Når det gjelder produktivitet, står vi overfor det samme problemet - bare 24 timer i døgnet. Likevel ser det ut til at noen mennesker har dobbelt så mye tid, eller at de har en overnaturlig evne til å følge med på alt som er planlagt. Selv når de administrerer flere prosjekter samtidig, vil de, til tross for vanskene, absolutt oppnå sine mål.
"Tid er den eneste kapitalen en vanlig person har, og det eneste han ikke har råd til å tape," sa Thomas Edison.
Vi ønsker alle å få mest mulig ut av livet. Det er sannsynligvis ingen bedre måte å oppnå dette enn å finne en måte å administrere din dyrebare tid på. Produktive mennesker vet dette og prøver å skvise mest mulig effektivitet ut hver time, uten å gjøre mye krefter. For å gjøre dette bruker de enkle regler som er veldig enkle å implementere. Så enkelt at du kan gjøre det i dag. Disse livshakkene vil hjelpe deg med å bygge en karriere.
Bekjempelse av tyranni fra presserende saker
Tyranni i presserende saker er en tendens til at det dukker opp små oppgaver som kommer i veien for å oppfylle det som virkelig betyr noe. Dette utgjør et stort problem, da små bedrifter sjelden har seriøs avkastning.
Hvis du bukker under for det tyranni som haster, vil du, når du ser tilbake, legge merke til at det har gått dager, eller til og med hele uker, men ingenting som virkelig har blitt gjort effektivt. Organisert og rettet mot å oppnå resultater, kan folk skille når "fange fluer" distraherer dem fra jobb. De prøver å delegere eller ignorere oppgaver som forstyrrer virkelig viktige aktiviteter.
Gjør aldri om
Mennesker som klarer å gjøre alt, vender aldri tilbake til de allerede fullførte oppgavene sine og legger ikke ting til senere - dette er bortkastet tid. Hvis noe allerede har vakt oppmerksomheten din (for eksempel en telefonsamtale eller et brev), kan du løse dette problemet på stedet selv, delegere det til noen eller fjerne det fra listen over dine saker.
Spis frosken
"Eating Frogs" er et figurativt uttrykk for forfatterskapet til Mark Twain, som betyr motstand mot utsettelse. Med andre ord, produktive mennesker begynner dagen med de mest ubehagelige oppgavene for dem. Dette gjør det mulig å ende opp med å forverre ting om morgenen og gjøre noe inspirerende og spennende.
Etter Eisenhowers metode kan oppgavelisten deles inn i fire kategorier:
- Oppgaver du ikke ønsker å gjøre, men som du virkelig trenger å gjøre.
- Oppgavene du vil gjøre, og faktisk må de gjøres.
- Oppgavene du vil gjøre, men de trenger faktisk ikke gjøres.
- Oppgaver du ikke vil gjøre, og som faktisk ikke trenger å bli utført.
"Å spise frosker", basert på denne klassifiseringen, refererer til "oppgaver du ikke vil gjøre, men som faktisk må gjøres."
Avgjørelsen om den mest smertefulle virksomheten for deg om morgenen gir deg fordeler, siden du vil takle den, ha et mer tydelig sinn og et rolig kontor. Husk at hvis du legger "froskeoppgaven" til sist, blir du sliten og mister viljestyrken mer og mer.
Ikke prøv å multitaske
Suksessrike mennesker vet at multitasking er produktivitetens viktigste fiende. Konstant bytte fra en sak til en annen dreper oppmerksomheten din, muligheten til å huske informasjon og raskt påta deg en ny oppgave etter å ha fullført den forrige. I 2009 ble dette bevist ved en studie utført ved Stanford University (USA).Forskere sammenlignet to grupper mennesker, hvorav den ene besto av beryktede fleroppdragere, og den andre - av mennesker som var tilbøyelige til å nøye utføre en oppgave. Det viste seg at den delen av mennesker som mener at det er realistisk å gjøre mange ting parallelt har betydelig flere vanskeligheter med organisering av mental aktivitet, og det er vanskelig å skille relevant informasjon fra irrelevant.
Forbereder deg på neste virkedag
Produktive mennesker fullfører hver arbeidsdag med forberedelser til den neste. Denne vanen har en dobbel effekt: den hjelper deg med å konsolidere det du gjorde i dag, og gir deg en garanti for den samme produktive i morgen. Dette tar bare noen få minutter, men det letter den kommende morgenen sterkt.
Å utarbeide en plan vil hjelpe deg å ikke glemme noe meningsfylt. Det er viktig at det blir spilt inn et sted: på en kalender, notisblokk eller lagret på en datamaskin. Mest sannsynlig vil du finne at du vil måtte avvike fra planen som er utarbeidet på forhånd fra tid til annen. Til tross for dette, vil tilstedeværelsen være med på å bedre organisere tiden din, forberede deg på prosjekter og gi deg en klarere ide om alt du trenger å gjøre.
Evne til å si nei
For en person som prøver å oppnå maksimal effektivitet, er det veldig viktig å kunne nekte. Nektelsen skal være entydig og uttrykkes med ordet "nei", og ikke med uskarpe setninger som "Jeg tror jeg ikke har tid" eller "Jeg er ikke sikker på at jeg kan." Uenighet om å påta seg nye forpliktelser er respekten for oppgavene du allerede er tildelt. Når du har forstått at det virkelig er umulig å glede alle, vil du begynne å leve mer komfortabelt.
Studier ved University of California (USA) har vist seg at jo vanskeligere ordet “nei” blir gitt til deg, jo mer sannsynlig er det at du blir stresset og deprimert. Lær å nekte. Uansett hvor motstridende det kan høres ut, vil det øke produktiviteten din.
Ha en dedikert tid til å sjekke e-post
En produktiv person vil aldri la e-post distrahere ham fra viktige saker. Videre vil han bruke alle funksjonene i dette systemet: rangere bokstaver etter viktighet, samt stille lydvarsler for meldinger fra viktige leverandører og kunder. Noen bruker til og med telefonsvarerfunksjonen, som forteller avsenderen når forespørselen hans vil bli behandlet.
Teknologi fungerer for mennesker
Moderne teknologi blir kritisert for å distrahere ansatte fra arbeidsprosessen. Imidlertid kan de med riktig bruk hjelpe og spare tid. Automatisering av manuelle prosesser er en flott måte å øke produktiviteten på.
Bruk verktøy som hjelper deg med å gjøre arbeidet ditt så enkelt som mulig. Du kan bruke kalenderapplikasjonen på mobiltelefonen din til å motta påminnelser om viktige hendelser, møter og alle slags tidsplaner. Forstå e-postinnstillingene dine. Du kan for eksempel bruke Boomerang-applikasjonen til å jobbe med Outlook. Dette verktøyet vil gjøre e-postadministrasjon mer praktisk, bidra til å rydde postboksen ved å arkivere viktige meldinger til det øyeblikket du trenger dem.
