Under betingelserne for moderne kommercielle forbindelser mellem producenten og køberen, kan der opstå en situation, når betalingen for de modtagne varer eller tjenester modtages sent på virksomhedens konto. Forsinkelse kan være forårsaget af forskellige faktorer. Kunders gæld kan kunderne akkumulere. Dette fører til en afmatning i omsætningscyklussen, virksomheds manglende evne til at finansiere sine aktiviteter.
For at undgå negative konsekvenser er selskabsledelsen forpligtet til tilgodehavende kontrol. Dette giver dig mulighed for at tage de nødvendige forholdsregler for at reducere det på en rettidig måde. Hvordan denne proces forekommer, bør man kende for enhver finansiel leder.
Begrebet tilgodehavender
Kontrol af tilgodehavender og gæld udføres af enhver virksomhed, uanset dens aktivitetsomfang. Dette er nødvendigt for at sikre betingelser for normal funktion af alle komponenter i virksomheden.
Debitors gæld er en del af organisationens driftskapital. Dette er penge, der midlertidigt mangler fra virksomhedskontoen. De bruges i nogen tid af debitorer (debitorer) i deres aktiviteter. Dette er selskabets ejendomsrettigheder, der er et af objekterne for borgerne.
Det mest typiske eksempel på tilgodehavender er modparter i et selskab, der ikke betalte umiddelbart efter levering af varer, udførelse af arbejde eller tjenester, deres aftalte værdi. Mindre ofte får et selskab sådanne ejendomsrettigheder i tilfælde af ikke-kontraktmæssige forpligtelser, for eksempel når de forårsager væsentlig skade fra enkeltpersoner eller juridiske enheder.
Behovet for kontrol
Når man arbejder med klienter, syntes spørgsmålet om at kontrollere deres gæld naturligt. Det kræver omhyggelig, opmærksom undersøgelse. Regnskab og kontrol med tilgodehavender og gæld vedrører spørgsmål om organisationens økonomiske stabilitet, dens sikkerhed. En sådan procedure påvirker også virksomhedens modtagelse af nettoresultat, kapitalomsætning og rentabilitet i virksomheden. Derfor kan en sådan analyse ikke overses.
Styringen af tilgodehavender giver virksomhedsledelsen mulighed for at reagere i tide på problemer, der opstår på dette område. Hvis modparterne ikke betaler deres gæld til tiden, kan virksomheden ikke rettidigt købe det nødvendige materiale til produktion, betale deres egen gæld for de tjenester, der leveres af andre organisationer.
Den omvendte cyklus bremser i dette tilfælde. Virksomhedens nettoresultat er faldende. Alle indikatorer for finansiel stabilitet og stabilitet er faldende. Som et resultat vil organisationen mislykkes. For at forhindre dette bør analytikere og ledelse implementere kontrol med tilgodehavender og gæld.
Konsekvenserne af manglende kontrol
Analyse og kontrol af tilgodehavender skal udføres på hver facilitet. Hvis ledelsen ikke er opmærksom på dette problem, opstår der en række alvorlige problemer.
Virksomheden mister kontanter. Hvis køberen modtager en udsættelse uden god grund og udsigten til tilbagebetaling af gælden, selv ved en domstol vil det ikke være muligt at tilbagebetale sin gæld. Dette er alvorlig skade på enhver organisation.
Indikatorerne for finansiel stabilitet er også faldende. Virksomheden vil ikke være i stand til i sidste ende at betale sine skattemæssige forpligtelser, betale lønninger til personalet osv. Effektivitetsindikatorerne for ressourceforbrug reduceres.Midler, der er i omløb, deltager faktisk ikke midlertidigt i produktionsaktiviteter. De kunne rettes mod udviklingen af virksomheden, men i øjeblikket er denne kapital fraværende.
Med væksten i tilgodehavender, mister virksomheden gradvist sit forretningsmæssige omdømme og produktkonkurrenceevne.
Kontrolmål
Regnskab og kontrol med tilgodehavender forfølge visse mål. Modpartsgældshåndtering er nødvendig for at begrænse deres beløb til et acceptabelt niveau. Med kontrol kan du også vælge salgsbetingelserne, der garanterer rettidig modtagelse af betaling efter salget af varer eller tjenester.
Analyse af tilgodehavender giver dig mulighed for at udvikle en specifik tilgang til hver klient. For en gruppe købere kræves et rabatsystem og for en anden tværtimod kvoter.
Kontrollen giver dig også mulighed for hurtigt at kræve et afkast af gælden, reducere budgetgælden. Lederen vil være i stand til at vurdere omkostningerne i forbindelse med administration af gæld, glemte muligheder som følge af frysning af midler i omløb.
Gældsklassificering
Regnskabs- og tilgodehavender kontrol involverer opdelingen af gæld i uforfaldne og forfaldne. Den første kategori inkluderer forpligtelser fra kunder, hvis tilbagebetalingsperiode specificeret i kontrakten endnu ikke er ankommet. Denne gruppe inkluderer også gæld, hvis levetid ikke overstiger 1 måned. De er forbundet med den normale proces med afvikling af afviklinger (dette er angivet i aftalen).
Forfalden gæld inkluderer det beløb, som køberen allerede skulle have indbetalt på sælgers konto, men dette skete ikke. I dette tilfælde kan virksomheden sagsøge sin modpart.
Der er også sådan noget som tvivlsom gæld. I dette tilfælde er leverandøren af varer eller tjenester ikke sikker på, at køberen betaler sin gæld. Men tvivlsom og dårlig gæld bør ikke forveksles. Tilgodehavender af sidstnævnte type kan debiteres fra virksomhedens balance, da forældelsesperioden allerede er gået. Tvivlsomme gældsregnskaber indregnes af virksomheden, indtil de bliver håbløse.
Kontrolmetoder
Kontrol af tilgodehavender i virksomheden foretaget på baggrund af en opgørelse over afviklinger med købere og kunder. Dette arbejde udføres nødvendigvis af analytikere inden udarbejdelsen af årsrapporten.
Imidlertid er en opgørelse over gæld en gang om året ikke nok. Problemer kan opstå og akkumuleres over flere måneder. Derfor bør kontrolforanstaltninger udføres regelmæssigt. Det er bedst at være opmærksom på dette emne en gang om måneden. For nogle virksomheder anbefales det at opgøres modparternes gæld to gange om måneden på grund af den menneskelige faktor.
Salgschefer skal motiveres af princippet om at samle penge fra kunder. Der kræves også økonomisk kontrol med tilgodehavender. Dette giver dig mulighed for at vende tilbage til cirkulation af et betydeligt beløb.
foranstaltninger
Tilgodehavende kontrolsystem baseret på visse aktiviteter. De er betinget opdelt i to grupper. Den første kategori inkluderer organisatoriske foranstaltninger, og den anden - vurderingen af forskellige debitors gældsindikatorer.
For at udføre organisatoriske aktiviteter udnævnes en medarbejder, der er ansvarlig for overvågningen. Oftest kan det være en intern revisor eller en revisor.
Derefter fastlægger manager de nøgledatoer, hvorpå de relevante indikatorer skal evalueres. Betingelserne for at tildele en udsættelse såvel som dens dokumentation er under udvikling. Forordningen kontrolleres af den ansvarlige for revisionen.
Mængden af tilgodehavender skal tages i betragtning i salgsledernes motivation. For alle modparter indstilles kreditgrænser. For status på tilgodehavender skal være ansvarlig kommerciel direktør.
Teknisk support
At udføre intern kontrol med tilgodehavender, mange virksomheder bruger specielle computerprogrammer. De forenkler processen med databehandling i høj grad. 1C-programmet er det mest populære hos vores lands virksomheder. Med dens hjælp kan du oprette et register over debitorer samt overvåge aldring af deres gældsforpligtelser.
Hvis ledere fører registre over gæld i et sådant program, vil de være i stand til at spore, hvilke købere, der har akkumuleret gæld relativt for nylig, og hvilke de allerede er forældet markant.
Til dette er det nødvendigt at generere en passende rapport i programmet. I det vil tilgodehavender blive sorteret efter datoen for dens forekomst. Modparter, hvis gæld blev dannet for en uge, to uger, en måned og et år siden, kan vises i rapporten. I betragtning af virksomhedens type aktivitet klassificeres de opnåede data som gammel eller frisk gæld.
Resultatevaluering
Kontotilgodehavende kontrol er baseret på visse indikatorer. Under implementeringen er det nødvendigt at udarbejde et gældsbudget for hver modpart (ved hjælp af programmet). Ved udgangen af hver måned beregnes indsamlingsfrekvensen. Dette giver os mulighed for at estimere andelen af betalte varer i den samlede mængde af afsendte varer.
På baggrund af betingelserne for kontrakter med modparter udarbejdes en tilbagebetalingsplan. Dynamikken i modpartsgældsomsætningsgraden overvåges.
Baseret på de opnåede data beregnes varigheden af debitors gældsomsætning også. Denne analyse giver dig mulighed for at evaluere effektiviteten af kreditkontrol for at bestemme graden af pålidelighed af modparter.
Interne problemer
Kontotilgodehavende kontrol skal ledes af en erfaren analytiker. På samme tid er det muligt at finde interne problemer, der kunne have forårsaget gæld. Måske overholder de ansatte, der er ansvarlige for salget, ikke de etablerede standarder for levering af udskudte betalinger. Fakta om den åbenlyse svindel fra virksomhedens ansatte sker også.
Så for eksempel for at modtage en bonus i slutningen af måneden forsøger den medarbejder, der er ansvarlig for salg, at medtage flere salgsmidler i rapporten. Derfor kan han bede kunden om at købe produktet fiktivt. Det vil sige, at kunden ikke overfører midlerne, men som om han havde sendt en sending af varer. Disse midler krediteres køberen. Lederen modtager sin bonus, og klienten får muligheden for at skaffe yderligere midler i omløb. Desuden kan kunden også betale en vis præmie til salgschefen for dette. I dette tilfælde taber virksomheden.
Kreditgrænse
Kontotilgodehavende kontrol kan returnere et betydeligt beløb i omløb. For at forhindre mulig skade på virksomhedens aktiviteter bruges en tilgang, der indebærer, at der stilles en kreditgrænse. Dette er niveauet for tilgodehavender, der vil være sikkert for virksomheden.
Derudover sættes kreditgrænsen både for organisationen som helhed og for hver modpart individuelt. En lignende grænse kan også indstilles for hver salgsafdeling. De er kendetegnet ved industriprincippet. Kreditgrænsen sættes i overensstemmelse med indtægtsbeløbet for den sidste måned, som enheden medbringer. Denne indikator er godkendt af organisationens generaldirektør.
Kontotilgodehavende kontrol nødvendigt for enhver virksomhed. Dette giver dig mulighed for at øge organisationens rentabilitet og økonomiske stabilitet.