Organisationers økonomiske aktiviteter inkluderer mange handlinger, operationer, kommunikationstyper og andre aspekter af den daglige rutine. Organisationens ledelse og dens medarbejdere står dagligt over for behovet for at tackle forskellige problemer og træffe ledelsesbeslutninger. Nogle sager kan ikke løses, mens de er på arbejdspladsen, idet de nemt sidder i en kontorstol ved computeren. Der er behov for ture og forretningsrejser, forhandlinger i andre byer og endda lande. Denne artikel diskuterer detaljeret spørgsmålet om behovet for en forretningsrejse, dens mål og eksempler, design i henhold til den nuværende lovgivning, dokumentationskrav og også funktioner ved rejser til Rusland og udlandet. I denne artikel betragtes også spørgsmålet om, hvem der kan sendes på en rejse, og hvad der skal betragtes som en forretningsrejse.
Forretningsrejse koncept
Dette begreb har en klar definition, der er beskrevet i arbejdsretten. I henhold til Den Russiske Føderations arbejdskode er en forretningsrejse en retning for en medarbejder på en rejse med en bestemt opgave. Samtidig er destinationen temmelig langt fra det vigtigste arbejdsplads, turen har et klart formuleret mål, som er foreskrevet i dokumenterne, og tidspunktet for gennemførelsen er begrænset. Registrering af ledsagende dokumenter, rapportering ved afslutningen af turen, garantier for den ansatte er reguleret af arbejds- og skattelovgivningen. Eventuelle missionsmål er også præciseret, hvor eksempler er præsenteret nedenfor.
Hvorfor har du brug for forretningsrejser
Når en medarbejder på forretningsrejse bestemmer ledelsen en klar opgave, som han skal udføre i sin proces. Opgaven kan relateres til forskellige områder i organisationens virksomhed. Eksempler på rejsemål inkluderer følgende:
- indgåelse af kontraktmæssige forhold ved leverancer eller salg med modparter;
- forhandlinger om samarbejde
- bilæggelse af tvister, konflikter og andre spørgsmål, der vedrører den juridiske side af aktiviteten;
- køb af udstyr, råvarer og forsyninger;
- forretningskonferencer, deltagelse i møder og udstillinger relateret til virksomhedens retning;
- promovering af varer på nye markeder, udvidelse af kundegrundlaget;
- deltagelse i forskningsprojekter relateret til virksomhedens aktiviteter;
- personaleudvikling;
- forskning på salgsmarkeder, konkurrerende organisationer og andre markedsføringsspørgsmål;
- opsætning af hardware, software og arbejde med andre tekniske problemer i datterselskaber eller afdelinger;
- udføre kontrol af filialnetværk og enheder.
Hvad der ikke kan betragtes som en forretningsrejse
Ikke hver medarbejderrejse kan betragtes som en forretningsrejse. Det er ulovligt at rejse i følgende situationer:
- manglen på officiel registrering af en medarbejder i organisationen, en indgået ansættelseskontrakt, ingen optagelse i arbejdsbogen;
- medarbejderens ansættelseskontrakt definerer arbejdets rejse karakter;
- medarbejderen er en freelance-medarbejder, der ikke har et fast fast arbejdssted.
Rejstyper og deres timing
Konferenceopgaveture kan klassificeres efter forskellige egenskaber. Så på territorial basis foretages ture over Den Russiske Føderations territorium og til fremmede stater.Med betingelserne for turen skelnes mellem kort og lang sigt. Rejsendes sammensætning - gruppe og single. Der kan også være planlagte og ikke-planlagte ture.
Indtil videre har lovgivningen ikke klare retningslinjer for tidspunktet for turen. Der er ingen minimale eller maksimale begrænsninger. Organisationens ledelse bestemmer uafhængigt af kompleksiteten af opgaven og den tid det tager at gennemføre den. Begrænsninger eksisterede før. Man troede, at den maksimale varighed af turen ikke kunne overstige fyrre dage. I konstruktionen nåede den maksimale turgrænse et år.
Juridiske krav og regulering
For rejser, der udstedes som forretning, stilles visse krav i lovgivningen. Rejser i Den Russiske Føderations arbejdskodeks og skattelovgivningen er reguleret. Arbejdskodeksen definerer reglerne for disse arbejdsprocesser i artikel 166, 167, 168. De afslører en række problemer, der kan opstå under udførelsen af denne procedure: hvad der kan betragtes som en forretningsrejse, garantier for en medarbejder samt spørgsmål om refusion af udgifter til en rejse.
Skattekoden beskriver oplysninger om, hvordan rejseudgifter skal reflekteres i regnskab, hvad der kan debiteres fra hvilke beløb der udbetales til borgernes sociale forsikringsfonde. Der er også separate beslutninger, der indeholder de mest komplette oplysninger om ændringer af lovgivningsmæssige retsakter, innovationer i regnskabsførelse og sikring af kravene fra regulerende organer. Du kan finde alle disse oplysninger i følgende dokumenter: Dekret nr. 749, 729, 812, 64.
Hvad der garanteres for medarbejderen
Garantier til medarbejderen afhænger ikke af formålet med turen, der kan være masser af eksempler. Men med nogen af dem har arbejdsgiveren nogle forpligtelser over for medarbejderen. Medarbejderen, der sendes på forretningsrejse, har følgende garantier:
- fastholdelse af stilling, arbejdsplads, gennemsnitlig daglig løn;
- betaling af fridage, der er brugt på en forretningsrejse med dobbelt tarifering;
- refusion af udgifter, der kan opstå på en forretningsrejse til Rusland og udlandet, herunder udstedelse af et udenlandsk pas, opnåelse af et visum, told og andre gebyrer.
Alle disse garantier er angivet i arbejdslovgivningen og er underlagt obligatorisk opfyldelse af arbejdsgiveren.
Hvem der skal sendes på forretningsrejse
Valget af den medarbejder, der sendes på en rejse, afhænger af målene for turen, eksempler på jobbet, dets varighed og sværhedsgraden af de forventede forhold. Forskellige grunde til rejse kræver en medarbejders specifik viden og færdigheder.
Så udførelsen af leveringskontrakten skal overdrages til en person, der er dygtig i forretningsforhandlinger og diplomati. Dette kan være en specialist, hvis jobansvar inkluderer indkøb, planlægning og beregning af et budget for forretningsforbindelser med leverandører, eller en person, der korrekt kan forklare sin position og opnå optimale betingelser i en leveringsaftale.
Hvis formålet med turen er at opsætte udstyr eller software, er den sendte medarbejder ikke nok viden om kontorarbejde og den sædvanlige menneskelige karisma. En sådan embedsmand med teknisk baggrund sendes på en sådan rejse. Den samme situation, når der udføres feltrevisioner og revisioner. En bogholder eller økonom skal sendes på en sådan rejse.
Hvem er forbudt at sende på forretningsrejser
Ud over den menneskelige faktor, spørgsmål om kandidaters kvalifikationer og personlige evner, er der et andet aspekt ved at vælge en medarbejder til en forretningsrejse. Der er lovlige krav til kategorier af borgere, der ikke under nogen omstændigheder kan udstationeres. Disse inkluderer følgende grupper af individer:
- mindre ansatte, praktikanter, praktikanter;
- gravide kvinder;
- ansatte i virksomheden, der arbejder under en studentaftale (bortset fra forretningsrejser med henblik på uddannelse);
- medlemmer af valgkampagner, kandidater til politisk embede;
- mennesker, hvis evner er begrænset af sygdommen.
Der er også grupper af mennesker, der kun kan sendes på en forretningsrejse efter modtagelse af deres skriftlige samtykke:
- kvinder med små børn (op til tre år);
- aleneforælder, der opdrager et barn op til fem år gammel;
- værger for børn under majoriteten;
- En medarbejder i hvis familie der er en afhængig, der har behov for konstant pleje.
Rejseklarering
For at der kan tages højde for en forretningsrejse i skatte-, regnskabs- og ledelsesregnskab, er det nødvendigt at ordne det korrekt. Først og fremmest udarbejdes en mission, datoer og datoer indstilles. Kandidaten til turen skal gøre sig bekendt med det udarbejdede dokument og give deres samtykke eller afslag skriftligt.
Hvis svaret er ja, udsteder lederen en ordre om at sende specialisten på forretningsrejse. Medarbejderen udstedes og udsteder et forretningsrejse certifikat og jobopgave. Ved afslutningen af turen skal den udstationerede medarbejder fremlægge en rapport om det udførte arbejde og en forhåndsrapport med bekræftelse af kontrol, kvitteringer og billetter.
Siden 2016 er lovgivningen blevet ændret, i henhold til hvilken udstedelse af certifikat og officiel opgave ophørte med at være obligatorisk. I stedet bruger de en memo. Men mange organisationer til intern regnskabsformål udarbejder fortsat disse dokumenter.
Når du bruger personlig transport eller erhvervskøretøjstransport, kræves en serviceanvisning og en rejsepligt samt en fuldmagt og andre dokumenter, der bekræfter legitimiteten af at bruge en bestemt bil.
Oplysninger i dokumenterne
En servicemeddelelse er udarbejdet i fri form, men der er et antal detaljer, der er obligatoriske til at indikere: en dateret forretningsrejse periode, information om den anvendte transport, mål, der er sat for medarbejderen og resultaterne af deres implementering.
Alle udgifter, som medarbejderen afholder under rejsen, skal være angivet i udgiftsrapporten. Dette krav gælder for absolut alle udgifter, herunder bolig, transport, brændstof, mad og andre udgifter. For at bekræfte omkostningerne ved at betale for bolig, skal du give regnskabsafdelingen ved afslutningen af turen en check, kvittering eller kvittering, der indeholder oplysninger om ejeren, omkostninger og lejeperiode af lokalerne.
En ledelsesordre skal udstedes i overensstemmelse hermed. I kontorarbejde er der en samlet form nr. T-9, men organisationen er ikke forpligtet til at bruge den udelukkende. I en bestemt organisations regnskabspraksis kan dens egen form for dokument fastsættes. Du kan også benytte lejligheden til at udarbejde en ordre i fri form. Hovedbetingelsen er indholdet af følgende data:
- navne og detaljer om den organisation, der sendte medarbejderen på turen;
- medarbejderinformation;
- datoer for udarbejdelse af ordren;
- start- og slutdatoer for forretningsrejsetiden;
- opgaver for medarbejderen, formålet med turen.
Eksempel på jobrejse job
Jo mere ansvarlig opgaven er, jo flere niveauer indeholder den. Jo mere en virksomhed investerer i en virksomhed, desto flere resultater agter den at få. Ikke alle mindre detaljer, som manageren ønsker at vide, vil blive angivet i ordren. Nogle af dem kan diskuteres mundtligt på møder og under briefing af de rejste. Men sandsynligvis bliver medarbejderen på grundlag af turen nødt til at rapportere for alle punkter, også for dem, der ikke er officielt registreret, men blev mundtligt annonceret. For klarheds skyld giver vi et eksempel på en jobopgave nedenfor.
Tag for eksempel målet - "Indgå en leveringskontrakt, reklameprodukter." For at lette reflektionen bruger vi den type dokument, der er genereret af 1C-programmet.Du kan finde det i personaleposter, formular nr. T-10a. Denne formular indeholder 11 kolonner, der skal udfyldes: strukturel enhed, specialistposition, land, by og organisation, som medarbejderen blev sendt til, dato for start og afslutning af en forretningsrejse, antallet af kalenderdage i alt og eksklusive rejsetid, betalerorganisation, basis, indhold opgaver og en kort rapport om dens gennemførelse. Dokumentet er underskrevet af lederen af den strukturelle enhed, lederen af organisationen og medarbejderen selv.
Ordren udfylder rejseinformationen som følger:
- Efternavn, fornavn, medarbejderes patronym og hans personnummer: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personalsnummer i et separat vindue i henhold til personaleregistre).
- Underafdeling: Marketing og reklameafdeling.
- Position (specialitet, erhverv): Ledende marketingmedarbejder.
- Sted for forretningsrejse (land, by, organisation): Rusland, Moskva, LLC "Company".
- I en periode på 14 kalenderdage fra 14. januar 2018 til 27. januar 2018.
- Med henblik på: reklamekampagne, indgåelse af en leveringskontrakt.
- Forretningsrejse på bekostning af midler: LLC "Realizer".
- Basis (dokument, nummer og dato): Jobopgave nr. 3 af 01/13/2018
I slutningen af ordren er underskrifter fra leder og medarbejder. Medarbejderens underskrift placeres overfor påskriften, at han er bekendt med ordren.
Undersøgelser af design
Hvis en medarbejder af en eller anden grund ikke har fremlagt underlagsdokumenter om udgifter (kontrol, kvitteringer), refunderer organisationen ikke ham for disse omkostninger. Derfor er det så vigtigt, at man ikke glemmer at rapportere under processen med forretningsrejse. Selv en tur i en taxa eller bus skal bekræftes af en billet eller førerkvittering.
Et vigtigt punkt er også en indikation af organisationens strukturelle enhed og formålet med turen. Afhængig af de specificerede data, vil der blive foretaget yderligere afskrivninger på udgifter til regnskabsføring og skatteregnskab. Så hvis formålet med turen var at reparere maskinerne, når man foretager regnskabsmæssige beregninger, vil udgifterne blive afskrevet for at afskrive det reparerede udstyr. Hvis målet var at indgå en kontrakt, vil afskrivningen finde sted som generelle forretningsudgifter.
Og det sidste øjeblik - en forretningsrejse med et uopfyldt mål. I de fleste tilfælde anerkendes omkostningerne ved en sådan rejse ikke af skattetjenesten og reducerer ikke skattegrundlaget. Under høringen kan du prøve at forsvare din uskyld, men i de fleste tilfælde forbliver loven hos Federal Tax Service.