Situacija kada su se poduzetnici suočili s potrebom za blještanjem dokumenata daleko je od neuobičajene. Radovi mogu biti potrebni za poreznu inspekciju, mirovinski fond ili za pohranu u arhivu.
Strogo je zabranjeno ljepljenje dokumenata ili pričvršćivanje spenjačem. Da biste izbjegli probleme i ne stekli reputaciju nepismene osobe, morate znati ispraviti dokumente u skladu sa svim zahtjevima.
Opća pravila
Na prvi pogled može se činiti da ne bi trebalo doći do poteškoća u vezivanju obvezujućih dokumenata, ali to nije u potpunosti točno. Procesu se mora pristupiti odgovorno kako bi radovi bili u ispravnoj formi. Mnoge tiskare mogu ovaj posao obavljati uz naknadu i u kratkom vremenu, ali neće svaki poduzetnik riskirati da važne papire povjeri strancima. Da ne biste svaki put koristili usluge profesionalaca, vrijedno je smisliti kako pravilno bljesnuti dokumente.
Nadzorne strukture ne pružaju poduzetnicima posebne smjernice po tom pitanju, tako da se sami morate pozabaviti. Informacije se mogu dobiti iz smjernica u području uredskog rada.
Šivajte papir s nitima
Kako flash dokumente na ovaj način? Da biste to učinili, pripremite pribor. Trebate imati niti, igle i ljepilo. Proces se sastoji od tri faze:
- Priprema dokumenata. Svi papiri moraju biti postavljeni pravilnim redoslijedom i numerirani olovkom u kutu lista. Rupe se mogu napraviti šilom ili koristiti probijač za rupe. U slučaju kada ima puno papira i nemoguće ih je probušiti rupom, vrijedno je koristiti oštar nokat i čekić. Broj rupa ovisi o važnosti i svrsi dokumenta. Visoko osjetljivi dokumenti spajaju se u pet rupa kako bi se izbjeglo podmetanje letaka. Rupe bi trebale biti smještene na lijevoj strani, u sredini slobodnog polja. Udaljenost treba biti otprilike tri centimetra od jednog probijanja do drugog.
- Otpis. Shvaćajući kako šivati dokumente nitima, morate znati važne nijanse. U većini slučajeva uobičajeno je koristiti konopce ili navoj LS-210. Dopuštene su i druge izdržljive niti. Potrebno je započeti postupak s stražnje strane rupe, koja se nalazi u sredini. Uobičajeno je da se dokumenti spajaju dva puta kako bi se dobila željena čvrstoća. Navoj se dovodi na stražnju stranu središnje punkcije i veže se čvorom. Ako morate pričvrstiti papire koji nisu od posebne vrijednosti, možete koristiti običnu nit.
- Ovjera dokumenta. Da biste ispravno ovjerili papir, potrebno je pripremiti mali list dimenzija 4 do 5 cm, koji se mora zalijepiti na snop tako da krajevi niti budu slobodni. Na listu morate naznačiti broj prijavljenih radova brojevima i riječima, kao i položaj, prezime i inicijale odgovorne osobe. Nakon toga certifikat stavlja svoj potpis i pečat, ako ih ima. Rubovi potpisa i pečata moraju prijeći naljepnice letaka.
Kako pripremiti papire za porezni pregled?
Svaki poduzetnik dužan je pružati različita izvješća o svojim aktivnostima, tako da je potrebno znanje o fleksibilnosti dokumenata za poreznu službu. Da biste izbjegli nedosljednosti, preporučljivo je provjeriti s odgovornom osobom pravila o pričvršćivanju dokumenata.
Na gotovom dokumentu treba biti popis svih priloženih radova. Popis mora biti priložen na samom početku predmeta i odvojeno ih numerirati.Morate navesti i datum dokumenata i broj listova. Mora se zapamtiti da je broj postavljen na listovima, a ne na stranicama. Ako je dokument s više volumena, listovi svakog sveska numeriraju se zasebno.
Za porezne vlasti dokumente trebate razbaciti u 3 rupe, ne više i ni manje. Udaljenost između uboda trebala bi biti veća od tri centimetra. Morate ih organizirati u polja s lijeve strane. Rupe se izrađuju pomoću igle ili debele igle. Proboji bi trebali biti na sredini polja kako bi tekst bio jasno vidljiv. Sve rupe moraju biti izrađene tako da budu strogo jedna ispod druge.
Koju nit za šivanje?
Dokumente za porez potrebno je proširiti samo igle za probijanje pomoću vrpce ili konca LS-210. U ekstremnom slučaju dopušteno je treptanje najlonskim nitima presavijenim nekoliko puta.
Navoj je prikazan na poleđini zadnjeg lista. Krajevi, čija duljina ne može biti veća od 6 cm, moraju biti vezani. Naljepnica je izrađena u skladu s općenito prihvaćenim pravilima i ovjerena je potpisom i pečatom. Krajevi niti trebaju biti slobodni.
Ako će se dokument čuvati više od deset godina, potrebno je izvršiti pet proboja. U ovom slučaju, naljepnica bi trebala biti izrađena od papirnog tkiva.
Poklopac dokumenta
Morate znati ne samo kako bljesnuti dokumente, već i kako odabrati naslovnicu za njih. Mogu biti tri vrste: standardne, nestandardne i one koje se koriste za dugoročno skladištenje papira. U pravilu, najčešće su dimenzije pokrova 229 do 324 mm, koriste se za listove A4.
Ako je dokument veći, trebate napraviti prilagođenu koricu. Da biste to učinili, možete kontaktirati tiskaru ili je sami izraditi. Oni papiri koje je potrebno čuvati više od 25 godina trebali bi biti uokvireni u jak poklopac od debelog kartona. Ako bi se dokument trebao prenijeti u državni arhiv, naslovnica bi trebala biti bez kiseline.
Firmver s 4 rupe
Ovisno o tome koliko dugo se dokumenti pohranjuju, izvršenje može biti dvije vrste:
- Djelomičan, na kojem listovi ne mogu biti numerirani. U ovom slučaju nije potrebno sastaviti popis i popis certifikata. Ovaj je dizajn dopušten za dokumente koji se pohranjuju ne više od deset godina.
- Potpuno izvršenje potrebno je ako se papiri nalaze u arhivi više od deset godina. U tom slučaju trebate bljesnuti dokumente u 4 rupe.
Poklopac bi trebao biti čvrst, izrađen od debelog kartona, čija je debljina 0,35-1,5 mm. Elementi opisa moraju se nalaziti u skladu s GOST 17914-72. Prilikom podnošenja papira morate imati na umu da tekst treba dobro pročitati. Svi metalni elementi, poput spajalica i spajalica za papir, moraju se ukloniti.
Za firmver u 4 rupe trebate pripremiti šar, učvršćenje za stezanje, velike igle i niti. Ako ima puno listova, bolje je uzeti bušilicu.
Suptilnosti arhivskog šivanja
Prije bljeskanja dokumenata, morate provjeriti sve papire i složiti ih u ispravnom redoslijedu. Listovi inventara moraju se numerirati odvojeno. Na kraju je potreban svjedok.
Ako je slučaj djelomično završen, karton se mora nanijeti odozgo i odozdo. U slučaju cjelovitog dizajna, potrebno je šivati i vezati pomoću PVA ljepila.
Da biste stegnili pakiranje, trebali biste koristiti ugnjetavanje ili poseban uređaj. Donji i gornji proboj trebaju biti smješteni na udaljenosti od 30 mm od granica polja. Preostale dvije rupe nalaze se na udaljenosti od oko 80 mm od ekstremnih uboda.
Krajevi niti moraju biti nanizani u različite igle i držati ih u srednjim prorezima na prednjoj strani. Navoj se prikazuje sa stražnje strane kroz ekstremne proboje na prednju stranu. Dalje je urezan u susjedne rupe. Krajevi moraju biti vezani leđima.
zaključak
Ispravno izvještavanje i upravljanje dokumentima jedan je od bitnih aspekata uspješnog poslovanja. Stoga bi menadžeri trebali tom pitanju pristupiti sa svom odgovornošću i znati kako pravilno obrisati dokumente.
