Tid er en værdifuld ressource, som en person har. Det får særlig stor værdi i implementeringsperioden for store og teknisk komplekse projekter. Desuden nærmer flertallet brugen af den tid, han har til rådighed, ekstremt irrationelt. På grund af dette reduceres menneskelig effektivitet og effektiviteten af det udførte arbejde. Som et resultat er det vigtigt at undgå almindelige fejl i styringen af din egen tid.
Mangel på en systematisk opgaveliste
Ofte står en medarbejder overfor en situation, hvor det forekommer ham, at han glemte at udføre en ekstremt vigtig del af arbejdet. Som et resultat står succes for hele projektet. Dette lettes af en af de mest almindelige fejl - manglen på en systematisk opgaveliste.
En fremragende løsning på problemet kan være anskaffelse og installation på arbejdscomputeren i en af de specialiserede daglige logfiler, som ikke kun gemmer navnene på specifikke sager, men også giver dig mulighed for at oprette en detaljeret beskrivelse af dem, og du kan også informere dig om indgangsdatoen for udførelse af en opgave.
Mangel på mål
Hver medarbejder skal forstå nøjagtigt, hvad han vil opnå i sidste ende. Ellers vil han ikke være i stand til at opnå strategisk succes i den igangværende forretning. Korrekt fastsatte mål vil ikke kun give dig mulighed for at få et specifikt resultat, men også kontrollere udviklingen af hele projektet. Til dette er det nødvendigt at indstille os ikke kun de endelige, men også mellemliggende opgaver.
Mangel på opgaveprioritet
Arbejdsdagen for mange består af et stort antal presserende opgaver. Som et resultat ignoreres ofte virkelig vigtige ting, der bestemmer ikke kun en enkelt medarbejders succes, men også virksomheden som helhed.
For at undgå dette skal man bruge den såkaldte opgaveprioritetsmatrix. Det giver dig mulighed for at bestemme, hvilke af problemerne der skal løses i første omgang, og hvilke der kan udskydes indtil senere. Dette kan øge medarbejdernes produktivitet markant. Praksis viser, at mennesker, der øjeblikkeligt skynder sig at løse et nyt problem og udsætter en tidligere afsluttet virksomhed, mister enorme mængder tid.
Udenfor distraktion
Som undersøgelser har vist, mister medarbejdere i moderne virksomheder op til 2 timer om dagen på grund af forskellige distraktioner. Vi taler om telefonopkald, smartphone applikationer, hjælpe kolleger med at løse deres problemer samt andre problemer, der tvinger til at afbryde udførelsen af opgaver.
Distraktion har en meget skadelig funktion. Selv efter at en person vender tilbage til arbejde, bliver han nødt til at bruge 10-15 minutter på at "blive involveret" i løsningen af opgaven. I sidste ende spildes en enorm mængde tid.
For at undgå dette, bør man ikke kun begrænse sig fra indflydelsen fra telefonen og computeren (hvis selve arbejdet ikke er forbundet med dette), men også advare kolleger om, at distrahering under arbejdstiden afvises.
Hylder til senere
Oftest begås denne fejltagelse af dem, der er bange for omfanget af de opgaver, der er tildelt dem. Som et resultat forsøger de at afsætte det maksimale tidsrum til at starte arbejdet med projektet. Dette fører til en permanent forsinkelse i løsningen af en større og virkelig vigtig opgave.
Den rigtige løsning på problemerne forbundet med gennemførelsen af sådanne projekter er opsplitningen af opgaver i mindre, samt oprettelsen af etaper for deres løsning. Som et resultat vil en person være i stand til at gå trygt frem i udførelsen af arbejdet.Dette vil påvirke effektiviteten af hans arbejde og på at nå specifikke mål positivt.
Læg alt på dig selv
For mange ansatte og især små og mellemledere begår en alvorlig fejl i processen med deres aktiviteter. De skulder for meget på skuldrene. Samtidig bemærker mange af dem, at de påtager sig løsningen af for mange problemer på grund af manglende tillid til underordnede evne til at løse problemet på en kvalitativ måde.
I nogle tilfælde er det virkelig bedre at tage ansvar for gennemførelsen af projektet, men den konstante opladning af alle nye funktioner for en person har ikke medført nogen succes i det lange løb. I sidste ende har selv en meget god medarbejder reduceret effektiviteten. Kvaliteten af hans arbejde vil forværres, og der kan ikke være tale om nogen udvikling.
Den rigtige tilgang til lederen vil ikke være byrden ved at arbejde på dig selv. Han skulle delegere flere opgaver til sit personale. Desuden kan han godt styre dem eller kontrollere processen med at udføre arbejde. Hvis en medarbejder ikke klarer løsningen af elementære profilopgaver for ham, er det værd at overveje gennemførligheden af hans ophold i virksomhedens personale.
For højt arbejdstempo og fast ansættelse
Nogle medarbejdere får en vis moralsk tilfredshed fra erkendelsen af, at de er for efterspurgte og konstant travlt. Der er desuden et rod på deres bord, de har ikke tid til at løse alle de opgaver, der er tildelt dem. Derudover er de oftere involveret i de projekter, som de anser for vigtige, snarere end dem, der er meget vigtige for virksomheden. Som et resultat bruger de meget tid på at løse ubetydelige, små, men krævende opgaver.
Det er ikke nødvendigt at tale om disse medarbejders høje effektivitet. De er bestemt nødt til at justere arbejdsplanen. Nogle opgaver kræver en dybdegående analyse og informeret beslutningstagning. I sidste ende er det bedre at fokusere på at udføre vigtigt arbejde og give det så meget tid, som det virkelig kræver.
multitasking
Mange er stolte af evnen til at gøre flere ting på én gang. I praksis viser det sig, at sådanne medarbejdere er ineffektive. Faktum er, at de ikke fokuserer al deres opmærksomhed på at løse et bestemt problem. De er konstant nødt til at tænke på flere opgaver på én gang. Som et resultat løser de dårligt begge problemer på én gang.
Desuden fører implementeringen af flere opgaver på én gang til ekstra tidsomkostninger i størrelsesordenen 20 til 40%.
Frafald af pauser
Der er et betydeligt antal medarbejdere, der prøver at arbejde uden pauser og endda uden frokost. Efter deres mening spares der meget tid, der kan bruges på udførelsen af visse arbejdsopgaver.
Faktisk viser studier, at en persons evne til at arbejde gradvist reduceres uden afbrydelser. Som et resultat var han ikke midt i arbejdsdagen i stand til at løse de opgaver, der blev tildelt ham så effektivt som om morgenen.
Hvis det er muligt, tag korte pauser på 5 minutter hver time. Du bør også afsætte en tilstrækkelig tid til at spise. Faktum er, at hjernen under hvile fungerer lidt anderledes. Som et resultat kan nye ideer genereres til at udvikle virksomheden eller med succes løse et alvorligt problem.
Forkert opgaveplanlægning
Hver person har sine egne unikke biorytmer. Som et resultat løser nogle mennesker bedre problemer om morgenen, mens andre umiddelbart efter solnedgang. Den rigtige tilgang ville være at planlægge de mest komplekse og energikrævende opgaver i den periode, hvor ydelsen er på det højeste niveau. Enkle ting skal være tilbage i et tidspunkt, hvor der ikke kræves seriøse kreative evner.