Šiame straipsnyje trumpai aptarsime dokumentų klasifikavimą apskaitoje. Dokumentas yra rašytinis įrodymas apie verslo sandorį ir teisę jį parduoti. Apskaitos kokybę pirmiausia lemia teisingas ir savalaikis dokumentų paruošimas. Pastarojo vaidmuo yra nepaprastai svarbus, nes būtent dokumentai yra skirti kontroliuoti turto saugumą, įvairių verslo operacijų teisėtumą ir būtinumą. Taigi, kaip klasifikuojami dokumentai apskaitoje?
Dokumentų valdymas
Vadovaujantys įstaigos darbuotojai vykdo išankstinę kontrolę pasirašydami dokumentą, kuriuo grindžiamas bet kurios operacijos atlikimas (pavyzdžiui, pinigų sumokėjimas, medžiagų gavimas ir pan.). Kai darbuotojas pasirašo dokumentą, jis automatiškai tampa asmeniškai atsakingas už šios operacijos tikslingumą, suteikia jį. jūsų leidimas.
Tolesnė kontrolė atliekama daugiausia atliekant dokumentų auditą, kai visi gaunami dokumentai yra tikrinami apskaitoje, taip pat atliekant auditą.
Apskaitos komponentas
Dokumentacija kaip operacijų apdorojimo priemonė ir apskaitos įrašų pagrindas yra viena iš apskaitos metodo sudedamųjų dalių. Glaudžiai susijusios prekės, tokios kaip atsargos ir sąskaitos faktūros. Dokumentai pagrindžia operacijų įrašus sąskaitų sistemoje, yra plačiai naudojami analizuojant organizacijos ekonominį funkcionavimą, siekiant laiku valdyti ir valdyti įstaigą, nes jie pagrindžia darbuotojų veiksmus. Tik pagal reikalavimus atlikti dokumentai gali atspindėti atliktas operacijas apskaitos sistemoje. Jie leidžia kiekvieną dieną pamatyti materialių vertybių, prekių, finansinių išteklių judėjimą.
Svarbu dokumentų klasifikacija apskaitoje.
Dokumentų skirtumai
Kadangi įstaigos finansinio ir ekonominio funkcionavimo metu atliekamos operacijos yra įvairios, tarp dokumentų, kuriais jos vykdomos, yra skirtumų. Dokumentų įvairovę taip pat galima paaiškinti skiriamaisiais apskaitos ypatumais.
Norėdami pasirinkti tinkamiausią bet kurios operacijos apdorojimo formą, dokumentai sugrupuojami atsižvelgiant į:
- paskirties vieta;
- būdas padengti vykdomas operacijas;
- užsakymo atspindžio operacijos;
- sąskaitų skaičius;
- formavimosi vieta.
Organizacijos savo kasdieniniame darbe kuria dokumentus, apimančius įvairias ekonominės, socialinės, finansinės, pramoninės veiklos užduotis: sprendimus, įsakymus, susitarimus, raštus, protokolus, telegramas, aktus, pažymas, pareiškimus ir kt.
Dokumentų klasifikavimo principai apskaitoje
Apskaitos dokumentai klasifikuojami pagal šias apskaitos rūšis:
- žemės ūkio produktai;
- darbas ir jo apmokėjimas;
- medžiagos;
- Pagrindiniai fondai ir nematerialusis turtas;
- statybinių mechanizmų ir mašinų darbas;
- darbas statant kapitalą;
- darbas motorinėse transporto priemonėse;
- inventorizacijos rezultatai;
- prekybos operacijos;
- grynųjų pinigų operacijos.
Valdymo veikla įvairiais būdais užfiksuota nustatyta forma aktuali informacija ir tokiu būdu sukuriamas dokumentas.
Kaip kuriami įgaliojimai?
Apskaitos dokumentus galima kurti tiek popieriuje, tiek kompiuterinėse laikmenose. Jie yra būtini, nes kurį laiką jais remdamiesi galite pritaikyti reikalingą valdymo informaciją įvairiems tikslams. Svarbią vietą užima pirminių dokumentų klasifikacija apskaitoje.
Kadangi buhalterinės apskaitos tikslas yra visiškai aprūpinti išorės ir vidaus vartotojus duomenimis, įmonės veiklos rodikliais, kad būtų galima objektyviai daryti išvadą apie jų turtinę ir finansinę būklę, ji išsprendžiama surašant reikiamus dokumentus, dėl ko smarkiai padidėjo informacijos kiekis ir padidėjo reikalavimai jos turiniui bei kokybei. Šiuo atžvilgiu būtina priskirti veiksmingą apskaitos informacijos teisingumo kontrolę, kaip vieną iš pagrindinių šaltinių pagrindžiant įvairius valdymo sprendimus. Štai kodėl dokumentų kokybės ir jų platinimo kokybės gerinimo problema šiuo metu įgyja tiek mokslinę, tiek praktinę reikšmę. Kaip klasifikuojami pirminiai apskaitos dokumentai apskaitoje? Apie tai toliau.
Rekvizitai
Dokumentuose yra atskiri elementai arba metrika, vadinama rekvizitais.
Bendras dokumento detalių skaičius turi įtakos pasirenkant jo formą. Kiekvienas dokumentas turi atitikti tam tikrus reikalavimus ir užduotis, todėl svarbu jį sudaryti taip, kaip įprasta kategorijoje, kuriai jis priklauso. Teisinė, įrodomoji galia yra tiesiogiai susijusi su dokumentų kokybe ir kokybe, nes jie veikia kaip įrodymai, patvirtinantys konkrečius faktus. Bet kokia informacija yra suskirstyta į privalomą ir papildomą.
Toliau pateikiami pirminių dokumentų klasifikavimo apskaitoje reikalavimai.
Privalomi pirminių dokumentų rekvizitai
Į pirminių dokumentų sudėtį turi būti įtraukti šie dokumentai:
- darbuotojų, atsakingų už verslo operacijos vykdymą ir teisingą jos vykdymą, paskyrimas;
- asmeniniai parašai su iššifravimu, įskaitant atvejus, kai dokumentai kuriami naudojant technines skaičiavimo priemones.
Jei reikia, prie dokumento pridedama papildoma informacija: įmonės herbas, Rusijos Federacijos valstybinis herbas, aukštesnės valdžios paskyrimas, nuoroda į gaunamo dokumento datą ir rodyklę, pašto kodas, telegrafo adresas, numeris, juosta, ribojanti prieigą, vizos, rezoliucija ir kt. Visa tai yra įtraukta į dokumentą įmonės nuožiūra.
Forma
Informacija apie dokumentus, išdėstytus tam tikra seka, kolektyviai vadinama forma. Jei jis naudojamas konkrečiam dokumento tipui, jis yra tipiškas (pavyzdžiui, protokolams ar užsakymams). Tokioje formoje yra fiksuotas detalių rinkinys, išdėstytas griežta tvarka, jų turinį ir išdėstymą nustato GOST. Dažniausiai apskaitos dokumentai klasifikuojami kaip numatyta.
Bet kuris pirminis dokumentas turėtų būti parengtas tuo metu, kai vykdoma verslo operacija. Jei neįmanoma įvykdyti šios sąlygos, dokumentai bus įvykdyti iškart po jo užpildymo.
Turtas, verslo sandoriai ir įvairūs įsipareigojimai yra dokumentuojami Rusijos Federacijos valiuta (tai yra, rubliais) ir rusų kalba. Jei dokumentas vartojamas kita kalba, jis turėtų būti vertimas eilutėmis į rusų kalbą.
Tiek pirminius, tiek konsoliduotus apskaitos dokumentus galima spausdinti mašininėse ir popierinėse laikmenose. Žemiau bus pateikta dokumentų klasifikacija apskaitoje su pavyzdžiais.
Dokumentus apie operacijas, susijusias su paskolomis, finansais, grynaisiais, turi pasirašyti vyriausiasis buhalteris ir įmonės vadovas arba asmenys, atliekantys savo pareigas ir turintys specialius įgaliojimus. Asmenys, turintys teisę į pirmąjį ir antrąjį parašus, yra numatyti organizavimo įsakyme.
Reikalavimai dokumentams
Kiekvienas valdymo tipo dokumentas turi atitikti šiuos reikalavimus: sudarytas griežtai apibrėžta forma ir tam tikrais atvejais laikantis standartų; išduoda kompetentinga institucija ar asmuo, turintis oficialius įgaliojimus, taip pat asmenys, kuriems ši teisė suteikta įstatymu ar direktyva; paskelbti siekiant laikytis teisinių normų ir joms neprieštarauti. Dokumentų klasifikavimą apskaitoje ir jų privalomus duomenis privalo kontroliuoti įmonės vadovas.
Pageidautina, kad dokumento tekstai būtų padalinti į dvi pagrindines dalis. Pirmajame pažymėti dokumento sudarymo pagrindai, antrame paaiškinami pasiūlymai, išvados, sprendimai, prašymai, įsakymai. Jei dokumente yra viena frazė, pirmoje dalyje vis tiek turėtų būti nurodytas sukūrimo pagrindas, o antroje - tiesioginė tvarka. Kai kuriais atvejais dokumente gali būti tik galutinė dalis, jei šiame laiške ar prašyme nėra jokio paaiškinimo. Dokumento tekstas turi būti tikslus ir suprantamas.
Visi apskaitos dokumentai yra susiję su Vieninga klasifikavimo ir kodavimo sistema (ESKK). Kodas veikia vietoj pavadinimo ir yra būdas identifikuoti objektą. Jis naudojamas siekiant supaprastinti informacijos tvarkymą pirminiuose dokumentuose. Pavyzdžiui, kodas 5002 žymi grynųjų pinigų išleidimą iš kasos atskaitomybės forma.
Tokia klasifikacija yra standartas, privalomas visiems verslo subjektams. Didelį vaidmenį standartizuojant ir suvienodinant dokumentus vaidina GOST, tipiniai tarpsektorinio pobūdžio projektiniai sprendimai, duomenų apdorojimas kompiuteriais, programų paketai.
Aukštos kokybės tvarkomų šaltinių dokumentų judėjimas tam tikrais maršrutais nuo formavimo ar pasirodymo vietos įstaigoje iki archyvavimo ar išsiuntimo juos dominantiems fiziniams ir juridiniams asmenims vadinamas dokumentų srautu.
Pagal susitarimą
Yra apskaitos dokumentų klasifikacija pagal paskirtį:
- Kuponai (vykdomieji) - operacijos patvirtinimas (kvitai, aktai, sąskaitos faktūros).
- Administravimo - nurodykite bet kurios operacijos atlikimą (pavedimai, mokėjimo nurodymai bankui, čekiai, įgaliojimas, pavedimai ir kt.)
- Apskaitos vykdymas - tokie dokumentai, kurie rengia sąskaitas (paskirstymo ir grupavimo ataskaitos, nuorodiniai skaičiavimai ir kt.)
- Kombinuoti - dokumentai su tuo pačiu užsakymo turiniu ir jo vykdymo patvirtinimu (darbo užmokestis, avanso apskaičiavimo ataskaita).
Kompiliavimo metodu
- Pagrindinis - išduodamas kiekvienai verslo operacijai, kai ji vykdoma (reikalavimai, grynųjų pinigų orderiai ir kt.).
- Konsoliduota - sudaroma remiantis pirminiais dokumentais (sandėlio ataskaita, kasa ir kt.).
Verslo operacijų sudėtis
- Grynieji pinigai - parodo pinigų judėjimą ir jų prieinamumą (obligacijos, čekiai, kasos pavedimai).
- Medžiaga - joje yra duomenų apie organizacijai priklausančio turto buvimą ir judėjimą.
- Atsiskaitymas - parodykite įmonės su kitais fiziniais ar juridiniais asmenimis apskaičiavimus (išankstinės ataskaitos, mokėjimo nurodymai, atsiskaitymo čekiai ir kt.).
Verslo operacijų išreiškimo ir sklypo formavimo metodu
- Vienkartinis - atspindi vieną ar daugiau operacijų, kai jos atliekamos (kasos pavedimai, sąskaitos faktūros).
- Kaupiamasis - sudaromas per tam tikrą laikotarpį kaupiant to paties tipo kartotinius įrašus (pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos žiniaraščius). Pagal kokius kriterijus vis dar atliekamas apskaitos dokumentų klasifikavimas?
Užpildymo metodu
- Rankų darbo.
- Sudaryta naudojant techninę įrangą.
Registracijos vietoje
- Vidinis - sudaromas tiesiogiai organizacijoje (darbo užmokestis, prekių ataskaitos).
- Išorinis - gaunamas iš kitų organizacijų (pavyzdžiui, banko išrašai).
Dokumentų srautas yra įstaigoje susiformavusio administracinio aparato organizacinės struktūros atspindys. Labai svarbu laikytis dokumentų pateikimo terminų, nes juos pažeidžiant prarandami veiksmingumai ir aktualumas.
Apsvarstėme dokumentų klasifikavimą apskaitoje.