Ο χρόνος είναι ένας πολύτιμος πόρος που έχει ένα άτομο. Παρέχει ιδιαίτερα μεγάλη αξία κατά την περίοδο υλοποίησης μεγάλων και τεχνικά πολύπλοκων έργων. Επιπλέον, η πλειοψηφία προσεγγίζει τη χρήση του χρόνου που είναι διαθέσιμος σε αυτόν εξαιρετικά ανορθολογικά. Εξαιτίας αυτού, μειώνεται η ανθρώπινη απόδοση και η αποτελεσματικότητα του έργου. Ως αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να αποφύγετε τα κοινά λάθη στη διαχείριση του χρόνου σας.
Έλλειψη συστηματικής συγγραφής υποχρεώσεων
Συχνά, ένας υπάλληλος αντιμετωπίζει μια κατάσταση όπου του φαίνεται ότι ξεχάστηκε να εκτελέσει ένα εξαιρετικά σημαντικό μέρος του έργου. Ως αποτέλεσμα, διακυβεύεται η επιτυχία ολόκληρου του σχεδίου. Αυτό διευκολύνεται από ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη - την έλλειψη συστηματικής συγγραφής υποχρεώσεων.
Μια εξαιρετική λύση στο πρόβλημα μπορεί να είναι η απόκτηση και εγκατάσταση στον υπολογιστή εργασίας ενός από τα εξειδικευμένα ημερήσια αρχεία καταγραφής, τα οποία όχι μόνο θα αποθηκεύουν τα ονόματα συγκεκριμένων περιπτώσεων αλλά θα σας επιτρέπουν επίσης να δημιουργήσετε μια λεπτομερή περιγραφή αυτών και μπορεί επίσης να σας ενημερώσουν για την ημερομηνία προσέγγισης για την ολοκλήρωση μιας εργασίας.
Έλλειψη στόχων
Κάθε εργαζόμενος πρέπει να καταλάβει ακριβώς τι θέλει να επιτύχει στο τέλος. Διαφορετικά, δεν θα μπορέσει να επιτύχει στρατηγική επιτυχία στη συνεχιζόμενη επιχείρηση. Οι σωστά καθορισμένοι στόχοι όχι μόνο θα σας επιτρέψουν να αποκτήσετε ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα αλλά και να ελέγξετε την πρόοδο ολόκληρου του έργου. Για το σκοπό αυτό, είναι απαραίτητο να θέσουμε όχι μόνο τα τελικά αλλά και τα ενδιάμεσα καθήκοντα.
Έλλειψη προτεραιότητας εργασιών
Η εργάσιμη ημέρα πολλών αποτελείται από ένα τεράστιο αριθμό επειγόντων καθηκόντων. Ως αποτέλεσμα, συχνά αγνοούνται πραγματικά σημαντικά πράγματα που καθορίζουν την επιτυχία όχι μόνο ενός μεμονωμένου εργαζομένου, αλλά και της εταιρείας ως συνόλου.
Προκειμένου να αποφευχθεί αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ο λεγόμενος πίνακας προτεραιότητας εργασιών. Θα βοηθήσει να καθοριστεί ποια από τα προβλήματα πρέπει να επιλυθούν κατά πρώτο λόγο και τα οποία μπορούν να αναβληθούν αργότερα. Αυτό μπορεί να αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Η πρακτική δείχνει ότι οι άνθρωποι που βιάζονται αμέσως να λύσουν ένα νέο πρόβλημα, αναβάλλοντας μια προηγουμένως ολοκληρωμένη επιχείρηση, χάνουν τεράστιο χρονικό διάστημα.
Εξωτερική απόσπαση της προσοχής
Όπως έδειξαν μελέτες, οι υπάλληλοι των σύγχρονων εταιρειών χάνουν έως και 2 ώρες την ημέρα λόγω διαφόρων περισπασμών. Μιλάμε για τηλεφωνήματα, εφαρμογές smartphone, βοηθώντας τους συναδέλφους να λύσουν τα προβλήματά τους, καθώς και άλλα ζητήματα που αναγκάζουν να διακόψουν την εκτέλεση των εργασιών.
Η διάρρηξη έχει ένα πολύ επιβλαβές χαρακτηριστικό. Ακόμη και μετά την επιστροφή ενός ατόμου στην εργασία, θα πρέπει να περάσει 10-15 λεπτά για να «εμπλακεί» στην επίλυση του έργου. Τελικά χάνεται τεράστιο χρονικό διάστημα.
Για να αποφευχθεί αυτό, δεν πρέπει μόνο να περιορίζεται από την επιρροή του τηλεφώνου και του υπολογιστή (αν το ίδιο το έργο δεν συνδέεται με αυτό), αλλά και προειδοποιούν τους συναδέλφους για το απαράδεκτο της αποσπάσεως της προσοχής κατά τη διάρκεια του χρόνου εργασίας.
Αργοπορία
Τις περισσότερες φορές, αυτό το λάθος γίνεται από όσους φοβούνται την κλίμακα των καθηκόντων που τους ανατίθενται. Ως αποτέλεσμα, προσπαθούν να διαθέσουν το μέγιστο χρονικό διάστημα για να αρχίσουν να εργάζονται στο έργο. Αυτό οδηγεί σε μόνιμη καθυστέρηση στην επίλυση ενός μεγάλου και πραγματικά σημαντικού έργου.
Η σωστή λύση στα προβλήματα που συνδέονται με την υλοποίηση τέτοιων έργων είναι ο κατακερματισμός των εργασιών σε μικρότερες, καθώς και η δημιουργία σταδίων για την επίλυσή τους. Ως αποτέλεσμα, ένα άτομο θα είναι σε θέση να προχωρήσει με βεβαιότητα στην εκτέλεση των εργασιών.Αυτό θα επηρεάσει θετικά την αποτελεσματικότητα του έργου του και την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.
Βάλτε τα πάντα στον εαυτό σας
Πολλοί εργαζόμενοι και, πρωτίστως, οι μικροί και μεσαίοι διαχειριστές κάνουν σοβαρό λάθος στη διαδικασία των δραστηριοτήτων τους. Που φέρουν πάρα πολύ στους ώμους τους. Ταυτόχρονα, πολλοί από αυτούς σημειώνουν ότι αναλαμβάνουν την επίλυση πάρα πολλών προβλημάτων λόγω έλλειψης εμπιστοσύνης στην ικανότητα των υφισταμένων να επιλύσουν το πρόβλημα με ποιοτικό τρόπο.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι πραγματικά καλύτερο να αναλάβουμε την ευθύνη για την υλοποίηση του έργου, ωστόσο, η συνεχής επιβάρυνση όλων των νέων λειτουργιών για ένα άτομο δεν έχει φέρει καμία επιτυχία μακροπρόθεσμα. Στο τέλος, ακόμη και ένας πολύ καλός υπάλληλος έχει μειώσει την αποτελεσματικότητα. Η ποιότητα του έργου του θα επιδεινωθεί και δεν μπορεί να μιλήσει για κάποια εξέλιξη.
Η σωστή προσέγγιση για τον ηγέτη δεν θα είναι το βάρος της δουλειάς για τον εαυτό σας. Θα πρέπει να μεταβιβάσει περισσότερα καθήκοντα στο προσωπικό του. Επιπλέον, μπορεί να τους κατευθύνει ή να ελέγχει τη διαδικασία εκτέλεσης της εργασίας. Εάν ένας υπάλληλος δεν αντιμετωπίσει τη λύση των καθηκόντων στοιχειώδους προφίλ γι 'αυτόν, τότε αξίζει να εξεταστεί η σκοπιμότητα της παραμονής του στο προσωπικό της εταιρείας.
Πολύ υψηλός ρυθμός εργασίας και μόνιμη απασχόληση
Μερικοί υπάλληλοι λαμβάνουν κάποια ηθική ικανοποίηση από την συνειδητοποίηση ότι είναι πάρα πολύ ζήτημα και συνεχώς απασχολημένοι. Επιπλέον, υπάρχει ένα χάος στο τραπέζι τους, δεν έχουν χρόνο να λύσουν όλα τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί. Επιπλέον, συμμετέχουν συχνότερα σε εκείνα τα έργα που θεωρούν σημαντικά, παρά σε εκείνα που έχουν μεγάλη σημασία για την εταιρεία. Ως αποτέλεσμα, ξοδεύουν πολύ χρόνο για την επίλυση ασήμαντων, μικρών, αλλά επίπονων εργασιών.
Δεν υπάρχει λόγος να μιλάμε για την υψηλή αποδοτικότητα αυτών των υπαλλήλων. Πρέπει σίγουρα να προσαρμόσουν το πρόγραμμα εργασίας. Ορισμένα καθήκοντα απαιτούν εις βάθος ανάλυση και τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων. Στο τέλος, είναι καλύτερο να επικεντρωθείς στην πραγματοποίηση σημαντικής δουλειάς, δίνοντάς της όσο χρόνο χρειάζεται πραγματικά.
Πολυεπεξεργασία
Πολλοί είναι υπερήφανοι για την ικανότητα να κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Στην πράξη, αποδεικνύεται ότι οι εν λόγω εργαζόμενοι είναι αναποτελεσματικοί. Το γεγονός είναι ότι δεν εστιάζουν όλη την προσοχή τους στην επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος. Πρέπει να σκέφτονται συνεχώς για διάφορα καθήκοντα ταυτόχρονα. Ως αποτέλεσμα, λύνουν ελάχιστα και τα δύο προβλήματα ταυτόχρονα.
Επιπλέον, η εκτέλεση πολλών καθηκόντων οδηγεί ταυτόχρονα σε πρόσθετο κόστος χρόνου ύψους 20 έως 40%.
Παραίτηση από διαλείμματα
Υπάρχει ένας σημαντικός αριθμός υπαλλήλων που προσπαθούν να εργαστούν χωρίς διακοπές και ακόμη και χωρίς γεύμα. Έτσι, κατά τη γνώμη τους, σώζεται πολύς χρόνος που μπορεί να δαπανηθεί για την εκτέλεση ορισμένων εργασιακών καθηκόντων.
Στην πραγματικότητα, μελέτες δείχνουν ότι χωρίς διακοπές, η ικανότητα εργασίας ενός ατόμου μειώνεται σταδιακά. Ως αποτέλεσμα, μέχρι τα μέσα της εργάσιμης ημέρας, δεν ήταν σε θέση να επιλύσει τα καθήκοντα που του ανατέθηκαν τόσο αποτελεσματικά όσο το πρωί.
Αν είναι δυνατόν, κάντε σύντομα διαλείμματα 5 λεπτών κάθε ώρα. Θα πρέπει επίσης να διαθέσετε αρκετό χρόνο για φαγητό. Το γεγονός είναι ότι κατά τη διάρκεια της ανάπαυσης ο εγκέφαλος λειτουργεί λίγο διαφορετικά. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να δημιουργηθούν νέες ιδέες για την ανάπτυξη της επιχείρησης ή για την επιτυχή επίλυση ενός σοβαρού προβλήματος.
Λανθασμένος προγραμματισμός εργασιών
Κάθε άτομο έχει τους δικούς του μοναδικούς βιορυθμούς. Ως αποτέλεσμα, κάποιοι άνθρωποι αντιμετωπίζουν καλύτερα προβλήματα το πρωί, ενώ άλλοι αμέσως μετά το ηλιοβασίλεμα. Η σωστή προσέγγιση θα ήταν να προγραμματιστούν τα πιο πολύπλοκα και ενεργειακά απαιτητικά καθήκοντα για την περίοδο κατά την οποία οι επιδόσεις είναι στο υψηλότερο επίπεδο. Απλά πράγματα πρέπει να μείνουν για μια εποχή που δεν απαιτούνται σοβαρές δημιουργικές ικανότητες.