Dnes sa podnikanie vyvíja rýchlejšie. Čas určuje peniaze a naopak. Čím mobilnejší zamestnanci spoločnosti, tým silnejšie je jej postavenie na trhu. Preto sa vozidlo stalo nielen dopravným prostriedkom, ale aj spôsobom, ako dosiahnuť zisk a dosiahnuť úspech.
V súčasnosti sa používanie osobného automobilu na služobné účely používa v mnohých podnikoch, v ktorých majú pracovníci prácu cestovného charakteru. Manažéri tiež používajú súkromné vozidlá na vyriešenie rôznych pracovných problémov na cestách.
Spôsoby registrácie vzťahov so zamestnancom pri používaní dopravy
V tomto článku sa dozviete, ako to zdokumentovať. Vzťahy sa uzatvárajú so zamestnancom, ktorý používa svoje vozidlo na plnenie úradných povinností rôznymi spôsobmi.
Po prvé, môžete uviesť doložku o využívaní majetku v pracovnej zmluve a vyplácať náhrady, ako to ustanovuje zákon.
Po druhé, môžete so zamestnancom (ktorý sa nazýva občianske právo) tiež podpísať a podpísať dohodu, v ktorej sa uvádza prenájom vašej vlastnej dopravy s poskytnutím pomoci pri riadení a technického využitia. Zároveň sa musia dodržiavať normy používania osobného automobilu na úradné účely.
Výhody a nevýhody každej možnosti
Každá možnosť má svoje výhody a nevýhody. Pozrime sa na ne podrobnejšie.
Rozdiel oproti iným prostriedkom na získanie vozidiel na použitie je, že v tomto prípade je vozidlo prevádzkované ako u pracovníkov, tak aj vo svojich osobných záležitostiach. Platby za používanie vozidla zamestnanca preto môžu byť nižšie ako nájom, čo sa predpokladá v súlade s nájomnou zmluvou s vodičom. Ako však ukazuje prax, prevádzka vášho vlastného vozidla je určená rozsahom jeho použitia: zvyčajne sú to služobné cesty, na ktorých je ľahšie sa dostať k svojmu autu, alebo sú to miesta, na ktoré nejde verejná alebo iná doprava. Rôzne obchodné stretnutia často zahŕňajú použitie automobilu. Kde inde by mohla byť potrebná osobná preprava? Napríklad činnosť zamestnanca zahŕňa neustály pohyb po meste, od jedného klienta k druhému. Pešenie toho nebude fungovať, pretože sa trávi veľa času. Pre spoločnosť je výhodné najať osobu so strojom. Bude mať čas obísť zákazníkov a spoločnosť mu nahradí náklady.
Za plnenie služobných povinností zamestnancom sa tiež môže považovať prevádzka vlastného vozidla v rámci pracovnoprávneho vzťahu. Náhrada za používanie osobného automobilu na služobné účely, ktorá je spôsobená zamestnancom, by sa nemala zdaniť. Tieto kompenzácie však spravidla majú svoje vlastné nuansy v pracovnoprávnych predpisoch. Občianske právo poskytuje stranám vzťahu možnosť voľby. To vám umožní zvážiť rôzne možnosti a výšky platby, ktoré sú spojené s prevádzkou vozidla, aby boli všetci zúčastnení účastníci spokojní. To však naznačuje, že daňové poplatky a príspevky sa odpočítajú od výšky náhrady.
Osobné použitie služobného automobilu
Nezáleží na tom, ktorý spôsob je vybraný, spoločnosť je na tom lepšie, ak zamestnanec cestuje po vlastnej doprave.Spoločnosť nebude musieť znášať veľké výdavky na nákup alebo prenájom automobilu, respektíve náklady tohto obdobia sa nezvýšia. Výdavky na údržbu a používanie sa znížia: čiastočne spoločnosť zaplatí, čiastočne zamestnanec (vlastník dopravy), ktorý ich použije pre svoje vlastné potreby. Okrem znižovania odpadu spoločnosť znižuje aj náklady na doklady a mzdu pri účtovaní o použití vozidla.
Vzťahy medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa riadia pracovnoprávnymi predpismi, ktoré upravujú vyplácanie náhrad za odpisy vozidla, jeho odpisy a sprenevery, ktoré súvisia s vlastným autom zamestnanca používaného na služobné účely. Preto sa musí vydať objednávka na použitie služobného vozidla na osobné účely.
Ako už bolo uvedené, pravidlá vrátenia nákladov zamestnancov a výška náhrady sú stanovené v pracovnoprávnych predpisoch a ak neexistujú, sú stanovené dohodou strán pracovnej zmluvy, ktorá sa uzatvára písomne. Potom vyvstáva otázka pred účtovníkom: ako správne vypracovať zákon o prevádzkovaní vlastnej dopravy zamestnancom?
Platba za používanie osobného automobilu na úradné účely
Existujúca regulačná dokumentácia pre kompenzačné platby za prevádzku vášho vlastného vozidla sa ako alternatíva berie napríklad ako základ, ktorý schvaľuje vláda Ruskej federácie (týka sa iba platobných štandardov, ale nie ich veľkosti):
- Zamestnanci orgánov vnútorných vecí.
- Zamestnanci organizácií a orgánov väzenských systémov, federálnej hasičskej služby štátnej hasičskej služby, orgánov pre kontrolu drog a colných orgánov.
- Zamestnanec federálnej vlády.
Napriek skutočnosti, že dokumentácia je určená rôznym podkategóriám osôb, zásady menovania a náhrad sú rovnaké:
- Náhrada sa vypláca pracovníkom, ktorí majú prácu cestovnej povahy.
- Základom pre zamestnanca, ktorý používa svoje vlastné auto na služobné potreby, je poradie vedenia.
- Zamestnancom, ktorí používajú osobné vozidlá na služobné potreby prostredníctvom splnomocnenca svojho vlastníka, sa kompenzačné platby časovo rozlišujú rovnakým spôsobom.
- Aby zamestnanec zaplatil náhradu za používanie osobného automobilu na služobné účely, musí predložiť žiadosť, v ktorej uvedie, ktoré pracovné povinnosti boli splnené a na ako dlho bolo vozidlo používané.
Ak je všetko správne formalizované, potom nebudú žiadne problémy s prijatím kompenzačnej platby. Pozrime sa, aký balík dokumentov by mal zamestnanec zhromaždiť.
Dokumentácia poskytnutá zamestnancom
Zamestnanec s prehlásením poskytne ďalšiu potrebnú dokumentáciu:
- Kópia osvedčenia o registrácii osobného automobilu alebo pasu pre vozidlo (PTS), plnomocenstvo, ktoré poskytuje právo viesť motorové vozidlo.
- Prepravný list, potrebné podrobnosti a harmonogram vstupu sú prijaté orgánmi, ktoré vykonávajú štátnu politiku a regulačné predpisy v oblasti dopravy.
- Dokumentácia potvrdzujúca odpad z používania vlastného vozidla na úradné potreby (kontrola paliva, osvedčenia o údržbe).
Účtovník musí tiež vyplniť nákladný list, pretože ide o primárny dokument potvrdzujúci použitie osobnej dopravy zamestnancom na úradné účely. Forma tohto listu bola schválená uznesením Výboru pre štátnu štatistiku Ruskej federácie. Iné organizácie môžu použiť nákladný list svojho formulára alebo iný dokument, ktorý potvrdí náklady na horľavé materiály. Všetky podrobnosti predpísané zákonom musia byť uvedené:
- názov dokumentu;
- dátum vydania;
- organizácia dokumentu;
- obchodná činnosť a jej obsah;
- merné jednotky;
- pozície zodpovedných osôb;
- podpisy určených osôb.
Okrem toho musíte špecifikovať konkrétne umiestnenie vozidla. V opačnom prípade môže byť zložité vyplatiť náhradu. Pri použití jednotného formulára je menej konfliktov.
Všetka poskytnutá dokumentácia by mala potvrdzovať fungovanie pre potreby podniku, a nie pre potreby zamestnanca. Malo by sa však pamätať na to, že rozhodnutie zaplatiť za používanie osobného automobilu na služobné účely prijíma vedúci v určitom časovom období, pričom je potrebné zohľadniť:
- Potreba prevádzkovať vozidlo na splnenie pracovných povinností, ktoré sú spojené s častými služobnými cestami.
- Prevádzkový čas vozidla na služobné potreby.
- Výška finančných prostriedkov, ktoré boli spoločnosti pridelené na prácu.
Úhrada nákladov na podnikanie
Používanie osobného automobilu na služobné účely so sebou nesie rôzne náklady, ale spoločnosť ich všetky nepreplatí. V súlade s praxou používania vlastnej dopravy by sa sprenevera medzi zamestnancom a podnikom mala rozdeliť takto: zamestnanec má vrátiť spreneveru na nákup pohonných hmôt a mazív na základe potvrdenia dokumentácie (kontroly, príjmové doklady atď.). Kompenzácia sa vypláca osobitne s preplatením uvedeného sprenevery.
Odmena nie je vyplatená zamestnancovi v týchto situáciách:
- počas dovolenky;
- počas služobnej cesty;
- počas obdobia dočasného zdravotného postihnutia, ktoré je potvrdené práceneschopnosťou;
- v iných prípadoch, keď vozidlo nefunguje.
Pri prevádzkovaní vlastného vozidla (po vyplnení súhlasu s používaním osobného automobilu na služobné účely podľa modelu) nedostane zamestnanec osobitnú platbu za pomoc pri jeho správe a údržbe. Samotná prevádzka ich vlastného vozidla sa vykonáva v medziach pracovných povinností, za ktoré má zamestnanec nárok na odmenu, ktorou je mzda. Výpočet kompenzačných platieb za použitie automobilu je analogický s platbou nájomného, ktorá zahŕňa odpisy vozidla.
Ak zmluva o prenájme vozidla ustanovuje nájom, podlieha spravidla dani z príjmu fyzických osôb. Daň z príjmu fyzických osôb sa neúčtuje iba za náhradu za prevádzku osobného automobilu zamestnanca a za výdavky, ktoré mu vznikli. Toto bude podrobnejšie opísané nižšie.
Odraz výdavkov v účtovníctve
Účtovanie kompenzačných platieb za prevádzku vlastného vozidla na služobné potreby a vrátenie sprenevery spojenej s používaním osobného vozidla sa vedie na účte 302 12 „Ostatné platby“.
V účtovníctve podniky uvádzajú iba dve príspevky, keď používajú osobné vozidlo na úradné účely:
- Pripísanie sumy náhrady a úhrada výdavkov na základe skutočnosti.
- Výplata náhrady zamestnancovi v predpísanej výške.
V účtovnom oddelení rozpočtového alebo autonómneho podniku telesnej výchovy a športu sa tieto záznamy o účtovaní obsahu operácie vykonávajú:
- Odraz výdavkov na vyplatenie náhrady.
- Implementácia otázky náhrady z pokladne inštitúcie.
- Zamestnancovi sa uskutočnil prevod na platobnú kartu.
Ak sa však používanie osobného automobilu zamestnanca na služobné účely vykonáva na základe pracovnej zmluvy, použite účet 302 24 „Nájomné a zúčtovacie služby“. V stĺpci „Kredit“ na tomto účte sa uvádza pripísanie nájomného a v stĺpci „Kredit“ - jeho prevod na účet zamestnanca alebo vydanie z pokladne podniku.
V účtovnom oddelení rozpočtového alebo autonómneho podniku telesnej výchovy a športu sa tieto záznamy o účtovaní obsahu operácie vykonávajú:
- Poplatok za požičanie auta.
- Nájomné bolo zaplatené z pokladne inštitúcie.
- Prevedené na bankovú kartu zamestnancovi.
Je však potrebné poznamenať, že neexistujú záznamy o daňových záväzkoch pre zjednodušené transakcie. Malo by sa zdaňovať a používanie osobného automobilu na úradné účely.
V akých situáciách sa daň z príjmu fyzických osôb vyberá z odškodnenia?
Teraz hovorme o daniach. Všetky zisky fyzických osôb vrátane zamestnancov podnikov sa zdaňujú z príjmu fyzických osôb. Všetky druhy náhrad poskytované pracovným právom sú oslobodené od dane.
To znamená, že nezdaniteľnou sumou je suma uvedená v zmluve na používanie osobného automobilu na úradné účely. V takom prípade musí existovať dokumentácia potvrdzujúca vlastníctvo vozidla, ktoré používa daňovník. S pomocou dokumentov bude tiež potrebné potvrdiť skutočnú prevádzku vozidla pre záujmy podniku a množstvo odpadu s ním spojené.
Zákony práce ani dane však neobsahujú:
- Zoznam dokumentácie, ktorá môže potvrdiť činnosť vášho vlastného vozidla.
- Ustanovenia, ktoré vedúcemu podniku zakazujú odmeňovať zamestnancov za spreneveru vzniknutú pri plnení pracovných povinností.
Z toho vyplýva, že vedúci samotného podniku môže vytvoriť pravidlá na určovanie bezcolných kompenzačných náhrad pre zamestnancov, ktorí používajú osobné auto na služobné účely, pričom sa stanoví ich veľkosť.
Ak zamestnanci používajú osobné automobily na prácu, kompenzácia za ne nie je zdanená, ale za nasledujúcich podmienok:
- použitie dopravy a náhrad sú stanovené v písomnej forme (uzatvára sa osobitná dohoda alebo sa ustanovuje v pracovnej zmluve);
- zamestnanci predložili doklady pre auto (osvedčenie o registrácii, titul);
- organizácia vypracúva pracovné listy.
Poistné
Pri výpočte poistného je potrebné pamätať na to, že sa vyberajú z platieb a odmien, ktoré sa jednotlivcovi hromadia v rámci pracovnej zmluvy a občianskeho práva. Časové rozlíšenie odmien za používanie vozidla pri práci vo výške stanovenej v zmluve medzi zamestnávateľom a zamestnancom nie je odplata, odmena za splnenie práce alebo iné povinnosti, materiálna výhoda. Preto táto náhrada nepodlieha poistnému.
Ak zamestnanec organizácie používa služobné vozidlo, hoci neexistujú žiadne nákladné listy a iné podporné dokumenty, bude mať takáto osoba ekonomický úžitok vo výške, v ktorej sa odhaduje. Tento typ príjmu podlieha dani z príjmu fyzických osôb, keď sa služobné vozidlo používa na osobné účely.
Okrem vysvetlení úradníkov je zrejmé, že poskytnutie automobilu prostredníctvom splnomocnenca nemá prevod vlastníctva, a toto auto sa nemôže považovať za majetok správcu. V súlade s článkom 185 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie je plná moc písomným prevodom, ktorý vydáva jedna osoba inej osobe na zastupovanie pred treťou stranou.
Odmena sa nevzťahuje ani na kompenzačné platby na základe pracovnej zmluvy za prevádzku vlastného vozidla, ktoré sa poskytujú zamestnancovi na správu prostredníctvom splnomocnenca. Malo by sa pamätať na to, že vodič je zodpovedný za používanie služobného vozidla na osobné účely.
Vysporiadanie podľa zmluvy o prenájme vozidla s vodičom sa nemôže považovať za kompenzáciu zamestnancovi, ktorému bolo udelené plnomocenstvo na vedenie vozidla.Preto chýba predmet poistného pre mimorozpočtové fondy.
Kedy je potrebný nákladný list?
Mnoho účtovníkov kladie otázku: „Vyžaduje sa nákladný list na kompenzačné platby za prevádzku môjho vozidla?“. Zároveň každý vie, že taký list vás núti vypĺňať federálny zákon „Charta cestnej dopravy a mestská pozemná elektrická doprava“, ktorý zakazuje prepravu batožiny, nákladu, cestujúcich verejnou dopravou (autobusy, trolejbusy, električky), automobilov a nákladných vozidiel bez riadneho nákladného listu. dopravy, tak ako v prípade používania služobného automobilu na osobné účely. Prepravný list je uvedený v zozname potrebných dokladov na prevádzku vozidla vo vlastníctve právnickej osoby.
Čo o tom hovorí zákon o doprave? Inštitúcie a podniky, ktoré používajú vozidlá na prepravu cestujúcich a tovaru, sa neobjavia bez nákladného listu. Ak je vozidlo prevádzkované osobou pre vlastné potreby, nie je potrebné vyhotovovať taký list, ako sa predpokladá vo vyššie uvedených normatívnych aktoch pre právnické osoby a podnikateľov, ktorí používajú vozidlá.
Nákladný list pri používaní osobného automobilu zamestnanca
Podobné stanovisko sa vytvára, pokiaľ ide o používanie osobného automobilu zamestnancom na služobné účely. V tomto prípade však nie je potreba jeho vykonania diktovaná pravidlami dopravnej legislatívy, ale normami pracovných a daňových právnych predpisov, ktoré zaväzujú potvrdiť úradnú prevádzku vlastného vozidla zamestnanca. Na potvrdenie odpadu z nákupu palív a mazív pre potreby všeobecnej výrobnej práce potrebujeme správne pripravený nákladný list, ktorý ukazuje skutočnú spotrebu paliva. Informácie, ktoré neumožňujú kontrolu nákladov na palivá a mazivá, keďže bežná výroba sa môžu dostať do rúk kontrolórov.
Pri zhrnutí je potrebné poznamenať nasledujúce. Aby boli platby za prevádzku vlastného vozidla zamestnanca kompenzačné, je potrebné dodržiavať postup pri používaní osobného automobilu na úradné účely:
- Prevádzka vozidla súvisí s plnením pracovných povinností.
- Vyrovnávacie platby sa vydávajú na základe príkazu zamestnávateľa. Výška náhrady uvedených nákladov je povinná uhradiť ekonomicky oprávnené výdavky.
Ak sa tieto pravidlá nedodržiavajú, stojí za to podpísať dohodu alebo dohodu so zamestnancom o používaní osobného automobilu na služobné účely s vodičom a so zreteľom na všetky dane a poplatky.