Nas condições de relações comerciais modernas entre o fabricante e o comprador, uma situação pode surgir quando o pagamento pelos bens ou serviços recebidos é recebido na conta da empresa com atraso. Atraso pode ser causado por vários fatores. Dívidas de clientes, os clientes podem acumular. Isso leva a uma desaceleração no ciclo de turnover, a incapacidade da empresa de financiar suas atividades.
Para evitar conseqüências negativas, a administração da empresa é obrigada a controle de contas a receber. Isso permite que você tome as medidas necessárias para reduzi-lo em tempo hábil. Como esse processo ocorre deve ser conhecido por todos os gerentes financeiros.
O conceito de recebíveis
Controle de contas a receber e a pagar realizada por qualquer empresa, independentemente do seu âmbito de atividade. Isso é necessário para garantir condições para o funcionamento normal de todos os componentes da empresa.
A dívida dos devedores faz parte do capital de giro da organização. Estes são fundos que estão temporariamente ausentes da conta da empresa. Eles são usados por algum tempo por devedores (devedores) em suas atividades. Estes são os direitos de propriedade da empresa, que são um dos objetivos dos cidadãos.
O exemplo mais típico de contas a receber é a dívida das contrapartes de uma empresa que não pagou imediatamente após o embarque das mercadorias, a execução do trabalho ou dos serviços, o valor acordado. Com menos frequência, uma empresa recebe esses direitos de propriedade em caso de obrigações extracontratuais, por exemplo, ao causar danos materiais por pessoas físicas ou jurídicas.
A necessidade de controle
Ao trabalhar com clientes, a questão do controle de suas dívidas apareceu naturalmente. Requer um estudo atento e cuidadoso. Contabilidade e controle de contas a receber e a pagar referem-se a questões de estabilidade financeira da organização, sua segurança. Além disso, tal procedimento afeta o recebimento da empresa de lucro líquido, giro de capital e rentabilidade do negócio. Portanto, tal análise não pode ser negligenciada.
O controle de contas a receber permite que a administração da empresa responda oportunamente a problemas decorrentes dessa área. Se as contrapartes não pagam suas dívidas a tempo, a empresa não pode comprar os materiais necessários para a produção, pagar suas próprias dívidas pelos serviços prestados por outras organizações.
O ciclo reverso neste caso fica mais lento. O lucro líquido da empresa está em declínio. Todos os indicadores de estabilidade financeira e estabilidade estão em declínio. Como resultado, a organização falhará. Para evitar isso, os analistas e a gerência devem implementar controle de contas a receber e a pagar.
As conseqüências de uma falta de controle
Análise e controle de recebíveis deve ser realizado em cada instalação. Se a gerência não der a devida atenção a essa questão, surgem vários problemas sérios.
A empresa está perdendo dinheiro. Se o comprador receber um diferimento sem uma boa razão e a perspectiva de pagamento da dívida, mesmo em um tribunal, ele não poderá pagar sua dívida. Isso é um dano sério para qualquer organização.
Indicadores de estabilidade financeira também estão em declínio. A empresa não será capaz de pagar as suas obrigações fiscais, pagar salários ao pessoal, etc. Os indicadores de eficiência do uso de recursos são reduzidos.Fundos que estão em circulação, de fato, temporariamente não participam de atividades de produção. Eles poderiam ser direcionados para o desenvolvimento do empreendimento, mas no momento esse capital está ausente.
Com o crescimento dos recebíveis, a empresa está perdendo gradativamente sua reputação comercial e competitividade de produtos.
Objetivos de controle
Contabilidade e controle de recebíveis perseguir determinados objetivos. A gestão da dívida da contraparte é necessária para limitar o seu montante a um nível aceitável. Além disso, o controle permite que você escolha as condições de vendas que garantem o recebimento oportuno do pagamento após a venda de mercadorias ou serviços.
A análise de recebíveis permite desenvolver uma abordagem específica para cada cliente. Para um grupo de compradores, é necessário um sistema de descontos e, para outro, pelo contrário, subsídios.
Além disso, o controle permite exigir rapidamente um retorno da dívida, reduzir a dívida orçamentária. O gestor poderá avaliar os custos associados ao gerenciamento de dívidas, oportunidades perdidas como resultado do congelamento de fundos em circulação.
Classificação da dívida
Controle contábil e de recebíveis envolver a divisão de dívidas em expiradas e vencidas. A primeira categoria inclui obrigações de clientes cujo período de amortização especificado no contrato ainda não chegou. Além disso, este grupo inclui dívidas cuja duração não excede 1 mês. Eles estão associados ao processo normal de fazer assentamentos (isso é indicado no contrato).
A dívida em atraso inclui o montante de fundos que o comprador já deveria ter depositado na conta do vendedor, mas isso não aconteceu. Nesse caso, a empresa pode processar sua contraparte.
Existe também uma dívida duvidosa. Nesse caso, o fornecedor de bens ou serviços não tem certeza de que o comprador pagará sua dívida. No entanto, dívidas duvidosas e ruins não devem ser confundidas. As contas a receber deste último tipo podem ser debitadas do balanço da empresa, uma vez que o prazo de prescrição já passou. As dívidas duvidosas são contabilizadas pela empresa até que se tornem sem esperança.
Métodos de controle
Controle de recebíveis na empresa feita com base em um inventário de assentamentos com compradores e clientes. Este trabalho é necessariamente feito por analistas antes da elaboração do relatório anual.
No entanto, um inventário de dívidas uma vez por ano não é suficiente. Os problemas podem surgir e se acumular ao longo de vários meses. Portanto, medidas de controle devem ser realizadas regularmente. É melhor prestar atenção a esse problema uma vez por mês. Para algumas empresas, recomenda-se inventariar as dívidas das contrapartes duas vezes por mês, devido ao fator humano.
Os gerentes de vendas devem ser motivados pelo princípio de coletar dinheiro dos clientes. O controle financeiro de recebíveis também é necessário. Isso permite que você retorne à circulação uma quantia significativa de fundos.
Eventos
Sistema de controle de contas a receber com base em certas atividades. Eles são condicionalmente divididos em dois grupos. A primeira categoria inclui medidas organizacionais e a segunda - a avaliação de vários indicadores de dívida devedora.
Para realizar atividades organizacionais, é designado um funcionário responsável pelo monitoramento. Na maioria das vezes, pode ser um auditor interno ou um auditor.
Depois disso, o gerente define as principais datas em que os indicadores relevantes serão avaliados. As condições para concessão de diferimento, bem como sua documentação, estão sendo desenvolvidas. O regulamento é controlado pela pessoa responsável pela auditoria.
O valor dos recebíveis deve ser considerado na motivação dos gerentes de vendas. Para todas as contrapartes, os limites de crédito são definidos. Para o estado de contas a receber deve ser responsável diretor comercial.
Suporte técnico
Para executar controle interno de recebíveismuitas empresas usam programas especiais de computador. Eles simplificam muito o processo de processamento de dados. O mais popular nas empresas do nosso país é o programa 1C. Com a sua ajuda, você pode criar um cadastro de devedores, bem como monitorar o vencimento de suas dívidas.
Se os gerentes mantiverem um registro de dívidas em tal programa, eles poderão rastrear quais compradores acumularam dívidas relativamente recentemente e quais já estão significativamente desatualizados.
Para isso, é necessário gerar um relatório apropriado no programa. Nele, os recebíveis serão classificados pela data de sua ocorrência. As contrapartes cuja dívida foi formada há uma semana, duas semanas, um mês e um ano podem aparecer no relatório. Dado o tipo de atividade do empreendimento, os dados obtidos são classificados como dívida antiga ou nova.
Indicadores de pontuação
Controle de contas a receber baseia-se em determinados indicadores. Durante a sua implementação, é necessário preparar um orçamento de dívida para cada contraparte (usando o programa). No final de cada mês, a taxa de coleta é calculada. Isso nos permitirá estimar a parcela de mercadorias pagas no volume total de mercadorias embarcadas.
Com base nos termos dos contratos com as contrapartes, é elaborado um plano de pagamento da dívida. A dinâmica do rácio de volume de negócios da dívida da contraparte é monitorizada.
Com base nos dados obtidos, a duração do giro da dívida dos devedores também é calculada. Essa análise permite avaliar a eficácia do controle de crédito para determinar o grau de confiabilidade das contrapartes.
Problemas internos
Controle de contas a receber deve ser executado por um analista experiente. Ao mesmo tempo, é possível encontrar problemas internos que poderiam ter causado dívidas. Talvez os funcionários responsáveis pelas vendas não cumpram os padrões estabelecidos para a provisão de pagamentos diferidos. Os fatos da fraude óbvia dos funcionários da empresa também acontecem.
Assim, por exemplo, para receber um bônus no final do mês, o funcionário responsável pelas vendas procura incluir mais meios de vendas no relatório. Portanto, ele pode pedir ao cliente para comprar o produto ficticiamente. Ou seja, o cliente não transfere os fundos, mas como se tivesse enviado uma remessa de mercadorias. Esses fundos são creditados ao comprador. O gerente recebe seu bônus e o cliente recebe a oportunidade de levantar fundos adicionais em circulação. Além disso, o cliente também pode pagar um certo prêmio ao gerente de vendas por isso. Nesse caso, a empresa perde.
Limite de crédito
Controle de contas a receber pode devolver uma quantidade significativa de dinheiro em circulação. Para evitar possíveis danos às atividades da empresa, é utilizada uma abordagem que envolve a definição de um limite de crédito. Este é o nível de recebíveis que será seguro para a empresa.
Além disso, o limite de crédito é definido tanto para a organização como um todo e para cada contraparte individualmente. Um limite semelhante também pode ser definido para cada departamento de vendas. Eles são distinguidos pelo princípio da indústria. O limite de crédito é definido de acordo com o valor da receita do último mês que a unidade traz. Este indicador é aprovado pelo diretor geral da organização.
Controle de contas a receber exigido por todas as empresas. Isso permite aumentar a lucratividade e a estabilidade financeira da organização.