Mange forretningsmenn vet ikke hva EGAIS er og hvorfor det trengs. For øyeblikket er Unified State Automated Information System et obligatorisk verktøy som selgere eller produsenter av alkoholholdige drikker skal samhandle med på Russlands føderasjon. Det er av denne grunnen at det vil være viktig for alle representanter for denne virksomheten å finne ut hva EGAIS er og hva den brukes til.
Hvorfor trengs det?
Moderne praksis antyder at omtrent 30% av det totale volumet av alkohol i Russland produseres ulovlig, det vil si med andre ord, hver tredje flaske alkoholholdige drikker er et forfalsket produkt. I et slikt miljø er det naturlig obligatorisk å innføre kontroll, men for entreprenører som foreløpig ikke en gang vet hva EGAIS er, er dette en ekstra belastning.
Hvis du er eier av en butikk som opererer i Russland, må du i dette tilfellet huske på at du fra 01/01/16 må overføre informasjon til Unified State Automated Information System for alle anskaffelser av alkohol, selv om hvis du bare selger øl i detaljhandelen. I juli trer kravet i kraft at det også er nødvendig å lage detaljerte rapporter om detaljhandelssalg, og gjennom dette systemet må hver enkelt salgsenhet gjennomføres.
Hvordan fungerer dette systemet i detaljhandel?
For å forstå hvordan EGAIS fungerer, må du vurdere samspillet med dette systemet i flere stadier. Trinnene er som følger:
- tilførsel;
- salg;
- etter salg;
- feilssaker.
levering
Hva er EGAIS, må du forstå fra begynnelsen av bestillingen. Når du mottar alkoholholdige drikker fra leverandører, må du foreta en detaljert avstemming av det faktiske antall flasker med den elektroniske eller papirfakturaen som er gitt deg. Du kan bekrefte det faktum at du kjøper gjennom dette systemet ved å bruke dokumentet som er levert til deg fra informasjonssystemet via e-post, og på datamaskinen skal det være et spesialisert handelsregnskapsprogram som støtter arbeid med EGAIS. Selger du øl eller andre alkoholholdige drikker, i dette tilfellet spiller det ingen rolle.
Hvis dataene konvergerer, aksepterer du i dette tilfellet fakturaen som er utarbeidet av leverandøren, og da bekreftes endelig faktum av kjøpet i EGAIS. Hvis noen varer har skadede merker, kan i dette tilfellet fraktbrevet forkastes helt eller tilsvarende sertifikat for avvik bare utarbeides.
Anta at alt fungerte fint, og du bekreftet faktum av kjøpet hos EGAIS. Det ble kjøpt øl og andre drikker, og nå vil det være nødvendig å laste ned all data om salgbare produkter til kontantprogrammet, som også skal installeres på en datamaskin i detaljhandel i samsvar med de grunnleggende kravene til EGAIS.
Det antas at senere på hver flaske med alkohol vil det være et spesialisert merke som en todimensjonal strekkode med merkingen Micro PDF417 blir påført. Denne strekkoden inneholder grunnleggende informasjon om lisensen og produsenten, og indikerer også hovedegenskapene til produktet.
Til salgs
Etter at flaskene allerede er plassert helt i hyllene, begynner handel.Retail har også et direkte forhold til EGAIS, så du må føre journal i alle ledd.
Kjøperen velger ønsket produkt og er klar til å betale kostnadene. Etter det leser kassereren informasjonen i strekkoden fullstendig ved hjelp av en 2D-skanner, og varene blir slått av i sjekken. Samtidig genererer kassaapparatprogrammet en XML-fil, som sendes til Universal Transport Module. Dette er en spesiell applikasjon som utveksler informasjon med Rosalkogolregulirovanie-serveren. Det er der det opprettes en kvittering der en strekkode og digital signatur av butikken er til stede, en bekreftelse blir sendt til kassereren, hvoretter sjekken kan lukkes. Dermed vil implementeringen av hver individuelle boks eller flaske alkoholholdige drikkevarer bli merket online gjennom EGAIS. Alkohol kontrolleres av staten gjennom dette systemet, og starter i 2016.
Etter salg
Sammen med de kjøpte varene skal kjøperen få en sjekk fra kassereren, og han skal ikke være standard, men utstyrt med en todimensjonal strekkode. Denne koden bekrefter at faktum om salg av varer er registrert i EGAIS. Alkohol kan selges i absolutt hvilken som helst mengde, men samtidig er det bare en kode som er merket på sjekken. Nå er kjøperen allerede i stand til å uavhengig bekrefte ektheten av den kjøpte alkoholen ved å lese denne koden ved å bruke sin mobiltelefon, hvis den gir en slik funksjon.
Mange eksperter sier at hvis prosedyren for et slikt salg av alkoholprodukter blir utført riktig, så er det faktisk ikke engang fornuftig å foreta en strekkodesjekk av kjøperen selv. Når koden ikke kan leses av skanneren i kassen, registrerer systemet automatisk et forsøk på å implementere forfalsket alkohol og følgelig fullstendig blokkere det gjennom EGAIS. Detaljhandel vil fungere sånn med dette systemet.
funksjonsfeil
Hvis Internett i butikken plutselig forsvant, kan alkoholholdige drikker fortsette å selges over en periode, siden programmet vil lagre dataene om salg som gjøres fullstendig. Etter at nettverket er gjenopprettet, overfører verktøyet alle mottatte data gjennom Unified State Automated Information System. I dette tilfellet vil alkohol selges normalt, og sjekkene blir stengt. For øyeblikket er arbeid i denne modusen tillatt i ikke mer enn tre dager, og hvis det i løpet av denne perioden ikke er mulig å bli kvitt alle problemene med tilstedeværende alkohol, vil det i dette tilfellet være nødvendig å stanse salget av alkoholholdige drikker.
Populære spørsmål
Til tross for at instruksjonen inneholder en ganske stor mengde nødvendig informasjon for EGAIS-systemet, er noen problemer uavklarte for mange.
For det første er det mange som ikke forstår om det er nødvendig å hele tiden skanne hver innkommende flaske i ferd med å motta varer fra leverandøren. Det er faktisk ikke nødvendig å på en eller annen måte skanne varene etter at de er mottatt. Aksept og arbeid med leverandører utføres innenfor rammen av elektronisk dokumenthåndtering i partier etter volumparametere.
Mange forstår heller ikke hvordan saldoer kan flyttes mellom flere butikker, men det er vanskelig å gi et klart svar på dette spørsmålet. I samsvar med FS RARs offisielle stilling er enhver bevegelse mellom separate divisjoner, så vel som fra sentralen eller lageret, bare tillatt hvis butikken har en grossistlisens. Men hvis vi vurderer dette problemet fra et teknisk synspunkt, gir UTM muligheten til å utarbeide reisefakturaer, og dette er ikke i strid med reglene som er inkludert i UGAIS-instruksjonen.
Blant annet er det åpenbare spørsmålet om innføringen av dette systemet har blitt kansellert alkodeclair, men faktisk for øyeblikket er dette systemet fortsatt i full drift og vil dermed virke allerede før 2018. Etter at EGAIS-systemet begynner å fungere normalt hos alle virksomheter som er involvert i salg av alkoholprodukter, vil standarderklæringen bli kansellert.
Betingelser for tilkobling
Fra 1. januar 2016 må ethvert selskap som driver detaljhandel med alkoholholdige drikkevarer nødvendigvis registrere hvert eneste faktum ved kjøp av dette produktet. EGAIS-systemet vil dermed brukes ikke bare i urbane, men også i landlige utsalgssteder. En annen ganske viktig dato er 1. juli samme år, siden alle selskaper, i tillegg til direkte rapportering om kjøp, også må forplikte seg gjennom EGAIS og eventuelt detaljomsalg.
Det er verdt å merke seg at ledelsen av Rosalkogolregulirovanie ga litt lettelse til forhandlere og leverandører, som vil være gyldig fram til april 2016. Dette betyr ikke at Unified State Automated Information System ikke skal installeres i tide, men den føderale tjenesten sa at de forstår at i prosessen med å sette dette systemet i bruk, kan brukere i utgangspunktet oppleve forskjellige vanskeligheter, og derfor, hvis noen så vil eventuelle brudd vises, for dette vil det ikke være noen alvorlige straffer.
I dette tilfellet lurte mange på om de skulle koble seg direkte til dette systemet 1. januar, hvis det etter det ikke er planlagt å kjøpe alkoholprodukter på lenge. Faktisk kan du i denne situasjonen registrere deg litt senere, men hvis du trenger å avskrive varene eller returnere dem til leverandøren, bør Unified State Automated Information System allerede brukes under disse operasjonene.
Hvis du fremdeles har noen varer som ble kjøpt før 1. januar, trenger du ikke å sette dem i balanse, det vil si at du kan delta i salget deres helt uten bekymring. Men i tilfelle du trenger å utstede en faktura for retur til leverandøren eller avskrivning av disse produktene, kan alle disse operasjonene kun utføres etter registreringen i EGAIS, og for dette bør slike produkter allerede tas i betraktning.
Nye regler for salg av øl i 2016
Private gründere som selger øl og diverse øldrikk samt cider, mjød og poir, i samsvar med de nye reglene som er gjeldende siden 2016, må implementere en slik prosedyre som registrering i EGAIS. Etter dette vil all informasjon om anskaffelsen overføres til dette systemet. De aller fleste alkoholforhandlere trenger å gjøre dette fra 1. januar. Fastsetting av andre fakta om ølsalg i 2016 er ikke fastsatt i de nye reglene.
Kreves EGAIS i offentlig servering?
Gitt avklaringene fra de offisielle myndighetene, er svaret på spørsmålet om EGAIS er nødvendig i offentlig servering også ganske relevant. Cateringvirksomheter som selger alkoholholdige drikker, må registrere kjøp av slike produkter i EGAIS-systemet. Samtidig er det ikke mulig å fikse salg av slike drinker på restauranter og kafeer.
Fritak fra dette systemet
Det er verdt å merke seg noen regler, hvorav noen selskaper som selger alkoholholdige drikker midlertidig unntas fra behovet for å registrere seg hos EGAIS.
Først av alt er det gitt lindring i denne loven for selskaper hvis arbeid utføres på Krim og Sevastopol.Spesielt gjelder dette de organisasjonene som er involvert i detaljhandel med alkohol, samt individuelle gründere som selger øl og forskjellige alkoholholdige drikker i detaljhandelen. I tettsteder skal begynnelsen av registrering av fakta om anskaffelse av alkohol i EGAIS begynne fra begynnelsen av 2017. Hvis vi snakker om bygder, må registreringen gjennomføres for dem i EGAIS enda senere - fra 1. januar 2018.
Ulike alkoholorganisasjoner i detaljhandelen som opererer i landlige områder med en befolkning på opptil tre tusen mennesker, hvor fullt internett ennå ikke er tilgjengelig i butikkene, hører til kategorien selskaper som ikke bør registrere alkoholholdige produkter for å fikse salg, og i dette tilfellet det er en forsinkelse til 1. juli 2017. Hvis vi snakker om anskaffelser, er det i dette tilfellet i prinsippet ingen forsinkelser for bygdene.
I tillegg til at anskaffelser må registreres hos EGAIS, er ikke alle landlige bygder fritatt for å fikse salg. Listen over bosettinger som slike utsettelser vil bli gitt til, blir godkjent direkte av fagforbundet.
Det er også flere kategorier av selskaper som er unntatt behovet for å koble EGAIS:
- produsenter av øldrikker, cider, øl, poire eller mjød, som produserer ikke mer enn 300 000 desaliter årlig;
- produsenter av champagne eller vin laget av egne druer;
- når det gjelder å fikse salg, er ikke behovet for å koble seg til EGAIS gitt for enkeltentreprenører som selger drikkevarer med lite alkohol i detaljhandelen, så vel som for cateringorganisasjoner, det vil si restauranter og kafeer.
Også viktig er det faktum at det for øyeblikket ikke er noen lovgivningsstøtte for lovlig internetthandel med alkohol, men regulerende myndigheter sier at dette spørsmålet blir aktivt vurdert. Så langt antas det at fremtidig lovgivning som regulerer alle disse prosessene vil foreskrive begrensninger på salgstidspunktet, samt på kjøperes alder.
logging
Det har også blitt påkrevd å opprettholde en slik journal siden 2016. Den skal inneholde nummer, strekkode, produktnavn og dens kode, salgsdato, samt mengde og kapasitet i liter. Data som informerer om funksjonene i tilførsel av alkohol, vil ikke bli vist i en slik journal. Formen for dens oppførsel er godkjent av rekkefølgen "Rosalkogolregulirovanie"
Dokumentet kan oppbevares i elektronisk eller papirform. Forutsatt at du er direkte koblet til EGAIS, kan kravene for å opprettholde en slik journal bli ansett som fullstendig implementert, men det er også visse finesser. Fiksering av varehandelen med alkoholholdige drikker i EGAIS blir obligatorisk først i juli 2016, og journalen har blitt opprettholdt siden januar, det vil si at det vil være nødvendig å registrere salg i seks måneder hver for seg. Men i virkeligheten i dag er det et ganske stort antall spesialiserte tjenester som gir muligheter for implementering av eventuelle krav for å opprettholde et regnskapstidsskrift.
I forbindelse med alle disse funksjonene anbefales det at du begynner å studere driftsreglene for dette systemet nå, slik at du senere ikke vil oppleve noen problemer.