Podstawowa ewidencja księgowa. Formy podstawowych dokumentów księgowych. Podstawowe dokumenty to ...

Dokumenty pierwotne to materialne obiekty, w których gromadzone są początkowe dane, uzyskiwane z kolei podczas obserwacji, rozwoju, badań i innych rodzajów działalności człowieka. W wielu obszarach dokumenty te stanowią podstawę zgłaszania. Zastanówmy się dalej, jakie mogą być formy podstawowych dokumentów.

Informacje ogólne

Dokumenty pierwotne są potwierdzeniem prawnej ważności wszelkich operacji lub działań. Innymi słowy, dowodzą, że ten lub inny fakt miał miejsce. Rejestracja dokumentów pierwotnych odbywa się w momencie działania lub operacji. Dzięki tym dokumentom ustala się odpowiedzialność określonych wykonawców.

Podstawowe dokumenty księgowe

Wszystkie operacje biznesowe wykonywane przez przedsiębiorstwo muszą być rejestrowane w uniewinnieniu. Przyjmowane są do rozliczenia, jeśli są skompilowane w formie znajdującej się w odpowiednich albumach ujednoliconych formularzy. Czasopisma te są zgodne z PBU, zatwierdzonym na mocy zarządzenia Ministerstwa Finansów nr 34. W razie potrzeby dodatkowe formularze i wiersze mogą być zawarte w formularzach pierwotnych dokumentów księgowych. W takim przypadku należy zachować wszystkie wymagane szczegóły określone w aktach prawnych. Korekty, które zostaną wprowadzone w formularzach, zostaną potwierdzone przez odpowiednie zamówienia i zamówienia. Formy podstawowych dokumentów księgowych ustalających transakcje gotówkowe nie mogą ulec zmianie.

Kody

Zunifikowane dokumenty pierwotne to formularze, w których informacje wprowadza się zgodnie z klasyfikatorami obowiązującymi w kraju. Niektóre kody nie mają odniesień do tych standardów. Mają one na celu usystematyzowanie i uogólnienie danych podczas przetwarzania przez komputer. Takie operacje są rejestrowane zgodnie z systemem kodowania zatwierdzonym przez przedsiębiorstwo.

Opcjonalnie

Ujednolicone formularze opracowane bezpośrednio przez samą firmę mogą również zostać przyjęte do księgowości. Muszą również zachować obowiązkowe dane podane dla innych rodzajów próbek. Sama firma może opracować listę podstawowych dokumentów nie zawartych w albumach.

Dane obowiązkowe

Podstawowe dokumenty organizacji powinny zawierać:

• imię;
• data sporządzenia;
• nazwa firmy, w której imieniu wypełniony jest formularz;
• wskazanie pozycji osób odpowiedzialnych za operację i jej utrwalenie.

Wszystkie formularze muszą być zatwierdzone przez podmioty, których informacje są w nich zawarte. Poświadczające dokumenty podpisu głównego służą jako dowód autentyczności i ważności prawnej papierów wartościowych.

Osoby odpowiedzialne

Podstawowe dokumenty księgowe muszą być wypełnione w sposób terminowy i prawidłowy. To zadanie wykonują osoby, które w rzeczywistości je komponują i popierają. Odpowiedzialni pracownicy zapewniają również terminowe przekazywanie dokumentów do działu księgowości w celu ich późniejszego odzwierciedlenia w sprawozdawczości. Urzędnicy są zobowiązani do wpisywania tylko wiarygodnych informacji w formularzach. Lista pracowników, którzy mogą podpisywać dokumenty pierwotne, jest zatwierdzana przez kierownictwo przedsiębiorstwa w porozumieniu z działem finansowym i rozrachunkowym. Dokumenty rejestrujące transakcje biznesowe związane z przepływami pieniężnymi są bezpośrednio zatwierdzane przez dyrektora firmy.Główny księgowy ma również prawo podpisać te dokumenty.

Klasyfikacja

Dokumenty podstawowe to formularze używane w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Wszystkie te dokumenty można podzielić na:

1. Organizacyjne i administracyjne. Obejmują one zamówienia, zamówienia, pełnomocnictwa, instrukcje i tak dalej. Wszystkie pozwalają na realizację niektórych operacji.
2. Uniewinnienie. Ta kategoria obejmuje gwarancje odbioru, wymagania, faktury, akty akceptacji i tak dalej. Wszystkie te dokumenty są dokumentami pierwotnej księgowości transakcji. Zawarte w nich dane są zapisywane w odpowiednich rejestrach.
3. Formy sprawozdań finansowych. Dokumenty te są wykorzystywane do księgowości.

Niektóre formy są jednocześnie uważane zarówno za uniewinniające, jak i pobłażliwe. Obejmują one w szczególności lista płac zlecenie wydatków gotówkowych i tak dalej.

Praca biurowa

W przedsiębiorstwie opracowywany jest specjalny harmonogram, zgodnie z którym określane są warunki i procedura przemieszczania dokumentacji pierwotnej w przedsiębiorstwie, a także jej przyjęcia do księgowości. Po przekazaniu papierów wartościowych do działu finansowego i rozrachunkowego są one sprawdzane. W szczególności jest monitorowany:

1. Forma dokumentu. Upoważniony pracownik sprawdza poprawność i kompletność wypełnienia, obecność obowiązkowych danych.
2. Wierność arytmetyczna obliczeń.
3. Treść Dokumenty nie powinny zawierać wewnętrznych sprzeczności, wyraźnie widać związek niektórych wskaźników.

Rejestry

Po zaakceptowaniu podstawowych dokumentów księgowych informacje z nich są wprowadzane w specjalnych arkuszach. Jednocześnie formularze są oznaczone, z wyłączeniem ich ponownego użycia. Na przykład ustawiono datę. Rejestr księgowy nazywany jest specjalnymi arkuszami do wprowadzania i organizowania informacji. Są one przechowywane w specjalnych czasopismach lub książkach, na osobnych kartach i stronach, w formie typogramów uzyskanych za pomocą komputerów. Rejestry mogą mieć postać taśm magnetycznych, dyskietek, dysków i innych napędów. Ustalanie operacji biznesowych odbywa się w porządku chronologicznym. Wszystkie działania są pogrupowane na odpowiednich kontach.

Rodzaje rejestrów

Klasyfikacja odbywa się z różnych powodów. Z wyglądu rejestry są podzielone na:

1. Książki (główne, gotówka).
2. Karty (do materiałów księgowych, środków trwałych itp.).
3. Magazyny z nadrukiem lub bez podszewki.

W zależności od rodzaju tworzonych rekordów rejestry mogą być:

1. Systematyczne (księga główna rachunków).
2. Chronologiczne (księgi rejestracyjne).
3. Połączone (warranty).

Jeśli chodzi o poziom szczegółowości informacji, należy wyodrębnić rejestry:

1. Połączone (nakaz-magazyn).
2. Syntetyczny (księga główna).
3. Analityczne (karty).

Ważna uwaga

Informacje wprowadzone w pierwotnych dokumentach księgowych muszą być rejestrowane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo przez czas określony dla ich przechowywania w dziale archiwizacji. Informacje mogą być w formie elektronicznej lub papierowej. W pierwszym przypadku firma jest zobowiązana na własny koszt przedstawić kopie dokumentów na papierze. Jest to konieczne do przekazania informacji innym uczestnikom operacji biznesowych, upoważnionym organom nadzorczym, prokuraturze i sądowi.

Przechowywanie papieru

Przed przesłaniem dokumentów do archiwum są one pogrupowane w kolejności chronologicznej, a następnie są uzupełniane i przeplatane. Wszystkie dokumenty są przechowywane w specjalnych folderach. Podczas przesyłania dokumentacji do archiwum odpowiedni certyfikat jest wypełniany. Podczas przechowywania rejestrów należy zapewnić ich ochronę przed nieuprawnionym wprowadzeniem korekt. Informacje zawarte w dokumentach dotyczą tajemnicy handlowej firmy. Osoby mające dostęp do takiej dokumentacji nie są uprawnione do ujawnienia informacji.Za naruszenie tajemnic handlowych odpowiedzialni są zgodnie z prawem Federacji Rosyjskiej. Okres ważności podstawowej dokumentacji, zgodnie z art. 17 Ustawa federalna „O rachunkowości” została ustanowiona zgodnie z przepisami obowiązującymi w przedsiębiorstwie. Ponadto okres ten nie powinien być krótszy niż 5 lat.

Korekty

Jeśli w arkuszach występuje błąd, ten ostatni należy poprawić. Korekta w tym przypadku towarzyszy uzasadnieniu i jest poświadczona podpisem odpowiedzialnego pracownika z datą. Korekty dokumentów bankowych i gotówkowych są niedozwolone. Pozostała część formularza korekty zostanie sporządzona wyłącznie w drodze porozumienia z innymi uczestnikami operacji biznesowych. Potwierdzają to podpisy tych samych pracowników, którzy poświadczyli dokumenty. W takim przypadku wskazana jest data korekty. Rekwizyty, które zostaną poprawione, muszą zostać przekreślone. Linia powinna być cienka, ale wyraźna, aby można było zobaczyć oryginalną wartość. Odręcznie obok niego jest napisane „Poprawione przekonanie”. Dostosowanie jest poświadczone podpisem pracownika, który go wniósł, wskazując jego nazwisko i inicjały.

Odzyskiwanie papieru

Przepisy dotyczące rachunkowości nie zawierają jasnych zasad regulujących procedurę ponownej kompilacji dokumentacji w przypadku jej utraty. Niektóre inne regulacje branżowe określają również tylko okresy przechowywania. Z uwagi na fakt, że ustawodawstwo nie określa, co dokładnie należy zrobić w przypadku utraty dokumentów podstawowych z przyczyn niezależnych od niego, w liście UMNS podano następujące zalecenia:

1. Mianować na polecenie komisji upoważnionej do przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia w sprawie przyczyn śmierci, brakujących dokumentów. W razie potrzeby do składu należy zaprosić przedstawicieli nadzoru państwowego, organów dochodzeniowych i bezpieczeństwa.
2. Podjęcie środków dozwolonych przez prawo w celu przywrócenia tych dokumentów, które podlegają aktualizacji i przechowywaniu w ustalonych ramach czasowych. Na przykład kopie wyciągów z przepływu rachunków pieniężnych można uzyskać od firm świadczących usługi bankowe, kontrahenci mogą żądać faktur, aktów, umów i tak dalej.

Jednak nie zawsze firma ma możliwość poprosić o duplikaty wszystkich utraconych dokumentów. Na przykład może się to zdarzyć w obecności dużej liczby kontrahentów, z powodu braku nabywców lub dostawców pod wcześniej znanymi adresami lub z powodu utraty danych kontaktowych. Istnieją zatem dość obiektywne okoliczności, które mogą stwarzać pewne przeszkody w przywracaniu dokumentacji. Jednocześnie wielu menedżerów ma logiczne pytanie - czy organ podatkowy powinien zostać poinformowany o tym, co się stało? Według niektórych ekspertów powiadomienie o kontroli nie jest konieczne. W każdym razie nie wyeliminuje to prawdopodobnej odpowiedzialności. Za brak podstawowej dokumentacji w ustawodawstwie przewiduje się grzywnę. Kara ta została ustanowiona w szczególności w art. 120 NK.

Możliwe rozwiązanie problemu

Podatnik, który z tego czy innego powodu utracił oryginalną dokumentację, może wykonać jedną z następujących czynności:

1. Odzyskaj, jeśli to możliwe (przynajmniej częściowo) papier.
2. Wprowadź korekty wydatków, które nie są udokumentowane i odzwierciedlają korekty w zmieniona deklaracja podatek dochodowy za dany okres. Koszty niecertyfikowane przez papiery wartościowe nie są ujmowane jako koszty w sprawozdawczości podatkowej.
3. Pozwól przedstawicielom służby podatkowej ustalić kwoty, które mają zostać wpłacone do budżetu podczas kontroli. Odbywa się to na podstawie danych posiadanych przez przedsiębiorcę, a także informacji o innych podobnych przedsiębiorstwach. Możliwość ta jest przewidziana w art. 31 ust. 1 pkt 7 kodeksu podatkowego.

Usuwanie papieru

Ta procedura może być przeprowadzona wyłącznie przez upoważnione organy.Należą do nich w szczególności organy dochodzenia wstępnego, dochodzenia, prokuratorzy, inspekcje podatkowe, sądy i wydziały policji. Podstawową dokumentację przechwytuje się na podstawie decyzji tych organów przyjętych w ramach prawa. W piśmie Ministerstwa Finansów nr 16/176 zatwierdzono instrukcję, zgodnie z którą przeprowadzana jest ta procedura. Zajęcie dokumentacji następuje w przypadku ukrycia lub zaniżenia przez podatnika dochodu lub innych przedmiotów podlegających opodatkowaniu. Zarówno przedsiębiorstwo, jak i urzędnik oraz obywatel mogą występować w charakterze gwałciciela. Główny księgowy lub inny odpowiedzialny pracownik spółki może, za zgodą iw obecności przedstawicieli władz dokonujących zajęcia, sporządzić kopie dokumentów pierwotnych wskazujących datę tej procedury.