Det er vanskeligt at forestille sig en virksomhed uden møder eller andre ledelsesmøder med ansatte. Under sådanne møder kontaktes teamet, vigtige oplysninger formidles, og der fremsættes forslag. Møder er ikke altid interessante eller vigtige, desto mere positivt opfattes det af alle ansatte. For ikke at spilde tid på en tom samling af medarbejdere, skal du kende hemmelighederne ved vellykkede forretningsmøder.
Klar dagsorden
Et forretningsmøde er ikke et hemmeligt møde, men et planlagt arrangement, som skal aftales på forhånd med alle deltagere. Lederen eller personen, der samler medlemmerne af mødet, er ansvarlig for dagsordenen. Det inkluderer følgende data:
- Dato og tidspunkt for mødet.
- Emnet for samtale.
- Liste over højttalere. Hvis lederen eller arrangøren inviterede nogen til at holde en tale, skal taleren advares på forhånd. Dette vil lindre ubehagelighed og forlegenhed og give taleren mulighed for at forberede sig bedre for ikke at spilde andre lytternes tid på unødvendig information eller forsøg på at huske de nødvendige data.
Tip: alle, der taler undtagen arrangøren, skal kende deres tid tilnærmelsesvis. Dette vil give dem mulighed for ikke at forlade mødet på det forkerte tidspunkt og ikke falde i forventning. Det samlede indtryk af mødet, hvor alle kender deres plads, vil være positivt for de fleste deltagere.
Ingen ekstra lyttere
Hvis der ikke er noget ønske om at se gabende og kede ansigter fra publikum, bør du ikke invitere dem, der ikke har brug for at være på mødet. Naturligvis kan det vise sig, at mødet virkelig kun interesserer 5 personer ud af 100. Men i dette tilfælde er det stadig ikke nødvendigt at invitere 50 personer som ekstramateriale, hvilket kun vil irritere talerne og mentalt ønske, at alt dette slutter snart.
Tip: du kan altid invitere "brændende hoveder." Dette er dem, der er interesseret i projektet, ideen og ikke er modvillige til at deltage i mødet eller på anden måde vise aktivitet. Sådanne medarbejdere fortæller heldigvis hele teamet, hvad der blev drøftet på mødet, og hvordan mødet gik.
Mulighed for at tale
Denne regel om god samling følger af den foregående. De, der virkelig er interesseret i mødet, har ikke noget imod at udtrykke sin mening om emnet eller komme med et tilbud.
Men en kollektiv diskussion, hvis mødet har mere end 15 personer, kan trække videre i 1,5 timer eller længere. For ikke at fornærme nogen, skal du give ordet til lederne af grupperne eller bede alle om at samle interesser for at give flere talere mulighed for at annoncere deres meninger.
Monolog begrænsning
Arrangørerne af møderne og lederne af teamet bør ikke gøre de tilstedeværende kede, mens de bruger timer på at udtrykke deres tanker, håb og præferencer. Tiden for hver deltager skal være begrænset.
Hvis det er nødvendigt at beslutte, hvad der er bedre: For at gøre præsentationen kort eller langvarig, skal du vælge den første mulighed. Hvis du vil lytte til detaljerne, vil eleverne selv stille spørgsmål eller bede om anden information.
Men der er ikke noget værre, når spørgsmålet opstår i øjnene på de tilstedeværende: "Hvornår slutter det hele?" I mellemtiden fortæller arrangøren af mødet, som om intet var sket, sin mening om det nye projekt uden at være opmærksom på de trætte sukkere fra arbejderne.
Ryd opgaver
Hvis mødet ikke er rent informativt, skal deltagerne modtage klare henstillinger eller opgaver, når det er afsluttet.Hvis du vil deltage i et nyt projekt, skal alle have navnet på ideen, kravene, opgaven og fristerne for dets gennemførelse.
Ledere, der beder medarbejdere om at opfylde kravene, men ikke sætter specifikke frister, mister blot tid. Uden hårde grænser gør mange alt i sidste øjeblik, og det er ikke kun uansvarlige arbejdere, der er skylden.
Udførelse kontrol
Efter at have modtaget opgaverne efter mødet, begynder ikke alle medarbejdere samvittighedsfuldt at udføre dem. Men hvis lederen glemte hvem han havde sat hvilke opgaver, så blev mødet spildt.
Regelmæssig overvågning af udførelsen af opgaver, der er modtaget under mødet, er en vigtig del af den overvejende proces. Opfølgningen skal være den, der gav instruktionerne. Ellers vil kravene være valgfri, hvilket i sidste ende annullerer fordelene ved forretningsmøder i erhvervslivet.
Ingen distraktioner
Under offentlig tale bør højttaleren ikke blive distraheret af fremmede lyde, genstande eller aktiviteter. Det er ikke tilladt at se nogen steder bortset fra tekst, skærmen på præsentationsmonitoren eller dem, der lytter til hans tale.
Det tilrådes at sætte mobiltelefonen i lydløs tilstand eller slukket. Dette gælder også for dem, der lytter til talen: opkald, sms og kommunikation på sociale netværk under en anden persons tale er et tegn på, at mødet er kedeligt og ikke bærer nyttige oplysninger. Når mødet er effektivt, bruger ingen tid på gadgets eller andre måder at have det sjovt på.
Korte frister
Det anbefales ikke at afholde møder dagligt, da sådanne møder kan være kedelige for de fleste medarbejdere. Men hvis behovet for at samles dikteres af virksomhedens særegenhed, skal du være særlig opmærksom på tidspunktet for mødet.
Et møde vil være produktivt, hvis det ikke bliver langvarigt. Maksimalt 20 minutter om dagen er nok til at formidle vigtig information og formå at udpege de ansvarlige for daglige opgaver.
Jobanalyse
Ledere eller arrangører af møder rådes til at registrere processen eller føre en særlig kalender, mødedagbog. Det skal bemærkes, hvor længe mødet varede, de vigtigste punkter, opgaver og forslag.
Dette giver dig mulighed for ikke at gentage, afholde det næste møde produktivt og fjerne behovet for at huske, hvilke opgaver der kræver overvågning.