O tempo é um recurso valioso que uma pessoa possui. Obtém um valor especialmente grande durante o período de implementação de projetos grandes e tecnicamente complexos. Além disso, a maioria aborda o uso do tempo disponível para ele de forma extremamente irracional. Por isso, a eficiência humana e a eficácia do trabalho realizado são reduzidas. Como resultado, é crucial evitar erros comuns na administração do seu próprio tempo.
Falta de uma lista de tarefas sistemáticas
Muitas vezes, um funcionário se depara com uma situação em que lhe parece que esqueceu de executar uma parte extremamente importante do trabalho. Como resultado, o sucesso de todo o projeto está em jogo. Isso é facilitado por um dos erros mais comuns - a falta de uma lista sistemática de tarefas.
Uma solução excelente para o problema pode ser a aquisição e instalação no computador de trabalho de um dos logs diários especializados, que não só salvará os nomes de casos específicos, mas também lhe permitirá criar uma descrição detalhada deles, e também informar sobre a data de aproximação para completar uma tarefa.
Falta de gols
Cada funcionário deve entender exatamente o que deseja alcançar no final. Caso contrário, ele não será capaz de alcançar sucesso estratégico nos negócios em andamento. Definir metas corretamente não só permitirá que você obtenha um resultado específico, mas também controle o progresso de todo o projeto. Para isso, é necessário estabelecer não apenas as tarefas finais, mas também intermediárias.
Falta de prioridade na tarefa
O dia de trabalho de muitos consiste em um grande número de tarefas urgentes. Como resultado, muitas vezes são ignoradas coisas realmente importantes que determinam o sucesso não apenas de um funcionário individual, mas também da empresa como um todo.
Para evitar isso, deve-se usar a chamada matriz de prioridade da tarefa. Ele permitirá que você determine qual dos problemas deve ser resolvido em primeiro lugar, e que pode ser adiado para mais tarde. Isso pode aumentar significativamente a produtividade dos funcionários. A prática mostra que as pessoas que correm imediatamente para resolver um novo problema, adiando um negócio previamente concluído, perdem uma enorme quantidade de tempo.
Distração externa
Como os estudos mostraram, funcionários de empresas modernas perdem até 2 horas por dia devido a várias distrações. Estamos falando de chamadas telefônicas, aplicativos de smartphones, ajudando colegas a resolver seus problemas, bem como outros problemas que obrigam a interromper a execução de tarefas.
A distração tem um recurso muito prejudicial. Mesmo depois de uma pessoa retornar ao trabalho, ele terá que gastar de 10 a 15 minutos para “se envolver” na solução da tarefa. Em última análise, uma enorme quantidade de tempo é desperdiçada.
Para evitar isso, não se deve limitar apenas à influência do telefone e do computador (se o trabalho em si não estiver ligado a isso), mas também alertar os colegas sobre a inadmissibilidade da distração durante o tempo de trabalho.
Procrastinação
Na maioria das vezes, esse erro é cometido por aqueles que temem a escala das tarefas atribuídas a eles. Como resultado, eles tentam alocar o tempo máximo para começar a trabalhar no projeto. Isso leva a um atraso permanente na solução de uma tarefa grande e realmente importante.
A solução correta para os problemas associados à implementação de tais projetos é a fragmentação de tarefas em tarefas menores, bem como a criação de etapas para sua solução. Como resultado, uma pessoa será capaz de avançar com confiança no desempenho do trabalho.Isso afetará positivamente a eficácia do seu trabalho e no alcance de objetivos específicos.
Coloque tudo em você
Muitos funcionários e, acima de tudo, gerentes pequenos e médios cometem um erro grave no processo de suas atividades. Eles se apoiam muito nos ombros. Ao mesmo tempo, muitos deles observam que assumem a solução de muitos problemas devido à falta de confiança na capacidade dos subordinados de resolver o problema de maneira qualitativa.
Em alguns casos, é realmente melhor assumir a responsabilidade pela implementação do projeto, no entanto, a carga constante de todas as novas funções para uma pessoa não trouxe nenhum sucesso a longo prazo. No final, até mesmo um funcionário muito bom reduziu a eficiência. A qualidade de seu trabalho se deteriorará e não se pode falar de nenhum desenvolvimento.
A abordagem correta para o líder não será o fardo do trabalho em si mesmo. Ele deve delegar mais tarefas para sua equipe. Além disso, ele pode direcioná-los ou controlar o processo de execução do trabalho. Se um empregado não lidar com a solução de tarefas de perfil elementar para ele, então vale a pena considerar a viabilidade de sua permanência no pessoal da empresa.
Ritmo muito alto de trabalho e emprego permanente
Alguns funcionários recebem alguma satisfação moral pela percepção de que eles são muito exigentes e constantemente ocupados. Além disso, há uma confusão em sua mesa, eles não têm tempo para resolver todas as tarefas atribuídas a eles. Além disso, eles estão mais envolvidos nos projetos que consideram importantes, em vez daqueles que são de grande importância para a empresa. Como resultado, eles gastam muito tempo na resolução de tarefas insignificantes, pequenas, mas trabalhosas.
Não há necessidade de falar sobre a alta eficiência desses funcionários. Eles definitivamente precisam ajustar o horário de trabalho. Algumas tarefas exigem uma análise aprofundada e tomada de decisão informada. No final, é melhor se concentrar em fazer um trabalho importante, dando-lhe tanto tempo quanto ele realmente requer.
Multitarefa
Muitos têm orgulho da capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Na prática, verifica-se que tais funcionários são ineficazes. O fato é que eles não concentram toda a sua atenção na solução de um problema específico. Eles constantemente têm que pensar em várias tarefas ao mesmo tempo. Como resultado, eles resolvem mal os dois problemas de uma só vez.
Além disso, a implementação de várias tarefas ao mesmo tempo leva a custos de tempo adicionais no valor de 20 a 40%.
Renúncia de Pausas
Há um número considerável de funcionários que tentam trabalhar sem intervalos e mesmo sem almoço. Assim, na sua opinião, muito tempo é economizado que pode ser gasto no desempenho de certas tarefas trabalhistas.
De fato, estudos mostram que, sem interrupções, a capacidade de trabalho de uma pessoa é reduzida gradualmente. Como resultado, no meio do dia de trabalho, ele não foi capaz de resolver as tarefas atribuídas a ele tão eficazmente quanto de manhã.
Se possível, faça pausas curtas de 5 minutos a cada hora. Você também deve alocar uma quantidade suficiente de tempo para comer. O fato é que, durante o descanso, o cérebro funciona de maneira um pouco diferente. Como resultado, novas ideias podem ser geradas para desenvolver a empresa ou resolver com sucesso um problema sério.
Agendamento incorreto de tarefas
Cada pessoa tem seu próprio biorritmo. Como resultado, algumas pessoas resolvem melhor os problemas de manhã, enquanto outras imediatamente após o pôr do sol. A abordagem correta seria planejar as tarefas mais complexas e com uso intensivo de energia para o período em que o desempenho está no nível mais alto. Coisas simples devem ser deixadas por um tempo em que nenhuma habilidade criativa séria seja necessária.