Definisjon av begrepet
Det antas at i Russland for første gang, i sammenligning med utenlandsk praksis, ble det opprettet et dokumenthåndteringssystem, hvis formål er å etablere prosedyren for å dokumentere styringsaktiviteter i staten. I 1973 ble et slikt system kalt Unified State Customs Service, som står for “en enhetlig stat. journalføringssystem. " Totalt utviklet USSR 16 enhetlige systemer.
Standardiseringen av dokumenter er et resultat av omorganiseringen av dokumentflyten til det aktuelle systemet som oppfyller visse standarder. Å redusere korrespondanse og redusere kompleksiteten ved å samle dem, samt ønsket om å unngå duplisering av data, anses som presserende problemer som må løses i ledelsesarbeidet. Et effektivt resultat kan oppnås gjennom forening og standardisering av informasjon om innhold og form.
Standardiseringen av dokumenter er dannelse av de samme standardformene for protokoller som ligner på hensikt, noe som hjelper mer effektiv bruk av papir i utskrift av handlinger og beslutninger. Standardisering letter arbeidsflyt, så vel som arkivering av dokumentasjon.
Lignende terminologi
En praktisk talt lignende definisjon er "enhet", som er prosessen med å bringe noe, inkludert dokumenterte handlinger, inn i en enkelt form eller et felles system, noe som fører til en reduksjon i det opprinnelige settet med de aktuelle objektene. Enhet, standard og standardisering av dokumenter fører til dannelse av rasjonell enhetlighet i ethvert aktivitetsfelt, spesielt i dokumentasjon. Reduksjonen av det uberettigede mangfoldet av dataformer og etableringen av en enkelt struktur skjer gjennom språkstrukturer, detaljer, regnskapsinformasjon og lagring av den. Overskytende dokumentkjeder fjernes over tid for å unngå unødvendig duplisering av elementer.
Sammenslåingen av dokumenter lar deg etablere et enkelt bilde av formene for administrative dokumenter som utfører funksjonene og oppgavene i det ledelsesformatet. Denne tilnærmingen vil føre til arbeid med et stort volum av dokumenter for å normalisere dem i produksjonssystemet, samt øke hastigheten på utvekslingen av forretningsdata.
Øk effektiviteten
Et enkelt geistlig system fremmer operativ behandling, reduserer tiden du bruker på å jobbe med dokumenter som berører hele de geistlige ansatte: fra vanlige ansatte til ledere.
Objekter for standardisering av dokumenter kan være deres sammensetning og former. Enheten av sammensetningen av dokumenter er tildeling og konsolidering av helheten av dokumenter som er nødvendige for å løse lederoppgaver. Som et resultat av slike handlinger forventes det å redusere sammensetningen av dokumenter.Enhet av skjemaer er valg og konsolidering av informasjonsindikatorer, inkludert detaljer som samsvarer med formålet med dokumentene, samt definisjonen av generelle krav til opprettelse og utførelse av dem. I kontorarbeid kan forening skje både som et standardiseringsstadium og som en selvstendig prosess.
Essensen av standardisering
Den føderale loven "On Technical Regulation" nr. 184 spesifiserer prinsippet for definisjonen: standardisering av dokumenter er et helhetlig arbeid som tar sikte på å etablere regler for deres frivillige bruk, som et resultat av hvilken informasjon som skal strømlinjeformes innen produktene og sirkulasjonen av produkter, samt økt konkurranseevne tjenester.
“Standard” kan kalles et dokument som indikerer egenskapene til produktene, reglene for implementering av forskjellige prosesser i produksjonen, de karakteristiske egenskapene til transport og lagring, arbeid eller tjenester. Standarden inkluderer visse krav til terminologi, merking, symbolikk, emballasje, etiketter.
Normative dokumenter om standardisering inneholder optimale regler og krav for utforming, utarbeidelse, lagring og regnskap av forretningsdokumenter, som ble godkjent på foreskrevet måte og anbefalt for gjentatt bruk i kontorarbeid. Standardisering (med enkle ord) er dannelse og godkjenning av ensartede regler som blir presentert for dokumenter for å effektivisere dem.
Standardisering innebærer oppføring av grunnleggende krav for dokumenter i en juridisk norm. Takket være denne prosessen skjer dannelsen av mange dokumenter i henhold til en regel, noe som er lettere for mottakerne å oppfatte. Standardiseringen av dokumenter er resultatet av samlingen eller den høyeste formen.
Typiske prosesselementer
Transformasjoner kan forholde seg til visse typer dokumenter (GOST er angitt med et nummer), struktur og designregler, elementer i et enhetlig dokumentasjonssystem (DCL). Et slikt system består av en kombinasjon av sammenhengende former for dokumenter som gir en informativ idé om noen typer økonomiske og ledelsesmessige aktiviteter. USD er basert på ensartede regler og krav, har dataene som er nødvendige for å administrere ethvert aktivitetsfelt.
Det vanlige dokumentasjonssystemet er organisert på en slik måte at det tilfredsstiller behovene for å dokumentere visse aktiviteter, og dokumentene til standardiseringssystemet er et resultat av prosessen med å bringe dokumenter til en enkelt form og et system, når enhetlighet hersker, og et uberettiget sett med dokumentmaler, deres detaljer og indikatorer reduseres. I prosessen med standardisering er det en overgang til rasjonell enhetlighet i arbeidsflyten.
Godkjenningsnivå og relaterte kategorier
Standardisering er en form for juridisk godkjenning av resultatene av forening, som er en kombinasjon av stat. standarder og en enkelt form for dokumenter inkludert.
USD er delt inn i:
- tilstand. standarder;
- standardiserte former for dokumenter;
- retningslinjer for deres bruk.
Detaljene i det enhetlige dokumentet blir brukt i samsvar med måloppgaven og godkjenningsnivået som er fastsatt. Det er en inndeling av standardiseringsdokumenter i Russland i kategorier:
- Avdeling (avdeling etter filialer). De brukes til å dokumentere styringsprosesser som er felles for alle virksomheter, uavhengig av aktivitet og juridiske normer. Godkjenning skjer på føderalt nivå.
- Former for dokumenter fra firmaer, organisasjoner og foretak. Definert lokalt.
- Det allrussiske. Skaperne av slike former er Federal Archival Agency, Russlands finansdepartement, Federal State Service. statistikk, Central Bank of the Russian Federation.Disse dokumentformene er obligatoriske for bruk i alle organisasjoner, uavhengig av eierform og underordnelse (for eksempel regnskap for regnskap og godtgjørelse, som ble godkjent ved avgjørelsen fra den statlige komiteen for Den russiske føderasjon datert 5. februar 2004).
- Former for dokumenter fra sammensatte enheter i Forbundet. Godkjennelsen av dem skjer på regionalt, regionalt eller lokalt nivå. Slike former er vanlige innenfor det aktuelle emnet fra Den russiske føderasjon.
Informasjon om informasjon støtter
I tillegg til tverrfaglige dokumentstyringssystemer, brukes dokumentformer for det nasjonale standardiseringssystemet, som gjenspeiler egenskapene til aktivitetene til spesifikke bransjer. Slike funksjoner er delt inn i:
- Ytterligere datakrav for å løse lederfunksjoner for en typisk plan (for eksempel avskjed / opptak av utdanning eller helsepersonell).
- Andre aktiviteter for drift av en lignende bransje og dens styringsregler. Spesifikk dokumentasjon kan omfatte:
- oppskrifter;
- medisinsk historie;
- sykefravær;
- vitne ark;
- guider;
- inventar over saker (arkiv);
- kort;
- brønnaffærer (leteproduksjon);
- uttalelser om ytelse;
- timeplan (treningsdokumentasjon).
Definisjon av dokumentasjon
Dette problemet blir adressert av spesielle autoriserte avdelinger og organisasjoner, for eksempel den russiske staten. biblioteket tar seg av å bestemme sammensetningen av dokumentasjonen som er tilgjengelig i alle biblioteker i landet. Sektorformer av dokumenter er normative når de er innenfor rammen av et avdelingssystem (for eksempel notarial eller juridisk), lignende maler brukes også i spesifikke organisasjoner som driver med lignende aktiviteter (for eksempel medisinsk eller forsikringsmessig).
Bruken av standardiseringsdokumenter i bedrifter gjør det mulig å redusere kostnadene ved å samle, behandle, produsere, behandle dokumenter og overføre dem. Dermed akselereres dokumentflyt i organisasjonen. Omorganisering av innholdet i dokumenter forbedrer kvaliteten på lederoppgaver. Sammensetningen av dokumentet er fast i skjemaet (et enkelt forskriftsdokument som består av en liste over dokumenter som er nødvendige for å implementere oppgavene til firmaets ledelsesaktivitet som har juridisk status), og dokumentformforvandlinger er faste i dokumentalbumet. Tidspunktet organiserer dokumentasjonsprosessen, lager et visuelt opplegg for regnskap for alle typer aktiviteter. Rapportkortet er utformet slik at det etableres visse regler for fastsetting av sted og tid, så vel som beslutningstakere.
Fremtredende funksjoner
Typer standardiseringsdokumenter angående albumet med dokumentformer (en samling maler for enhetlige skjemaer som er nødvendige for dokumentarstyring i en institusjon) presenteres:
- en referanseprøve (på papir) lagret på kontoravdelingen eller kontoret;
- elektronisk motstykke tilgjengelig på alle arbeidsplasser.
Karakteristiske trekk ved dannelsen av disse dokumentene er:
- enhetlighet i oppretting av regulering av innholdet i dokumenter, utelukkelse av duplikatinformasjon
- felles terminologi og konvensjoner, som lar deg sammenligne indikatorer fra forskjellige ledelsesnivåer og systemene som blir vurdert;
- dannelse av enhetlige modeller for konstruksjon av spesifikke former for dokumenter.
Prinsipper og prinsipper for dokumentstandardisering
CMEA-kommisjonen beskrev en sammensatt standardisering, der det er en målrettet etablering og anvendelse av et system med tilhørende krav til både et objekt og dets elementer for å gi en optimal løsning på et spesifikt problem. Godkjenning av dokumenter er basert på kravene fra staten.standarder og regler for CMEA, ISO og andre internasjonale organisasjoner som arbeider innen forening og standardisering av dokumenter.
En kraftig endring i det vanlige innholdet i dokumenter kan ha negativ innvirkning på den psykologiske omstillingen av ansatte i organisasjonen. Derfor bør konverteringsprosessen gå glatt og bare påvirke de mest nødvendige endringene samtidig som reglene og grunnlaget for nasjonale standardiseringsdokumenter opprettholdes, samt uten å forårsake økonomisk skade. Først introduseres minimale endringer, og deretter radikale endringer. I trinnvis konvertering av standarder kan alle deltakere i prosessen fullt ut standardisere arbeidsflyten.
Informasjon behandling
Å finne vanlige i dokumenter og lage en enkelt godkjent mal forenkler manuelle metoder for databehandling, arbeidet blir mer effektivt, økonomiske plankostnader reduseres, og tiden som tidligere ble brukt til å trene lederansatte reduseres, noe som resulterer i en ubestridelig positiv dynamikk. Det er viktig å være oppmerksom på overholdelse av de generelle kravene til styringsdokumenter under betingelsene for å fungere automatiserte kontrollsystemer, når effekten av enhet og standardisering av alle dokumenter kraftig øker.
Arkivering, som studerer teoretiske og praktiske grunnlag for arkivvitenskap, påvirker forbedringen av dokumentformer. Automatisering av standardiseringsprosesser begynte med klassifiseringen av dokumentordningen i den nasjonale økonomien, og fortsatte deretter i forvaltningssfæren, der den nådde sin nåværende effektive form. Nå påvirker denne prosessen internasjonale og nasjonale organisasjoner, 10 utenlandske organisasjoner jobber for å forenkle arbeidsflyten for utenrikshandelforhold, inkludert utenrikshandelskommisjonen, ECE Trade Development Committee, International Organization for Standardization, etc.