresnejšie, s vylúčením pravdepodobných otázok výkonného umelca.

Pravidlo č. 6. Oddelenie tokov dokumentov

Tok dokumentov je zbierka jedného typu alebo cieľa, ktorý má rovnakú trasu. Zvyčajne sa delia tri prúdy: prichádzajúce, odchádzajúce a interné (nevytvárajú sa, aby prekračovali hranice organizácie). Každý tok dokumentov má zvyčajne podúrovne (toky druhej úrovne). Napríklad stream Prichádzajúce dokumenty obsahuje tri typy: doklady materskej spoločnosti, divízií a zastúpení, ako aj partnerských spoločností, odvolania ľudí atď.

V pracovnom postupe odchádzajúcich a vnútorných dokumentov sa rovnaké úrovne distribuujú. Papiere s obmedzeným prístupom (obchodné tajomstvo, tajomstvo atď.) Sa zvyčajne nachádzajú samostatne. Svoju prácu kontroluje bezpečnostná služba organizácie.

Účtovné procesy

Zvážte základné pravidlá pracovného toku účtovníctva.

Jeho veľkosť je vyjadrená celkovým počtom cenných papierov, ktoré organizácia prijala a ktoré vykonala za určité obdobie. Veľkosť pracovného toku predstavuje počet platných kópií interných dokumentov, ktoré dorazia. Pri výpočte veľkosti pracovného postupu sa berú do úvahy aj kópie dokladov vyhotovených so zavedením rôznych technických prostriedkov.

Účtovné ukazovatele sa zostavujú vo forme súhrnných, referenčných údajov o veľkosti dokumentov. Ich forma sa vyvíja v organizácii. Napríklad organizácia môže nastaviť ľubovoľnú frekvenciu na počítanie dokumentov: každý mesiac, raz týždenne, raz ročne, každý štvrťrok. Možno prijať kvalitatívnu aj kvantitatívnu štúdiu pracovného procesu.

Ukazovatele získané pri výpočte veľkosti pracovného toku sa používajú pri určovaní počtu zamestnancov a štruktúry služby správy dokumentov. A tiež študovať pracovné zaťaženie niektorých zmluvných organizácií a štrukturálnych oddelení.

V rámci tohto článku sa teda zohľadnili základné pravidlá organizácie pracovného postupu, ktoré spoločnosti uplatňujú.