Molts dels que interaccionen constantment amb la gestió de documents electrònics probablement han trobat un concepte com la signatura electrònica. Tot i això, per a la majoria de la gent, aquest terme continua sent desconegut, però els que van aconseguir provar aquesta eina no es van decebre. En termes simples, una signatura electrònica és l’analogi d’una signatura escrita a mà. Sovint aquest mètode s’utilitza quan es treballa amb documents electrònics, independentment del camp d’activitat. Mirem de prop què és, per a què serveix i com obtenir una clau de signatura electrònica.
Per a què serveix una signatura electrònica?
Les persones que encara no han tingut temps per conèixer-se amb aquesta eina tenen preguntes lògiques sobre per què, en general, necessiten una EDS, quan només podeu imprimir un document en una impressora, aprovar-lo i posar-hi la impressió habitual?
Per tant, hi ha diverses raons per les quals una signatura electrònica és més valuosa que una real. Considerem-los amb més detall:
1. Gestió de documents electrònics. En el context de la informatització moderna, no cal desar documents en format paper, com es feia abans. Ara totes les organitzacions estatals reconeixen la força legal i la comoditat dels documents electrònics per diverses raons:
- no ocupen espai;
- emmagatzemat de manera segura;
- l’intercanvi d’informació es simplifica molt i així successivament.
En la circulació de documents intercorporats, la signatura electrònica no té cap anàleg, ja que resol completament el tema del viatge amb l'objectiu de signar documentació a les filials. L’accés des de l’ordinador als documents de les empreses combinades s’assegura mitjançant la signatura electrònica, que és una garantia d’autenticitat, i també facilita la comunicació dels gestors.
2. Informes La documentació, suportada per una signatura electrònica, té força legal, cosa que significa que no cal que envieu un missatgeria ni que entregueu els vostres documents, només cal que obriu el document amb un informe, que arregleu el EDS i que l’envieu al destinatari per correu electrònic. Totes les accions duraran uns minuts.
3. Serveis governamentals. L’avantatge principal és que no cal dedicar temps a les llargues línies. Una persona simplement pot introduir una signatura electrònica en una targeta electrònica universal (UEC), que ja té totes les dades importants.
4. Licitació en línia. En aquesta situació, l’EDS garanteix que una persona real participi a la subhasta, que té una obligació important d’incompliment dels termes del contracte.
5. El tribunal arbitral. Els documents electrònics suportats per documents electrònics es reconeixen com a proves completes.
6. Transferència de documentació. Aquesta opció és especialment útil per a les persones jurídiques, perquè dóna dret a:
- Introduir informes electrònics a l’empresa, realitzant així l’intercanvi de documents entre departaments, estructures i altres ciutats.
- Elaborar i signar acords legals amb socis d'altres ciutats i països.
- Proporcionar proves en procediments electrònics a judici, sense presència personal.
- Envieu informes als organismes governamentals sense deixar el càrrec.
- Rebre serveis de l’estat, confirmant el seu dret amb un document electrònic.
Els caps d’organitzacions amb un sistema integrat de gestió de documents electrònics es lliuraran per sempre de les preguntes relatives al processament i conservació de carpetes amb papers importants.Penseu com obtenir un certificat de clau de signatura electrònica ara? A continuació trobareu la resposta a aquesta i a moltes altres preguntes rellevants.
Com funciona?
És més comú un tipus de clau electrònica qualificat, ja que el principi del seu funcionament és extremadament senzill: la signatura digital està registrada a l'Autoritat de Certificació, on es guarda la seva còpia electrònica.
No saps com obtenir un certificat de clau de verificació de signatura digital? S'envia una còpia als socis i l'empresa propietària té accés al certificat de clau original.
Un cop rebuda la clau electrònica, el propietari instal·la un programa especial a l’ordinador que genera una signatura, que és un bloc amb les dades següents:
- Data de signatura del document.
- Informació sobre la persona que ha signat.
- Identificador de la clau.
Després de rebre la documentació, els socis han de rebre un certificat qualificat d’una clau de verificació de signatura electrònica per al procés de desxiframent, és a dir, l’autenticació. El certificat de signatura digital té una validesa d’un any i emmagatzema la informació següent:
- Placa de matrícula
- Data de caducitat.
- Informació sobre el registre a l'Autoritat de Certificació (CA).
- Informació sobre l’usuari i la CA on es va fabricar.
- Llista d’indústries on es pot utilitzar.
- Autenticitat garantida.
És gairebé impossible falsar una signatura digital, per aquest motiu no és real assegurar-la contra el frau. Tots els processos mitjançant claus es realitzen exclusivament dins del programa, la interfície original de la qual ajuda a la implementació de la gestió electrònica de documents.
El procediment per obtenir EDS. Instruccions pas a pas
Després d’haver estudiat tots els avantatges de l’EDS, vau decidir obtenir-ne. Genial! Però aquí sorgeix la pregunta: com aconseguir una clau de signatura electrònica? La resposta es troba a la instrucció detallada a continuació.
- L’elecció del tipus de signatura digital.
- Selecció d’una organització certificadora.
- Sol·licitud de producció de signatures electròniques.
- Pagament mitjançant factura un cop confirmada la sol·licitud.
- Elaboració d’un conjunt de documents.
- Obtenció de signatura digital. Es requereix que vingui al centre de certificació amb els documents originals (o fotocòpies certificades per un notari) necessaris per a la signatura digital, amb un rebut per al pagament de la factura, a més, les persones jurídiques i els empresaris individuals han de tenir un segell amb ells.
El procés d’obtenció per si mateix és molt senzill, però, en algunes situacions, es pot rebutjar la recepció d’una signatura electrònica, per exemple, s’indiquen dades errònies a la sol·licitud o es proporciona un paquet de documents incomplet. En aquests casos, s'haurien de corregir els errors i tornar a aplicar-se l'aplicació.
A continuació, considerem cada detall amb més detall.
Pas 1. Elecció del tipus d’EDS
No estàs segur de com obtenir una clau de signatura electrònica no qualificada? En primer lloc, heu d’entendre els tipus de signatures digitals que, d’acord amb la llei federal, són diverses:
- Senzill. Conté informació sobre el titular de la signatura perquè el destinatari de la documentació pugui entendre qui és l’enviador. Aquesta firma no té cap protecció contra falsificacions.
- Reforçat També es divideix en subespècies:
- No qualificat: conté dades no només sobre l’emissor, sinó també sobre les esmenes realitzades després de la signatura.
- Qualificat: el tipus de signatura més fiable. Té una alta protecció i, a més, té força legal, correspon al 100% a la signatura a mà. Una signatura qualificada s’emet exclusivament en organitzacions acreditades per la FSB.
La majoria dels clients omplen una sol·licitud per a una signatura qualificada, comprensible, ja que els estafadors de diverses categories busquen signatures electròniques, així com per a altres claus que proporcionen accés a informació personal i transaccions relacionades amb les finances.
Pas 2. Autoritat de Certificació
No esteu segur d’on obtenir la vostra clau de signatura digital? Al centre de certificació, és una institució dedicada a la fabricació i emissió de signatures digitals electròniques. Ara a Rússia hi ha més d’un centenar d’aquests centres.
Pas 3. Aplicació
Després de triar el tipus de signatura i organització de certificació, és hora de sol·licitar-ho. No saps com obtenir una clau de signatura electrònica? Podeu emplenar una sol·licitud de diferents maneres: de manera presencial a l’oficina de representació de l’empresa o emplenant-la al lloc web. Quan s’envia una sol·licitud en línia, els documents s’envien a l’AC per correu o missatgeria, amb una visita personal que es transmeten juntament amb l’aplicació.
Una aplicació en línia us permetrà estalviar temps personal, a més, conté una quantitat mínima d’informació: inicials, número de telèfon de comunicació i adreça de correu electrònic. Després d’enviar-la en una hora, es farà una trucada al telèfon d’un empleat del centre de certificació per aclarir les dades introduïdes. Durant la conversa, podrà respondre a totes les vostres preguntes i assessorar-vos sobre els tipus de signatura digital electrònica.
Pas 4. Pagament
No saps com obtenir una clau de signatura electrònica? Primer has de pagar la factura, això es fa abans de rebre l’EDS. Immediatament després de confirmar l’aplicació i acordar els matisos amb el client, s’emet una factura al seu nom. El cost d’una signatura digital varia, segons l’organització escollida, l’àrea de residència i el tipus de signatura. El cost inclou:
- Generació d’un certificat de clau de signatura.
- El programari que es requereix per generar una signatura i enviar documentació.
- Suport tècnic.
El cost d’una signatura digital comença en 1.500 rubles, la mitjana oscil·la entre 5 i 7 mil rubles. Quan es demani un gran nombre de signatures, per exemple, per a tota l'organització, el cost mínim pot ser menor.
Pas 5. Preparació de la documentació
No saps com obtenir una clau de signatura electrònica per a una IP? La llista de documents per a diferents categories de ciutadans varia significativament: un individu, una entitat jurídica o un empresari individual, per tant, analitzarem el paquet de documents necessaris per obtenir un EDS per separat per a cada grup.
Persones jurídiques
- Passaport original del conseller delegat.
- Fotocòpia de 2 i 3 pàgines en una còpia.
- Certificat d'OGRN.
- Documents sobre l'establiment de l'organització (acord de carta o constituent).
- INN
- SNILS.
- Sol·licitud per a la fabricació de signatura digital electrònica.
- Extret del registre estatal unificat de les persones jurídiques (el formulari ha de contenir necessàriament el segell del Servei Tributari Federal, així com la signatura, el cognom i la posició de l'empleat del departament).
Empresaris individuals
Per rebre una clau de signatura electrònica per a un impost, un empresari individual ha de proporcionar el següent conjunt de documents:
- Passaport original.
- Una còpia dels fulls 2 i 3 del passaport - 1 exemplar.
- Fotocòpia del document sobre el registre d’estat d’una persona com a còpia IP-1.
- SNILS.
- Fotocòpia del document de registre fiscal - 1 còpia.
- Extracte de l’USRIP certificat per un notari públic (el termini d’emissió no ha de superar els 30 dies).
- Sol·licitud per a la fabricació de signatura digital electrònica.
- Sol·licitud d'adhesió a les Normes de l'Autoritat de Certificació.
- Consentiu el tractament de la informació personal del sol·licitant.
Si hi ha un procurador i un passaport, la signatura digital d’un empresari individual pot ser presa pel seu representant autoritzat.
Particulars
Com obtenir una clau de signatura electrònica per a una persona fiscal? En primer lloc, s'han de preparar els documents següents:
- Passaport d’un ciutadà.
- INN
- SNILS.
- Sol·licitud de producció de signatures electròniques.
Pas 6. Obtenció d’una signatura digital: etapa final
I, finalment, arribem a l’última pregunta: d’on obtenir la clau de signatura electrònica per a serveis públics i altres serveis? Això es pot fer en punts especials de distribució de tota Rússia La informació detallada sobre els centres de certificació es troba al lloc web oficial de l’organització, en una secció especial.En general, el termini per obtenir una signatura digital no és superior a tres dies.
Possible retard per part del sol·licitant per causa de retard del pagament de la factura o errors en la documentació.
Important! presta molta atenció a l’extracte del registre estatal unificat d’entitats jurídiques i de persones físiques, ja que el procés d’elaboració del document triga 5 dies hàbils.
Ara ja saps on i com obtenir la clau de signatura electrònica. El procés de registre és força senzill, i amb una preparació adequada es necessitarà molt poc temps.
