No território da Rússia existe um sistema bastante complexo de normas, que inclui atos do nível nacional ao nível local adotado em uma determinada empresa. Uma pilha de “pedaços de papel” é necessária para que, tanto dentro de uma empresa individual quanto em nível estadual, tudo seja levado a uma única forma - isso elimina mal-entendidos e interpretações diferentes. O padrão corporativo é um conjunto obrigatório de regras para qualquer empresa que se preze.
Quais são os padrões na Rússia moderna
Os seguintes documentos são diferenciados:
- nacional;
- internacional, especialmente registrado;
- regras, recomendações, normas que regulam a padronização no país;
- classificações, classificadores de dados;
- padrões corporativos;
- arcos;
- regional;
- nacional preliminar.
Lei federal: e os padrões?
O desenvolvimento do padrão empresarial é considerado na primeira parte do artigo 11 da Lei Federal nº 184, adotada em 27 de dezembro de 2002. Este ato legal afirma que o desenvolvimento, aprovação - tarefas resolvidas por entidades jurídicas por conta própria. Preliminarmente, especialistas analisam a necessidade de implementar padrões na empresa e, se seus resultados mostrarem a justificativa para tal ação, o mecanismo de preparação e aprovação é lançado.
De acordo com a Lei Federal, os objetivos podem ser:
- melhoria de processos;
- disseminação de conhecimento;
- desenvolvimento de aplicativos.
A lei também dá às pessoas jurídicas o direito de estabelecer de forma independente a ordem na qual o sistema de normas da empresa é adotado, modificado e cancelado.
Projetos no centro das atenções
Enquanto o desenvolvimento do padrão da empresa no nível do projeto, o desenvolvedor tem o direito de propor este documento para análise pelo comitê técnico. Seus especialistas realizam um exame e tiram conclusões sobre aceitabilidade. Os resultados são usados para preparar uma opinião oficial, que, sendo registrada de acordo com as regras do fluxo de trabalho, é enviada ao desenvolvedor.
No caso de um resultado bem-sucedido, os padrões da empresa podem se tornar a base para a formação de um documento em nível nacional. O projeto também está sendo desenvolvido aqui primeiro, e depois passa pelo processo de aprovação. A forma como a norma nacional é aprovada é regida pelo segundo parágrafo do artigo 16 da Lei Federal nº 184.
Padrões: o que é isso?
Padrões de organizações, empresas são uma lista oficialmente aprovada de requisitos para o processo de trabalho e seus resultados. Eles são desenvolvidos pelos funcionários da empresa. O documento é válido apenas na empresa em que foi adotado. Exceção: se duas empresas trabalham em estreita cooperação, elas podem estabelecer um acordo sobre a distribuição mútua de documentação. Como regra geral, isso geralmente é fixado por um documento assinado pelos chefes das empresas.
Os padrões estatais das empresas e adotados por uma entidade legal específica devem ser consistentes entre si. Ao desenvolver, é necessário considerar:
- GOSTs;
- regulamentos técnicos;
- padrões internacionalmente válidos.
Se necessário, a empresa pode cancelar o documento previamente firmado. A responsabilidade pela qualidade do produto manufaturado, tanto com os padrões atuais quanto sem eles, é inteiramente da empresa. Os documentos não têm um período de validade limitado, uma decisão específica é tomada pela empresa que os implementa em casa. Ela tem o direito, a qualquer momento, de suspender sua ação ou introduzir restrições.
Recursos de desenvolvimento
Os padrões de gerenciamento corporativo começam com a opinião de um funcionário específico sobre como ele deve ser. Além disso, outros colegas do iniciador e, finalmente, o pessoal administrativo, finalmente aprovando os atos normativos, aderem ao processo. O objetivo principal do padrão é reunir as idéias de todos os funcionários sobre o que é o produto final (serviço), quais propriedades ele deve ter e como alcançá-lo. Se for planejado produzir bens de consumo, faz sentido buscar ajuda de outras empresas para expandir a base de informações e dar uma resposta precisa à pergunta “O que o consumidor espera?”.
O padrão chama a atenção para os seguintes componentes do processo de produção:
- métodos;
- matérias primas;
- kit de ferramentas;
- serviços domésticos;
- componentes de itens manufaturados;
- processos internos.
Estes últimos incluem:
- gerencial;
- gerência
- técnico.
Considera detalhadamente o padrão da empresa GOST R 1.5.
Classificação de padrões
Por favor note: no documento você pode mencionar qualquer lado do processo de produção a seu critério, não há restrições. Essa diversidade permitiu a introdução da classificação em espécies, que, por sua vez, são divididas em categorias. Alocar padrões:
- condições técnicas que regem a produção, uso do produto;
- dimensões, parâmetros;
- tipos;
- características de design;
- marcas, composição dos produtos de que os bens são feitos;
- armazenamento, transporte, marcação;
- Aceitação
- teste;
- controle de equipamentos de medição;
- usar, reparar;
- tecnologias típicas.
O padrão estadual da Federação Russa controla se o padrão internacional da empresa adotado internamente está sendo implementado.
Standard: visão interna
Suponha que você estivesse segurando uma brochura com o título promissor “Requisitos, Padrões Empresariais”. O que esperar por dentro?
Por via de regra, o conteúdo de tal publicação é uma lista de requisitos. A principal tarefa de cada uma das condições nele indicadas é melhorar a qualidade dos bens (serviços) produzidos pela empresa. Graças aos padrões, fica mais fácil seguir os algoritmos de fabricação.
Normalmente, os padrões das organizações, empresas, consideram o ciclo de vida completo de um produto, descrevendo os requisitos para cada um dos estágios. Se materiais e ferramentas diferentes forem usados no processo de produção, a documentação de alta qualidade descreve os requisitos para a nomenclatura de todas as posições, sem exceção.
Onde posso atender aos padrões?
Qual organização usa esses documentos formais de fluxo de trabalho? Prática mostra - quase todos os lugares. Simplifica e otimiza significativamente o trabalho de introdução de tais documentos em:
- SRO;
- associações;
- comunidades científicas;
- organizações públicas;
- empresas comerciais.
Em uma palavra, é impossível desenvolver um único padrão corporativo. Cada empresa terá seu próprio modelo, já que as especificidades das empresas são muito grandes. Os especialistas recomendam em cada empresa para criar um documento por conta própria, tomando como base o atual GOST.
Ocasião especial
Como mencionado acima, a documentação não precisa ser implementada na empresa - não há requisitos estritos para isso. Mas há um caso que exige atenção especial de todos os funcionários da empresa, de trabalhadores comuns a gerentes seniores. Este é um padrão de segurança da empresa. Embora sua implementação também não seja obrigatória, os especialistas concordam que o desenvolvimento de tal documento é desejável e aumenta não apenas a eficiência da empresa, mas, mais importante, o nível de segurança.
A segurança é diferente:
- trabalho de parto;
- informativo;
- industrial;
- econômico.
Para cada categoria, é necessário desenvolver um documento único que reflita totalmente suas características.A implementação e conformidade com tais atos permitirá que você trabalhe de forma eficiente, sem medo de vazamento de segredos comerciais e de produção, acidentes industriais, desastres tecnológicos, crises e outras situações difíceis.
As leis regulam os padrões?
A regulamentação técnica em nosso país está consagrada na lei federal. Afirma que a empresa tem o direito de desenvolver seus próprios documentos técnicos e regulamentares, que substituirão:
- SanPiN;
- SNiP;
- GOST.
Este não é apenas um padrão da empresa, mas também regulamentos técnicos.
A tarefa de criar um ato normativo é de algum funcionário (departamento), e o resultado de seu trabalho será de propriedade da empresa. Isso significa que o uso de tal produto de trabalho intelectual para outras empresas é inaceitável.
A 184ª Lei Federal permite que empresas que operam no território da Rússia, a seu critério, determinem o procedimento para a criação de documentação. Se na conclusão do contrato, contrato para colocar uma referência ao documento, a norma terá que ser levada em conta não só dentro da empresa, mas também outros objetos de atividade econômica.
Ordem de desenvolvimento
Resumidamente, o processo de criação de um padrão pode ser descrito nas seguintes etapas:
- Registro
- coordenação;
- declaração.
Tudo começa com a elaboração de um plano que reflita como, dentro da organização, será desenvolvida documentação nova e previamente aprovada. As seguintes pessoas participam do processo de trabalho:
- o autor;
- colegas
- chefes de departamento;
- chefe da empresa.
Estágios de desenvolvimento:
- formação de projetos;
- registro da norma;
- coordenação com a lista completa de partes interessadas, incluindo envio inicial, recebimento de feedback, atualização do documento, correspondência secundária (o ciclo é repetido até que um resultado de alta qualidade seja alcançado);
- obter vistos no projeto final com uma folha de aprovação;
- aprovação pelo chefe da empresa.
Projeto: etapas de desenvolvimento
O padrão da empresa é preparado primeiro na forma de um projeto. O processo a ser padronizado é determinado, e o autor passo a passo descreve como ele é implementado na empresa atualmente. Em seguida, o documento é transferido para o gerente assistente, onde é registrado no sistema interno de gerenciamento de documentos. O documento recebe uma cifra exclusiva e, após aprovação, será incluído na lista de documentos válidos. O gerente assistente será responsável pelo processo de registro padrão.
Para o registro correto, o padrão corporativo recebe uma designação exclusiva. Isso reflete:
- índice ("STO");
- índice da empresa;
- número de série recebido durante o registro;
- número de série da versão atual;
- ano de aprovação em formato de 4 dígitos.
Para os padrões, a empresa introduz uma numeração separada e cada um obtém o próximo número após o anterior, sem omissões. Para simplificar o controle, um diário de bordo é introduzido. Se, no futuro, um padrão for cancelado, o número será retido, atribuindo-o a outro documento é inaceitável.
Aprovação de projeto
A lista de pessoas que aprovam o documento é formada pelo autor da norma ou pela pessoa encarregada de fazer alterações no documento já existente. Assim que a primeira edição estiver pronta, uma cópia é enviada para cada destinatário para estudo. Em empresas modernas, eles usam equipamentos de computador para isso - para opções de "rascunho", uma versão impressa não é necessária. Se a organização tiver uma posição de “Diretor de Assuntos Jurídicos”, ele é a pessoa mais importante na lista de coordenadores.
Quando a documentação recebe um número único, o projeto pode ser enviado para os chefes dos departamentos. Cada um deles tem o direito de preparar propostas, comentários, em tempo hábil (até três dias úteis) enviados ao autor da norma.Se um departamento não responder a tempo, o especialista responsável pela norma entra em contato com o chefe do departamento e informa seu supervisor imediato ou o chefe do departamento que iniciou a criação do documento.
Além disso, o autor analisa as correções recebidas e faz alterações. Se um especialista acredita que as propostas estão incorretas, eles se voltam para uma classificação mais alta (Diretor de Assuntos Jurídicos), que decide se deve fazer ou não mudanças. Quando as alterações são concluídas, a nova versão é novamente enviada para concordar com a lista anterior de endereços. O autor recebe a aprovação inicial por via electrónica, após o que prepara um projecto de ordem sobre a preparação de um novo acto para implementação e aprova o projecto em papel. Quando as partes interessadas expressarem oficialmente sua aprovação, você poderá enviar um novo padrão de assinatura para o chefe da empresa.
Requisitos padrão
Para gerar e aceitar corretamente a documentação na empresa, você deve primeiro aprovar a "Metodologia para criar padrões". Outro documento normativo que simplificará a formação e aprovação dos atos solicitados é o “Regulamento para o Projeto de Padrões”. Ao cadastrar uma vez e confirmá-la com a cabeça, a empresa acelera a formação de padrões individuais e reduz a necessidade de correções e o risco de conflitos quando um funcionário tem uma visão de papelada e outra tem outra, o que pode provocar uma onda de memorandos e um atraso .
O fluxo de trabalho correto envolve a padronização do registro de projetos desenvolvidos e documentos aprovados. Para isso, é conveniente manter um diário especial. Os formulários podem ser comprados prontos em papelarias, ou você pode desenhar à mão em um caderno normal. Se a empresa é caracterizada por uma abundância de padrões, um diário adicional pode ser inserido para contabilizar os documentos que estão sendo verificados.
Nuances importantes
O prazo padrão para aprovar um documento preliminar é de três dias úteis.
O prazo padrão para aprovar alterações na norma é de três dias úteis.
Para que a norma seja levada em conta no trabalho da empresa, ela deve ser efetivada pela emissão de uma ordem interna e pela familiarização de todas as partes interessadas com ela.
O autor da norma está preparando um projeto de ordem sobre as atividades relacionadas à introdução da norma.
Padrões: regras de armazenamento
Se a empresa estabeleceu papelada em papel, então, por ordem da empresa, nomeia uma pessoa responsável pelo armazenamento de padrões. Ele é acusado de fornecer:
- condições para o armazenamento de longo prazo de títulos sem causar danos a eles;
- a disponibilidade de documentação em locais designados para o seu armazenamento.
Condições de armazenamento incluem:
- Locais a que um número limitado de pessoas tem acesso;
- condições atmosféricas adequadas (umidade de até 80%, temperatura de 15-25 ° C, sem fatores prejudiciais).
Os padrões de armazenamento incluem os deveres das seguintes pessoas:
- autor do documento;
- chefe de departamento;
- pessoa designada como responsável.
Ordem de armazenamento:
- o documento original aprovado é transferido para o gerente responsável por questões legais;
- o funcionário indicado pela pessoa responsável pelo armazenamento dos documentos faz uma anotação “Control copy” na página de título;
- o original é arquivado no arquivo, incluído no registro;
- Os chefes de departamento que recebem cópias da documentação em suas mãos os arquivam em pastas armazenadas em suas unidades.
E se você precisar remover?
A retirada da norma vencida é feita com base em uma ordem especial emitida pela empresa. Para fazer isso, eles convocam uma reunião, registram e formam um pedido de rascunho. A reunião deve ter a participação dos chefes de todos os departamentos nos quais a norma foi aplicada. O autor da norma é nomeado responsável pela organização do evento.Ele também prepara uma ordem de rascunho e a aprova com os funcionários interessados, e a passa junto com a folha de aprovação para a primeira pessoa da empresa para assinatura. Todas as alterações relacionadas ao padrão são inseridas no logbook.