Όπως και σε άλλους τομείς των επιχειρήσεων, οι ειδικοί προμηθειών δίνουν ένα πλεονέκτημα σε έναν επιχειρηματία ή ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης, ο οποίος το βρίσκει αυτό καθώς μεγαλώνει η επιχείρηση. Ενώ οι ειδικοί υποστηρίζουν τη μείωση του κόστους, την ανάπτυξη νέων αγορών και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων, η αγορά μπορεί να φαίνεται μάλλον εκφοβιστική για έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης. Πολλοί επιχειρηματίες δεν γνωρίζουν αυτά τα θέματα και γνωρίζουν τον αντίκτυπο των δημοσίων συμβάσεων αργότερα από ό, τι θα έπρεπε.
Οι εταιρείες με μια αποτελεσματική ομάδα προμηθειών κάνουν συχνά σπουδαίες επιχειρήσεις και απολαμβάνουν την επιτυχία των τακτικών πελατών.
Για να επισημάνετε όλα τα i, εξετάστε όλες τις βασικές διαδικασίες που συνεπάγεται η σύγχρονη προμήθεια. Αυτό θα σας δώσει σαφήνεια όσον αφορά τις βασικές λειτουργίες που αποτελούν τον κύριο όγκο των υποχρεώσεων προμηθειών. Θα πρέπει να αναζητήσετε όλα αυτά σε οποιαδήποτε αρμόδια πλατφόρμα προμηθειών.
Έλεγχος απαιτήσεων και αποθέματα
Πριν από την έναρξη του κύκλου προμηθειών πριν από την πληρωμή, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί η ανάγκη για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Στο πλαίσιο των μικρών επιχειρήσεων, το κλειδί είναι η αξιολόγηση της εγκυρότητας των αναγκών. Όπως θα σας πει οποιοσδήποτε ειδικός στις προμήθειες, ελέγξτε τη διαθεσιμότητα ορισμένων προϊόντων / υλικών στο "απόθεμα" σας. Δώστε έμφαση στον εαυτό σας αυτό που σας λείπει και από αυτό διαγράψτε ήδη εκείνα τα σημεία που σας φαίνονται άνευ σημασίας. Δώστε προτίμηση στις πιο πραγματικές και αποτελεσματικές αγορές, ώστε αργότερα όλα αυτά να είναι δικαιολογημένα. Είναι πολύ σημαντικό να ελέγχετε τις ανάγκες σας και να ελέγχετε διπλά τη διαθεσιμότητα πριν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα: αύξηση των αιτημάτων αγοράς σας.
Ανύψωση αίτησης αγοράς
Εδώ, μια ομάδα ή μέλος της ομάδας που χρειάζεται ένα συγκεκριμένο προϊόν / υπηρεσία θα στείλει ένα αίτημα. Αυτό μπορεί να είναι μια έντυπη μορφή, ένα ηλεκτρονικό έντυπο ή μια προφορική αίτηση μέσω τηλεφώνου. Αν ξεκινάτε, χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικές φόρμες για να αποθηκεύσετε και να επικοινωνήσετε. Βεβαιωθείτε ότι οι αιτήσεις γίνονται μόνο αφού πληρούνται ορισμένες διοικητικές απαιτήσεις. Αυτή είναι μια μέθοδος που θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι εκτελούνται μόνο έγκυρα αιτήματα. Όπως δείχνει η πρακτική, ακριβώς αυτή η μέθοδος, στην αρχή, παίζει τεράστιο ρόλο, καθώς σας αποκαλύπτει ως επιχειρηματία στους προμηθευτές από την καλύτερη πλευρά. Ακολουθήστε τους σαφείς κανόνες και κανονισμούς στη διαδικασία υποβολής αιτήσεων και στη συνέχεια η επιχείρησή σας θα αρχίσει να αναπτύσσεται όπως πρέπει.
Διαχείριση Αίτησης Αγοράς
Ξεκινήστε αναθέτοντας την πρωταρχική ευθύνη για την έγκριση αιτημάτων αγοράς. Κάποιος από το τμήμα οικονομικών ή από το τμήμα προμηθειών εξετάζει κάθε αίτηση αγοράς και είτε το εγκρίνει και εκδίδει μια εντολή αγοράς είτε την αποστέλλει στον πελάτη αναφέροντας τον λόγο της απόρριψης. Αφού εγκριθεί η εντολή για λογαριασμό της εταιρείας σας, συνιστάται να εκτελέσετε έλεγχο προϋπολογισμού. Κάνετε αυτό πριν υποβάλλετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή προσφορές (RFP, RFQ) όπως απαιτείται. Αυτό είναι σημαντικό γιατί συμβαίνει συχνά να διατάζουμε όλα όσα φαινόταν απαραίτητα και τότε δεν μπορούμε να πληρώσουμε για την παραγγελία. Η είσοδος στο χρέος τόσο στην αρχή όσο και στην κορυφή της δημιουργίας μιας επιχείρησης είναι μια κακή πολιτική. Κάνετε τα πάντα με βάση τα οικονομικά.
Μια άλλη συμβουλή: μπορείτε να το πετύχετε εάν είναι δυνατή μια μαζική αγορά. Αυτό ταιριάζει καλύτερα στις μοναδικές, μοναδικές αγορές αγαθών ή υπηρεσιών χαμηλής αξίας ή σε μη διαχειριζόμενες αγορές μιας συγκεκριμένης κατηγορίας.
Διαπραγμάτευση και έγκριση παραγγελιών
Αφού υποβάλετε την παραγγελία αγοράς στον προμηθευτή σας, μπορούν να την εγκρίνουν, να την απορρίψουν ή να αρχίσουν διαπραγματεύσεις.Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να συζητήσετε μεταβλητές όπως τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης, τα εναλλακτικά στοιχεία, τις τιμές και τον τρόπο μεταφοράς. Σημειώστε ότι η συμφωνία είναι νομικά δεσμευτική σύμβαση. Αφού ο πωλητής υπογράψει μία, απαιτείται από το νόμο να παρέχει τις αναφερόμενες υπηρεσίες ή αγαθά σύμφωνα με το καθορισμένο χρονοδιάγραμμα στην καθορισμένη τιμή.
Λήψη αγαθών ή / και προϊόντων
Ο πωλητής σας στέλνει τα αγαθά ή παρέχει την υπηρεσία και σας εισάγει ένα σημαντικό έγγραφο σχετικά με την παραλαβή των αγαθών. Το υπογράφετε μόλις επιβεβαιώσετε ότι το ζητούμενο προϊόν (ή οι παρεχόμενες υπηρεσίες) είναι εντάξει και βρίσκεται στην αποθήκη σας. Σε αυτό το σημείο, εκτελείτε επίσης ένα μέτρο ασφαλείας που ονομάζεται τριμερής συμμόρφωση, δηλαδή σύγκριση της εντολής αγοράς, της λίστας συσκευασίας που συνοδεύει το προϊόν ή την υπηρεσία και του τιμολογίου προμηθευτή. Μόλις βεβαιωθείτε ότι όλοι ταιριάζουν, μόνο τότε θα πρέπει να πάτε στις πληρωμές.
Γραφείο εργασίας και παραγωγικότητα πωλητή
Αφού ολοκληρώσετε όλες τις διαδικασίες που οδηγούν από την "προμήθεια" έως την "πληρωμή", λαμβάνετε δύο μέτρα για να εξασφαλίσετε συνέπεια. Το πρώτο είναι η τήρηση αρχείων και το δεύτερο είναι η ανάλυση απόδοσης προμηθευτή. Μετά από κάθε πληρωμή, καταχωρίστε το για μια μόνιμη εγγραφή, χρήσιμη για τον έλεγχο και όταν χρειαστεί να λάβετε λεπτομέρειες σχετικά με την παραγγελία αργότερα, αυτό θα σας βοηθήσει. Η μετάβαση σε ψηφιακά δεδομένα θα σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε όλα τα δεδομένα αγοράς σας σε μια κεντρική τοποθεσία που είναι εύκολα προσβάσιμη.
Το έργο του προμηθευτή είναι ίσως το μόνο κλειδί για την αποτελεσματική προμήθεια. Εδώ αξιολογείτε κάθε προμηθευτή από παράγοντες όπως η ποιότητα των παραδιδόμενων αγαθών ή των παρεχόμενων υπηρεσιών, το πόσο καλά συμμορφώνονται με τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης και τις συμβατικές υποχρεώσεις καθώς και την ταχύτητα ανταπόκρισης. Εάν δεν ήσουν ευχαριστημένοι με κανένα από αυτούς τους τομείς, ελέγξτε αυτό με κόκκινο χρώμα. Η ανάλυση διαχείρισης απόδοσης των προμηθευτών σας βοηθά να διατηρείτε και να επεκτείνετε τις σχέσεις σας μόνο με τους πιο αποτελεσματικούς προμηθευτές.
Συμπέρασμα
Η κατανόηση των διαδικασιών προμηθειών σημαίνει την πραγματοποίηση αγορών πρώτης κατηγορίας! Οι επιχειρηματίες σκέφτονται πολλά και δεν χρειάζεται να αισθάνονται ότι πρέπει να γίνουν εμπειρογνώμονες στον τομέα των δημόσιων συμβάσεων, έτσι ώστε η επιχείρησή τους να λειτουργεί ομαλά. Απλά ξεκινήστε με τα βασικά στοιχεία και κατανοήστε πώς να κάνετε τις σωστές αγορές. Ρυθμίστε μερικά αυτοματοποιημένα συστήματα αγορών έτσι ώστε να είστε σίγουροι ότι εργάζονται με τον ίδιο ρυθμό κάθε φορά.
Μην αφήνετε την έλλειψη γνώσης να σας εμποδίσει να ανταγωνιστείτε έμπειρους επαγγελματίες - μάθετε σωστά αυτά τα βασικά και θα έχετε ήδη ένα καλό ξεκίνημα!