For å unngå tyveri og tap bruker virksomhetene kontrollmetoder. Blant de viktigste er en varebeholdning. Hvordan er hun?
Generell informasjon
For å vurdere sikkerheten og korrekt utførelse av operasjoner for bevegelse av varelager, benyttes en oversikt over varebeholdningene. Det er også nødvendig i tilfeller:
- Transformasjon av et kommunalt eller statlig enhet, salg, gjenkjøp, leie av eiendom.
- Ved skifte av økonomisk ansvarlig person.
- Før du utarbeider årsregnskapet.
- Ved uforutsette omstendigheter (flom, brann og så videre).
- Når du omorganiserer eller avvikler en organisasjon.
- I tilfelle av bevis på faktum (er) om misbruk, tyveri, skade på aksjer.
- I tilfelle et annet behov, som er gitt i henhold til gjeldende lov (for eksempel på instrukser fra rettshåndhevelsesorganer)
Her er tilfellene hvor en varebeholdning er obligatorisk. Grunnlaget for begynnelsen er en ordre fra lederen av organisasjonen (eller et annet relevant dokument, for eksempel en resolusjon, ordre).
Lagerkommisjon
Vanligvis opererer en slik enhet i store organisasjoner. Det inkluderer sjefen (eller hans stedfortreder) i rollen som styreleder, sjefspesialister (sjefrevisor, avdelingsledere, juridisk rådgiver, sjef for sikkerhetstjenesten). Hvis det er nødvendig å ta en oversikt, blir det dannet en arbeidskommisjon som alle nødvendige personer er registrert i, hvis jurisdiksjon er arbeidsområdet. Dessuten inkluderer det ofte representanter for internrevisjonstjenesten eller spesialister fra uavhengige firmaer.
Hvis det er en liten mengde arbeid og det er en revisjonskommisjon, blir ofte en inventar tildelt den. I tilfelle når minst ett medlem av gruppen var fraværende under kontrollen, gir dette grunn til å tro at resultatene er ugyldige.
Spesifikt øyeblikk
Når en oversikt over varebeholdningene blir utført, må en ansvarlig person delta i det. Selv om det skal bemerkes at hvis det unngår å oppfylle sin plikt, vil det å være rettferdiggjøre problematisk å bringe det for retten, siden dette ikke er definert av gjeldende lov. I dette tilfellet (hvis det ikke er noen god grunn for dette), må lederen utnevne en ny økonomisk ansvarlig person. Når tilsynet er fullført, må det, i nærvær av de gjenværende kommisjonens medlemmer, godta de faktisk bekreftede varelager for sikkerhetsoppbevaring, noe som bekreftes av dets underskrift i inventararket.
Hva skjer i prosessen?
Under inventaret er det nødvendig å løse et bredt spekter av problemer:
- Identifiser faktisk tilstedeværende aksje, og sammenlign faktiske data med indikatorene for regnskapsføring (økonomisk, ledelsesmessig) regnskap.
- Se etter forhold som bidrar til sikkerheten til varelager, korrektheten av registrering av deres ferie og mottak.
- Kontroller at varebeholdningen er riktig.
- Sjekk måleinnretningen.
Under inventaret må den materielt ansvarlige gi kommisjonens medlemmer de siste dokumentene fra datoen for verifikasjonen angående inntekter og utgifter eller en rapport om bevegelse av materiale.For å fastslå riktigheten i balansene og forhindre manipulering, markerer styrelederen disse papirene med ordene "Før inventarstart på [dato]". Selv om dette er et enkelt, men samtidig et veldig viktig skritt. Fra det begynner inventaret til MPZ.
Hva nå?
Deretter gjennomføres en oversikt over tilgjengelige varelager. Det vil si at den faktisk er festet i de riktige enhetene for mengde og verdi. Til sammenligning tas informasjon fra regnskapsdata. Under hver side er det nødvendig å angi serienumrene til eiendommen og det totale antall materialenheter, samt deres pengeverdi. Denne tilnærmingen eliminerer muligheten for ytterligere innspill av tilleggsinformasjon fra en økonomisk ansvarlig person som forvrenger resultatet av tilsynet. Tross alt skal man ikke glemme at varelager er verdifulle ressurser. Og den ansvarlige personen kan bruke dem til sin egen berikelse og prøve å skjule sine forbrytelser maksimalt (hvis de var begått).
Hvordan ser et inventar ut?
Faktisk blir de gjenværende saldiene registrert etter beregning, veiing, måling. Handlingene er knyttet til inventaret. Hvis det er materialer som er lagret i bulk, bestemmes deres fysiske vekt eller volum ved bruk av måling og teknisk beregning. Ved intakt emballasje er innholdet inkludert basert på disse dokumentene. Men samtidig er selektiv verifisering av enkeltelementer obligatorisk.
Når du utfører disse operasjonene, er materialansvarlige personer påkrevd. Denne situasjonen lar oss ekskludere mulige kontroversielle problemer i fremtiden. På den siste siden i varelageret skal styrelederen og medlemmene av kommisjonen legge inn en oppføring som følger: "Alle priser og beregning av resultatene for vilkårene, sidene og generelt for inventarlisten over varelager er sjekket". Signaturer brukes til sertifisering. Hvis dette ikke er tilfelle, anses varebeholdningen og omvurderingen av varebeholdningene som ugyldig. Hvis det ikke er noen innvendinger fra den materielt ansvarlige personen, setter han også signaturen.
Byråkratiske øyeblikk
Varebeholdningen må gjøres i duplikat. En av dem blir overført til regnskapsavdelingen, hvor de sammenstiller en samlingsoppgave. Den andre blir igjen med den økonomisk ansvarlige personen. Hvis regnskapsføreren ikke har noen innvendinger etter å ha sjekket beregningene og dataene, logger han inn inventaret. Spesielt oppmerksom er verdiene som er på vei. Når en inventar av anlegget blir utført hos foretaket, må de utarbeide en egen handling.
Hva gjør jeg hvis en regnskapsfører har identifisert avvik?
Det er umulig å se bort fra dette. Derfor blir det utarbeidet en samlingserklæring (skjema nr. INV-19). På den andre siden vises eksisterende data, samt overskudd / mangel, informasjon blir gitt om å løse avvik. All denne informasjonen må være sertifisert av signatur fra regnskapsfører. Den tredje siden viser tilleggsinformasjon om overskudd, forbruk, mangel og dekning.
La oss se på noen få eksempler på hvordan en varebeholdning kan se ut.
Overskudd / mangel identifisert
Hva skal jeg gjøre i dette tilfellet? Hvordan forholde meg til dette? I tilfelle når en varebeholdning ble utført og overskudd ble identifisert, bør de betraktes som andre inntekter. Hvordan ordne ledninger? I dette tilfellet er vi interessert i debet 10, samt kreditt 91 (underkonto 91-1). Den første lar oss vise at vi har å gjøre med materialer. Et lån er nødvendig for å vise at dette er andre inntekter. Og hvis det oppdages en mangel? I dette tilfellet, uavhengig av dens art, må vi bruke konto 94. All mangel og tap på skade på eiendom blir avskrevet til den.
mangel
Vi tar et eksempel til. Varebeholdningen blir utført. Det ble avslørt at det er mangel på materiale som ble registrert til de faktiske anskaffelseskostnadene. I dette tilfellet er det nødvendig å bruke konto 94 for debet, mens kreditt - 10. Dessuten inkluderer det andre ikke bare de faktiske anskaffelseskostnadene, men også mengden transport- og anskaffelseskostnader. Men du må huske at de forholder seg til kontraktsverdien til de manglende aksjene.
Hvis du bare tar hensyn til den regnskapsmessige (avtale) prisen på aksjene, vil koblingen debet 94, kreditt 16. i dette tilfellet hjelpe kreditt 16. Hvis den siste kontoen ikke brukes på grunn av visse organisatoriske problemer, kan du i stedet for 16 bruke 10. I dette tilfellet bør du kreditere beløpet transport- og anskaffelseskostnader. Slik holdes beholdningen. Til å begynne med for uerfarne kan det selvfølgelig virke komplisert, men litt praksis - og alle innlegg vil bli gjort uten problemer.
Eventuelle oppståtte mangler eller skader må avskrives avhengig av årsakene til at de oppstår. Dette er veldig viktig. Det er nødvendig å gi sjefen for organisasjonen all informasjon som vil bekrefte hvilke tiltak som er gjort for å kompensere for materiell skade. Voldgiftsdomstoler, rettshåndhevingsbyråer og svar fra disse strukturene kan siteres som eksempel. I dette tilfellet vil debet være av interesse for kontoer 20, 23, 25, 26 (kanskje noe mer, avhengig av situasjon), og kreditt - 94.
konklusjon
Naturligvis er varelager viktig for driften av virksomheter. Og for å unngå tyveri, tap og skade, må du nøye overvåke situasjonen. Men du skal ikke være for nidkjær og hele tiden foreta kontroller. Det er mulig å se for seg en planlagt inventar av MPZ i et år og flere overflateundersøkelser per kvartal. Selv om det selvfølgelig avhenger av foretaket, situasjonen på det og en rekke andre punkter.
Og til slutt vil jeg vurdere en annen viktig nyanse. Når en oversikt over varebeholdningene på lageret og problemer blir identifisert, blir et sammenligningsark utarbeidet. Når du analyserer dataene, er det mulig å identifisere en omberegning med individuelle navn. Hvorfor oppstår dette? Omklassifisering er resultatet av at de samme navnene på materialer kommer til forskjellige priser. Årsaken til denne situasjonen kan være at når materialene ble laget av forskjellige råvarer, var det visse forsinkelser.
For å forstå, kan du vurdere et lite eksempel. Naturlig tørkeolje koster mer enn det, laget av kunstig materiale. Et annet eksempel. En lignende situasjon blir observert for de samme materialene som har samme produksjonsformål. Hvorfor annerledes? Og de har forskjellige egenskaper. For eksempel oppsto et produksjonsbehov, og i stedet for 100 mm negler ble 90 mm forbruksvarer brukt. Men de er billigere! I dette tilfellet oppstår en positiv sumforskjell.