La gestió de documents és una de les àrees de treball importants amb papers per a treballs directius. Perquè puguin recórrer el camí més curt i arribar a la destinació final el més ràpidament possible, el flux de treball s’hauria d’organitzar adequadament d’acord amb les regles de flux de treball establertes.
Concepte
Per gestió de documents s’entén el procés, com a resultat de la qual es fa una recopilació, coordinació, recepció i transferència, el seu enviament.
D’altra banda, representa el moviment i moviment de valors des del moment en què es produeixen fins que són enviats a l’arxiu (o rebuts).
Tota la documentació es pot representar en tres categories:
- d'entrada prové de l'entorn extern;
- sortint entra al medi extern;
- L'interior es crea dins de l'empresa mateixa i roman dins dels seus límits.
Les categories presentades determinen els fluxos de documents en empreses amb orientacions diferents (horitzontals i verticals).
| Enfocament horitzontal | Orientació vertical |
| Els documents es mouen entre unitats del mateix nivell | Els documents es mouen entre departaments a diferents nivells |
Entre les principals formes de flux de treball, són possibles les següents.
| Centralitzat | Descentralitzada | Mixta |
| Tota la documentació es concentra en un sol lloc. | Tota la documentació es concentra en diferents departaments. | Les característiques de les formes anteriors es barregen. |
Principis bàsics
Hi ha 4 principis bàsics del flux de treball.
| Principi | Característica |
| Claritat | Els documents es mouen en una direcció clarament indicada. |
| Continuïtat | El flux de documents continua |
| Ritme | Es desenvolupa una regulació especial de regulació de flux de documents |
| Paral·lelisme | El mateix procés no hauria de ser realitzat per diferents empleats o departaments |
La violació d'almenys un dels principis condueix a la destrucció de tot el sistema de circulació de documents.
Regla principal
Considereu la regla bàsica del flux de treball.
Gestionar-lo és un procés tecnològic difícil, caracteritzat per diversos paràmetres relacionats amb tota la feina de l’organització. La característica principal del flux de treball és la ruta del moviment, que abasta totes les situacions del camí de moviment del document des del moment de la seva creació (o des de la recepció) fins al moment de la sol·licitud. És molt important el temps dedicat a passar papers per aquest camí. D’aquí la regla principal de mantenir el flux de treball de l’organització: la seva transferència real pel camí més curt i directe amb el mínim de temps.
Altres normes
En organitzar el treball, heu de seguir les següents normes bàsiques per organitzar el flux de treball:
- la major reducció de casos innecessaris i irracionals de transferència de documents (a causa de l'exclusió d'operacions tecnològiques per a processar paper i unitats de gestió que no siguin conseqüència de les necessitats comercials de la pròpia empresa);
- exclusió o limitació de la major devolució de documents (durant la tramitació - execució i emissió, durant la seva preparació - verificació i aprovació, etc.);
- la màxima coherència d’enfocament i processament de les principals categories de documents, sempre que es determini cada moviment.
La implementació d’aquests principis permet encarnar el principal mecanisme organitzatiu de l’empresa: l’especialització, la capacitat de realitzar operacions tecnològiques homogènies de forma central.
El compliment de les normes generals del flux de treball permet millorar el tractament dels papers de l'aparell de gestió mitjançant:
- flux de treball ordinari, eliminació d’operacions cícliques que s’associen a la preparació i processament de papers;
- el flux de documents, assegurant el seu moviment uniforme i promovent una càrrega de treball proporcional.
Regla núm. 1: Recepció i enviament centralitzat
Entre les regles dels tràmits i el flux de treball, la més important és la necessitat de centralització. És a dir, qualsevol document de l’organització, tant entrant (independentment del mètode d’entrega) com sortint (excepte els rebuts o enviats per fax i correu electrònic i connectats a intèrprets específics), s’ha de processar en un servei responsable: el secretariat o l’administratiu. unitat (oficina). Com a resultat, podeu solucionar diversos problemes alhora:
- alliberar les actuacions tècniques (comprovar els documents entrants, obrir o segellar sobres, marcar correu o faxs) els altres serveis i departaments de l'organització.
- per augmentar la productivitat d’utilitzar equips d’oficina a l’oficina (copiadora, fax, marcatge i altres màquines utilitzades per processar documents).
En una forma centralitzada de treball d’oficina, el processament de paper es concentra en el servei d’oficina i els departaments estructurals estan exempts de funcions d’oficina (registre i comptabilitat, emmagatzematge d’arxius, etc.).
Una forma descentralitzada de flux de treball implica que a les unitats estructurals de l’organització hi hagi treball d’oficina. Normalment aquesta forma es justifica en cas de fragmentació territorial de l’organització.
De forma mixta, part dels tràmits els realitza el servei clerical, i part per unitats. Molt sovint, de forma mixta, alguns documents són registrats, controlats, confeccionats en negocis i emmagatzemats pel servei d’oficina. Es tracta principalment de valors adquirits per la direcció i procedents d’aquesta. Els documents sobre qüestions que són competència dels departaments són registrats, controlats, executats i emmagatzemats a les divisions estructurals de l'empresa.
Regla núm. 2: exclou les devolucions no raonables
El flux de documents s’ha d’organitzar de manera que no tornin al servei (departament), que ja ha passat. Les úniques excepcions són situacions que es justifiquen per necessitat empresarial. Per exemple, un document per a la signatura d’un gerent passa inevitablement al seu secretari dues vegades, ja que és específicament un intermediari entre el gerent i els caps.
Regla de flux de treball núm. 3: estudi preliminar dels ingressats
A la massa total de documents entrants, heu de triar els més fonamentals i importants per a l’organització i estudiar-los primer. Si la vicepresidenta o un altre empleat competent la pot considerar la informació continguda, és millor enviar-li un document directament, passant per alt el directiu. Per tal de trobar el mètode de transferència amb exactitud, han de ser examinats per un oficinista competent que tingui coneixement de l'estructura organitzativa, les funcions de les unitats i les competències dels directius i dels empleats.
Regla número 4: el registre dels documents es produeix una vegada
Si va entrar al departament de gestió d’empreses (secretaria), es va registrar i després d’estudiar el gerent (o el diputat) es trobava en un dels departaments, no cal tornar a registrar-se. Si el paper, superant la gestió, va entrar al departament, també es registrarà una vegada específicament al departament. En altres paraules, qualsevol document pot tenir només un número de registre assignat al servei de comptabilitat o bé directament a la unitat.
Regla núm. 5: la resolució del document indica precisament les dates, els intèrprets i les persones responsables
Tot i que les administracions de les decisions les prenen, el secretari ha de mantenir aquest procés sota control i pot influir-lo fins a cert punt.Dit d'una altra manera, s'ha d'assegurar que el text de la decisió es presenti el més correctament possible, excloent les possibles preguntes de l'intèrpret.
Regla núm. 6. Separació dels fluxos de documents
Un flux de documents és una col·lecció d’un tipus o destinació que té la mateixa ruta. Normalment es comparteixen tres fluxos: entrant, sortint i intern (no creat per anar més enllà dels límits de l’organització). Cada flux de documents sol tenir sublivells (fluxos de segon nivell). Per exemple, el flux “Documents entrants” inclou tres tipus: papers de l’empresa matriu, de divisions i oficines de representació, així com empreses associades, apel·lacions de persones, etc.
Al flux de treball dels documents interns i sortints, els sublivells es distribueixen de la mateixa manera. Els papers restringits (Secret de comerç, Secret, etc.) se solen ubicar per separat. El servei de seguretat de l'organització controla la seva tasca.
Processos comptables
Considereu les regles bàsiques del flux de treball comptable.
La seva mida s'expressa pel nombre total de títols que va rebre l'organització i la va executar durant un període determinat. La mida del flux de treball fa referència al nombre de còpies vàlides de documents interns que arriben. A l’hora de calcular la mida del flux de treball, també es tenen en compte còpies dels treballs realitzats amb la introducció de diversos mitjans tècnics.
Els indicadors comptables es realitzen en forma de resum, dades de referència sobre la mida dels documents. L'organització la desenvolupa la seva forma. Per exemple, una organització pot establir qualsevol freqüència per comptar documents: cada mes, una vegada a la setmana, un cop a l'any, cada trimestre. Es pot adoptar un estudi tant qualitatiu com quantitatiu del procés de treball.
Els indicadors obtinguts per calcular la mida del flux de treball s’utilitzen per determinar el nombre d’empleats i l’estructura del servei de gestió de documents. I també per estudiar la càrrega de treball d’algunes organitzacions contractants i divisions estructurals.
Així, en el marc d’aquest article es van considerar les regles bàsiques d’organització del flux de treball que s’apliquen per empreses.