Izvještaj o predujmu - obrazac AO-1 - primarni dokument za potvrđivanje potrošenih sredstava koje su ranije platile odgovorne osobe Iznos pod izvještajem izdaje se za sljedeće svrhe:
- putni troškovi;
- troškovi za poslovne i operativne potrebe;
- naknadu putnih troškova koje je snosio zaposlenik.
Avansno plaćanje
Akontacija se izdaje na temelju direktive direktora organizacije koja navodi popis zaposlenika kojima su sredstva dodijeljena, vremenski raspored, ciljeve i iznos. Novac se poslovnim putnicima daje na temelju naloga da ih pošalju na putovanje.
Obrazac se popunjava odgovorna osoba. Podnose se dokumenti koji dokazuju troškove. Računovođa provjerava ispunjavanje izvještaja o troškovima, utvrđuje troškovne dokumente u obliku AO-1 i šalje obrazac za potpis voditelju.
Ostatak iznosa vraća se na blagajnu poduzeća. U slučaju nevraćanja, sredstva se oduzimaju od plaće zaposlenika, Odjeljak 137 Kodeks rada Ruske Federacije (odbitak od plaća za isplatu dugova poslodavcu).
Pravila za popunu avansnog dokumenta
Izvješće o troškovima je bilateralni dokument. Na naslovnici je navedeno ime organizacije, broj obrasca, datum popunjavanja. Upisuju se inicijali zaposlenika, odjel, odjel (ako postoje), gdje zaposlenik radi, broj osoblja, položaj.
Namjena iznosa mora odgovarati svrsi u nalogu za obradu sredstava.
Lijevi dio obrasca sadrži podatke o stanju predujma i stvarno potrošenom iznosu. Redak 1A za stranu valutu. Odbijanje sredstava u obliku AO-1 i otplata duga u stranoj valuti događa se po tečaju Centralne banke Ruske Federacije na dan potpisivanja izvještaja o troškovima.
Na stražnjoj strani obrasca nalaze se potrošni materijali: teretnice, putni dokumenti i trgovinski primici akti i drugi radovi. Navedite broj, datum, ime, iznos u rubaljima i stranoj valuti (ako ih ima).
Dno crta je potpis odgovorne osobe.
Obrazac pisanja
Obrazac AO-1 popunjavaju i zaposlenik organizacije koji je primio sredstva i knjigovođa.
Kako izgleda izvješće o troškovima? Primjer popunjavanja zaposlenika poduzeća predstavljen je na gornjoj fotografiji. Zaposlenik na prednjoj strani dokumenta navodi ime tvrtke, inicijale, položaj, broj osoblja, svrhu akontacije (ugostiteljski ili poslovni troškovi) i datum izvještaja.
S druge strane, zaposlenik ispunjava sljedeće retke:
- stavak 1. - serijski broj dokumenta koji potvrđuje troškove;
- stupac 2 - datum pripreme dokumenta o izdacima: kada je došlo do kupovine, putovanje;
- stupac 3 - broj čeka, tovarne liste ili akta kojim se potvrđuju troškovi;
- stavak 4. - vrsta rasipanja sredstava: troškovi službenika, vozarina;
- red 5. i 6. - iznos u rubaljima i stranoj valuti prema izvještaju.
Ukupni iznos naveden je u retku "Ukupno", stavku 5 ili 6.
Popunjeni obrazac s potrošnim materijalom dostavlja se računovodstvenom odjelu.
Što je još uključeno u izvješće o troškovima? Uzorak knjigovođe koji ispunjava tvrtku prikazan je na gornjoj fotografiji. Računovođa potpisuje primitak obrasca AO-1 od zaposlenika. Na papiru se nalazi datum predaje obrasca. Primitak se daje odgovornoj osobi.
Nakon što provjeri ispravnost dokumenta i potroši iznose, knjigovođa ispunjava redove:
- Stupci 7 i 8 - sredstva u rubljema i stranim valutama prihvaćena za računovodstvo.
- Odredba 9 - brojevi računa koji se terete do potrošenih iznosa.
Naslov obrasca je ispunjen. Izvješće o troškovima sadrži podatke o izdavanju sredstava: broj, datum dokumenta na koji su izdani iznosi.Unose se podaci o saldu ili prekoračenju prethodnog predujma.
U stupcu "Računovodstvo" na naslovu obrasca navode se podaci o zaduženju i kreditu. Podaci su preuzeti iz retka 9 na poleđini obrasca.
Provjerava ispravnost aritmetičkih izračuna, papirologije. Obrazac se podnosi na potpis direktoru tvrtke.
Nakon odobrenja obrasca, izdani iznos se otpisuje i konačna obračuna sa zaposlenikom.
Ostatak avansa vraća se na blagajni tvrtke na nalogu za primanje. Tvrtka plaća prekomjerno iskorištena sredstva troškovni nalog.
Ako zaposlenik nije vratio ostatak iznosa prema prethodnom dokumentu, ne može mu se izdati novi predujam.
Rok za prijavu
Nakon povratka s poslovnog puta, zaposlenik podnosi izvješće o troškovima. Rok za podnošenje dokumenta je tri dana. 10 dana - ako je bilo inozemno putovanje. U slučaju nepredstavljanja obrasca, kršenje se bilježi za novčana disciplina.
Ako porezna služba utvrdi da se naredba ne poštuje, inspektori mogu pokušati novčano kazniti organizaciju prema članku 15.1 Zakona o upravnim prekršajima zbog upravnih prekršaja. Iako zakon ne predviđa odgovornost.
Kontrola nad dodijeljenim sredstvima je zadatak poduzeća.
Dokumenti na stranom jeziku
Ako zaposlenik po dolasku s inozemnog poslovnog putovanja podnese dokumente koji dokazuju trošenje sredstava na strani jezik, potrebno je izvršiti interlinearni prijevod.
Odredba 9. Uredbe o usklađenosti s računovodstvom regulira da se vrijednosni papiri na strani jezik moraju prevesti. Prijevod primarnih dokumenata može obaviti svaki zaposlenik koji poznaje strani jezik. Točno su naznačeni samo brojevi. Preostali podaci ne mogu se pismeno pisati.
Izvještaj o unaprijed s prijevodom ovjerava glavni računovođa organizacije ili druga ovlaštena osoba.
Obrazac za izvještaj popunjava se u jednom primjerku. U pripremi obrasca sudjeluju najmanje tri osobe: odgovorna osoba, računovođa, direktor.
