L’èxit en el negoci consisteix en molts factors relacionats amb la qualitat del producte, el nivell de servei, l’eficiència d’adquisició de clients, etc. Però també hi ha factors secundaris als quals no sempre se’ls presta la deguda atenció. Per exemple, articles sobre despeses generals i indirectes poden dificultar el desenvolupament de l’empresa, a causa de restriccions financeres, que no permeten avançar activament. Hi ha moltes maneres de minimitzar-les. A continuació, es parlaran dels més comuns.
1. Auditoria dels articles de despesa
Una revisió rutinària dels canals pels quals flueix els diners de l’empresa permetrà, com a mínim, assegurar-se de despeses innecessàries. L'error de molts gestors és acceptar la llista de despeses una vegada establerta com a permanent i incondicional. Al mateix temps, els costos poden variar, així com les condicions de l'empresa. Algunes de les despeses esdevenen irrellevants amb el pas del temps, i algunes d’elles simplement es poden reorientar com a part de l’optimització.
2. Implicació dels empleats
Un líder, per molt que tingui experiència i sigui qualificat, pot no conèixer totes les complexitats per gestionar els articles de despesa. Sobretot quan es tracta d’una gran empresa. Implicar empleats de diferents nivells i perfils en el procés d’optimització de les despeses ens permetrà veure el problema més ampli i escollir així la forma més correcta de racionalitzar les activitats financeres de l’empresa.
3. Revisió de contractes de tercers
Els contractes a llarg termini són els més dolorosos en termes de bretxa. Tot i això, per exemple, es pot revisar el lloguer com un dels articles de despesa més sensibles d’una petita empresa. Potser el canvi de lloc per l’oficina no només estalviarà un determinat percentatge, sinó també millorar les condicions laborals.
4. Optimització tecnològica
En el context de canvis dinàmics en el camp de les noves tecnologies, la substitució d’equips d’oficina podria justificar-se. Després d’haver esborrat equips innecessaris i obsolets, podreu estalviar en costos de manteniment i reparació, sense oblidar els avantatges funcionals de la instal·lació d’equips més moderns.
5. Optimització del personal
Un altre dolorós tema de despesa són els sous dels empleats. No val la pena mantenir els quadres francament poc efectius només pel respecte de la seva anterior contribució. Per tant, els danys es causen a l’empresa en general i a altres empleats en particular.
6. Revisió de l'estratègia de màrqueting
Un cop més, estem parlant d’actualitzacions tecnològiques, quan els mitjans ineficients de promocionar productes són cosa del passat, deixant espai a mètodes moderns de comunicació amb els clients. Per exemple, la publicitat en paper cara avui dia no té el mateix paper que fa cinc i cinc anys.
7. Actualització digital
Una altra àrea que afecta les actualitzacions de tecnologia. El mateix rebuig dels tràmits i la introducció de comunicacions digitals no només redueix els costos financers, sinó que també augmenta la productivitat de les empreses.
8. Cita d’un comprador
L'activitat de les empreses modernes està associada a un gran nombre de costos indirectes per a diverses adquisicions. Un empleat la responsabilitat del qual serà el control total de les contractacions podrà optimitzar la despesa dedicant tot el seu temps a trobar les ofertes més rendibles.
9. Arrendament d’espai
Si l’empresa posseeix locals vacants, és recomanable arrendar-los. Un lloc buit no aporta beneficis i una font d’ingressos constant cobrirà part dels mateixos costos indirectes.
10.Formes alternatives d’organització del flux de treball
Els especialistes en l’àmbit de la gestió es revisen progressivament els enfocaments tradicionals per a l’organització de l’activitat laboral. Per exemple, pot ser que es tracti de traslladar-se a la feina sense una oficina a casa. També cal destacar el concepte de coworking quan diverses parts interessades lloguen un gran espai i organitzen una zona lliure per al treball i la creativitat. Tot això també minimitza els costos i, de vegades, proporciona més oportunitats de creixement professional.