Molte aziende hanno dipendenti responsabili. Questa categoria di dipendenti ha una serie di obblighi nei confronti dell'azienda. In particolare, devono rendere conto del denaro che ricevono per le spese amministrative, domestiche e di altro tipo. Consideriamo ulteriormente come vengono condotte la contabilità, gli insediamenti con le persone responsabili. 
Informazioni generali
Quando i dipendenti ricevono denaro per l'acquisto di forniture per ufficio, i dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari o accusati di pagare in contanti i servizi di una società terza, i dipendenti agiscono come persone responsabili. Importi segnalanti avere uno scopo. Per le operazioni di documentazione, moduli come T-9, T-10a e T-10, nonché f. AO-1. Riflette le informazioni sui fondi utilizzati dalle persone responsabili, punteggio 71 in corrispondenza di altri articoli.
sfumature
Chi può effettuare le spese con i soldi dell'impresa? Le persone segnalanti sono esclusivamente dipendenti dell'impresa. Gli estranei non possono agire in tale veste. In effetti, qualsiasi dipendente dell'azienda può essere responsabile. Tuttavia, di norma, la cerchia di tali dipendenti è limitata. Di fatto, un'impresa non ha bisogno di ciascun dipendente per allocare fondi.
Il tempismo
Se le persone responsabili ricevono denaro, vengono indicate per quali scopi sono destinate e per quale periodo. Entro tre giorni dalla scadenza di questo periodo, il dipendente deve restituire il saldo. Allo stesso tempo, riferisce su dove sono stati spesi. Se il termine dell'ordine non è specificato, sarà considerato pari a tre giorni dalla data di emissione del denaro e, per i viaggiatori d'affari, a tre giorni dalla data di restituzione. Se il viaggio è stato all'estero, il periodo aumenta a 10 giorni.
Le regole
La procedura di cassa prevede il requisito che fino a quando esiste un debito di persone responsabili (non sono state fornite informazioni su fondi precedentemente emessi), non vengono emessi nuovi anticipi. Di norma, si raccomanda di approvare l'elenco di tali dipendenti per ordine del capo. L'atto deve indicare quali importi e quando sono stati emessi, nonché il periodo entro il quale devono presentare una segnalazione per loro.
La logica della spesa
Il denaro viene ricevuto da quei dipendenti che ne hanno bisogno e per un periodo ritenuto ragionevole. La legislazione non prevede alcuna restrizione su tali questioni. Tuttavia, durante l'emissione di fondi, il gestore dovrebbe essere guidato dal buon senso e dalla necessità di produzione. Ad esempio, un dipendente può ricevere 60 mila rubli. per l'acquisto di apparecchiature informatiche o un viaggio in viaggio d'affari per concludere una transazione redditizia. Ma se lo stesso importo verrà fornito al dipendente per l'acquisto di articoli di cartoleria, ciò potrebbe causare sospetti tra le autorità di regolamentazione. Durante l'audit, molto probabilmente, verrà suggerito che la società ha emesso un prestito in questo modo. Di conseguenza, la società sarà riconosciuta come un trasgressore fiscale perché ridurrà la base per l'imposta sul reddito delle persone fisiche.
Sequenza di progettazione
Riflettendo sugli insediamenti con dipendenti responsabili, la prima operazione dovrebbe essere l'emissione di fondi, e la seconda - una relazione. Spesso, nelle imprese viene commesso un errore piuttosto grave. Innanzitutto, il dipendente acquisisce qualcosa, quindi riferisce sugli acquisti e viene rimborsato per le spese. Tali importi, come il dipendente stesso, non sono responsabili. In effetti, in una situazione del genere, la società non istruiva il dipendente, rispettivamente, non gli dava denaro.Un dipendente spende i suoi soldi, acquisisce qualcosa su di essi e quindi l'azienda acquista da lui beni materiali. In questo caso, non si può dire alcuna responsabilità. Una transazione è conclusa - un'impresa acquisisce proprietà che le appartengono dal proprio dipendente. 
fondazione
Le persone segnalanti di solito ricevono denaro dal registratore di cassa. Per questo è necessario avere un motivo. Come uno di essi può essere, ad esempio, l'ordine della testa. La legge indica la necessità di emettere fondi a un dipendente specifico regolarmente o alla volta. Il gestore può anche indicare "paga" o "emissione" su alcuni documenti. Ad esempio, potrebbe essere memo. Tale risoluzione deve essere apposta dal capo o dal suo vice, direttore della succursale o capo ingegnere, e così via. Altri dipendenti possono ordinare fondi solo se dispongono dell'autorità appropriata.
documentazione
Nel programma del flusso di lavoro e nella politica contabile, è necessario stabilire un elenco di titoli, in base al quale il dipartimento contabilità emetterà warrant per l'emissione di fondi. La relazione anticipata (f. AO-1) funge da documento principale. Viene anche utilizzata una procura. È un documento che garantisce al portatore il diritto di eseguire le azioni in esso specificate, per conto del soggetto che lo ha emesso. Se la procura viene redatta per il dipendente, eseguirà le operazioni per conto dell'azienda. Di conseguenza, tutti i documenti che riceverà vengono eseguiti a nome della società. Gli verrà data una fattura, una lettera di vettura e altri documenti che gli consentiranno di presentare le compensazioni dell'IVA. In assenza di una procura, il dipendente viene percepito da altre società come un privato. In questo caso, riceverà assegni di vendita e cassa. Tuttavia, l'azienda può accettare la spesa perfetta. 
Procura
Il documento viene eseguito in una copia. La procura deve essere registrata nel diario appropriato e consegnata al dipendente. Il ragioniere conserva il dorso del documento su cui sono indicati i dettagli. A causa del fatto che il dipendente agisce per conto dell'azienda in un'altra società, la procura rimarrà lì. Dopo che il dipendente è tornato, il commercialista prenderà nota sul dorso dell'esecuzione dell'ordine. Il documento indica la validità e la data di rilascio. Se il periodo non è definito, sarà valido per un anno.
In assenza di una data di rilascio, la procura è considerata non valida. Per la registrazione ricevuta di beni materiali applicati f. M-2.
Persone segnalanti: pubblicazioni
Considera alcune delle voci che un contabile effettua:
- Db sc 71 cd 50 - l'emissione di fondi dalla cassa per spese commerciali o viaggi d'affari.
- Db sc 60 cd 71 - rimborso del debito dei dipendenti verso l'impresa per conto del datore di lavoro.
- Db sc 10 cd 71 - acquisizione di inventari.
- Db sc 20 (26, 44) Cd 71 - cancellazione di spese sostenute dal dipendente per conto di / spese di viaggio.
- Db sc 50 cd 71 - rimborso del saldo.
rapporto
È compilato dal dipendente stesso, non dal dipendente contabile. Spesso per questo motivo, in molte aziende, la cerchia dei dipendenti a cui vengono fornite istruzioni relative ai pagamenti in contanti è molto limitata. Non tutti i dipendenti possono immediatamente emettere un atto senza errori. Vale la pena qui dire che molte persone responsabili compilano il modulo utilizzando il programma 1C. Successivamente, il documento viene stampato e firmato. Il rapporto viene inviato al reparto contabilità insieme a tutti i documenti che confermano le spese. Lo specialista li accetta e strappa la ricevuta lungo la linea di taglio dal modulo. Il contabile deve compilarlo e consegnarlo al dipendente responsabile. Questa ricevuta serve come conferma che il dipendente ha consegnato tutti i documenti richiesti. Da questo momento, la loro responsabilità viene trasferita al contabile. 
conclusione
Rapporto di spesa deve essere inviato al gestore per la firma. Senza di essa, il contabile non ha il diritto di accettare il documento. Dopo aver firmato l'atto, il dipendente sarà ritenuto responsabile nei confronti dell'azienda per l'importo emesso. Se si scopre che i fondi non vengono restituiti, il dipendente li trasferisce alla cassa. In alcuni casi, può trasferire il debito sul libro paga.
