Les activitats de les organitzacions comercials estatals i comercials es formalitzen d’acord amb la legislació aplicable. Actualment, a la massa de flux de treball d’oficina ens interessa documentar estrictament els informes, és a dir, les factures. Es tracta de treballs importants que contenen informació completa i completa sobre l'enviament, l'enviador i el destinatari. Hi ha diferents factures i totes tenen característiques. En parlarem.
Per a què serveixen les factures?
La presència d’una factura és un requisit previ per al transport de mercaderies, independentment de quin tipus de transport utilitzem. El document està pensat per reflectir informació sobre l’emissor i el destinatari, així com per simplificar la resolució de diversos problemes contenciosos.
Varietats de factures
Una factura és un document el format del qual està establert per la llei i no pot ser modificat. Tot i això, hi ha diversos tipus de factures per a diferents tipus de càrrega i diferents transports. El document en si té diversos matisos de recopilació i inclou diverses seccions. El més informatiu és la taula que conté informació sobre el producte en si.
Recepció
Per realitzar les operacions d’emissió i recepció d’articles d’inventari, s’utilitza una fitxa, que reflecteix les següents posicions: nom de l’organització que va emetre el document, número, data, cognoms i posicions dels empleats que van emetre i rebre la mercaderia, les seves signatures, nom de les mercaderies, preu unitari de les mercaderies i quantitat total, grau, quantitat i altres característiques. A l’hora d’elaborar els estats financers, es tenen en compte totes les factures i s’han de reflectir als documents. Quan encara es requereix el seguiment de les factures?
Qui segueix?
La tramesa també és d’interès per als organismes d’inspecció, per exemple, per al servei tributari, que fa una auditoria obligatòria. En aquest cas, una factura executada incorrectament pot tenir conseqüències àmplies, però tristes. A més, es pot comprovar la presència d’un enviador durant el transport de mercaderies, per exemple, els inspectors de la policia de trànsit realitzaran necessàriament una revisió dels camions al llarg de la ruta i, en conseqüència, han de mostrar una factura per a les mercaderies que es transporten. Naturalment, la informació que es reflecteix al document ha de correspondre al que hi ha al camió. La situació és similar a la del transport per altres mitjans de transport. Sense factura, les mercaderies simplement no seran carregades al transport. Hi ha moltes varietats d’aquests documents. Cada tipus de paqueteria té les seves pròpies característiques en la preparació, us aconsellem que us familiaritzeu amb antelació. Per exemple, hi ha tipus especials de factures utilitzades en el transport de productes ramaders.
Altres tipus de factures
Tal com vam saber, la nota d’enviament és un document obligatori durant el transport. A més de la mercaderia, s'apliquen altres varietats d'aquest document. Quan es ven, s’utilitza una factura quan la mercaderia es ven sense transport ni lliurament. El següent tipus és el document que l’empresa elabora a l’arribada de diversos actius al balanç.
Un tipus especial és la factura de devolució. S'elabora en una situació en què la càrrega estava malmesa i no té un aspecte comercialitzable a l'arribada. Una nota de devolució s'elabora de la mateixa manera que una factura de càrrega, amb una excepció. Tots els matisos s’han de pensar amb antelació, evitant errors en la preparació. En cas d’inventari, elabora una factura per tornar a comptar.Inclou informació de totes les accions comeses en el procés de recompte. A més, hi ha un tipus de document com una factura de rebuig matrimonial, que es compila després de rebre el producte defectuós, si el seu ús és impossible. El número de factura és un tret distintiu molt important.
La factura matrimonial confirma el fet de causar danys, evita problemes contenciosos amb proveïdors. A més, és la base per anotar actius. El document principal que regula la relació durant el transport de mercaderies entre totes les parts interessades (emissor, destinatari, transportista) és la factura de lliurament. Cal destacar que aquest document s’utilitza només en el cas del transport terrestre o fluvial. En el moment de l'enviament, s'emet una factura de lliurament. Es pot fer un seguiment senzill del número de factura.
L’expedient redacta el document de transport amb el nom del destinatari específic quan s’utilitza qualsevol tipus de transport per al registre i la certificació del contracte de transport de mercaderies. Per l’exactitud i la correcció de la informació especificada en la factura, l’enviador és responsable, el transportista, al seu torn, té el dret de verificar aquesta informació. Al llarg del recorregut de la mercaderia, s’acompanya d’una factura d’encarregament, i s’emet al destinatari a la destinació amb la mercaderia.
Conté totes les dades importants relacionades amb la mercaderia transportada (massa, nom, hora de recepció per al transport i hora d’arribada a la destinació, etc.), necessàries per a la formació de la base de proves, si cal que certifiqui la conclusió del contracte de transport i el seu rendiment real. En cas de sinistres (escassetat, malbaratament, danys, retard, retards, etc.), la factura de l’adscripció es presenta de la manera prescrita. La regulació legal quan s'utilitza transport ferroviari es forma a partir de normes legislatives en ferrocarrils. El transport ferroviari internacional es realitza sobre la base d’acords de tràfic internacional de mercaderies, la Convenció sobre transport ferroviari internacional (COTIF) modificada el 1980 i altres documents.
Transport ferroviari
Des del moment en què l'estació accepta la mercaderia per a la seva expedició, es considera conclòs el contracte de transport. La nota d’enviament original es trau del remitent i s’envia juntament amb el transport de mercaderies al llarg de la ruta. L’emissor té un duplicat segons el qual rep la mercaderia a la destinació. Si es perd un duplicat de la factura, les mercaderies no s’emeten a la destinació només després de la caducitat del període normatiu i la publicació als mitjans de comunicació que s’hagi perdut el document. Tota la informació anterior conté els documents oficials següents: carta general dels ferrocarrils russos, carta comercial i carta de litigis comercials. La factura de les mercaderies també és un document de liquidació, ja que la columna corresponent del document conté informació sobre les despeses de mercaderies pagades. El seguiment d’una nota d’enviament és un procés bastant senzill.
Per a què serveix una factura?
La factura s’elabora d’acord amb la legislació aplicable i us permet resoldre diversos problemes alhora. En primer lloc, documenta la informació sobre l’alliberament de mercaderies del magatzem. L’ús de la factura simplifica el manteniment dels estats financers. També és important que es tracti d’un document d’informació estricta, amb el qual es pot verificar l’exactitud de la informació proporcionada a l’impost. Doncs bé, l’últim element d’aquesta llista (en ordre, però no en té importància) és la possibilitat d’utilitzar al jutjat.
Resolució de problemes contenciosos
El darrer punt per a les organitzacions pot tenir una importància cabdal. La presència d’aquest document permet resoldre problemes més controvertits sense portar el cas davant els tribunals.Per exemple, si es perd la càrrega, es pot fer un seguiment de la càrrega pel número de tramesa.
Si el procés continua tenint lloc, el fulletó li permet demostrar la veritat i justificar la reclamació. Malgrat l’abundant quantitat d’informació i la indubtable importància de la factura d’encarregament, el seu ompliment no requereix coneixements especialitzats, i això explica la distribució generalitzada d’aquest document.
Normalment a cada organització hi ha documents de productes bàsics i altres fulls directius que contenen informació sense canvis, com ara detalls. Si l’empresa té clients, el qual es desenvolupa de manera continuada, aleshores es desenvolupa una plantilla específicament per a cadascun d’ells. En aquest cas, l’emissió de documents rellevants és encara més simplificada.
Errors en la factura
No obstant això, a causa d’una indiscreció banal o d’una simple pressa en un procés tan senzill, sovint es produeixen errors. Això és inacceptable, no hi hauria d'haver errors a la factura, ni tan sols menors. Es tracta d’un document d’informació estricte. Si s'ha detectat l'error després de la tramesa de la mercaderia al comprador, es forma un nou document i es signarà. Aquests requisits estrictes proporcionen protecció contra transaccions fraudulentes.
Què és aquesta factura? Hem respost aquesta pregunta.