Vykdant bet kurios įmonės veiklą atsiranda daug verslo dokumentų. Tarp šių mišių personalo dokumentai išsiskiria atskirame komplekse. Savo straipsnyje norime kalbėti apie tai, kokie jų tipai egzistuoja, kaip jie saugomi.
Santykiai su darbuotojais
Tinkamai organizuota darbo eiga įmonėje yra raktas į jos veiklos sėkmę. Todėl verslo dokumentams visada reikia skirti pakankamai dėmesio, todėl jie turi būti tinkamai suformatuoti ir saugomi.
Verta prisiminti, kad darbdavio ir darbuotojų darbo santykius visada reguliuoja Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Remdamasi jo straipsniais, organizacija turėtų tinkamai organizuoti darbuotojų atleidimą, priėmimą ir perkėlimą. Visi tie dokumentai, kuriuose nurodomi darbuotojų darbinės veiklos etapai, tai yra dokumentai apie personalą (personalą, personalą).
Šių dokumentų užduotis yra tinkamai vykdyti ir užtikrinti darbuotojų ir darbdavio darbo santykius. Reikėtų pažymėti, kad personalo dokumentacija yra vienas iš svarbiausių personalo aptarnavimo aspektų bet kurioje įmonėje. Dokumentų teisingumą ir savalaikiškumą turėtų kontroliuoti galva.
Didžioji dalis dokumentų yra privalomi ir yra numatyti Rusijos Federacijos darbo kodekse, darbo knygų tvarkymo instrukcijose, pensijų įstatymuose ir kituose teisės aktuose.
Personalo dokumentų tipai
Personalo dokumentus galima suskirstyti į šias rūšis:
- Dokumentai, susiję su įmonės personalu.
- Dokumentai, patvirtinantys darbuotojų paaukštinimą.
- Darbo drausmės įgyvendinimą patvirtinantys dokumentai.
- Dokumentai, susiję su darbo sutarties nutraukimu.
Kaip matome, personalo dokumentuose yra daug dokumentų, reglamentuojančių darbdavių ir darbuotojų santykius. Visi jie reglamentuoja tam tikrus su įmonės personalu susijusius klausimus.
Pirminiai personalo dokumentai yra suskirstyti į dvi rūšis:
- Apskaitos personalas.
- Dėl darbo laiko apskaitos ir su darbo užmokesčiu susijusių skaičiavimų.
Darbuotojų dokumentus sudaro: įsakymai, darbo sutartys, diplomai, pažymėjimai, darbo knygos, asmens bylos, kortelės, pažymėjimai darbuotojams, asmeninis įgaliojimas.
Dokumentų saugojimas
Deja, pastaraisiais metais pastebima tendencija, kad verslo dokumentų saugumui skiriama nepakankamai dėmesio. Remiantis valstybinės archyvo tarnybos atliktų patikrinimų rezultatais, buvo padarytos išvados, leidžiančios manyti, kad normaliomis sąlygomis personalo dokumentai saugomi tik 20% patikrintų įmonių.
Nors kiekviena įmonė privalo laikytis įstatymų įtvirtintų taisyklių. Teisingas požiūris į verslo dokumentus yra tiesiogiai susijęs su poreikiu padėti organizacijoms, teikiančioms pensijų draudimo įstaigas ir kitas vyriausybines agentūras. Dokumentų tvarkymo pažeidimai gali sukelti nepageidaujamų pasekmių, taip pat gresia bauda.
Dokumentai apie personalą (vertybinių popierių rūšis nurodome straipsnyje) liudija apie žmonių darbo patirtį, be to, yra pagrindas skirti pensijas ir kitas išmokas piliečiams. Tuo atveju, jei darbdavys daro kokias nors klaidas, nuvertinančias darbuotojo pajamas, asmuo šį faktą gali užginčyti teisme.
Be to, verta suprasti, kad būtina saugoti dokumentus ant personalo, nes tik jų pagrindu įmanoma atkurti įvykusią istorinę informaciją. Ne veltui sakoma, kad ilgiausias personalo dokumentų saugojimo laikotarpis yra nustatytas įstatymais.
Nereikia sakyti, kad dokumentai negali būti pamesti, be to, jie turi būti saugomi tinkamomis sąlygomis. Bet kurios organizacijos personalo skyriaus vadovas ir vadovas privalo sudaryti visas sąlygas, reikalingas dabartiniam ir archyvų saugojimui.
Pagrindiniai vertybinių popierių turinio reikalavimai yra šie:
- Galimas atskiras kambarys dabartiniam saugojimui.
- Dėžės ar spintelės su dokumentais turėtų būti užrakintos raktu.
- Dokumentai turėtų būti ribojami.
- Archyvui reikia pasirinkti atskirą kambarį ir kontroliuoti prieigą prie jo.
Laikymo laikas
Personalo dokumentų saugojimo terminai yra ilgiausi, palyginti su kitais verslo dokumentais. Dokumentai, kurių galiojimo laikas yra ilgas:
- Visi administraciniai dokumentai - įsakymai, įsakymai, potvarkiai.
- Darbuotojų sąrašai.
- Darbuotojų apskaitos kortelės.
- Asmeniniai reikalai.
- Asmeninės darbuotojų sąskaitos.
- Apranga ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai.
- Darbo sutartys ir susitarimai.
- Posėdžio protokolas.
- Žmonių, išeinančių į pensiją lengvatinės pensijos, sąrašai.
- Knygų apskaitos priėmimas ir darbuotojų atleidimas.
Mes pateikėme toli gražu ne visą sąrašą tų dokumentų, kurie buvo saugomi 75 metus. Šie dokumentai yra išimtys:
- Poveikis pramoninėms avarijoms - 45 metai.
- Tarifų lapas - 25 metai.
- Išmokų už ilgą stažą - 15 metų komisijos posėdžių protokolai.
Per nurodytą laiką įmonė įstatymų nustatyta tvarka privalo užtikrinti vertybinių popierių saugumą.
Dokumentų rengimas
Dokumentų apie įmonės personalą archyvas turėtų būti atskiroje patalpoje, kurioje negali patekti pašaliniai asmenys. Visiškai paruoštos ir tinkamai paruoštos bylos perkeliamos į jį. Verta paminėti, kad referatų rengimas prasideda jų kūrimo etape.
Personalo skyrius yra atsakingas už teisingą personalo dokumentų vykdymą. Kad būtų patogiau naudotis, visą popierių masę jie paskirsto personalo pareigūnams taip:
- Kiekvienos rūšies dokumentams sudaromos bylos: užsakymams, asmens byloms, protokolams ir kt. Nomenklatūrą atspindinčios antraštės nurodomos aplankuose.
- Visiems atvejams suteikiami sąskaitų numeriai ir pridedamas inventorius.
- Pateikiama konfidenciali saugi srovės saugykla: seife arba užrakintoje spintelėje.
- Visi bylų lapai yra sunumeruoti ir sunumeruoti. O programinės-aparatinės įrangos vieta užklijuojama įmonės antspaudu ir patvirtinama atsakingų asmenų parašais.
- Kiekvienu atveju būtinai turi būti vidaus atsargos.
- Ant paruoštų dokumentų viršelių nurodoma visa išsami informacija: saugojimo laikotarpiai, vardai, datos.
Asmens bylos formavimas
Asmens byloje yra visi tie dokumentai, kuriuose yra informacijos apie įmonės darbuotoją ir jo darbo veiklą. Iš esmės asmeniniai failai turėtų būti sudaromi visiems organizacijos darbuotojams. Tačiau paprastai šiuo metu personalo darbuotojai juos išduoda tik vadovaujantiems specialistams ir vadovui. Organizacija turi teisę savarankiškai nuspręsti, kokį popierių gauti darbuotojams. Todėl asmens bylų dokumentų sudėtis skirtingose įmonėse gali skirtis. Bet paprastai tai turėtų būti šie dokumentai:
- Bylos dokumentų sąrašas.
- Santrauka ir autobiografija.
- Profilis.
- Straipsnių apie švietimo prieinamumą kopijos.
- Specifikacijų kopijos.
- Įsakymo dėl pareigybės patvirtinimo kopijos.
- Darbo sutartis.
- Visokios pagalbos.
- Skyrimo, atleidimo iš darbo ir perkėlimo įsakymų kopijos.
Vidiniame apraše turėtų būti informacija apie kiekvieno byloje esančio dokumento serijos numerius. Tokį dokumentą pasirašo jį surašęs asmuo.
Bylos viduje turi būti anketa, kurioje yra daug informacijos apie darbuotojo biografiją, išsilavinimą, šeiminę padėtį. Siekdami teisingai užpildyti, darbuotojai paprastai naudojasi darbo knyga, kariniu pažymėjimu ir pasu, diplomu.
Personalo apskaitos dokumentai
Personalo apskaitą tvarko personalo pareigūnas. Pirminių vertybinių popierių pagrindu vykdoma įmonės darbuotojų skaičiaus pokyčių ir pokyčių operatyvinė apskaita. Apskaitos dokumentus sudaro: pavedimai, kortelės, personalo apmokėjimas, darbo užmokesčio apskaita ir daugelis kitų dokumentų.
Priimant į darbą, kiekvienam darbuotojui suteikiamas personalo numeris, kuris vėliau nurodomas visuose personalo apskaitos ir darbo užmokesčio dokumentuose. Net jei asmuo perkeliamas į naujas pareigas arba atleidžiamas iš pareigų, jo personalo numeris lieka pas jį ir nėra paskirtas kitam asmeniui.
Personalo įsakymai
Personalo dokumentų įsakymai yra vienas iš svarbiausių dokumentų personalo klausimais. Jie yra sugrupuoti į atskirus atvejus ir tuo pat metu turi savo numeraciją. Aplanko vidus susisteminamas chronologine tvarka.
Kai kurie užsakymai kuriami vieninga forma, ateityje užpildžius tik būtinus stulpelius. Visos kitos yra sudaromos pagal poreikį, tačiau tuo pat metu visi dokumentai turi atitikti tam tikrus reikalavimus.
Personalo dokumentų, įskaitant užsakymus, organizavimas vykdomas atsižvelgiant į jų saugojimo sąlygas. Logiška juos pateikti tais atvejais, kai galioja tie patys terminai. Taigi, pavyzdžiui, įsakymai dėl priėmimo ir atleidimo turėtų būti saugomi 75 metus, tai reiškia, kad jie turi būti laikomi atskirai nuo kasmetinių atostogas reglamentuojančių dokumentų ir saugomi tik penkerius metus.
Jei įmonė yra didelė, o dokumentų srautas yra gana padorus, tada skirtingus dokumentus galima sudaryti kaip atskirą dalyką (pavyzdžiui, atostogų užsakymai - vienas aplankas, komandiruočių užsakymai - kitas). Tai labai palengvins darbą su dokumentais. Be to, kiekvienas atskiras atvejis yra įrašomas į organizacijos nomenklatūrą. Jei užsakymas turi priedą, tada jis taip pat paduodamas. Bet dėl pavedimų pagrindų - ataskaitos, pareiškimai, aktai, jie saugomi atskirai.
Kaip rodo praktika, įsakymai ir jų pagrindas laikomi kartu dabartiniame dokumentų rinkinyje, tačiau ruošiantis archyviniam saugojimui jie pradedami pertvarkyti, išdėstyti skirtinguose aplankuose. Pvz., Pareiškimai saugomi iki 75 metų, tačiau jie yra asmens bylos dalis.
Visų kitų bazių saugojimo laikotarpiai yra iki penkerių metų, todėl jos suformuojamos į atskirą verslą.
Užsakymų saugojimas
Norėdami nustatyti užsakymų galiojimo laiką, turite naudoti standartinį dokumentų sąrašą. Jis periodiškai peržiūrimas ir atnaujinamas. Šiuo metu aktualus yra 2010 m. Sudarytas sąrašas. Anot jo, kaip ir anksčiau, užsakymų pagrindas turi būti saugomas maždaug penkerius metus, o dauguma pačių užsakymų saugomi iki 75 metų (einant pareigas, komandiruotes, keičiant vardus, atostogas ir pažymėjimus).
Be to, galite naršyti saugojimo laikotarpius pagal departamentų sąrašus, sudarytus tam tikrų veiklos sričių organizacijoms. Taisyklės numato vertybinių popierių vertės patikrinimą.
Ilgalaikio saugojimo dokumentai turi būti perduoti į personalo dokumentų archyvą. Jiems sudaromas inventorius, po kurio jie perduodami ilgalaikiam saugojimui.
Atvejai, kurių saugojimo laikotarpis praėjo, gali būti sunaikinti.
Kaip sunaikinti dokumentus?
Archyvuotus įmonės dokumentus galite sunaikinti (jei pasibaigė saugojimo laikotarpis) savarankiškai arba galite kreiptis pagalbos į specialias organizacijas, kurios užsiima šiuo klausimu.Nesvarbu, kaip jūs organizuojate procesą, būtinai reikia surašyti sunaikinimo aktą.
Popierius gali būti deginamas savarankiškai, jei tam yra saugi vieta, arba galite sunaikinti naudodami specialų aparatą. Tokiais atvejais aktas surašomas bet kokia forma. Tačiau dideles bylas lengviau atiduoti. Bet šiuo atveju visus veiksmus turi lydėti dokumentai. Priėmimo akte būtina nustatyti bylų skaičių ir jų svarbą. Geriau, jei organizacijos darbuotojas asmeniškai dalyvaus naikinant dokumentus, kad būtų išsaugotas konfidencialumas.
Valstybės archyvas
Kiekviename Rusijos Federacijos regione yra valstybinis personalo dokumentų archyvas. Pagrindinis jo veiklos tikslas yra užtikrinti patikimą visų įmonių personalo dokumentų saugojimą. Be to, archyvas reaguoja į įmonių ir piliečių užklausas, susijusias su personalo dokumentais. Ši jo veiklos kryptis yra labai reikalinga ir aktuali, nes uždarius organizaciją žmonės paprasčiausiai neturi kur kreiptis, kad gautų reikiamą informaciją.
Dėl šios priežasties archyvams tenka užduotis išsaugoti visus dokumentus. Šiuo metu ne tik privačios, bet ir biudžetinės organizacijos labai dažnai likviduojamos ir uždaromos. Tokiu atveju jie privalo perduoti dokumentus apie personalą saugoti į valstybės archyvą. Jame 75 metus turi būti saugomi šie dokumentai: įsakymai, atsiskaitymo lapai, perkėlimo ir atleidimo iš darbo dokumentai, asmens bylos ir kt.
Verta paminėti, kad bylos turi būti parengtos prieš perkėlimą pagal visas taisykles. Savivaldybių archyvai teikia savo paslaugas iš anksto patvirtinę dokumentų pateikimą.
Parengimas perduoti dokumentus apima teisingą visų atvejų vykdymą, vertybinių popierių ekspertinį vertinimą, taip pat atsargų sudarymą.
Ar aš turiu mokėti pinigus už saugojimą? Valstybės ir biudžetinės įmonės nemoka už archyvo paslaugas. Likviduotos nevalstybinės nuosavybės perleidimo formos įmonės tinkamai įvykdė atvejus tik tuo atveju, jei yra sutartis.
Atvejai perduodami patvirtinus ir suderinus su archyvo ekspertų komisija. Vertybinių popierių priėmimą ir pervedimą vykdo įstaigos darbuotojai, dalyvaujant likviduojamai organizacijai. Šis procesas yra gana ilgas ir kruopštus, nes dokumentų būsena tikrinama juos apžiūrint. Pabaigoje surašomas atitinkamas aktas.
Vietoj papildomo žodžio
Personalo dokumentai yra speciali dokumentų kategorija, kurią galima įsigyti bet kurioje įmonėje. Jų svarba yra ta, kad jie nepraranda aktualumo labai ilgą laiką. Net ir praėjus ilgesniam laikui, gali susidaryti situacija, kurioje vėl reikia kreiptis į juos. Ne veltui šie patys dokumentai sudaromi ypač kruopščiai ir daugelį metų saugomi ne tik įmonėse, bet ir valstybės archyvuose.