Avui dia, l’activitat laboral al servei administratiu de l’estructura sovint es percep com l’etapa inicial d’una carrera o com a feina per als estudiants de primer any, que, per regla general, no requereixen una preparació seriosa. Què s’entén amb el concepte personal administratiu? Amb qui es relaciona a la categoria adequada? Per què? En el procés de lectura d’aquest article es poden trobar respostes a aquestes i a altres qüestions igualment importants.
Característiques comunes
Tot i que personal administratiu sovint només implica l’inici del creixement, moltes persones construeixen una carrera d’èxit i reben reconeixement professional en aquesta àrea. Aquests empleats no hauran de dir que aquest treball no requereix la qualificació adequada i és extremadament fàcil. Quines són les responsabilitats que acostuma a exercir un servei? Personal administratiu realitza diverses tasques relacionades amb l'organització de processos empresarials fonamentals. Entre ells es troben els següents elements:
- Manteniment de registres.
- Control en termes d’execució d’ordres i ordres del cap per diferents departaments i divisions.
- Personal administratiu es dediquen a la prestació de serveis socials, domèstics, econòmics, materials i tècnics a l'estructura.
- Organització i reparació posterior a l’oficina, si cal.
- Organització de la recol·locació.
- El personal administratiu és els empleats que hagin de relacionar-se amb els serveis d’operacions.
- Interacció amb els propietaris.
- Organització i posterior celebració d'esdeveniments corporatius. És important afegir que en aquest cas personal administratiu només proporciona assistència addicional.
És important tenir en compte que aquesta llista es pot concretar i complementar en funció de les necessitats i tasques de l’empresa.
L’aspecte pràctic de la qüestió
Tal com va resultar, personal administratiu és empleats que la seva àrea d’actuació inclou la realització de funcions directives o la realització de treballs relacionats amb problemes de gestió organitzativa en termes tècnics.
Així, a les organitzacions governamentals, el departament de personal, que gestiona personal i selecciona personal, sovint s’inclou al departament administratiu, al departament d’administració d’empreses, etc. Tanmateix, aquesta pràctica pel que fa a organitzacions a gran escala de propietat privada no està molt estesa: aquí el departament de gestió és una estructura independent, per descomptat, encapçalada pel cap. És important tenir en compte que personal administratiu sovint no s’inclouen els ajudants personals i els ajudants de departament. Així doncs, es relacionen, per regla general, amb el personal d’una determinada unitat estructural i estan subordinats al cap corresponent. Les seves tasques es redueixen directament a la resolució dels problemes d’aquesta unitat. Caracteritzant el mateix grup de personal administratiu els companys resolen els problemes de tota l'organització.
Cal destacar que el nombre d’empleats administratius de l’empresa depèn principalment de la seva estructura interna, de la mida i de l’àrea d’activitat. Per exemple, moltes associacions estatals, empreses de gestió de grans empreses o grans explotacions separen personal administratiu en un departament independent. Per regla general, s’anomena departament administratiu o departament general.El departament és una organització complexa, el cap de la qual organitza direcció de personal i informa al cap de l'empresa.
Institucions estatals
El departament administratiu d'una institució estatal pot incloure els següents departaments d'un mode d'activitat independent:
- Suport de documentació.
- Protocol-organitzatiu.
- Departament de control.
- Suport a les llars.
- Servei públic i així successivament.
És important tenir en compte que en grans estructures comercials treballar. Personal administratiu en aquest cas representa el departament empresarial. Inclou gestors d’oficines, secretaris, personal de manteniment (conductors, netejadors, missatgers). El cap de la categoria corresponent és plenament responsable de la tasca del departament.
En empreses que tenen una estructura complexa que inclou diverses oficines, personal administratiu i tècnic, per regla general, es forma segons un únic esquema. El seu treball està supervisat per les activitats del director administratiu. Les seves tasques inclouen la gestió i coordinació de les activitats de l'estructura administrativa en conjunt. El director administratiu està subordinat als caps de departaments administratius, així com a gestors d'oficines d'unitats estructurals i oficines independents.
Petites empreses
Personal administratiu en empreses petites amb objectius comercials, per regla general, consta d’un empleat. El seu càrrec es coneix com a gerent d’oficina o secretari. Si no hi ha, algunes funcions administratives (per exemple, organització de tràmits, gestió de documents o encàrrec de l'oficina) s'assignen a un determinat empleat menor com a càrrega addicional.
Tradicionalment personal administratiu inclou secretari, ajudant de secció, assistent personal del cap, cap del departament administratiu. A més, aquesta llista inclou un gestor d'oficines i un director administratiu. És important tenir en compte que inclouen diversos empleats del personal de manteniment (per exemple, personal administratiu i tècnic de seguretat elèctrica) En els capítols posteriors, serà convenient considerar els llocs administratius més habituals.
Gerent d’oficina
Segons va resultar, caracteritzant personal administratiu subdividit en àmbits administratius i tècnics. El responsable de l’oficina pertany al primer grup. D’altra manera, se l’anomena administrador o administrador superior. El gerent de l’oficina informa al director contractant o director executiu. Al cercle dels seus subordinats només hi ha empleats que donen suport al funcionament de l'estructura. L’objectiu principal de l’administrador superior és assegurar el bon funcionament de l’oficina i el bon funcionament. Administrador d’oficines com personal de suport administratiu realitza les funcions següents:
- Proporcionar control sobre la disponibilitat i funcionament d’equips d’oficina.
- Pressupost de despeses per al suport d’oficina.
- Garantint el processament puntual de la correspondència entrant i enviada, el seu lliurament d'acord amb la finalitat.
- Participació en l’inventari dels complexos d’immobles d’oficines.
- Exercici de control sobre els terminis d’execució de valors i la seva execució competent.
- Organització i control del treball dels treballadors subordinats, entre els quals, per regla general, operadors de telefonia, secretaris, conductors, netejadors i vigilants de seguretat.
- Control i suport del sistema d'arxius de l'empresa.
- Reserva de bitllets, suport de visat i reserves de sales per als empleats de l'empresa.
Els requisits següents sobre experiència i qualificacions són rellevants per al gerent de l’oficina:
- Educació adequada (especial secundària o superior).
- Coneixement desitjat d’una o més llengües estrangeres.
- Excel·lent coneixement de tecnologia informàtica.
- Coneixement de la tecnologia d’oficina.
- Experiència laboral en l’àmbit administratiu com a mínim durant un any.
- Sociabilitat, resistència a l'estrès, habilitats en matèria organitzativa.
Cap del Departament Jurídic
El cap d'aquest departament informa exclusivament del director general. Els seus subordinats inclouen tots els empleats del departament jurídic. L’objectiu de l’activitat del cap és la formació i la major gestió del servei jurídic de l’empresa. L'empleat en qüestió compleix les funcions següents:
- Selecció i formació dels funcionaris legals.
- Legalització de l'estructura organitzativa de l'empresa.
- Formació dels estàndards de la corporació interna.
- Creació de flux de treball segons els estàndards legals corporatius desenvolupats.
- Organització de formació legal per als empleats de l'empresa.
- Expertesa jurídica en projectes de documentació legal diversa, la preparació dels quals es realitza a l'empresa.
- Organització de la preparació de conclusions d’acord amb qüestions legals derivades en el transcurs de l’estructura.
- Representació d'interessos de l'empresa en les autoritats judicials, així com d'associacions públiques i estatals, en l'estudi de les qüestions legals.
- Supervisar i prendre mesures per recuperar deutes d’acord amb els acords executats prèviament.
Requisits per a un especialista en termes de qualificació i experiència:
- Educació legal (preferiblement superior).
- Experiència en l'especialitat rellevant des de fa més de cinc anys.
- Coneixement d’anglès a un nivell mitjà.
- Experiència en la negociació i solució de problemes pre-judici.
- Preparació per a viatges i viatges de negocis.
- Coneixement en les àrees legals següents: civil, tributària, administrativa, corporativa, arbitratge i altres branques del dret.
Personal administratiu de seguretat elèctrica
El personal elèctric que desenvolupa treballs en instal·lacions elèctriques es classifica en les categories següents:
- Els treballadors administratius i tècnics són gestors i especialistes que exerceixen les funcions associades a l’organització d’operacions i manteniment, instal·lació, reparació i posada en servei en relació amb instal·lacions elèctriques.
- Empleats operatius: personal que proporciona manteniment i gestió operativa d’instal·lacions elèctriques. Inclou inspecció, preparació del lloc de treball, commutació operativa, admissió i supervisió posterior dels empleats, realització del treball d'acord amb l'operació actual.
- Personal de reparació: personal que proporciona proves de manteniment, manteniment, posada en servei i instal·lació.
- Personal d’operacions i reparacions: personal de reparació que estigui especialment format i entrenat per donar servei al focus operatiu en una determinada quantitat d’instal·lacions elèctriques assignades.
Advocat
Sovint, un advocat es diu assessor jurídic d’una altra manera. Informa al director general o al cap del departament pertinent. Els subordinats de l'advocat són els secretaris d'aquest departament. L’objectiu principal de les seves activitats és proporcionar suport a la tasca del departament jurídic. Les tasques clau de l’especialista són els següents punts:
- Elaboració de documentació legal.
- Proporcionar orientació metodològica per a les activitats legals de l'empresa.
- Implementació de mesures per reforçar la disciplina financera, contractual i laboral.
- Consulta del personal de l'estructura en temes professionals, assistència en la preparació de documentació i actes normatius d'orientació immobiliària.
L’assessor jurídic compleix les següents funcions:
- Participació en l’elaboració de documentació i contractes legals.
- Participació en disputes legals.
- Assessorament als empleats i a la direcció de l'empresa d'acord amb aspectes legals.
- Participació en la verificació de l'alfabetització de la documentació, així com en contractes des del punt de vista legal.
- Mantenir el sistema d’arxius de contractes.
- Oferint assistència als empleats del departament rellevant en el desenvolupament de diversos tipus de projectes.
Despatxador
L’enviador informa directament al cap de producció, però no té subordinats. L’objectiu principal del seu treball és la regulació operativa del procés de producció i d’altres activitats de l’estructura. El despatxador realitza les següents funcions:
- Supervisar la disponibilitat d’existències necessàries per a un procés ininterromput de producció de divisions de l’empresa (components, materials, transport, equips).
- Organització del control operatiu del procés de producció, lliurament del producte acabat, realització d'obres o serveis segons el calendari del procés de producció.
- Realització d’un diari d’enviament, la creació d’informes i altra documentació tècnica en termes del procés de producció.
En el cas d'un despatxador, els requisits següents sobre qualificacions i experiència són rellevants:
- Presència d’educació professional secundària.
- Coneixements en el camp de la planificació de la producció a l'empresa.
- Resistència a l'estrès, sociabilitat.
Secretari general
D'una altra manera, es pot designar càrrec com a assistent personal o secretari-referent. L’empleat informa al director de Recursos Humans o al director general. No hi ha subordinats del secretari general. L’objectiu principal del treball del secretari-referent és proporcionar un suport administratiu d’alta qualitat a l’estructura del director. Un assistent personal fa les següents tasques:
- Garantir un flux de treball adequat
- Organització del dia del director en el pla de treball.
El secretari adjunt exerceix principalment les funcions següents:
- Programació per al conseller delegat, organització de reunions de negocis i viatges de negocis.
- Edició, traducció i execució de cartes i documentació comercial.
- Proporcionant el control de la correspondència entrant i les trucades de telèfon.
- Elaboració i execució de cartes comercials, informes, altra documentació.
- Organització de la interacció entre el director i altres empleats de l'estructura.
- Control de qualitat de la preparació, recopilació correcta, coordinació posterior i aprovació de la documentació enviada per a la seva signatura directament al director de l'organització.
- Organització del treball de la recepció del director general.
- Compliment d’instruccions individuals del cap.
- Escorta del cap en viatges de negocis.
Els requisits actuals per a experiència i qualificacions en aquest cas són:
- La presència de l'educació superior.
- Coneixement d’una llengua estrangera (preferiblement anglesa).
- Excel·lent ús de PC.
- Estàndard alt quant a l’etiqueta empresarial.
- Almenys dos anys d’experiència laboral.
- Aspecte presentable, sociabilitat.