Net pati turtingiausia įmonė, kuriai priklauso pats ekonomiškiausias produktas, galvoja apie pagrįstas santaupas. Tik tokiu atveju ji turės daugiau priemonių ir galimybių palaikyti savo verslą ir toliau plėtoti.
Ne paslaptis, kad kuo didesnė įmonė, tuo didesnės jos išlaidos. Be to, liūto dalį užima antriniai biudžeto straipsniai, įskaitant dokumentų spausdinimą. O atsižvelgiant į dabartinį dolerio kursą, spausdintos bylos gali būti iš tikrųjų „auksinės“.
Kiek pinigų reikia dokumentų spausdinimui?
Remiantis „Hewelett-Packard“ paskelbta statistika, kiekviena įmonė, kuri gali būti klasifikuojama kaip vidutinė ir stambi įmonė, išleidžia apie 6% savo pelno popieriaus sąnaudoms. Kai kuriems šis procentas, išreikštas procentais, gali atrodyti mažas, bet jis visai nėra.
Jei vidutinės įmonės mėnesinės pajamos yra 10 milijonų rublių, tada dokumentacijos spausdinimas kainuoja apie 600 tūkstančių rublių! Tokį skaičių labai sunku vadinti mažu ar nereikšmingu.
Pagrįstai optimizuodami spausdinimo išlaidas, padės nauja ir dar nelabai populiari paslauga - spausdinimo paslaugų perdavimas.
Kas yra spausdinimo užsakomosios paslaugos ir kaip jos veikia
Ši paslauga padės sutaupyti pinigų tik vidutinėms, didelėms ir labai didelėms įmonėms, turinčioms didelius vidaus ir išorės darbo srautus. Spaudos užsakomosios paslaugos kartais vadinamos „kopijų priežiūra“.
Apskaičiuoti tikslią spausdinimo išlaidų sumą kartais yra ne tik sunku, bet ir tiesiog neįtikėtina. Taip nutinka todėl, kad perka skirtingi skyriai:
- Biurą (popierinį) įsigyja biuro vadovas, sekretorius, bet kuris kitas AXO darbuotojas.
- IT skyrius yra atsakingas už spausdinimo įrangos pirkimą ir remontą laiku.
- Papildymo kasetėmis, kaip ir bet kuriomis kitomis vartojimo prekėmis, rūpinasi pirkimo skyrius.
Įvairiuose miestuose ir regionuose dešimtys, šimtai ir net tūkstančiai darbuotojų kiekvieną dieną dubliuoja vienas kito darbą. Raštinės reikmenis retkarčiais reikia ne tik sureguliuoti ar papildyti degalus, bet ir taisyti. Išlaidos padidėja, kai įmonės lėšos naudojamos neracionaliai: spausdintuvui trūksta rašalo, o sutartis atrodo išblukusi, „bandomojo“ spausdinimo lapai, kai reikia patikrinti spausdinimo įrangos veikimą ir pan.
Spaudos užsakomosios paslaugos yra ne kas kita, kaip išsami spausdinimo įrangos paslauga. Visa nauda yra tai, kad klientas moka tik už padarytų dokumentų kopijas.
Kaip tvarkoma spausdinimo apskaita ir kaip pašalinti spausdintuvą nuo kopijavimo skaitiklio?
Visuose naujuose spausdinimo technologijos modeliuose yra pagamintų kopijų skaitiklis. Galima iš šio skaitiklio nuskaityti duomenis rankiniu būdu arba automatiniu režimu.
Rankinis metodas, numatantis įprastą konfigūracijos puslapio spausdinimą, nėra pats patogiausias, bet pats tiksliausias. Populiaru naudoti įvairią programinę įrangą, padedančią stebėti spausdintuvus („PaperCut“, „SNMP Discovery“, „PrintMonitor“ ir kt.).
Visos išvardytos programos rodo rašalo kiekį kasetėse, spausdintų lapų buvimą, apytikslį laiką, kol kasetė bus pakeista ir kt.
Reikšmingas minusas, kurį turi automatinis metodas, yra privaloma integracija į internetą. Ne kiekviena valstybinė ar privati įstaiga rizikuoja išleisti vidinius duomenis.
Akivaizdi naudojimo nauda
Nepriklausomai nuo pasirinkto metodo, spausdinimo užsakomieji darbai gali būti vadinami veiksmingesne dokumentų spausdinimo proceso apskaitos priemone. Be to, tai leidžia bendradarbiauti su kitu spausdinimo paslaugų teikėju ir optimizuoti IT skyriaus, kuris užsiima ne tik įprasta spausdintuvo technine priežiūra, bet ir degalų papildymo, nustatymo ir taisymo, darbo laiką.
Tokiu atveju galite visiškai pamiršti apie kasečių efektyvumą, jų technines charakteristikas, degalų papildymą.
Šis paslaugų formatas numato, kad bus sumokėta užbaigus darbą, tai yra, pinigai bus mokami už kokybiškai atspausdintus dokumentus. Kaip ir kiti susitarimai, užsakomųjų paslaugų sutartyje numatyti aiškūs paslaugų teikimo terminai, jų kaina ir apmokėjimo laikas.
Tokią sutartį sudariusi įmonė visiškai atleidžia nuo daugelio smulkių rūpesčių: perka popierių, įrangą ir kitas eksploatacines medžiagas, nesijaudina remontuodama įrangą, taupo elektros energiją ir spausdina dokumentus asmeniniams darbuotojų poreikiams.
Koks antspaudas nebus mokamas?
Iš tikrųjų susitarimas suteikia tik kokybišką spaudinį. Kokybiškame spausdintame lape neturėtų būti:
- įvairūs taškai ant popieriaus;
- juostelės ir įspaudas;
- įvairus pašalinis triukšmas;
- popieriaus strigtys ir mechaniniai pažeidimai;
- vaizdo iškraipymas;
- dažų dalelės.
Kokiais būdais galima susimokėti už paslaugą?
Į vieno dokumento egzemplioriaus kainą, kurį apmoka klientas, jau yra įskaičiuotos visos išlaidos medžiagoms, priežiūrai ir įrangos remontui.
Sandorio šalis gali pasiūlyti kelis galimus būdus, kaip atsiskaityti už savo paslaugas:
- Dažniausiai įmonės sudaro tradicinius susitarimus, kuriuose nurodoma kiekvieno egzemplioriaus kaina.
- Didelės įmonės, kurių darbo eiga didžiulė, domisi viena kaina. Kitaip tariant: už neribotą įrangos naudojimą įmonė moka vieną tarifą kas mėnesį.
- Klientai, kurie aiškiai žino savo mažus poreikius, geriau naudotis fiksuotos kainos sutartimi. Tokiu atveju į privalomą mėnesinį mokėjimą įeina puslapio apribojimas už specialią kainą, o jei įmonė atspausdina daugiau nei nurodytas standartas, atspausdintas dokumentas, kuris buvo pagamintas viršijant normą, yra perkamas už įprastą kainą.
Spąstai ir paslėpti trūkumai
Nepaisant daugybės paslaugos pranašumų, ji turi daugybę paslėptų trūkumų:
- Dėl didelių paslaugų kainos patartina naudotis tik didelėms organizacijoms. Kaina nustatoma tik dėl originalių kasečių ir jų įrangos atsarginių dalių.
- Kiekvienas pardavėjas teikia paslaugas tik savo gaminiams, o perėjimas prie kitokio prekės ženklo spausdintuvų gali sukelti nemažą centą. Atsižvelgiant į dabartinę situaciją pasaulinėje valiutų rinkoje, priklausomybę nuo užsienio gamintojo vargu ar galima vadinti saugia. Ne viena biuro įranga ir nemokama jos priežiūra reikalauja tokios rizikos.
- Įrengdami įrangą, reikalaukite lazerio. Faktas yra tas, kad daug lengviau ir patogiau saugoti aiškų spausdintų kopijų įrašą.
- Kai kuriuose spausdintuvuose nėra spausdinimo skaitiklių.
- Nei vienas pardavėjas nesvarsto spausdinimo kitokiu formatu nei A4 formato. Jei organizacijai reikia atspausdinti dokumentą A3 formatu, tada jis bus skaičiuojamas kaip 2 A4 formato lapai.
- Perėjimas prie spausdinimo biurų nuoma yra ilgas procesas. Praktika rodo, kad visų sutarties sąlygų derinimas gali trukti iki dviejų mėnesių, o organizacijai bus didelių sunkumų perkeliant filialus regionuose. Ekspertai pažymi, kad vidutiniškai paslaugos įvedimo procesas gali užtrukti ilgai (nuo 3 iki 6 mėnesių). Regionų filialų vadovai gali prieštarauti naujovėms. Priežastys gali būti daug, tačiau labiausiai paplitusi iš jų yra asmeninis interesas dirbti su konkrečiu tiekėju.Tokiems pareigūnams apie spaudos centralizavimą galima pasvajoti tik baisiuose sapnuose, ir tai gali tapti rimta problema. Prieš priimdami tokį rimtą sprendimą - perėjimą prie biurų spausdinimo užsakomųjų paslaugų, gerai pagalvokite ir išanalizuokite situaciją, atsižvelgdami į darbo eigą įmonėje.
Pabandykite apskaičiuoti biuro spausdinimo išlaidas per mėnesį, ketvirtį ir metus. Paveikslas turi būti tikslus! Tuo pačiu atsižvelkite į visas paslėptas išlaidas (energijos suvartojimą, laiką, kurį praleido aptarnaudami spausdintuvus, spausdindami darbuotojų asmeninius failus ir pan.). Peržiūrėkite šiandieninius biurų spausdinimo užsakomųjų paslaugų pasiūlymus. Niekada nesirinkite pardavėjo, vadovaujantis išskirtinai maža kaina. Toks bendradarbiavimas kelia galvos skausmą. Svarbi patirtis ir reputacija, sėkmingų projektų skaičius.