W prawie każdej organizacji, niezależnie od jej formy prawnej i liczby pracowników (nawet jeśli mówimy o indywidualnych przedsiębiorcach), w trakcie jej pracy ogromna liczba różnych dokumentów biznesowych, listów, raportów podatkowych i innych informacji gromadzona jest w mediach elektronicznych. Prawie wszystkie przedsiębiorstwa, które działają mniej więcej od dłuższego czasu, prędzej czy później stają przed koniecznością usystematyzowania swoich archiwów.
Niektóre dokumenty muszą zostać zachowane, a niektóre wręcz przeciwnie, nadszedł czas, aby je zniszczyć. Ale jakie są okresy przechowywania dokumentów księgowych, po których można je bezpiecznie usunąć? Rzeczywiście, nasze ramy prawne rzadko pogardzają takimi warunkami, dlatego też trzeba je znać.
Ten artykuł poświęcony jest ujawnieniu tego problemu.
Jak być
Należy zauważyć, że wiele dokumentów powinno być przechowywanych przez co najmniej 75 lat, a niektóre kategorie raportów są generalnie zalecane, aby nie były dotykane przez całą pracę firmy. Jak być W końcu chciałbym w pełni przestrzegać prawa, ale jednocześnie nie komplikować życia pracownikom odpowiedzialnym za prowadzenie archiwów!
Zanim odpowiemy na to pytanie, zapoznamy się z głównymi dokumentami regulacyjnymi, które zawierają podstawowe wymagania dotyczące okresu przechowywania dokumentów księgowych wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich formy prawnej, wielkości i kierunku działalności.
Normatywna regulacja przechowywania dokumentów
Spójrzmy na główne dokumenty regulacyjne dotyczące archiwizacji w organizacjach.
Po pierwsze, ustawa federalna z listopada 2004 r. Nr 125-FZ. Jest to dokument ogólny, w pełni regulujący archiwizację w naszym kraju. Zatem jego przepisy mówią o organizacji procesu przechowywania wszystkich dokumentów produkcyjnych i księgowych, o metodach pozyskiwania i wykorzystywania archiwów. Ponadto ustawowo zapisuje procesy interakcji między instytucjami archiwalnymi a tymi obywatelami, którzy chcą korzystać z przechowywanych tam informacji.
Oczywiście, „Podstawowe zasady pracy organizacji archiwalnych” odgrywają ogromną rolę. Zostały one oficjalnie zatwierdzone i zalecane do użytku decyzją Archiwum Federalnego, która została przyjęta 02/06/2002. Rozpoczynając organizację działu archiwizacji w organizacji, zdecydowanie zalecamy zapoznanie się z tym dokumentem, ponieważ zawiera najważniejsze i podstawowe punkty tego rodzaju działalności.
Inne dokumenty
W celu normalnego zachowania ważnych dokumentów konieczna jest również znajomość listy standardowych dokumentów archiwalnych, które są generowane w trakcie pracy każdego przedsiębiorstwa. Tam wskazane są okresy przechowywania dokumentów księgowych, a dokument ten został zatwierdzony osobnym zarządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej w 2010 roku. Numer dokumentu to N 558. Z samej nazwy widać, że zawiera on listę głównych papierów wartościowych, które powstają w wyniku działalności gospodarczej lub innej działalności przedsiębiorstwa.
Dziedzictwo ZSRR
Nadal obowiązuje rozporządzenie w sprawie dokumentów opublikowane przez Ministerstwo Finansów ZSRR w dniu 29 lipca 1983 r., Nr 105. W ramach tego przepisu określa się zarówno początkowe warunki przechowywania dokumentów, jak i procedurę ich tworzenia, przyjmowania i wykorzystywania.
Z Kodeksu Podatkowego
Ponadto odpowiednie informacje można znaleźć w art. 23 odpowiedniego dokumentu. Tak więc w ósmym artykule znajduje się klauzula, która oddzielnie rozważa okresy przechowywania dokumentów księgowych, które można wykorzystać do naliczania i potrącania podatków. Należą do nich papiery wartościowe, które potwierdzają bezpośredni dochód, wydatki, a także podatki już zapłacone na rzecz państwa.
Wreszcie takie informacje są dostępne w ustawie federalnej 29 (nr 402-ФЗ z 6 grudnia 2011 r.) „O rachunkowości”. W nim można znaleźć okresy przechowywania dokumentów księgowych w organizacjach dla przedsiębiorstw komercyjnych.
Co należy przechowywać i na jak długo?
Nic dziwnego, że przechowywanie typowych dokumentów księgowych, które powstają w trakcie działalności dowolnej organizacji (wszystko to znajduje się na wyżej wymienionej liście) jest szczególnie ważne. Typowe dokumenty są przechowywane: 1 rok, 5 lat, 75 lat. Niektóre dokumenty (informacje o uzyskiwaniu środków w szczególnie dużych kwotach) muszą być przechowywane na stałe.
Grupy magazynowe
Profesjonalni audytorzy twierdzą, że wszystkie dokumenty odzwierciedlające zapisy księgowe można podzielić na cztery główne grupy. Oto lista okresów przechowywania dokumentów księgowych:
- Dokumenty, które powinny być przechowywane na stałe. Obejmują one wszystkie roczne sprawozdania finansowe, a także wszelkie dowody uzyskane podczas rejestracji w organach podatkowych.
- Grupa przechowywania długoterminowego (ponad 10 lat). Są to powiadomienia, dokumenty podpisane przez pracowników za zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Dane dotyczące samego podmiotu, które wyraziły taką zgodę, powinny być dostępne przez 75 lat.
- Rodzaj tymczasowy. Zakłada się, że dokumenty tej grupy powinny być przechowywane przez okres do 10 lat włącznie. Należą do nich faktury, a także listy gwarancyjne.
- Czwarta odmiana obejmuje wszystkie powyższe dokumenty, które wygasły i dlatego należy je usunąć.
Ważne niuanse
Ważne! Musisz wiedzieć, że skrócenie okresu trwałości jest surowo zabronione, ale wydłużenie tego czasu jest dopuszczalne. Ale dotyczy to tylko tych organizacji, które prowadzą bardzo specyficzne działania.
Tak więc okres przechowywania dokumentów księgowych w LLC, które zajmują się udzielaniem pożyczek finansowych ludności, zaczyna się od 75 lat. W praktyce organizacje kontrolujące zauważają, że takie dokumenty powinny być dostępne przez cały czas, ponieważ w przypadku jakichkolwiek roszczeń (na przykład ze strony spadkobierców) może być konieczne ich podniesienie nawet po tym okresie.
Dlatego szczególnie ważna jest organizacja nomenklatury, która będzie wykorzystywana w danym przedsiębiorstwie do organizacji działalności archiwalnej. Teraz rozważymy podstawowe wymagania, jakie organizacje kontrolne nakładają na określone organizacje, w zależności od ich formy prawnej.
Zasadniczo nie różnią się one różnorodnością, ale są też pewne niuanse. Z reguły są one związane z kwotą dochodu, jaki otrzymuje firma.
LLC
Po pierwsze, rozważ LLC. Ponieważ obrót takich przedsiębiorstw jest dość znaczny, wymagania wobec nich są surowsze. Po pierwsze, wszystkie sprawozdania rachunkowe i podatkowe muszą być przechowywane przez co najmniej 75 lat. Ponadto okres przechowywania dokumentów księgowych w LLC może zostać przedłużony na czas nieokreślony w przypadkach, które rozważaliśmy powyżej.
Dokumentacja dotycząca rozliczeń z personelem powinna być przechowywana przez cały czas pracy konkretnej osoby w organizacji i przez co najmniej 10 lat od daty zwolnienia. Jeśli pracownik przejdzie na emeryturę w tej konkretnej firmie, dokumenty należy przechowywać na stałe, ponieważ w przypadku roszczeń dotyczących wielkości opłat należy je najpierw podnieść.
Faktury, inne dokumenty potwierdzające rozliczenia z dostawcami i klientami należą do trzeciej grupy, a zatem muszą być przechowywane do 10 lat włącznie. Jak już powiedzieliśmy, ogólne sprawozdanie finansowe należy przechowywać na stałe.
Indywidualni przedsiębiorcy
Wymagania dla tej kategorii firm są znacznie mniej rygorystyczne, ponieważ liczba tworzonych tam dokumentów jest znacznie mniejsza. Jaki jest więc okres przechowywania dokumentów księgowych IP? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bardziej szczegółowo. Po pierwsze, wszystkie certyfikaty rejestracyjne, coroczne raportowanie do organów podatkowych. Informacje te powinny być przechowywane trwale przez cały okres istnienia konkretnej firmy.
Jeśli jednak przedsiębiorca nie ma pracowników i prowadzi dokumentację zgodnie z uproszczonym schematem, wówczas wszystkie wymagania kończą się na tym. Oczywiście okres przechowywania dokumentów rachunkowych IP w tym przypadku wynosi te same 75 lat, ponieważ wśród nich są tylko raporty roczne.
CJSC
Ponieważ działalność takich przedsiębiorstw obejmuje uzyskiwanie znacznej kwoty dochodu, a także rozliczenia z akcjonariuszami, wymogi dotyczące dokumentów przechowywanych w tym przypadku są najbardziej rygorystyczne. Zasadniczo w większości przypadków okres przechowywania dokumentów księgowych w firmie wynosi co najmniej 75 lat. Istnieją jednak wyjątki.
Oczywiście wszystkie informacje na temat kapitału docelowego, wielkości depozytów, wielkości akcji czarterowej założycieli powinny być przechowywane na bieżąco. Lista dokumentów, które muszą być archiwizowane przez okres co najmniej 75 lat, obejmuje dokumenty księgowe, z których mogą korzystać organizacje podatkowe: informacje na temat zwrotu z aktywów, wyciągi z rozliczeń z akcjonariuszami, a także media elektroniczne, na których dostępne są dane dotyczące dochodów na rachunki organizacji funduszy w szczególnie dużych kwotach.
Informacje o rozliczeniach z personelem są również przechowywane przez 75 lat. Inne dokumenty (faktury, listy gwarancyjne) mają okres przechowywania do 10 lat włącznie.
Organizacje budżetowe
I w jakich okresach przechowywania dokumentów księgowych instytucja budżetowa? Z reguły nie ma specjalnych wymagań w tym zakresie. Uważa się, że przez 75 lat należy przechowywać wyłącznie informacje na temat rocznych sprawozdań finansowych i papierów wartościowych przeznaczonych dla organów podatkowych. Wszystkie pozostałe dokumenty są przechowywane do 10 lat włącznie.
Ważne funkcje
Jeśli zapoznasz się z listą wszystkich ustaw i rozporządzeń, która jest dostępna powyżej, możesz być zaskoczony: standardowy okres przechowywania dokumentów księgowych nie przekracza pięciu lat (ustawa federalna nr 402)! Jednocześnie w naszym artykule piszemy około 10 lat i więcej. Jak to może być? Niestety w tym przypadku ramy prawne są źle opracowane, gdy wymogi prawne są sprzeczne z rzeczywistością. Zilustrujmy przykładem.
Jeśli jesteś nawet prostym jednoosobowym sprzedawcą, możesz łatwo znaleźć sytuację, w której inspekcja podatkowa wymaga przedłożenia dokumentów, które już wygasły (zgodnie z wymogami prawa). W przypadku CJSC i LLC, których roczny obrót może przekroczyć dziesiątki lub nawet setki milionów rubli, brak nawet niektórych nieistotnych papierów wartościowych może powodować poważne problemy.
Na przykład często wymagane dokumenty potwierdzające legalność roszczenia wierzytelności. Nie jest tajemnicą, że w praktyce można go szacować na prawie dziesięć lat. Zgodnie z prawem dwa zestawy dokumentów księgowych mogą już zostać zniszczone w tym samym czasie. Jeśli firma naprawdę je zbyła, może ponieść duże wydatki. Jak Bardzo proste.
Jeśli firma nie jest w stanie dostarczyć wymaganych papierów wartościowych, konieczne będzie ponowne obliczenie podatku od zysku (chociaż może on w ogóle nie istnieć), a także zapłacenie wysokich kar pieniężnych.Mówiąc najprościej, przy określaniu okresów przechowywania należy kierować się nie tyle wymogami prawa (może to być paradoksalne), ale prawdziwym znaczeniem dokumentu dla konkretnej firmy.
Oczywiście okres przydatności pierwotnych dokumentów księgowych w każdym przypadku powinien być możliwie jak najdłuższy, ale nawet wiele faktur w określonych warunkach musi być przechowywanych w archiwum przez ponad 15 lat. Jeśli firma ma dłużników lub jeśli sama jest komuś winna, takie dokumenty muszą być przechowywane na stałe, niezależnie od wymagań ustawy federalnej i uchwał.
Jak określić znaczenie dokumentów księgowych dla organizacji?
Jak zrozumieć, które dokumenty należy oznaczyć „przed potrzebą” podczas ich przechowywania i co należy z nimi zrobić w przyszłości? W takim przypadku profesjonalni prawnicy zalecają osobne badanie wartości przechowywanych dokumentów.
Głównym wymogiem, którym powinni kierować się członkowie komisji, jest nie tylko wartość samych informacji w przechowywanych dokumentach, ale także szkody, jakie organizacja może ponieść w przypadku ich zagubienia.
Dlatego konieczne jest zwiększenie okresu przydatności następujących dokumentów finansowych i księgowych: wszelkich umów i szacunków dotyczących tych prac, które nawet teoretycznie mogą zwiększyć wartość zarówno samego przedsiębiorstwa, jak i jego poszczególnych składników; wszystkie dokumenty i media elektroniczne związane z konkurencyjnym zamówieniem; wszystkie dokumenty, które mogą być wymagane w taki czy inny sposób w przypadku sporu sądowego (nawet teoretycznie możliwe).
Uwagi dla indywidualnych przedsiębiorców
Ponieważ istnieje wiele wymagań, a ich interpretacja w różnych aktach ustawodawczych i decyzjach sądowych jest uderzająco zróżnicowana, proces przechowywania dokumentów staje się szczególnie trudny dla prywatnych przedsiębiorców, ponieważ indywidualny przedsiębiorca często nie ma wykształcenia prawnego lub specjalnie zatrudnionych specjalistów, aby rozwiązać takie problemy. W takim przypadku konieczne jest skontaktowanie się z kancelarią prawną w przypadku jakichkolwiek sporów, jeśli są one oparte na dokumentach księgowych, których warunki i procedury nie są wyraźnie określone w przepisach.
Uwaga: im bardziej kompetentny i kompletny proces archiwizacji, tym mniej problemów napotkasz w przyszłości.
Wymagania dotyczące organizacji archiwizacji w firmie
Przejrzeliśmy więc podstawowe informacje o czasie. Ale jak zorganizować przechowywanie dokumentów organizacji? Jakie metody są dostępne?
Po pierwsze, możesz stworzyć własne archiwum. W przypadku indywidualnych przedsiębiorców i małych LLCs kierownikiem przedsiębiorstwa lub specjalnie zatrudnionym pracownikiem często staje się archiwista. Samo archiwum staje się albo dedykowanym pokojem, albo nawet dużym sejfem.
Jednak w ostatnich latach popularność zyskały firmy specjalne, które specjalizują się w tworzeniu i przechowywaniu archiwów. Mogą pomóc zarówno w organizacji istniejących magazynów, jak i tworzeniu nowych od podstaw. W przypadku firm, dla których szczególnie ważne jest zachowanie szczególnie cennych dokumentów w pełnym bezpieczeństwie, firmy te mogą zorganizować ich przechowywanie w specjalnie chronionych i specjalnie chronionych skrzyniach.
Zaletą pierwszej metody jest pełna kontrola nad dokumentami, a jej taniość jest oczywista. Wady obejmują podatność archiwum (nie każdy ma środki, aby wyposażyć ognioodporne pomieszczenie). Ponadto nie każdy ma odpowiednie wykształcenie prawnicze w celu prawidłowej organizacji przechowywania.
Zalety drugiej metody to idealna organizacja magazynowania, a także pełna prawna gotowość personelu agencji. Strona negatywna daleka jest od pełnej kontroli nad archiwum zarządzania firmą.
Zbadaliśmy więc okres przechowywania dokumentów księgowych przewidziany w normach prawnych, a także wymogi mające zastosowanie do głównych form prawnych działalności w tym przypadku.
